Я думаю, что никого не удивлю, если скажу, что все руководители проводят встречи со своими сотрудниками. Это касается всех управленцев, начиная с топ менеджмента и заканчивая линейными супервайзер ми. Сложно представить себе работу вообще без каких либо собраний, планерок или мозговых штурмов. Цели у таких встреч абсолютно разные - выявление потребностей и мотивация конкретного сотрудника, трансляция новой информации, постановка и периодический контроль целей и задач, коллективное обсуждение плана действий или совместная выработка новых решений. Тем не мене, не смотря на все многообразие целей и форм встреч и собраний, есть основные моменты, соблюдая которые, можно повысить эффективность совещаний.
Итак, успешное собрание начинается задолго до его начала. Как и к любому вопросу, ко встрече тебе нужно подготовиться заранее.
Первое - чётко определи повестку предстоящего совещания. Сформулируй основную тему, а также перечень дополнительных вопросов, которые будут затрагиваться в ходе обсуждения.
Второе - необходимо продумать алгоритм, по которому ты будешь проводить собрание. К примеру ты обозначаешь общие вводные данные, затем проходят доклады каждого из участников, в конце каждого из докладов ты задаёшь интересующие тебя вопросы, а также ставишь задачи каждому участнику совещания. Вся эта информация фиксируется в протоколе и высылается в адрес всех присутствующих на собрании.
Третье - определи чёткий тайминг предстоящего собрания и старайся максимально точно соблюдать его в дальнейшем. Очевидно, что для каждой встречи структура будет индивидуальная и не всегда стоит проводить индивидуальную встречу с сотрудником по тому же сценарию, что и еженедельное совещание отдела.
Четвёртое - запланируй время проведения совещания таким образом, чтобы оно было максимально удобным для всех участников (ну или для большей их части). Собрание не должно мешать выполнению основных функций подразделения, особенно если оно периодическое.
Пятое - заранее оповести всех о запланированное собрании.
-
Доведи до всех время и дату проведения совещания. Самый простой и лучший вариант - назначить его всем в календаре в почте.
-
Обязательно заранее сообщи повестку собрания и все вопросы, которые будут обсуждаться
-
Отправь всем участникам чёткий и ясный формат их предстоящих докладов на совещании. Это поможет сократить время проведения встречи, так как не будет лишних вопросов к докладчикам. При этом, ты будешь намного эффективнее воспринимать информацию, если она будет представлена в знакомой тебе форме.
-
Общие вводные данные и цифры, которые будут обсуждаться с коллегами также высылаются заранее. Это позволит всем работать в единой системе координат и решить разногласия относительно корректности данных ещё до совещания
Шестое - подготовь к совещанию себя:
-
Чётко определи результаты, которых ты хочешь достичь по итогам встречи
-
Собери и проанализируй все необходимые данные (цифры, факты, тенденции итд.)
-
Заранее сформулируйте вопросы, которые у тебя появились к каждому участнику собрания
-
Продумай свою тактику проведения совещания, а также варианты нежелательных исходов событий. Заранее спланируй пути преодоления этих угроз.
Седьмое - постарайся не отклоняться от заданной тематики, структуры и тайминга. В ходе собрания обязательно появятся важные вопросы которые надо обсудить, но к сожалению совсем не относящиеся к теме совещания. Смело фиксируй их и выводи за рамки совещания. Если вопрос действительно важный, то его лучше разобрать на отдельном совещании, не срывая повестку текущего собрания. В случае если вопрос не требует отдельной встречи, он будет легко решён в индивидуальном порядке.
Восьмое - всегда веди протокол. Будь уверен - совещание, проведённое без протокола - потраченное впустую время. И несмотря на то, что у тебя и так все отлично с памятью, поверь - уже через неделю интенсивной работы ты вспомнишь в лучшем случае 20% от того, что обсуждалось. Итак, в протокол мы фиксируем:
-
Все вопросы, на которые мы так и не смогли получить ответ от своих коллег
-
Все поручения и договорённости, корыте были достигнуты в ходе совещания.
Важно - протокол надо вести непосредственно по ходу встречи, а не после её окончания. Также, не забудь выслать его всем участникам, указав в нем конкретные даты выполнения поставленных задач.
В завершении скажу, что если есть возможность не приглашать кого то из участников на совещание - не приглашайте. Этим ты позволишь человеку использовать это время с пользой и повысить эффективность собрания, так как общаться в более узком кругу и быстрее и результативнее.
Удачи!
Поделиться
