О нюансах постановки задач

Пару слов о подводных камнях в вопросе постановки задач

Вся наша работа заключается в выполнении тех или иных задач, не только которые прописаны в нашей должностной инструкции, а также которые мы сами себе поставили или получили от руководителя. Именно с их помощью мы расставляем приоритеты и  формируем зоны ответственности. Любой руководитель, будь то супервайзер или топ-менеджер, сталкивется с вопросом постановки зачад своим подчинённым. Итак, разберём как эффективно ставить задачи своей команде, ведь во многом именно от корректности постановки задачи зависит скорость и успешность выполнения цели.

Первое, что необходимо сделать - это определить какому сотруднику будет поручена конкретная задача. Для этого руководитель должен хорошо знать свою команду, понимать сильные и слабые стороны каждого своего сотрудника. Доверить задачу подходяшему человеку - это действительно очень важно, вы ведь не стали бы доверять сыграть партию скрипки водителю бульдозера.

Однако подобрать подходящего кандидата для выполнения задачи, это ещё далеко не все. Есть очень важный момент, который упускает из виду большинство руководителей при постановке задач. Перед тем как поставить задачу сотруднику, необходимо оценить его текущую загруженность и понять, есть ли у него время для её выполнения. Если нет, то либо ты снимаешь с человека часть текущих обязанностей, либо рискуешь получить невыполненную в срок задачу, несмотря на соответствующие заданию компетенции сотрудника. К сожалению, игнорирование этого факта приводит к тому, что самый эффективный и компетентный член команды остаётся заваленым задачами, при этом ни одна из них не выполняется качественно и в срок. Ещё один важный момент это заинтересованность сотрудника в порученной задаче. Влияние мотивации часто недооценивают, однако как показывает практика - весьма необоснованно. Зачастую даже новичок может достичь лучшего результата, если поставленная задача ему интересна, и он всеми силами стремится выполнить ее. Это намного эффективнее, чем поручить её  опытному сотруднику,  совем безучастному к поставленной цели. Итак, воспос постановки задач оказался намного более глубоким, чем казался с первого взгляда. 

Если у тебя больше 5 сотрудников, то поверь - удержать все поставленный тобой задачи в голове просто невозможно. И я думаю очевидно, что задачи, про которые ты сам забыл с 50% вероятностью будут выполняться далеко не в таком темпе, как ты планировал, а в худшем случае, вообще будут заброшены и уйдут в прошлое. Так что сразу же по факту постановки задачи своёму сотруднику фиксируй её себе в ежедневник. (ну или куда ты там все записывпешь?). При этом заранее чётко обзначь не только срок выполнения задачи, но и точки промежуточного контроля её выполнения. Немедленно заносим оговорённые даты в свой ежедневник и в обязательном порядке обсуждаем все новые и текущие задачи сотрудника в ходе индивидуальных еженедельный встреч. (ты ведь их уже проводишь?) 

Ну и в завершение пару слов о всем уже известной, однако от этого не менее ценной технологии постановки задач - Smart.  Название этого инструмента - это аббревиатура, составлена из первых букв принципов, в соответствии с которыми должна ставиться любая задача, если мы хотим, чтобы она была эффективно принята нашим подчинённым. 

Specific (конкретная) - формулировка задачи должна быть максимально точной и однозначной. Все спорные моменты обсуждаются на этапе постановки задачи. 

Measurable (измеримая) - результат выполнения задачи должен поддаваться измерению. Максимально желательно, чтобы все задачи, а также промежуточные этапы её выполнения выставляли ь в цифрах. Если все таки такой возможности нет, то заранее должны быть определены чёткие критерии оценки поставленной цели. Все это поможет без лишних хлопот оценить работу сотрудника прогресс выполнения работы.

Achievable (достижимая) - цель должна быть достижимой, иначе мотивация сотрудника на её выполнение стремится к нулю, а мы все знаем к чему это приводит. 

Relevant (значимая) - задача должна нести смысл и влиять на те или иные результаты компании. Сотрудник должен понимать для чего он работает, осознавать важность своей миссии  и ценить результат, который он приносит для компании. 

Time bound (привязанная ко времени) - любая цель должна иметь свой срок исполнения. Без этого можете считать что вы просто поговорили со своим сотрудником и разошлись. Так что, ещё раз повторюсь, проговариваем сроки, точки контроля и тут же фиксируем их себе. 

Ну а теперь пора перевести новые знания в практическую плоскость!

Удачи!

Ярослав Нирог

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1