Зачем автоматизировать HR-отдел?

Ситуация, когда вакансия должна быть закрыта еще вчера, а подходящий кадр еще и не думал вырисовываться на горизонте, знакома практически каждому менеджеру HR-отдела. Попробуйте, объясните начальству, почему подбор идет медленно, и заветный кандидат все никак не находится! Здесь против рекрутера может играть много факторов, поэтому для повышения эффективности работы отдела кадров были разработаны специальные автоматизированные системы. О них поподробнее.

Автоматизация работы HR-службы: для чего она нужна компании

Сегодня самым главным ресурсом любой компании считается персонал, поэтому вопросу его подбора, обучения, акклиматизации в коллективе уделяется повышенное внимание. На первый взгляд работа сотрудника HR-отдела – это просто «чай-кофе-потанцуем» с несколькими кандидатами в день. Но даже на то, чтобы пригласить на этот чай человека, уже отобранного из десятков достойных соискателей, стоит потратить много усилий.

Никто не может подсчитать, сколько часов уходит на организацию самого собеседования, выбор онлайн-каналов подбора кадров (сайтов с анкетами может быть не один-два, и даже не десять), на обработку анкет.

В то же время никто не отменял человеческий фактор, когда личная неприязнь, усталость, раздражительность и просто плохое настроение с утра могут помешать рекрутеру принять взвешенное решение.

Рутинная работа, однотипные звонки и встречи, заоблачные горы документации и гигабайты файлов с информацией – вот суровые будни работников отдела кадров. Облегчить труд и сделать его максимально эффективным поможет автоматизированная HRM-система. Она действительно освободит руки кадровикам и сделает процесс набора персонала абсолютно прозрачным и понятным для руководителя.

Чем же именно может помочь автоматизированная HRM-система?

• Избавляет сотрудника отдела от монотонной и малоприятной работы: скачивания резюме с сайтов, ручной сортировки по файлам. Это существенно экономит время. Для того, чтобы найти подходящего кандидата, рекрутеру необходимо просмотреть несколько десятков сайтов в поисках более-менее подходящего резюме. Причем таких анкет наберется не одна и не две, и каждую нужно вычитать, проанализировать, сопоставить с требованиями вакансии. Это занимает не менее 20% рабочего времени, по мнению опытных специалистов-кадровиков.

• Хранение колоссального количества данных становится более удобным, в них легче ориентироваться и быстрее можно определиться с наиболее подходящим соискателем. От сотрудника отдела кадров потребуется только ввести критерии поиска, а умная система сама будет искать требуемого кандидата на должность по всем возможным ресурсам в интернете.

• Общее координирование работы каждого сотрудника и отдела в целом, автоматизация всего документооборота. Наконец-то рекрутер может попрощаться с ручкой и избавиться от завалов бумажных анкет и отчетов на своем столе. Все записи можно будет вести в системе, что очень удобно.

• Руководитель компании получает полное представление и четкую отчетность о работе отдела, что дает возможность оптимизировать его работу и свести к минимуму лишние финансовые траты на рекрутинг. Не каждый директор знает, на что тратит рабочее время его высокооплачиваемый сотрудник из отдела кадров. Тем более он не знает, на сколько эта работа сложна и как много требует усилий. Запуск автоматизированной системы позволит существенно упростить процесс контроля.

На рынке представлено достаточно много подобных продуктов, для примера рассмотрим основные возможности специализированных HRM-систем.

Без внедрения инновационных систем автоматизации невозможны эволюция и стабильный рост компании. Установка HRM-системы окупится даже для предприятия численностью 20 человек, поскольку она позволит создать базу потенциальных сотрудников и тем самым поддержит стабильную работу всех отделов.

Современная высокоэффективная HRM-система способна с легкостью справляться с широким кругом профессиональных задач:

1.    Импорт резюме со специальных ресурсов, социальных сетей. Сервис самостоятельно заносит в базу данных подходящих соискателей, разносит по ячейкам информацию об опыте работы, личных данных, образовании. При этом исключает двойников, что весьма важно.

2.    Комфортный поиск. Создав собственную базу анкет, система позволяет быстро подобрать идеальную кандидатуру с учетом множества критериев – данные резюме, итоги интервью, комментарии коллег.

3.    Эффективная работа с соискателями. В созданной базе рекрутер может ставить определенные статусы потенциальным сотрудникам и читать всю историю работы с каждым из них. Кроме того, очень часто сотрудник отдела кадров на собеседовании делает личные пометки на анкете кандидата, а благодаря новой системе их можно делать прямо в электронном формате.

4.    Анализ работы отдела кадров. Это поможет выявить трудности и найти эффективные пути их решения.

Легче всего анализировать работу по группам, например:

– каналы – с каких сайтов, соцсетей приходят кандидаты, сколько человек приглашается на собеседование, какая часть и почему отклоняется. Это поможет определить наиболее эффективные источники поступления подходящих соискателей.

– время – в какой период закрывается вакансия, каковы средние сроки найма новых специалистов.

– бюджет – сколько финансовых средств идет на закрытие одной вакансии.

5.    Гибкие настройки HRM-системы. Оптимальная система должна легко подстраиваться под специфику и запросы компании. Желательно, чтобы все сотрудники в будущем работали в одном программном обеспечении, что в разы увеличит эффективность рабочего процесса и снизит влияние человеческого фактора. При этом документация будет передаваться между отделами мгновенно, что упростит и ускорит процесс их взаимодействия.

Подводя итоги, стоит отметить, что автоматизация подбора персонала существенно облегчает работу рекрутера, делает взаимодействие с коллегами, руководством и соискателями максимально эффективным и комфортным. В перспективе внедрение HRM-система – это выгодная инвестиция в развитие бизнеса и повышение продуктивности работы всех отделов, без исключения.

Дмитрий Гаврилов, директор компании “Бизнес Технологии”