Сложность отбора нужных людей диктует специалистам необходимость разработки программ и процедур оценки и отбора кандидатов на различные должности. Сформулировать наиболее адекватные критерии для отбора персонала можно только тщательно изучив требования, которые предъявляет работа к людям. Для этого нужна профессиограмма должности - описание особенностей конкретной должности, раскрывающее специфику профессионального труда и требований, которые предъявляются к специалисту.
Профессиограмма должности «Секретарь»
Другие названия должности:
Секретарь-референт / Персональный помощник
Подчиняется:
Генеральному директору / Директору по персоналу
Подчинённые:
Нет
Цель:
Обеспечение административной поддержки руководителя компании
Задачи:
Обеспечение необходимого документооборота.
Организация рабочего дня руководителя.
Функции:
- Составляет расписание дня руководителя, организует деловые встречи, командировки.
- Редактирует, переводит и оформляет деловые письма и документы.
- Обеспечивает контроль телефонных звонков и входящей корреспонденции
- Подготавливает и оформляет деловые письма, отчеты, прочие документы.
- Организует взаимодействие между руководителем и остальными сотрудниками компании.
- Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководителю компании.
- Организует работу приемной руководителя.
- Выполняет отдельные поручения руководителя.
- Сопровождает руководителя во время деловых поездок.
Требования к опыту и квалификации:
- Высшее образование.
- Знание иностранного языка .
- Опытный пользователь ПК.
- Высокий уровень делового этикета.
- Опыт работы секретарем не менее 2 лет.
- Коммуникабельность, презентабельный внешний вид.
Профессионально важные качества:
- высокий уровень развития устойчивости, распределения и переключения внимания (способность длительное время сосредоточиваться на одном предмете или действии, удерживать в поле зрения несколько предметов или совершать одновременно несколько действий, быстро переключать свое внимание с одного предмета на другой или с одного вида деятельности на другой);
- высокий уровень развития зрительного восприятия текста (быстрота восприятия);
- развитие мнемических способностей (хорошо развитая кратковременная и долговременная память, способность к механическому и осмысленному запоминанию информации, развитие слуховой и зрительной памяти);
- способность быстро действовать;
- эмоциональная устойчивость;
- аккуратность;
- организованность;
- ответственность;
- коммуникабельность (общительность);
- способность планировать свою работу;
- склонность к работе с документами.
Примерный набор тестов для оценки способностей секретаря
1. Краткий отборочный тест
Методика является адаптацией теста Вандерлика, который в свою очередь является адаптацией теста Отиса. Относится к категории тестов общих умственных способностей, разрабатывающихся для быстрой предварительной оценки персонала. Тест диагностирует следующие «критические точки» интеллекта: - Способность обобщения и анализа материала. - Гибкость мышления. - Инертность мышления. Переключаемость. - Эмоциональные компоненты мышления. Отвлекаемость. - Скорость и точность восприятия. - Употребление языка. Грамотность. - Выбор оптимальной стратегии. Ориентировка. - Пространственное воображение. - Математические способности.
2. Сравнение строк
Методика предназначена для оценки внимательности, способности к скрупулёзной работе. Рекомендуется для подбора сотрудников на должности, связанные с ответственной работой с информацией, подготовкой важных документов (особенно финансовых). Автор: Васищев А.
3. Точность выполнения инструкций
Тест специальных способностей. Вербальная когнитивная методика. Предназначена для оценки способности к длительной и тщательной работе. Автор: Васищев А.
4. Субтест 9 IST Р.Амтхауэра "Запоминание"
Субтест 9 адаптации широко известного теста структуры интеллекта (IST) немецкого психолога Р.Амтхауэра. Субтест предназначен для исследования способности сосредоточить внимание и сохранить в памяти усвоенное.
5. Диагностика стрессоустойчивости личности
Методика предназначена для изучения устойчивости личности к воздействию стрессовых ситуаций. Автор: Фетискин Н.
6. Методика Айзенка (форма B)
Личностный опросник Айзенка направлен на исследование таких свойств темперамента, как "импульсивность" и "общительность".
Предлагаем следующую идеальную модель для должности:
|
Название шкалы |
Оптимальный показатель, % |
|
Эмоциональные компоненты мышления |
25 |
|
Гибкость мышления |
80 |
|
Грамотность |
90 |
|
Способность обобщения и анализа материала |
60 |
|
Скорость и точность восприятия |
90 |
|
Внимание, способность к скурпулезной работе |
80 |
|
Способность к длительной и тщательной работе |
70 |
|
Память |
75 |
|
Стрессоустойчивость |
80 |
|
Экстраверсия (открытость, общительность) |
75 |
|
Нейротизм (эмоциональная неустойчивость) |
25 |
|
Шкала лжи |
30 |
Качественная профессиограмма позволяет определить критерии отбора нужных людей и подобрать соответствующие инструменты. Грамотное использование тестов дает экономию времени службе персонала и значительное повышение качества отбора. Тест должен делать работу за менеджера по персоналу, давая необходимую информацию, и делая это намного быстрее, чем делал бы человек. Пробуйте разные методики, оценивайте их конкретную точность и полезность для себя.
Роман Слезкин
Онлайн-центр оценки и аттестации персонала testkadry.ru
Поделиться
