Адаптация нового сотрудника — головная боль?

Если мы подобрали человека, но не подготовили адекватно и не поддержали на первом этапе работы в компании, мы очень быстро можем его потерять. Особенно в условиях пандемии, когда многие работают удаленно и нет привычных способов личного взаимодействия, нет регулярного очного общения с руководителем, коллегами, нет возможности обратиться в нужный момент за советом к более опытным коллегам, нужно помочь новичкам освоиться и быстрее включиться в работу.

 

Алексей Корольков, генеральный директор Websoft

Руководителям, менеджерам и наставникам тоже непросто. Адаптация новых сотрудников — важная история для HR и для бизнеса, но для конкретных людей — это очень часто головная боль. Давайте представим руководителя подразделения средней или крупной компании, у которого уволился сотрудник, а на замену ему спустя какое-то время вышел новый. Рабочая нагрузка возросла, новый сотрудник совершает ошибки, его обучению еще нужно уделять время и внимание.  Если в этот момент руководителю не помочь, он будет воспринимать адаптацию как обузу.

Кроме того, во многих компаниях программы адаптации могут быть достаточно длинными, достаточно содержательными и состоять из десятков задач, которые сотрудник должен выполнить на том или ином этапе введения в должность. И нужно организовать понятную упорядоченную систему.  

В современной компании критически важно создать адекватные и комфортные для всех условия для адаптации с помощью электронных инструментов.

Как это сделать? 

  1. Построить программу 

Процесс адаптации обычно состоит из немалого количества активностей разного типа:

  • электронные: например, электронные учебные курсы, электронные книги, справочники, инструкции, базы знаний, тесты
  • организованные в электронном виде, но в режиме реального времени и с взаимодействием с другими людьми: консультации, выполнение заданий, работа с наставниками, вебинары, онлайн-тренинги
  • очные мероприятия и определенные операции на производстве, на кассе, на складе, в офисе

Для успешной и комфортной адаптации все эти задачи нужно объединить в одной целостной программе. В банке “Открытие”, например, путь сотрудника начинается со входа на портал, включает в себя базовую программу, общую для всех сотрудников, индивидуальные маршруты обучения, опросы, которые помогают определить отношение сотрудника к работе, тестирования для контроля знаний.

А в банке “Зенит” сделали особенную систему заданий, в которой сложность постепенно возрастает. В первые дни сотрудник и наставник получают простые задания: познакомиться с коллективом своего подразделения, принять участие в деловом обеде с наставником/руководителем. С каждым днем у сотрудника появляются задачи более практического характера: назначить встречи, пообщаться с клиентом, сначала под руководством наставника, а затем самостоятельно. Задания построены таким образом, чтобы спустя 21 день сотрудник был способен выполнять свои непосредственные профессиональные обязанности.

Также в адаптации всегда есть несколько ключевых ролей: новый сотрудник, наставник, руководитель, HR-специалист. Каждый участник адаптации должен понимать свои задачи. Например, когда в банке “Зенит” автоматизировали онбординг, определение и описание каждодневных действий для разных ролей участников процесса адаптации были одним из важных этапов автоматизации. 

  1. Автоматизировать адаптацию

Когда в банке “Открытие” автоматизировали адаптацию, то столкнулись с тем, что новички в первые же дни получают огромное количество курсов — порядка 50, 60, даже 80. С какого начать, что важнее — это выбор был целиком на стороне сотрудника и его руководителя, если тот подключался к процессу адаптации. И эту проблему решили благодаря разработке нового алгоритма адаптации и его автоматизации.

Автоматизированное решение позволяет не просто сформировать программу, но и задать условия и временные рамки, систематизировать и упорядочить процесс. Например, вводный курс об истории компании люди проходят на третий день после приема, доступ к определенной базе знаний получают после участия в вебинаре, затем узнают логин и пароль к тестовой среде, где могут выполнить вводное задание, и одновременно с этим открывается чат с наставником. 

Автоматизированная система адаптации позволяет легко вести через всю программу адаптации не только новичка, но и руководителей, наставников, HR-специалистов:

  • Руководители и наставники должны помнить кто что прошел, у кого какие “хвосты”, какие задачи по поддержке у них запланированы на ближайшее время.
  • Менеджер по адаптации  отвечает за назначение курсов, доступ к материалам, своевременные напоминания. 

Внутри digital-системы необходимо поместить все инструменты адаптации, которые есть в арсенале компании:

  • электронное обучение
  • тестирование
  • базы знаний и электронные библиотеки
  • вебинары 
  • планирование очных мероприятий
  • коммуникационная среда

Как это работает?

В нашей статье мы упоминали примеры автоматизации в банке “Зенит” и в банке “Открытие”, эти кейсы можно изучить подробнее. Если попробовать выделить общие, типовые этапы автоматизированного процесса, то они могут быть такими:

  1. Менеджер по персоналу разрабатывает программы адаптации для основных категорий специалистов. 
  2. Система позволяет завести структурированную программу адаптации, прикрепить нужные digital-инструменты: инструкции, курсы, тесты.
  3. Ежедневно система отслеживает появление новых сотрудников (для этого система адаптации интегрируется с системой кадрового учета).
  4. С появлением нового сотрудника автоматически формируется план адаптации, назначается наставник, отправляются все необходимые письма. 
  5. Сотрудник выходит на свое рабочее место, получает доступ к почте и в ней находит письмо со ссылкой либо на портал, либо на мобильное приложение, где для него подготовлена программа адаптации. Он видит последовательно приходящие к нему задачи, взаимодействует с наставниками, с руководителями, заполняет формы. 
  6. У руководителя есть свой дашборд, он отслеживает, что происходит со всеми новыми сотрудниками в его команде, какие задачи выполнены, в какой момент нужно совершить то или действие, например, пообщаться с сотрудником или проверить его знания. 

Больше, чем адаптация

В чем разница программ адаптации для новичка и подготовки для давно работающего в компании сотрудника, которого перевели или собираются перевести на новую должность? Суть одна и та же. Многие инструменты — задания, справочники, тесты, материалы, базы знаний — используются не только в программе адаптации. Программа адаптации — это performance management в интервале испытательного срока сотрудника: есть цели и задачи на период, отслеживается их выполнение, есть возможность выставить итоговые оценки. В процессе происходит также оценка знаний и компетенций сотрудников, на основании которой дальше формируется индивидуальный план развития. 

Поэтому мы в компании Websoft считаем, что адаптация должна быть частью единой Talent Management платформы. 

На что стоит обратить внимание?

  1. В процессе адаптации необходимо использовать как можно больше разных инструментов, разных каналов доставки контента. Не ограничиваться чем-то одним. Например, многие делают чат-боты для адаптации. Это хорошая форма, но надо понимать, что чат-боты по-разному воспринимаются в разных аудиториях. В каких-то случаях лучше сработают вебинары, в каких-то — простой и понятный доступ к справочникам и базам знаний, где-то необходимо личное общение с наставником.
  2. Программа адаптации не “взлетит”, если ею не будет заниматься HR-специалист, он должен ее построить, нет таких платформ, которые могут это сделать сами.
Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1
Аватар пользователя Маргарита 0211

Полезные советы yes