Процессы и регламенты - добро или зло?

Пару слов о последствиях систематизации работы организации

Если вы сейчас спросите своих подчиненных, что такое бизнес-процесы и регламенты, а также что они об этом думают, то наверняка большинство ответит примерно одно и тоже. 

Бизнес-процесы - это непонятные, никому не нужные схемы из фигур и стрелок, которые обсуждают на своих многочасовых презентациях большие начальники. 

Регламенты - это вообще высшее зло, бюрократия и бумажная волокита, которая мешает нормальной работе.

К сожалению, во многих компания они таковыми и являются. Причин тому множество: начиная от плохо сформированых процессов и регламентов, до ошибок в их внедрении и периодичности обновления. 

На самом деле, наличие чётко прописанных и структурированных бизнес-процессов и регламентов - один из главных факторов, определяющий эффективность работы не только отдельных сотрудников, но и целых департаментов. Обычно столкнуться с их отсутствием можно в средних и мелких организациях, ведь формирование материалов по методологии работы требует от компании немало ресурсов. К примеру, для регламентации работы всех подразделений организации необходимо иметь целую команду экспертов с высоким уровнем компетенции или обращаться к консалтинговым компаниям.

Если это так долго дорого и не всегда эффективно, то зачем же корпорации уделяют так много внимания вопросам структурирования работы? Какие преимущества они от этого получают? 

Давайте посмотрим на основные преимущества, которые приносит чёткая регламентации работы в организации. 

Начну с самого простого и всем понятного - с адаптации новых сотрудников. Я думаю у многие из вас помнят тот момент, когда устроившись на работы в первые 2 месяца ты попадаешь в какой то ад. Абсолютно непонятно кто из твоих новых коллег за что отвечает, куда тебе самому бежать и что тебе делать тоже не ясно, так как каждый второй пытается дать тебе какое то новое поручение. Как их выполнять тоже не понятно, ведь что за чем делать и у кого что узнать ты не знаешь. В итоге весь первый месяц, а то и два твоя эффективность примерно равна нулю. Это классический пример работы подразделения с невыстоенными процессами, если рассматривать его с точки зрения нового сотрудника. 

С другой стороны, если бы все было чётко регламентирлванно, то ситуация выглядела бы Иначе: В первый день босс представляет тебя коллегам и выдаёт тебе на изучание необходимые для работы материалы, в которых содержутся:

  • Твои должностные обязанности и приоритеты их выполнения
  • Четкая схема и последовательность действий для их выполнения
  • Всё источники информации, которые тебе могут понадобиться
  • Функции и обязанности всех коллег и подразделений, с которыми тебе надо коммуницировать для успешного выполнения своих обязанностей, а также их контактные данные. 

Теперь все твои вопросы сводятся к тому, что тебе что-то осталось неясно в изученных регламентах. Твой шеф с лёгкостью отвечает тебе на них и ты начинаешь эффективно работать. По моему здорово! 

Однако положительный эффект от систематизации работы сводится не только к эффективной адаптации новичков. Преимуществ действительно очень много, вот некоторые из них:

  • Чёткие функции и зоны ответственности каждого сотрудника. Позволяет держать фокус на основных задачах, избегать нецелевых задач, никак не способствующих выполнению поставленных целей. Также минимизирует задваивание функционала, т.е. исключает случаи, когда 2 сотрудника выполняют один и тот же функционал, чем существенно повышает эффективность подразделения. 
  • Зона ответственности каждого подразделения и алгоритм взаимодействия со смежными направлениями. Чётко сформированые зоны ответственности также позволяют избежать задваивания функционала, однако уже в масштабах всей организации, что выводит  положительный эффект от их внедрения совсем на другой уровень. Бизнес-процессы, в рамках которых должны взаимодействовать подразделения четко описывают что, кто и в какой последовательности должен делать для осуществления конкретной функции. Благодаря этому резко снижается число конфликтов между департаментами, а те, что остаются легко решаются путем обращения к зафиксированному регламенту. Благодаря этому можно сосредоточиться все силы на выполнении своих задач и целей, а необходимость сутками сидеть на собраниях и доказывать кто что делжен сделать, а кто за что отвечает, отпадает. 
  • В рамках регламентации деятельности организации фиксируются стандарты выполнения той или иной функции, а также чёткие и понятные критерии оценки выполненной работы. Это позволяет а любой момент объективно посмотреть на эффективность конкретного сотрудника, процесса или даже целого подразделения. Самое главное, что сотрудники чётко понимают каких целей им необходимо достигать, чтобы их деятельность была эффективной и чего требовать от своих коллег.
  • Ну и наконец, количество ошибок, которые совершают все работающие в организации сотрудники значитено уменьшается. Ведь все сложные вопросы, которые до этого решались путем проб и ошибок теперь прописаны. Зафиксировать все, с чем возможно столкнуться с ходе работы - невозможно. Однако, алгоритм принятия решений совместно с руководителем в таких ситуациях Сформировать не составляет проблем. 

Никто не спорит, что регламентация работы организации имеет также и негативные последствия. Очевидно, что если прописать каждую мелочь и не оставить пространства для творчества, то бюрократическая машина просто не даст нормально функционировать предприятию, особенно в области разработки новых продуктов и идей. Однако даже здесь адекватные критерии, общая последовательность и логика действий не помешает. 

Как вы уже поняли, все хорошо в меру, а любое злоупотребление любыми, даже самыми эффективными инструментами способно свести все преимущества на нет. 

Мы лишь немного затронули тему регламентации работы организации. И тем не менее, думаю теперь у вас есть все, чтобы сформировать свое отношение к процессу систематизации работы в компании, а также донести свою точку зрения до своих сотрудников. 

Удачи

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Аватар пользователя Ярослав Нирог