Внедрение Системы управления знаниями

Управление

•       Корпоративная культура

•       Основные принципы и ценности компании

•       Система мотивации практика продвижения и должностного роста

•       Существующие программы обучения и развития персонала

•       Принятый в компании стиль управления

►

•       Готовность компании к внедрению СУЗ

•       Прогнозирование возможных сложностей

•       Информация, необходимая для интеграции СУЗ в систему управления компанией

Коммуникации

•       Информация доступная сотрудникам компании

•       Информация транслируемая сотрудникам компании

•       Используемые инструменты и информационные каналы

•       Наличие каналов обратной связи

•       Эффективность внутренних коммуникаций

►

•       Наличие формальных и неформальных процедур, обеспечивающих обмен информацией и знаниями

•       Степень свободы распространения информации

•       Эффективность распространения информации

IT

•       Компьютеры и оборудование

•       Сети и связь

•       Система документооборота

•       Программное обеспечение

►

•       Актуальность и достаточность используемых информационных технологий

•       Необходимость внедрения новых информационных технологий

•       Важная информация для бюджетирования проекта

•      Цели и задачи проекта

•      Планируемые улучшения

•      Определение показателей, на которые повлияет внедрение СУЗ

•      Приоритетные задачи и ограничения внедрения СУЗ

•      Команда проекта и график работ

•      Разовые расходы по проекту

•      Бюджет

►

•      Какие изменения должны произойти в компании после внедрения СУЗ

•      Стоимость проекта

•      Участники проекта

•      Риски

Результаты

внедрения

•      Показатели успеха

•      Расчет прогнозныхзначений показателей, на которые повлияет внедрение СУЗ

•      Проблемы, которые будут решены после внедрения СУЗ

•      Потенциал для инноваций

•      Улучшение коммуникаций

•      Компетентность сотрудников

►

• Количественные и качественные показатели эффективности проекта

Разработка

обоснования

•      Увязка со стратегией компании

•      Расчет финансовых показателей проекта (рентабельность инвестиций, срок окупаемости и др.)

•      Сопоставление затрат и прогнозируемых выгод

•      Результаты 1-го этапа

•      Сроки и участники проекта

►

•      Подготовка обоснования для презентации лицам, принимающим решения

•      Подготовка материалов для информирования сотрудников компании

Информиро­вание о проекте

•      Привлечение к обсуждению проекта всех сотрудников компании

•      Проведение презентаций и докладов для заинтересованных в проекте лиц

•      Проведение регулярных совещаний для постоянного информирования сотрудников о ходе проекта и обеспечения постоянной обратной связи

•      Вовлечение топ-менеджеров

►

•      Управление ожиданиями сотрудников и руководства

•      Информационная поддержка проекта внедрения СУЗ

Планирование

аудита

Какая информация и в каком виде должна быть собрана

Участники аудита

Сроки и этапы проведения аудита

Методы информирования и привлечения к участию в проекте других сотрудников компании

Сроки проведения аудита его промежуточные цели Методы сбора и систематизации информации Точная стоимость аудита и необходимые ресурсы

Процесс

аудита

Семинары и структурированные собеседования с сотрудниками компании

Совещания с топ-менеджерами

Семинары по сбору информации и предложений

Опросы и анкетирования

Включенное наблюдение

Дискуссионные и фокусные группы

Потребности компании в знаниях: имеющиеся и

отсутствующие знания

Процесс обмена и передачи знаний

Процесс создания, приобретения и использования

знаний

Состав и стоимость интеллектуальных активов компании

Завершение

аудита

Обобщение полученной информации Подготовка плана работ по проекту (бюджета) Предоставление отчета топ-менеджерам Картирование знаний

Экономический эффект внедрения СУЗ в компании Проблемы, которые нужно будет решить в первую очередь

Ожидаемые, поддающиеся измерению

Извлечение

знаний

• Выявление существующих в компании формализованных и

неформализованных знаний

• Аккумуляция знаний

• Проверка актуальности и полноты знаний

• Регистрация знаний, закрепление права собственности

• Приобретение недостающих знаний

• Знания компании собраны, проанализированы и актуализированы

Классифи­кация знаний

• Выбор способа разработки системы классификации знаний • • Классификация знаний (создание организованной иерархии областей и разделов знаний)

• Проверка классификации на гибкость (удобство пополнения и изменения)

• Проверка классификации на доступность информации

• Проверка классификации на соответствие потребностям пользователей

Все имеющиеся в компании знания легко доступны каждому сотруднику

Сотрудники информированы о том, какие знания у компании имеются и где они находятся

Выбор технологии УЗ

• Определение функционала технологий УЗ

• Согласование бюджета

• Анализ вариантов на совместимость с имеющимися технологиями

• Анализ вариантов на устойчивость и масштабируемость

• Анализ вариантов на безопасность

• Анализ вариантов на простоту и удобство использования

Информационные проходы

Системы управления документооборотом

Экспертные системы

Интранет и экстранет

Программное обеспечение группового пользования

Общение и обучение

• Информационные семинары, групповые дискуссии

• Наставничество

• Трансляция позитивного опыта

• Привлечение топ-менеджеров

• Использование инструментов внутреннего PR

• Постоянный сбор и анализ обратной связи от пользователей СУЗ

►

• Активизация обмена информацией в компании

• Работающая и используемая сотрудниками СУЗ

Анализ

результатов

•             Степень и качество достижения поставленных целей

•             Степень удовлетворения сотрудников и руководства компании

• Простота и удобство технологий УЗ

• Доступность и полнота знаний

• Достигнутые положительные эффекты

• Соответствие плану и бюджету

►

• Достигнутые результаты

• Выявленные ошибки, которые необходимо исправить

• Необходимые действия для совершенствования

процесса УЗ

Планирование

дальнейших

мероприятий

Процедуры выявления дальнейших потребностей в знаниях

Процедуры сохранения актуальности знаний

Совершенствование процессов обучения и повышения квалификации

Обучение новых сотрудников технологиям и инструментам УЗ

Программы профилактики потери знаний

►

Долгосрочный план мероприятий по поддержанию и совершенствованию СУЗ