Внедрение Системы управления знаниями

Макет Системы управления знаниями

Этапы внедрения Системы управления знаниями

Этап 1 Анализ сложившейся практики работы

Этап 2 Разработка и обоснование проекта

Этап 3 Аудит знаний

Этап 4 Внедрение СУЗ

Этап 5 Общение и обучение

Этап 6 Анализ проекта

1  этап. Анализ сложившейся практики работы

Цель: Анализ текущей ситуации. Ответ на вопрос «позволяют ли существующие в компании методы работы внедрять СУЗ?»

Управление

 

•       Корпоративная культура

•       Основные принципы и ценности компании

•       Система мотивации практика продвижения и должностного роста

•       Существующие программы обучения и развития персонала

•       Принятый в компании стиль управления

•       Готовность компании к внедрению СУЗ

•       Прогнозирование возможных сложностей

•       Информация, необходимая для интеграции СУЗ в систему управления компанией

Коммуникации

 

•       Информация доступная сотрудникам компании

•       Информация транслируемая сотрудникам компании

•       Используемые инструменты и информационные каналы

•       Наличие каналов обратной связи

•       Эффективность внутренних коммуникаций

•       Наличие формальных и неформальных процедур, обеспечивающих обмен информацией и знаниями

•       Степень свободы распространения информации

•       Эффективность распространения информации

IT

 

•       Компьютеры и оборудование

•       Сети и связь

•       Система документооборота

•       Программное обеспечение

•       Актуальность и достаточность используемых информационных технологий

•       Необходимость внедрения новых информационных технологий

•       Важная информация для бюджетирования проекта

 

2 этап. Разработка и обоснование проекта

Цель: формирование позитивного отношения руководства и сотрудников к внедрению СУЗ, понимания необходимости и целесообразности УЗ. Составление примерного плана работ по проекту, определение основных направлений проведения аудита

Предваритель­ный расчет затрат 

•      Цели и задачи проекта

•      Планируемые улучшения

•      Определение показателей, на которые повлияет внедрение СУЗ

•      Приоритетные задачи и ограничения внедрения СУЗ

•      Команда проекта и график работ

•      Разовые расходы по проекту

•      Бюджет

•      Какие изменения должны произойти в компании после внедрения СУЗ

•      Стоимость проекта

•      Участники проекта

•      Риски

Результаты

внедрения

•      Показатели успеха

•      Расчет прогнозныхзначений показателей, на которые повлияет внедрение СУЗ

•      Проблемы, которые будут решены после внедрения СУЗ

•      Потенциал для инноваций

•      Улучшение коммуникаций

•      Компетентность сотрудников

• Количественные и качественные показатели эффективности проекта

Разработка

обоснования

•      Увязка со стратегией компании

•      Расчет финансовых показателей проекта (рентабельность инвестиций, срок окупаемости и др.)

•      Сопоставление затрат и прогнозируемых выгод

•      Результаты 1-го этапа

•      Сроки и участники проекта

•      Подготовка обоснования для презентации лицам, принимающим решения

•      Подготовка материалов для информирования сотрудников компании

Информиро­вание о проекте

•      Привлечение к обсуждению проекта всех сотрудников компании

•      Проведение презентаций и докладов для заинтересованных в проекте лиц

•      Проведение регулярных совещаний для постоянного информирования сотрудников о ходе проекта и обеспечения постоянной обратной связи

•      Вовлечение топ-менеджеров

•      Управление ожиданиями сотрудников и руководства

•      Информационная поддержка проекта внедрения СУЗ

 

3 этап. Аудит знаний

Цель: сбор информации об имеющихся в компании знаниях (качестве, местонахождении, доступности), ее систематизация и анализ для последующей разработки плана внедрения системы управления знаниями.

Планирование

аудита

 

Какая информация и в каком виде должна быть собрана

Участники аудита

Сроки и этапы проведения аудита

Методы информирования и привлечения к участию в проекте других сотрудников компании

 

Сроки проведения аудита его промежуточные цели Методы сбора и систематизации информации Точная стоимость аудита и необходимые ресурсы

Процесс

аудита

 

Семинары и структурированные собеседования с сотрудниками компании

Совещания с топ-менеджерами

Семинары по сбору информации и предложений

Опросы и анкетирования

Включенное наблюдение

Дискуссионные и фокусные группы

 

Потребности компании в знаниях: имеющиеся и

отсутствующие знания

Процесс обмена и передачи знаний

Процесс создания, приобретения и использования

знаний

Состав и стоимость интеллектуальных активов компании

Завершение

аудита

 

Обобщение полученной информации Подготовка плана работ по проекту (бюджета) Предоставление отчета топ-менеджерам Картирование знаний

 

Экономический эффект внедрения СУЗ в компании Проблемы, которые нужно будет решить в первую очередь

Ожидаемые, поддающиеся измерению

 

4 этап. Внедрение Системы управления знаниями

Цель: обеспечение доступности упорядоченных знаний. Обеспечение своевременного получения всеми сотрудниками компании необходимой для принятия эффективных решений информации.

Извлечение

знаний

 

• Выявление существующих в компании формализованных и

неформализованных знаний

• Аккумуляция знаний

• Проверка актуальности и полноты знаний

• Регистрация знаний, закрепление права собственности

• Приобретение недостающих знаний

• Знания компании собраны, проанализированы и актуализированы

Классифи­кация знаний

 

• Выбор способа разработки системы классификации знаний • • Классификация знаний (создание организованной иерархии областей и разделов знаний)

• Проверка классификации на гибкость (удобство пополнения и изменения)

• Проверка классификации на доступность информации

• Проверка классификации на соответствие потребностям пользователей

Все имеющиеся в компании знания легко доступны каждому сотруднику

Сотрудники информированы о том, какие знания у компании имеются и где они находятся

Выбор технологии УЗ

 

• Определение функционала технологий УЗ

• Согласование бюджета

• Анализ вариантов на совместимость с имеющимися технологиями

• Анализ вариантов на устойчивость и масштабируемость

• Анализ вариантов на безопасность

• Анализ вариантов на простоту и удобство использования

Информационные проходы

Системы управления документооборотом

Экспертные системы

Интранет и экстранет

Программное обеспечение группового пользования

 

5 этап. Общение и обучение

Цель: обучение использование технологий СУЗ, мотивация на использование инструментов Системы управления знаниями

Общение и обучение

 

• Информационные семинары, групповые дискуссии

• Наставничество

• Трансляция позитивного опыта

• Привлечение топ-менеджеров

• Использование инструментов внутреннего PR

• Постоянный сбор и анализ обратной связи от пользователей СУЗ

• Активизация обмена информацией в компании

• Работающая и используемая сотрудниками СУЗ

 

6 этап. Анализ проекта

Цель: оценка эффективности проекта, планирование и осуществление дальнейших мероприятий. Сопоставление достигнутых результатов с запланированными.

Анализ

результатов

 

•             Степень и качество достижения поставленных целей

•             Степень удовлетворения сотрудников и руководства компании

• Простота и удобство технологий УЗ

• Доступность и полнота знаний

• Достигнутые положительные эффекты

• Соответствие плану и бюджету

 

• Достигнутые результаты

• Выявленные ошибки, которые необходимо исправить

• Необходимые действия для совершенствования

процесса УЗ

Планирование

дальнейших

мероприятий

 

Процедуры выявления дальнейших потребностей в знаниях

Процедуры сохранения актуальности знаний

Совершенствование процессов обучения и повышения квалификации

Обучение новых сотрудников технологиям и инструментам УЗ

Программы профилактики потери знаний

 

Долгосрочный план мероприятий по поддержанию и совершенствованию СУЗ

Управление знаниями

Что такое знания?

Организация внутрифирменного управления знаниями

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1