Макет Системы управления знаниями
Этапы внедрения Системы управления знаниями
Этап 1 Анализ сложившейся практики работы
Этап 2 Разработка и обоснование проекта
Этап 3 Аудит знаний
Этап 4 Внедрение СУЗ
Этап 5 Общение и обучение
Этап 6 Анализ проекта
1 этап. Анализ сложившейся практики работы
Цель: Анализ текущей ситуации. Ответ на вопрос «позволяют ли существующие в компании методы работы внедрять СУЗ?»
Управление |
|
• Корпоративная культура • Основные принципы и ценности компании • Система мотивации практика продвижения и должностного роста • Существующие программы обучения и развития персонала • Принятый в компании стиль управления |
► |
• Готовность компании к внедрению СУЗ • Прогнозирование возможных сложностей • Информация, необходимая для интеграции СУЗ в систему управления компанией |
Коммуникации |
|
• Информация доступная сотрудникам компании • Информация транслируемая сотрудникам компании • Используемые инструменты и информационные каналы • Наличие каналов обратной связи • Эффективность внутренних коммуникаций |
► |
• Наличие формальных и неформальных процедур, обеспечивающих обмен информацией и знаниями • Степень свободы распространения информации • Эффективность распространения информации |
IT |
|
• Компьютеры и оборудование • Сети и связь • Система документооборота • Программное обеспечение |
► |
• Актуальность и достаточность используемых информационных технологий • Необходимость внедрения новых информационных технологий • Важная информация для бюджетирования проекта |
2 этап. Разработка и обоснование проекта
Цель: формирование позитивного отношения руководства и сотрудников к внедрению СУЗ, понимания необходимости и целесообразности УЗ. Составление примерного плана работ по проекту, определение основных направлений проведения аудита
Предварительный расчет затрат |
• Цели и задачи проекта • Планируемые улучшения • Определение показателей, на которые повлияет внедрение СУЗ • Приоритетные задачи и ограничения внедрения СУЗ • Команда проекта и график работ • Разовые расходы по проекту • Бюджет |
► |
• Какие изменения должны произойти в компании после внедрения СУЗ • Стоимость проекта • Участники проекта • Риски |
Результаты внедрения |
• Показатели успеха • Расчет прогнозныхзначений показателей, на которые повлияет внедрение СУЗ • Проблемы, которые будут решены после внедрения СУЗ • Потенциал для инноваций • Улучшение коммуникаций • Компетентность сотрудников |
► |
• Количественные и качественные показатели эффективности проекта |
Разработка обоснования |
• Увязка со стратегией компании • Расчет финансовых показателей проекта (рентабельность инвестиций, срок окупаемости и др.) • Сопоставление затрат и прогнозируемых выгод • Результаты 1-го этапа • Сроки и участники проекта |
► |
• Подготовка обоснования для презентации лицам, принимающим решения • Подготовка материалов для информирования сотрудников компании |
Информирование о проекте |
• Привлечение к обсуждению проекта всех сотрудников компании • Проведение презентаций и докладов для заинтересованных в проекте лиц • Проведение регулярных совещаний для постоянного информирования сотрудников о ходе проекта и обеспечения постоянной обратной связи • Вовлечение топ-менеджеров |
► |
• Управление ожиданиями сотрудников и руководства • Информационная поддержка проекта внедрения СУЗ |
3 этап. Аудит знаний
Цель: сбор информации об имеющихся в компании знаниях (качестве, местонахождении, доступности), ее систематизация и анализ для последующей разработки плана внедрения системы управления знаниями.
Планирование аудита
|
Какая информация и в каком виде должна быть собрана Участники аудита Сроки и этапы проведения аудита Методы информирования и привлечения к участию в проекте других сотрудников компании
|
Сроки проведения аудита его промежуточные цели Методы сбора и систематизации информации Точная стоимость аудита и необходимые ресурсы |
Процесс аудита
|
Семинары и структурированные собеседования с сотрудниками компании Совещания с топ-менеджерами Семинары по сбору информации и предложений Опросы и анкетирования Включенное наблюдение Дискуссионные и фокусные группы
|
Потребности компании в знаниях: имеющиеся и отсутствующие знания Процесс обмена и передачи знаний Процесс создания, приобретения и использования знаний Состав и стоимость интеллектуальных активов компании |
Завершение аудита
|
Обобщение полученной информации Подготовка плана работ по проекту (бюджета) Предоставление отчета топ-менеджерам Картирование знаний
|
Экономический эффект внедрения СУЗ в компании Проблемы, которые нужно будет решить в первую очередь Ожидаемые, поддающиеся измерению |
4 этап. Внедрение Системы управления знаниями
Цель: обеспечение доступности упорядоченных знаний. Обеспечение своевременного получения всеми сотрудниками компании необходимой для принятия эффективных решений информации.
Извлечение знаний
|
• Выявление существующих в компании формализованных и неформализованных знаний • Аккумуляция знаний • Проверка актуальности и полноты знаний • Регистрация знаний, закрепление права собственности • Приобретение недостающих знаний |
• Знания компании собраны, проанализированы и актуализированы |
Классификация знаний
|
• Выбор способа разработки системы классификации знаний • • Классификация знаний (создание организованной иерархии областей и разделов знаний) • Проверка классификации на гибкость (удобство пополнения и изменения) • Проверка классификации на доступность информации • Проверка классификации на соответствие потребностям пользователей |
Все имеющиеся в компании знания легко доступны каждому сотруднику Сотрудники информированы о том, какие знания у компании имеются и где они находятся |
Выбор технологии УЗ
|
• Определение функционала технологий УЗ • Согласование бюджета • Анализ вариантов на совместимость с имеющимися технологиями • Анализ вариантов на устойчивость и масштабируемость • Анализ вариантов на безопасность • Анализ вариантов на простоту и удобство использования |
Информационные проходы Системы управления документооборотом Экспертные системы Интранет и экстранет Программное обеспечение группового пользования |
5 этап. Общение и обучение
Цель: обучение использование технологий СУЗ, мотивация на использование инструментов Системы управления знаниями
Общение и обучение
|
• Информационные семинары, групповые дискуссии • Наставничество • Трансляция позитивного опыта • Привлечение топ-менеджеров • Использование инструментов внутреннего PR • Постоянный сбор и анализ обратной связи от пользователей СУЗ |
► |
• Активизация обмена информацией в компании • Работающая и используемая сотрудниками СУЗ |
6 этап. Анализ проекта
Цель: оценка эффективности проекта, планирование и осуществление дальнейших мероприятий. Сопоставление достигнутых результатов с запланированными.
Анализ результатов
|
• Степень и качество достижения поставленных целей • Степень удовлетворения сотрудников и руководства компании • Простота и удобство технологий УЗ • Доступность и полнота знаний • Достигнутые положительные эффекты • Соответствие плану и бюджету |
►
|
• Достигнутые результаты • Выявленные ошибки, которые необходимо исправить • Необходимые действия для совершенствования процесса УЗ |
Планирование дальнейших мероприятий
|
Процедуры выявления дальнейших потребностей в знаниях Процедуры сохранения актуальности знаний Совершенствование процессов обучения и повышения квалификации Обучение новых сотрудников технологиям и инструментам УЗ Программы профилактики потери знаний |
►
|
Долгосрочный план мероприятий по поддержанию и совершенствованию СУЗ |
Поделиться