Четкая цель и повестка дня
Прежде чем назначать совещание, обозначьте его цель. Четко сформулированная цель помогает определить, кто должен быть приглашен, какие вопросы будут рассмотрены и какие решения приняты. Поэтому еще до начала собрания рекомендуется отправить его тему, временные рамки, какую информацию подготовить тем или иным лицам. Как только началось совещание – заново проговорить тему и цели встречи. Обязательно выберите протоколирующего человека. В ООН буквально бьются за место страны, ведущей протокол. Так как неважно, что было сказано на совещании, главное – что было зафиксировано.
Оптимальное количество участников
Зовите только тех, кого надо. Перегруженность совещания людьми, которые не принимают решения и не будут вовлечены в выполнение задач, приведет только к недовольству и к рассеиванию их внимания. Когда же собраны ключевые игроки процесса – мало того, что будет понятно, кто и когда будет выполнять определенную задачу, так еще и у всех участников появляется видение общей картины проекта.
Соблюдение времени
Время — ценный ресурс. Установите жесткое время начала и окончания совещания и строго следите за таймингом. Это создает атмосферу ответственности участников и способствует более продуктивным обсуждениям. Идей может быть очень много, а ограниченное время дает мозгу приоритизировать их, не распыляясь и не отдаляясь от поставленной цели.
Активное участие и взаимодействие
Совещание — это не монолог ведущего, а диалог участников. Будьте модератором. Способствуйте активному участию, ставьте вопросы, привлекайте мнения и идеи каждого. Используйте технологии для поддержки взаимодействия, например, электронные системы опросов или облачные документы для коллективной работы над материалами.
Завершение совещания с четкими действиями
Ключевой момент успешного совещания — это заключительная часть, где определяются дальнейшие шаги и ответственные лица. В этот момент поднимается протокол и перечисляется, кто, какие задачи и к какой дате будет выполнять. Главное помнить, что у задачи с двумя ответственными нет ответственного. Одна задача – один человек, который отвечает за нее.
Обратная связь и постоянное совершенствование
По завершении любого мероприятия, будь то тренинг, проект или совещание (тем более, если вы его проводите первый раз), рекомендуется запрашивать обратную связь. «Что понравилось? Что не понравилось? Чем бы дополнили?». Это поможет проработать зоны роста для проведения следующих совещаний.
И помните, что одна голова хорошо, а две – лучше. Поэтому совещания проводить нужно и важно. А для большей эффективности пользуйтесь советами выше.
Поделиться
