Вот как Вы думаете, кто будет исполнителем?
Как правило участники тренинга отвечают мне - я буду, кто же еще.
Конечно, Вы. Конечно. Но...............
Может быть, если Ваша Компания состоит из более чем трех работников стоит оглядеться во круг себя и поискать тех, кто следуя за своими амбициями в поисках собственной значимости может Вам помочь практически даром или в силу исполнения их должностных обязанностей.
Что я имею ввиду.
Дело в том, что если Вы все одеяло будете тянуть на себя, то естественным образом завернетесь в кокон и не факт, что выйдите от туда бабочкой. Если мероприятие не получиться или произойдет какой-то сбой, а еще хуже, если оно получиться чересчур удачным Вас может выбросить вместе с коконом по проезжающий поезд зависти работников Компании и их руководителей. Особенно это опасно, если Вас похвалит при всех Генеральный. И еще более опасно если Вы новый работник.
Кстати многие в силу своей неопытности именно этого и добиваются.
Принципы которыми необходимо руководствоваться очень просты.
1.Если у Вас небольшая компания и нет подчиненных поищите вокруг себя работников, которые активны и хотят быть в центре событий.
Привлеките их к мероприятию.
При правильном подходе, вы разгрузите себя, создадите хорошее сарафанное радио и в случае чего переложите ответственность. Цинично? Да. Но не сидите в розовых очках - так делает 50%
организаторов.
2. Если у Вас крупная Компания подумайте, какие подразделения Вы можете привлечь и что им можно делегировать в рамках их должностных чтобы не возникал конфликт между подразделениями и
что бы снизить свою ответственность.
Кстати, если вы заметили, я постоянно говорю о снижении ответственности, отнеситесь к этому, как к снижению рисков по проведению мероприятия.
Евент - это не тот бой где нужно стать Александром Матросовым, а вот получить могилку без названия вы можете легко.
В зависимости от Компании ( большая или маленькая) Вы можете привлечь:
- Подразделения PR ( реклама мероприятия);
- Хозяйственное подразделение ( обеспечение транспортом);
- Кадровое подразделение ( привлечение работников);
- Финансовое подразделение ( бюджет);
- Руководителей подразделений;
Привлечение руководителей подразделений - дело особенное и обязательное.
На них необходимо возложить ответственность не только по своевременному донесению информации о мероприятии, и выборе достойных кандидатов и но и ответственность за поведение своих работников.
3. Используйте принцип рабочей группы и возглавьте ее.
Подозреваю, что многие сейчас недоумевают, причем здесь рабочая группа, когда можно все сделать и без нее, но если Вы управляете рабочей группой, то сами формируете ее эффективность, кроме того ваши поручения вносятся в протокол и обязаны к исполнению, что в итоге облегчит контроль.
Кроме того, в состав рабочей группы, как раз и могут войти руководители или представители ответственных подразделений.
4. Ну и последнее Вы сами - "Великий кукловод".
Если мы на секундочку представим себе мероприятие в виде куклы, которая должна всем понравиться, то Вы просто кукловод, который дергает за ниточки собственноручно собранную куклу. Вы знаете, как она выглядит изнутри и в наружи.
Вы отвечаете за действия куклы. Это самая большая ваша задача и ответственность одновременно.
Основные этапы мероприятия.
Cкажу коротко о 6 этапах без которых просто нельзя провести мероприятие, и что из них можно делегировать.
1. Планирование бюджета.
Бюджет - это птица феникс. К концу года он стремиться к нулю, а в начале возрождается.
Если Вы думаете, что планирование и контроль по расходованию бюджетных средств задача финансового подразделения, то это самое глубокое заблуждение, которое автоматически снижает Вашу значимость в Компании.
Бюджет ( его планирование и контроль по расходованию денежных средств) должен быть у Вас в руках, учет бюджетных средств и документальное финансовое сопровождение - в руках финансистов.
Главное не перепутать.
И так. Вы планируете и контролируете свой бюджет. Бюджет делегировать - нельзя.
И так бюджет на мероприятие есть.
Что Вы делаете дальше.
Хочу сделать небольшое отступление, для тех, кто только что назначен на должность и ваше подразделение проводит внутренние корпоративные мероприятия.
Что Вам необходимо сделать в этом направлении.
- Выясните, что проводили до вас, традиционные формы проведения мероприятия и планированный ранее бюджет и с какими контрагентами работали. Возможно кто то уже выиграл конкурс на этот год.
Если вы приступили к делам с уже утвержденным бюджетом и выбранным контрагентом не машите сразу шашкой и не меняйте контрагента. Осмотритесь. Отлаженная система, пусть даже и не устраивающая Вас, даст Вам возможность ввести с нового бюджетного года необходимые изменения. Возьмите с нее все плюсы и уберите минусы, таким образом Вы безусловно выиграете.
- Помимо того, как Вы осматриваетесь Вам необходимо переговорить с Генеральным директором и понять его позицию по отношению к корпоративным мероприятиям. Мы с Вами говорили уже о том, что прежде всего внутрикорпоративное мероприятие необходимо для формирования его авторитета и уже потом работает на корпоративную культуру и мотивацию работников.
2. Нормативная база.
Скажу сразу Нормативная база необходима, т.к. мы то с Вами понимаем, что обычно на мероприятие бюджет далеко не 100 рублей и за нецелевое расходование бюджетных средств отвечать никому не хочется.
Поэтому, подготавливаем приказ о проведении мероприятия и распоряжение по компании о проведении мероприятия.
Желательно, что бы и приказ и распоряжение подписал руководитель Компании.
Во-первых потом не будет удивленных глаз - я не знал, во-вторых решаются вопросы с привлеченными подразделениями, особенно с финансистами.
В распоряжении в обязательном порядке прописываете сумму мероприятия, период проведения, привлекаемые подразделения и можете туда вставить перечень членов рабочей группы, и естественно кто ответственный за весь этот бардак. Если Вы поработаете волшебником и назовете себя координатором реализации данного проекта, а в распоряжении пропишите зону ответственности каждого привлекаемого подразделения, то значительно облегчите себе жизнь.
После того, как нормативная база создана, переходим к следующему этапу.
3. Формат мероприятия.
Формат мероприятия может быть разным. Банкет, фуршет, концерт со звездами, веревочный курс, турслет, тимбилдинг, тренинговое мероприятие.
Мы сегодня говорим в основном о праздничном мероприятии, но если Вы хотите провести внутритренинговое мероприятие, то хочу обратить ваше внимание, что этап подготовки к нему немного отличается.
4. Сколько человек будет на мероприятии и из каких регионов.
Если это регионы, то нужна ли доставка? Командировочные, кто оплачивает ( т.е. будут ли входить эти расходы в стоимость мероприятия или пройдут по другой статье), когда дать вызывную телеграмму и т.д.
Все вопросы которые возникают у вас в голове записывайте, потом это будут пункты реализации мероприятия, которые вы будете делегировать ответственным подразделениям и собственным работникам на рабочей группе, с обязательным указанием срока выполнения.
5. Нужен ли тендер.
Как правило, Вы ужу знаете нужен Вам тендер или нет, поэтому подумайте какому агентству вы бы еще случайно рассказали о тендере и повнимательней отнеситесь к формулированию технического задания.
6. Сценарий.
Разработка сценария мероприятия является одним из самых сложных этапов. Мы конечно все понимаем, что Event-Компания «собирает» событие в единое целое, отвечает за него на всех этапах подготовки и проведения. Поэтому в каждой уважающей себя Event Компании есть режиссер с соответствующим образованием.
Но не стоит думать, что за Вас все придумают. Идеология и возможность ее эффективной реализации лежит на Вас, а вот уже, как она будет выглядеть и реализовываться - на Event -агентстве. Именно
Вы, а не ваш исполнитель несете перед своим руководством и коллегами ответственность за проведение мероприятия. Поэтому именно Вы должны принимать непосредственное участие в разработке сценарной идеи и координировать работу сценариста. Вы должны четко понимать какие цели и задачи должны быть реализованы в ходе мероприятия. Кроме того, Вы должны понимать что внешние цели и внутренние могут отличаться.
Поэтому прежде всего именно Вы, перед тем как ставить задачу исполнителям должны сесть и подумать о том, что необходимо Вам и о том что необходимо Компании и как используя необходимость Компании, достигнуть собственных целей.
Только после этого Вы можете приступить с постановке задачи по разработке сценария.
Как только Вы поняли, чего Вы хотите, приступайте к обсуждению сценария с контрагентом и приглашайте в обязательном порядке исполнителя со своей стороны, что бы он понимал Ваши внешние цели, которые видны всем, о реальных своих целях, естественно молчим.
На что необходимо обратить внимание:
Иногда исполнитель действует по принципу: "Мама сказала в бидоне, значит в бидоне". Если представитель агентства говорит, что Вам нужен другой ведущий с другим стилем, рекомендую доверять профессионалам иначе можете сорвать мероприятие, поэтому держите связь с контрагентом. У Вас должны быть телефоны контрагента и у него Ваши, а не только телефоны подчиненного.
7. Награждение
В каждом мероприятие, как правило есть торжественная часть.
Отнеситесь к ней с уважением и пристальным вниманием. Как вы выбираете награждантов и чем будете награждать Ваше дело - это не тема сегодняшнего мероприятия, Ваше дело отработать процедуру награждения, что бы Вы получили именно тот результат на который рассчитываете.
8. Безопастность мероприятия
Скажу честно у меня всегда дежурила охрана. Поэтому все проблемы решались очень быстро. При необходимости охрану можно приставить и к генеральному, чтобы пьяные радостные работники не испортили ему праздник.
9. А теперь давайте поговорим о том, как же работники узнают о Вашем мероприятии?
Привлечение PR подразделения
Любое мероприятие это пиар поэтому часто проведение мероприятий поручают пиар подразделению чем совершают большую ошибку. Пиарщики мое им почтение путают проведение мероприятия с рекламной акцией и тем самым портят его. В данном случае пиарщики используются вами как инструмент позволяющий вызвать необходимое желание у работником посетить ваше мероприятие.
Поэтому при написании плана выполнения, многие кстати пользуются проджектом смело сбрасывайте полномочия по оповещению и заодно ответственность по привлечению работников на пиар подразделение. Конечно вам придется повоевать с ними так как дополнительный объем работ мало кто захочет брать но вы, поверьте лучше один раз поставить все точки над и и потом спать спокойно чем при вашей занятости отвечать еще и за этот процесс.
В случае если вам удастся переложить ответственность на пиарщиков на что необходимо обратить внимание.
Что вам необходимо понимать на этапе привлечения.
Как работники будут оповещаться не ваша забота.
Вы должны предоставить за месяц до проведения письменно можно по электронке, с обязательным уведомлением о прочтении информацию PR подразделению. Главное что бы остались следы предоставления а в сообщении указывалась:
- Дата, время и место проведения мероприятия;
- Форма одежды;
- Минипрограмма
- Доставка работников - форма доставки;
- Контактное лицо для связи.
Обязательный контроль С ВАШЕЙ СТОРОНЫ ЗАКЛЮЧАЕТСЯ В ТОМ, ЧТО БЫ ПРОСТО ПОЗВОНИТЬ К КАКОЙ ЛИБО ОТДЕЛ, например IT-отдел и спросить они в курсе что будет мероприятие?
Если Вы оповещаете сами что делать?
Если вы просто повесите объявление о том что вечером в нашем клубе танцы вы можете танцевать в гордом одиночестве с официальными приглашенными партнерами. Поэтому.
На совещании или оперативке при всех о том что состоится мероприятие Вам должен при всех дать поручение Генеральный директор и назначить ответственным. И поручить руководителям обеспечить явку. Квоту на подразделение вы сообщите потом. Что же делать теперь вам.
Бежать печатать объявление о танцах?
Успеете.
Вы должны создать ажиотаж вокруг мероприятия.
Зачем спросите Вы?
Три положительных аргумента
- Поднять собственную значимость
- Поднять значимость мероприятия
- Сокращение процента недовольных.
Приглашенные урвавшие счастливый билет, ну только если Вы не пригласите их в кабак где на столе будут три корочки хлеба, останутся довольны практически при любом раскладе даже если будут накладки, а они будут. Я еще не видела ни одного мероприятия без мелких пакостей. Если Вам интересны пакости и как из них выходить, заходите на сайт ipmru.ru и через форму обратной связи с пометкой "Event" пишите, я обязательно Вам отвечу.
После того, как Вы распространили соответствующие слухи - да, да именно слухи, например о том, что на мероприятие будут приглашены только избранные, Вы наконец-то можете повесить объявление о танцах и поверьте, в одиночестве танцевать вам не придется.
Это пока все о проведении мероприятия.
Если Вам интересно и Вы хотите узнать еще больше, записывайтесь ко мне на тренинг. Приходите - будет интересно.
Поделиться
