Статьи

Визитная карточка

Сироткина И.В.

Источник: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Пожалуй, визитная карточка — это тот элемент фирменного стиля компании, который стал наиболее привычен в рабочей и повседневной жизни. Но одну карточку приятно держать в руках и долго рассматривать, другую так и тянет выкинуть в корзину для бумаг. Какие-то карточки сразу напоминают о владельце и ситуации, в которой они были получены, какие-то не несут практически никакой информации. О том, как сделать так, чтобы карточка была информативной, красивой, стильной, а также о том, что следует делать с готовой визиткой, мы и поговорим в статье.

Чья визитка?

Собственные визитные карточки имеют люди, магазины, кафе, заводы. То есть сразу можно различить два типа визиток:

  • корпоративные и
  • личные.

На корпоративной визитной карточке указывается информация о предприятии:

  • название,
  • логотип и, возможно, слоган,
  • адрес, контактные телефоны, электронная почта и интернет-сайт,
  • также на ней могут быть вкратце представлены сведения о профиле деятельности фирмы.

Корпоративные визитные карточки удобны, когда нужно предоставить информацию о предприятии без ссылки на конкретное контактное лицо. Такие визитки вкладываются в промо-материалы, раздаются на выставках, раскладываются в магазинах возле кассы, на столиках в кафе и ресторанах, также их можно выложить в приемной. Корпоративные карточки лучше всегда иметь под рукой секретарю, тогда не придется каждый раз при просьбе посетителя записывать телефоны организации на листочках бумаги.

 

Личная визитная карточка принадлежит конкретному человеку. На такой визитке указываются:

  • имя и фамилия владельца (по желанию — отчество),
  • должность,
  • название компании, которую представляет данный человек, информация об этом предприятии (логотип, слоган, почтовый и интернет-адрес, возможно, краткие сведения о роде деятельности),
  • контактные телефоны и электронный адрес владельца карточки.

В принципе личную визитную карточку должен иметь любой человек, независимо от его должности и положения в обществе. Именно поэтому на карточке может не быть информации о предприятии . Это бывает в случаях, когда визитка принадлежит, например, творческой личности (художнику, дизайнеру, писателю и т.п.), независимому консультанту (врачу, бизнес-тренеру, маркетологу, инструктору по фитнесу и т.п.).

 

В зависимости от личности владельца карточки или характера предприятия меняется ее стиль . Он может быть консервативным и традиционным, стильным, современным, модным и снобистским, веселым и дружелюбным, хай-тек и женственным. И даже при всем этом стилевом разнообразии существуют некие правила, которым нужно следовать при заказе визитных карточек.

Что должно быть на визитке?

Информация, представленная на визитной карточке, условно разбивается на несколько блоков. Присутствие каждого из них на визитке обязательно.

 

Первый блок на визитной карточке — именной . Имя владельца визитки должно зрительно отделяться от названия компании и контактов. Конечно, наиболее привычный способ подобного выделения — это использование ­более крупного или мелкого размера шрифтов или жирное его начертание.

Располагать ли на визитной карточке только имя и фамилию, или делать это вместе с отчеством, зависит от ряда факторов. Во-первых, в разных компаниях отличаются стандарты обращения. Если на предприятии не принято обращаться по отчеству, то не следует ставить его и на визитной карточке. Во-вторых, когда фирма работает с иностранными компаниями, отчества тоже обычно не используются. Но есть и исключение из правил. Если имя владельца не несет информации о его половой принадлежности, лучше все-таки добавить и отчество.

 

Второй блок — это логотип или иное графическое изображение . Присутст­вие логотипа на визитке крайне желательно, ведь это делает ее именно элементом общего фирменного стиля предприятия. Логотип компании может сопровождаться корпоративным слоганом фирмы.

В случае же отсутствия логотипа могут использоваться какие-либо графические элементы или даже фотография владельца. Последний вариант хорош для тех людей, кого необходимо воспринимать как личность, а не как должностное лицо. Визитки с фотографиями могут использовать известные адвокаты, преуспевающие врачи, фотомодели и манекенщицы и т.п. Кстати, визитки с фотографиями реже оказываются в мусорном ведре.

 

Третьим блоком на визитной карточке выступает контактная информация .

В первую очередь, это адрес предприятия. Сразу следует оговориться, что при работе с иностранцами лучше не использовать никаких сокращений (типа ул., корп., стр. и т.п.). Если у компании несколько адресов, лучше их отделить друг от друга. Это касается и раздельного написания ­фактического и юридического адресов.

Основной контактный телефон должен стоять первым и каким-то образом отделяться от других корпоративных номеров. Сейчас на визитках зачастую указывается и номер мобильного телефона; в таком случае лучше отметить, что это именно сотовый, а не городской номер. Рядом с номером факса тоже следует сделать соответствующую пометку (тем самым будет сэкономлено не только время звонящего, но и нервы секретаря).

Обязательным требованием для современных визиток является указание электронной почты (либо только личный ящик, либо и личный, и корпоративный) и web-адреса. При этом ставить перед адресами слова «e-mail» и «web» вовсе не обязательно, это и так видно по типу написания. Можно на визитной карточке указать и ICQ владельца.

Какая она, хорошая визитка?

Первый стандарт, который относится к визитным карточкам, это их  размер . В разных странах размеры визиток отличаются. В России принятым является прямоугольник 90 × 50 мм. А вот, например, American size составляет 92 × 54 мм. Соблюдать стандартный размер визитки обязательно. В противном случае она просто не уместится или будет выпадать из ­специальных визитниц.

 

С размером мы определились, теперь следует приступить собственно к  дизайну . Лучше избегать избитых вариантов (их проекты есть в компьютерных программах) — они всем надоели. Скучную, обычную визитку гораздо больше хочется выбросить в корзину, чем интересную и креативную. Поэтому экономить на создании визитных карточек не стоит, лучше обратиться за этим к профессионалам (в дизайн-бюро, рекламные агентства).

С психологической точки зрения визитные карточки, на которых много свободного места (дизайнеры называют его «воздухом» ), выглядят более стильно, серьезно и респектабельно. То есть информация на визитке должна быть представлена достаточно компактно, перегружать карточку лишними сведениями не стоит.

Еще одно правило — это размещение самой важной информации , так ­называемого основного информационного блока, на левой стороне визитки.

А вот как использовать основное поле визитки — горизонтально или вертикально  — это дело вкуса. Обычно более консервативные люди выбирают горизонтальное размещение информации. Такие карточки смотрятся более традиционно. Люди же творческих профессий предпочитают вертикальное размещение.

При выборе шрифта нужно помнить, что слишком мелкий кегль (размер шрифта) может вызвать проблемы с прочтением у людей со слабым зрением. Это нежелательно. Кроме того, шрифты должны быть достаточно четкими и удобочитаемыми, а их количество составлять не больше двух. Тратить время на разгадывание непонятных «иероглифов» человек, возможно, просто не будет. А когда визитка выступает как способ знакомства, вообще могут возникнуть крайне неприятные ситуации.

Использование цвета при изготовлении визитной карточки — еще один важный момент. Специалисты считают, что цветные визитки обращают на себя больше внимания, лучше запоминаются, их приятнее держать в руках. Психологическое воздействие цвета также ни для кого не является секретом. Но в первую очередь следует проанализировать, позволяет ли логотип компании использовать цветной фон. А если позволяет, то с какими оттенками он лучше сочетается. Кроме того, важен профиль деятельности фирмы. Серьезным компаниям подойдут далеко не все цветовые сочетания. В любом случае основным параметром является уместность цвета на карточке.

Выбор бумаги для визитных карточек — дело не простое. Ассортимент подобной продукции огромен, но опять-таки следует подумать, подходит ли бумага под общий фирменный стиль предприятия. Хотя психологи все же настоятельно советуют использовать текстурированную или тисненую бумагу: визитки из такой бумаги приятнее держать в руках. Другой вариант — это ламинированные визитные карточки. Ламинат улучшает восприятие полиграфического качества, а кроме того, защищает визитку от пыли, грязи, жирных пятен. Но лучше в данном случае использовать ламинат, на котором можно писать (ведь зачастую люди делают какие-либо пометки на чужих визитках).

Бумага для визитных карточек должна быть достаточно плотной, тогда визитки не порвутся и не помнутся. Помимо этого карточки на плотной бумаге выглядят более основательно и респектабельно.

В некоторых компаниях принято распечатывать корпоративные (а иногда и личные) визитные карточки на обычной бумаге на черно-белом принтере, а потом просто разрезать ножницами. С точки зрения поддер­жания фирменного стиля и имиджа это недопустимо. Подобная визитка, которая тут же помнется, оборвется по краям и испачкается, нанесет компании больше урона, чем пользы. Ведь внешний вид визитной карточки психологически накладывается на восприятие самого предприятия или человека, работающего в компании. Дешевые, неаккуратные визитки будут говорить о финансовой несостоятельности и непрофессионализме фирмы и ее сотрудников.

Креативные визитки

Бывает, что профиль предприятия позволяет или даже требует ­использования каких-либо оригинальных идей для дизайна визиток.

В таком случае возможна «игра» с бумагой (особые текстуры, сочетания цветов и т.п.), которая позволит выделить визитку из ряда подобных.

Можно приклеить на визитки крохотные образцы продукции предприятия (кусочек ткани для магазина тканей, стружку или небольшую щепочку для предприятия, занимающегося стройматериалами, эмалевое покрытие для керамического завода).

Другой вариант — это ароматизированные карточки. Такие визитки также обязательно привлекут внимание.

Кроме того, можно заказать создание авторских визитных карточек. Они могут быть из самых различных материалов — ткани, дерева, металла и даже глины. Такие визитки создаются профессиональными художниками и дизайнерами, а также в специальных креативных бутиках. Безусловно, подобные карточки делаются небольшими тиражами и очень дороги относительно привычных вариантов. Но если эффект от них будет оправдан, то почему бы и не воспользоваться имеющимися возможностями.

Как использовать визитку

Всем известно, что визитка нужна человеку, чтобы представляться. Но не все умеют правильно пользоваться визитными карточками. Любой уважающий себя современный человек должен научиться это делать.

Итак, все ваши личные карточки должны храниться в специальной визитнице. Существует огромное их разнообразие, но наиболее серьезно смотрятся кожаные и металлические. Девушкам подойдут визитницы ярких цветов или с интересным тиснением. Так или иначе, визитница должна соответствовать человеку (и его должности) по стилю.

Подавать визитку следует лицевой стороной вверх и буквами к собеседнику, чтобы человек имел возможность прочитать написанное, не крутя и не переворачивая карточку. Доставать при этом карточку следует именно из футляра, а не стоять с заготовленной в руках пачкой. Визитницу следует держать в пределах легкой досягаемости, иначе собеседнику придется долго ждать, пока вы найдете маленький футлярчик в просторах огромной сумки.

В случае если кто-то протягивает визитную карточку вам, вы должны в ответ дать свою. Это непременное требование делового этикета. Именно поэтому никогда не выходите из дому без визитницы, а также следите, чтобы при вас всегда было достаточное количество карточек.

Когда вам вручают визитку, обязательно прочтите, что на ней написано, а не убирайте ее сразу. Многие люди пишут информацию о собеседнике на задней части визитной карточки. Это безусловно очень удобно. Но делать подобные заметки при владельце визитки нежелательно. Любой человек гордится своими карточками, ему неприятно, когда их «портят». Более того, никому не нравится, когда его оценивают. Запомните свои впечатления, а позже перенесите их на карточку.

 

Представляться с помощью визитной карточки нужно следующим образом. Произнесите свои имя и фамилию, должность и место работы, параллельно протягивая собеседнику карточку. Можно ограничиться только именем с фамилией. С первого раза это не всегда удается гладко, поэтому для начала можно поэкспериментировать с близкими людьми.

В случае если вы услышите, что кто-то, например, на вечеринке ведет беседу, касающуюся вашей области знаний, вам опять-таки могут помочь визитные карточки. Вы можете подойти к говорящим со словами: «Я невольно подслушал ваш разговор о ремонте. Я работаю в строительной компании и, возможно, смогу вам помочь». При этом следует протянуть свою визитку. Так вы неголословно представите и себя, и свою фирму.

Помните, что если компания сотрудничает с иностранными партнерами, то обязательно должны быть заготовлены визитные карточки на их языке (иногда встречаются «двуязычные» визитки, у которых на одной стороне написана информация на русском языке, а на другой — на иност­ранном). Это требование этикета и банальной вежливости. Кроме того, если вы собираетесь за границу, то нужно позаботиться об изготовлении визиток на языке той страны, куда вы едете. Ведь переводить вашу визитку попросту никто не станет.

В разных странах ритуалы обмена визитными карточками могут отличаться. Например, в Азии визитки вручаются двумя руками, а во время разговора их не следует убирать со стола, так как это будет воспринято как отсутствие культуры. Поэтому, прежде чем обмениваться визитными карточками с представителями других культур, лучше изучить особенности местного этикета.

*   *   *

Итак, крохотный кусочек картона играет в жизни современного человека заметную роль. Визитная карточка говорит о характере, особенностях индивидуума, месте, которое он занимает в обществе. Визитная карточка может представить человека в лучшем свете, а может опозорить его и выставить невеждой. Визитка помогает при знакомстве, упрощает первые минуты налаживания коммуникации. И главное — визитная карточка рождает то впечатление, которое вы и ваша компания произведете на собеседника. Поэтому дизайну визитки и умению с ней обращаться следует уделить внимание. Тогда недорогая картоночка может сослужить огромную службу вашему будущему.

Автор - руководитель имидж-агентства «Ген Гениальности», заместитель генерального директора компании «Блик»

Поделиться

Составляем положение о премировании



Источник:

Как правило, премии являются неотъемлемой частью системы оплаты труда. Перечень и размер стимулирующих выплат определяется каждым работодателем самостоятельно или в сотрудничестве с представителями трудового коллектива. Положение о премировании — это локальный нормативный акт о правилах назначения премий на конкретном предприятии. Рассмотрим порядок его подготовки.

Все локальные нормативные акты можно разделить на две группы — обязательные и необязательные. К обязательным относятся:

— правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);

— штатное расписание (предусмотрено постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении форм первичной учетной документации» и упоминается в статьях 15 и 57 ТК РФ);

— график отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);

— положение о порядке работы с персональными данными сотрудника (ст. 87 ТК РФ);

— правила (инструкция) по охране труда для работников (ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

Трудовой кодекс не содержит никаких требований о необходимости разрабатывать и иметь в наличии  положение о премировании. Так для чего оно необходимо?

Поделиться

Механизмы нейтрализации финансовых рисков

Виктор Москвин
Источник: Elitarium.ru

В системе методов управления финансовыми рисками предприятия основная роль принадлежит внутренним механизмам их нейтрализации. Внутренние механизмы нейтрализации финансовых рисков представляют собой систему методов минимизации их негативных последствий, избираемых и осуществляемых в рамках самого предприятия.

Поделиться

Система переработки информации и ее связь с принятием решений

Результаты психологических экспериментов свидетельствуют, что возможности человека при принятии решений ограниченны. Эти ограничения объективны и определяются особенностями человеческой системы переработки информации. Человек ищет удовлетворительное, а не оптимальное решение, достаточно устойчивое к изменению внешних факторов, а также подсознательно минимизирует свои усилия при поиске решения. В управлении применяется не только рациональный подход к принятию решений, но и интуитивный.

Поделиться

Цикл управления предприятием

Андрей Попов

Источник: Elitarium.ru

Полный цикл управления предприятием можно разложить на конкретные этапы: постановка целей предприятия, принятие решений и планирование мероприятий, исполнение и реализация планов, контроль за исполнением, анализ, формирование управленческого воздействия, а также корректировка планов и/или целей. Цикл управления более детализирован, нежели простой перечень функций управления и более практичен: его легче использовать в реальной практике хозяйствования и управления. На практике у многих предприятий цикл управления нарушен. Рассмотрим указанные этапы подробно.

В теории управления замкнутая цепочка «принятие решения — организация выполнения — контроль за процессом выполнения — обратная связь для корректировки решения или процесса выполнения» называется циклом управления, а ее звенья образуют этапы цикла. Тем не менее, этапов цикла управления больше чем функций, потому что некоторые функции для своей реализации требуют более одного шага.

  1. Постановка целей предприятия.
  2. Принятие решений и планирование мероприятий.
  3. Исполнение: реализация планов.
  4. Контроль за исполнением.
  5. Анализ.
  6. Формирование управленческого воздействия.
  7. Корректировка планов и/или целей.

Цикл управления более детализирован, нежели простой перечень функций управления и более практичен: его легче использовать в реальной практике хозяйствования и управления. Рассмотрим указанные этапы подробно.

1. Постановка целей

Цикл управления предприятиемВыработка и установка целей на уровне компании — исходный пункт работы всей фирмы. Но цели предприятия неоднородны, зачастую неочевидны, и между ними, в свою очередь, существует определенная иерархия.

В теории отправным пунктом постановки целей предприятия является формирование бизнес-идеологии: миссии предприятия, ценностей, ориентиров и принципов ведения бизнеса. Определив предназначение компании и свое представление будущего, руководство получает возможность определить направление развития фирмы и поставить цели этого развития. На практике продуманные, четкие формулировки миссии и ценностей встречаются далеко не всегда. Еще чаще они формулируются как придется, не отражают реальных ценностей владельцев и топ-менеджеров и, что еще хуже, не дают основы для разработки стратегии и постановки финансовых целей Финансовые же цели, в свою очередь, являются отправной точкой бюджетирования. Без миссии у бюджетного управления в известном смысле исчезает точка опоры; привязка к реальной практике хозяйствования остается, а привязка к будущему исчезает.

2. Принятие решений и планирование

Это второй этап цикла управления на предприятии. Но этот этап неоднороден, так как он включает в себя планы разных уровней: стратегические, оперативные, тактические или текущие. Принятие решений на каждом из уровней имеет свои принципиальные особенности. Этот этап предполагает создание структуры планов (бюджетов) предприятия с характерными для каждого плана (бюджета) показателями и методами их получения — прогнозирования или планирования. Первым идет стратегическое планирование.

Стратегический план развития — это логическое продолжение концепции развития компании, своего рода переложение миссии на язык долгосрочных планов (3-5 и более лет) с учетом наличных рыночных условии. Можно использовать и более простую формулировку: стратегическим считается план мероприятий по достижению целей, поставленных перед компанией на долгосрочный период.

Цели любого временного горизонта могут быть количественными или качественными, а также экономическими или неэкономическими. Но в любом случае количество целей верхнего уровня должно быть небольшим. Можно утверждать, что основными являются стоимость компании, если владельцы планируют получить выгоду от продажи бизнеса, и ROI, если главной выгодой является получение дохода при сохранении владения бизнесом.

Цели краткосрочного периода, которые фактически служат тактическим средством достижения долгосрочных задач, — это рост компании, захват определенной доли рынка или, в особых случаях, выход из кризиса. Формулировка любой цели должна отвечать так называемому критерию SMART, т. е. цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, взаимоувязанной (с другими целями, способами достижения, обстоятельствами и т. д.), а также имеющей временные границы.

Продолжительность «долгосрочного» периода заранее указать невозможно, так как этот параметр существеннейшим образом отличается от отрасли к отрасли. За тот срок, в точение которого на судоверфи сооружается судно по текущему плану (2-3 года), стратегия пищевого предприятия успевает поменяться 3-4 раза. Стратегический план таким образом приобретает форму долгосрочного бюджета. Чем дальше временной горизонт планирования, тем ниже требования к точности, поэтому задача долгосрочного бюджета — не предвидение будущего, а поиск ответов на ключевые вопросы:

  • общая характеристика рыночной стратегии (агрессивная, стабильная...);
  • основные закономерности функционирования предприятия (доля переменных расходов в доходах, режим финансирования постоянных расходов — на существующем уровне, более щедрый или экономный и т. д.);
  • основные изменения в производственных фондах компании. По этой причине для долгосрочного бюджета обязательным является бюджет капитала, не упомянутый в перечне основных текущих бюджетов.

Ключевые ориентиры — прибыль, доля рынка, капитализация компании и др.

3. Исполнение

Исполнение, подобно планированию, также подразделяется на две части:

1) исполнение, ориентированное на длительное приспособление компании к нуждам бизнеса. Оно предполагает:

  • создание и/или изменение организационной структуры предприятия;
  • первоначальное распределение обязанностей среди персонала и внесение изменений;
  • постановка бизнес-процессов;

2) исполнение в текущем периоде, которое предполагает управление организацией и сложившихся рамках. Оно включат в себя:

  • отбор, обучение и оценку деятельности персонала;
  • собственно организацию текущей деятельности.

Считается, что, ежедневно выполняя свои производственные задания, каждый сотрудник тем самым ведет компанию к достижению целей долгосрочного периода. На самом деле, это утверждение больше отражает мечты руководителя о гармонии текущего момента и отдаленной перспективы. Реализоваться эти мечты могут только при соблюдении следующих условий:

  • задания согласованы между собой, с целью текущего этапа развития предприятия, а цель текущего этапа способствует достижению долгосрочной цели. В реальности между заданиями, выдаваемыми разным сотрудникам, между заданиями и целями, между задачами разных уровней существует некоторое расхождение. Оно может быть минимальным и практически неощутимым, а может складываться в драматическое расхождение, когда выполнение текущих заданий отдаляет компанию от долгосрочной цели;
  • задания не допускают двусмысленного толкования. В противном случае возможны ошибки, в т.ч. систематические, которые будут накапливаться;
  • задания не оставляют сотруднику свободного времени, когда он (она) мог бы проявить неуместную активность. Предполагается, что раз сотрудник работает, то он занят полный рабочий день. К сожалению, это не так, и масса людей на рабочем месте занята чем угодно, кроме работы — от относительно безобидных развлечений в незанятые моменты до собственной трудовой деятельности, составляющей конкуренцию деятельности родной компании;
  • сотрудник способен выполнить задание, сделать это своевременно и плюс к этому быть удовлетворенным размером и принципами вознаграждения. Если это не так (неспособен, недостаточно времени, недоволен заработком), неизбежны накладки, отказы от работы, прямой саботаж, со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Эти условия невозможно реализовать без осознания миссии предприятия, корректно составленных организационной и финансовой структуры, эффективных бизнес-процессов, обоснованных бюджетов, работающей мотивации. Отсутствие или невнятность миссии приведут к несогласованности заданий и двусмысленному их толкованию, некорректные структуры приводят к недостаточной загрузке персонала и разбазариванию ресурсов.

4. Контроль

В работе менеджера исполнение и контроль тесно связаны друг с другом. Давая очередное поручение, менеджер держит в голове оценку выполнения этим сотрудником предыдущего аналогичного поручение.

Контроль в рамках системы бюджетного управления как раз и осуществляется через системы учета, соответствующие каждому из видов информации:

  • контроль финансовой деятельности происходит через управленческий или только бухгалтерский учет и производные от них показатели;
  • контроль производственно-хозяйственной деятельности — через систему хозяйственного учета и опирающуюся на нее систему экономических показателей, а также при помощи статистического учета и нормативной информации;
  • контроль качества управления — посредством использования нормативной и статистической информации и т.д.

5. Анализ

Анализ исполнения бюджета проводится на основе данных той или иной системы учета, адекватной решаемой задаче. Он нужен для решения достаточно широкого круга задач, которые могут быть объединены в две большие группы.

Во-первых, для оценки исполнения плана и корректировки последующих бюджетов, а зачастую — и политики компании. Основные вопросы, которые мы при этом должны решить, формулируются следующим образом:

  • Какова общая оценка исполнения бюджета в отчетном периоде» т. е, хорошо мы сработали или плохо?
  • Наблюдающиеся отклонения являются результатом внешнего воздействия или наших усилий?
  • Причины наблюдающихся отклонений носят кратковременный характер или останутся в будущем?
  • Учитываем ли мы эти отклонения на будущее и корректируем ли по этим причинам бюджет? И т. д.

Во-вторых, для оценки качества планирования. При этом мы ищем ответы на следующие вопросы:

  • Если бюджет исполнен с большим превышением — был ли план отчетного периода достаточно напряженным?
  • Если бюджет исполнен плохо — был ли план отчетного периода реальным?
  • Если нормативы были выполнены, не пора ли сделать их строже?
  • Если нормативы не выполняются — в чем причины, не требуется ли доработка нормативной базы?
  • Какие из нормативов разумно использовать как базу для оплаты труда?
  • Требуется ли пересмотр методов прогнозирования и планирования будущих бюджетов, структуры бюджета? И т. д.

После получения ответов на эти вопросы мы можем перейти к следующему этапу.

6. Формирование управленческого воздействия

На этом этапе происходит подготовка последующих действий, которые будут направлены на достижение поставленных целей с учетом возникших отклонений. Попросту говоря, руководители компании в ходе анализа увидели отклонения факта от плана (прогноза), выявили их причины, оценили ситуацию и на этом этапе начинают генерировать соответствующие управленческие решения. Однако помимо генерирования решений на этом этапе требуется проведение дополнительных процедур, ориентированных как на согласование возникающих вопросов между собой, так и на отбраковку решений, которые хоть и хороши сам и по себе, но нецелесообразны в общем пакете. Также требуется «обкатать» принятые решения с учетом свежих данных об изменениях во внешней среде и о тенденциях внутри самого предприятия, которые получены в холе анализа. «Обкатка» нередко приобретает форму составления нескольких сценариев бюджета. И только потом наступает черед последней стадии цикла управления.

7. Корректировка планов

Проведение корректировки планов, а в отдельных случаях и целей компании, является завершением цепи обратной связи и управленческого цикла вообще. На управленческих решениях предыдущего этапа корректируются планы — как оперативные, так и стратегические, И цикл управления начинается заново.

Таким образом, на разных этапах цикла управления должны решаться соответствующие содержанию этапа задачи.

Таблица 1. Задачи создания и оптимизации отдельных этапов цикла управления

Этапы цикла управления Задача создания этапа Задача оптимизации этапа для его полноценного функционирования
Постановка целей предприятия Цели предприятия должны быть, сформулированы Цели предприятия должны быть адекватны миссии предприятия, внешней и внутренней ситуации и учтены в корпоративной культуре
Принятие решений (планирование мероприятий) На предприятии должен быть прогноз деятельности, исполняющий функции ориентира (плана) План деятельности должен составляться в нескольких вариантах (сценариях), признаки реализации каждого из вариантов должны быть известны, критерии принятия решении дня каждого сценария используются в текущей деятельности
Исполнение (реализация) планов Текущая деятельность должна увязываться с планами предприятия Планы должны быть развернуты и детализированы до такой степени, чтобы увязка текущей деятельности с ними была естественной
Контроль за исполнением Контроль исполнения планов должен быть периодическим Периодический контроль приобретает форму мониторинга
Анализ Проводится периодически и даст необходимую информацию для принятия управленческих решений Проводится периодически с частотой, соответствующей частоте принятия решений по каждому виду ресурсов; углубление анализа возможно для решения практически любой управленческой задачи
Формирование управленческого воздействия Происходит но базе анализа исполнения планов Происходит на базе анализа исполнения планов с учетом прогноза развития событий по нескольким сценариям
Корректировка планов и/или целей Происходит периодически Происходит периодически или с частотой, которая определяется изменением внешних и/или внутренних условий

К чему ведут проблемы на разных этапах цикла управления

На практике у многих предприятий цикл управления нарушен: одни предприятия не имеют сформулированных целей, у других планирование носит локальный характер. Это означает, что планы составляются только для отдельных подразделений или сторон деятельности и не доводятся до результатов деятельности компании в целом. Самый простой пример — планирование продаж с учетом только себестоимости продукции и без учета связанных с продажами затрат на продвижение и обслуживание клиентов, а также документацию и прочее. Итогом может оказаться куда меньшая прибыль, чем планировалось, а также проблемы с дебиторской задолженностью и банковским финансированием.

Частой проблемой является несоответствие оргструктуры, которая осталась от прежних времен, сегодняшним потребностям бизнеса. Это болезненная ситуация, потому что и сохранение неадекватной оргструктуры ведет к потерям, и построение новой требует затрат нервов, времени и средств. Да и старая имеет серьезную инерцию, проявляющуюся даже после формального изменения внутренних связей в компании.

Еще чаще встречается отсутствие или неполнота системы управленческого учета, что делает невозможным качественный анализ исполнения бюджета: мы получаем данные недостоверные, неполные или просто несвоевременно, с большим запаздыванием.

Отсутствие плана означает для сотрудников предприятия отсутствие информации о том, за что будут «карать», а за что — «миловать»; персонал дезориентирован и не способен принимать даже банальные текущие решения.

Недостаточный контроль исполнения чреват срывом планов, ухудшением качества работы, падением дисциплины, перерасходом ресурсов и многими другими.

Нерегулярный или неполным анализ искажает картину происходящего на предприятии и не позволяет верно оценить как достигнутое, так и перспективы. Предприятие напоминает путника, который не понимает, где находится.

При возникновении перечисленных проблем, одной или нескольких сразу, два последних этапа цикла управления — формирование управленческого воздействия и корректировка — осуществляются без системной поддержки, а только на основе опыта и интуиции высших менеджеров предприятий. Приведем несколько примеров.

1. Крупная торговля сеть работала в условиях жесткой конкуренции. При этом владельцы компании требовали от руководства максимизации прибыли, которая год от года становилась все меньше. Для восстановления привычного уровня дивидендов в бюджет была заложена экономия по всем разумным и неразумным статьям. Результат? Обеднение ассортимента, снижение привлекательности магазинов, потеря еще части покупателей. После проведения диагностики ситуации при помощи экспресс-анализа и формулировки текущей финансовой цели как «максимальной доли рынка» был составлен новый бюджет, ориентированный на расширение продаж и поиск сценария развития, который бы при этом обеспечивал минимально приемлемые дивиденды. Такой вариант был найден, что привело не только к восстановлению рыночных, позиций компании, но и к значительному смягчению конфликта между владельцами и менеджерами сети.

2. Успешная компания по оптовой торговле стройматериалами имела среди своих топ-менеджеров исключительно талантливого коммерческого директора с острым «нюхом» на входящую в моду продукцию. Миссией компании был «вывод на рынок новых, более эффективных продуктов», стратегией — лидерство по издержкам, по лучшему соотношению «цена/качество». В результате успешного следования миссии компания стремительно развивалась даже тогда, когда ее конкуренты один за другим оказывались банкротами. Прогноз продаж коммерческий директор торжественно обязался перевыполнить «минимум на 20%». И действительно перевыполнил — на 25%. Только забыл об ограниченности складских площадей. Проблему, конечно, решили, но гораздо дороже, чем это обошлось бы при наличии комплексного плана и упреждающих действий.

3. Экспортно-импортная компания, торгующая черными металлами, просто не знает результатов своей деятельности, так как работает через оффшор и не умеет сопоставлять данные одной национальной финансовой отчетности с другой. По этой причине не понимают, что нужно изменить в официальном балансе, чтобы получить дополнительный банковский кредит, который нужен для крупных закупок ввиду близящихся изменений конъюнктуры. Время идет, кредита нет, следующая такая возможность может не представиться. Между тем прогнозная финансовая отчетность и ее анализ достаточно легко подсказали бы, что надо изменить в учете для достижения договоренности с кредиторами.

Автор - кандидат экономических наук, преподаватель дисциплины "Финансы организаций (предприятий)" кафедры финансов и кредита экономического факультета Воронежского государственного университета.

Поделиться

Так говорил Макиавелли

Дмитрий Гусев

Источник: Elitarium.ru

Идеи Макиавелли дали жизнь современной теории элит и повлияли на автора теории менеджерской революции. На него ссылаются теоретики бюрократии, постиндустриального общества и политического прогнозирования. Специалисты упоминают четыре принципа Макиавелли, которые повлияли на развитие современного социального управления: 1) авторитет коренится в поддержке сторонников; 2) подчиненные должны знать, что они могут ожидать от лидера; 3) лидер должен обладать волей к выживанию; 4) лидер — всегда образец справедливости. Если систематизировать суждения Макиавелли, то его философия управления приобретает вполне современное звучание. Рассмотрим их.

Так говорил МакиавеллиИдеи Н. Макиавелли дали жизнь современной социологической теории элит (В. Парето, Г. Моска, Ч. Миллс) и повлияли на автора теории менеджерской революции Дж. Бэрнхейма. На него как авторитет и предтечу ссылаются теоретики бюрократии (М. Вебер, Р. Михельс), постиндустриального общества и политического прогнозирования (Д. Белл, Г. Кан и др.).

Специалисты упоминают четыре принципа Н. Макиавелли, которые повлияли на развитие современного социального управления: 1) авторитет, или власть лидера, коренится в поддержке сторонников; 2) подчиненные должны знать, что они могут ожидать от своего лидера, и понимать, что он ожидает от них; 3) лидер должен обладать волей к выживанию; 4) лидер — всегда образец мудрости и справедливости для сторонников.

Если систематизировать разноречивые суждения Н. Макиавелли, то его социальная философия управления приобретает вполне современное звучание. Рассмотрим их.

Страсть к приобретению и страх потерять. Правитель, желающий добиваться успеха в своих начинаниях, должен сообразовывать свои действия с законами необходимости и образом поведения подчиненных. Сила на его стороне, если он учитывает психологию людей, знает их особенности, достоинства и недостатки. Очевидно, что действиями людей наряду с другими качествами правит честолюбие. Надо выяснить, кто честолюбивее и потому опаснее для власть предержащего: желающие сохранить то, что имеют, или стремящиеся приобрести то, чего у них нет. Оба мотива к власти, за которыми стоит страсть к разрушению, одинаково порочны. Богатые, имеющие в своем распоряжении рычаги власти, и бедные, стремящиеся завоевать эту власть, в принципе ведут себя одинаково. Аморальность зависит не от социального происхождения, а продиктована участием в борьбе за власть.

Победителей не судят. Там, где ошибаются многие, не наказывают никого. Карают, как правило, за мелкие проступки, а за крупные — награждают. Победа не вызывает позора, какой бы ценой она ни была одержана.

Воля к власти. Ориентация на власть, стремление ее достичь таит потенциальную опасность для социального порядка, гарантом которого может быть только тот, кто эту власть уже имеет. Свойство стремиться наверх не зависит от личных достоинств и недостатков, оно действует в людях наподобие объективного закона, не зависящего от их воли и сознания. Успех в продвижении наверх зависит не столько от ориентации на власть, сколько от наличных средств (денег, связей и т. д.). Имея многое, богатые фактически злоупотребляют тем, чем уже обладают, поэтому «богатое» честолюбие опаснее «бедного», ибо возбуждает в людях, не обладающих властью, желание овладеть ею и всем, что сопряжено с властью, — богатством и почестями.

Свобода как мотив человеческих поступков. Наряду с властью несомненной ценностью для людей обладает свобода. Если власть чаще стремятся захватить, то свободу — не потерять. При этом человек может смириться с утратой власти или чести, смириться даже с потерей политической свободы, но он никогда не смирится с утратой имущества.

Толпа идет за видимостью успеха. Толпа — всегда большинство, но не всякое большинство — толпа. Народ, послушный воле необходимости или разума, не есть толпа. Толпой управляют страсти скорее дурные, чем хорошие. Люди обычно неблагодарны, непостоянны, лживы, боязливы и алчны. Чтобы не попасть в неудобное положение, правителю лучше не питать иллюзий и заранее предполагать всех людей злыми. Толпе свойственно принимать видимость за действительность, считать, что достигнутый успех оправдывает любые, даже самые нечестные средства, если они находятся в руках власть предержащих.

Страх и любовь. Тот, кого боятся, способен управлять так же легко, как и тот, кто любим, ибо поведением людей руководят два главных мотива — страх и любовь. Страх прочнее и тверже, а любовь очень тонка. Она держится на крайне зыбкой основе — человеческой благодарности. Но благодарность легко разрушается, и злой человек готов воспользоваться любым предлогом, чтобы ради личной корысти изменить ей.

Честный ошибается чаще. Чаще всего терпит крушение честный правитель, ибо он мерит людей на свой лад, т.е. представляет их лучше, чем они есть. В отличие от него умный правитель изучает то, что есть в действительности. Если правитель стремится добиться власти, признания или лидерства, ему надо пользоваться символами, проистекающими из мотива любви. Но удержать ее можно, лишь полагаясь на мотив страха. Ведь существует всего два способа достижения цели — закон и насилие. Правитель должен уметь пользоваться обоими способами.

Руководитель не должен быть щедрым. Правитель не должен быть щедрым настолько, чтобы эта щедрость наносила ему ущерб. Но он не должен бояться также осуждения за пороки, без которых невозможно сохранить за собой власть. Умный лидер — это всегда взвешивающий все обстоятельства и последствия своих поступков правитель. Круг анализируемых им обстоятельств должен быть достаточно велик, чтобы понять простую модель: существуют добродетели, обладание которыми ведет к гибели, и есть пороки, усвоив которые, можно достичь безопасности и благополучия. Когда на чашу весов поставлено высшее социальное благо — порядок и стабильность, правитель не должен бояться прослыть жестоким. Для острастки лучше казнить столько, сколько надо, ибо казни касаются все-таки отдельных лиц, а беспорядки — бедствие для всех.

Полезнее держать в страхе. Что для лидера лучше — внушать страх или любовь? В принципе лучше, конечно, сочетать оба мотива, но поскольку в жизни такое недостижимо, для личной выгоды правителя полезнее держать подданных в страхе. Но поступать надо так, чтобы страх не перерос в ненависть. Достичь необходимой меры нетрудно, памятуя, что главное — не посягать на имущественные и личные права подданных.

Быть щедрым — значит быть зависимым. И еще одно правило: предусмотрительный правитель не должен выполнять все свои обещания. Он обязан сделать это лишь в том случае, если невыполнение наносит ему вред. Быть добрым — значит стать зависимым от подчиненных. А там, где есть зависимость, возникают нерешительность, малодушие и легкомысленность, т.е. качества, недопустимые для руководителя. Народ презирает в первую очередь малодушных, а не жестоких. Вывод: чтобы удержать власть, надо быть порочным.

Вознаграждай постепенно, наказывай залпом. Управляя людьми, их надо либо ласкать, либо угнетать. Люди мстят, как правило, только за легкие обиды и оскорбления. Поэтому угнетение должно быть настолько мощным, чтобы отнять всякую надежду на сопротивление. Добрые дела и благодеяния правильнее расточать по капле, чтобы подчиненные имели достаточно времени для благодарной оценки. Наградами и повышениями по службе дорожат, когда они редки. Напротив, наказание лучше осуществлять сразу и в больших дозах. Единовременная жестокость переносится с меньшим раздражением, нежели растянутая во времени. Там, где есть раздражение, управлять поведением людей нельзя. Итак, зло нужно творить сразу, а добро — постепенно; гораздо надежнее внушать страх, чем быть любимым. И еще: зло причиняет людям боль, а добро приедается, и оба чувства ведут к одному и тому же результату.

Качества льва и свойства лисицы. Правитель не обладает всеми добродетелями одновременно. Поэтому важно не то, какой он есть, а то, каким он кажется подданным. Толпа с удовольствием идет за видимостью успеха. Мудрый лидер соединяет в себе качества льва (силу и честность) и лисицы (мистификацию и искусное притворство), т. е. качества прирожденные и приобретенные. При этом лучше все же быть напористым, чем осмотрительным.

Природа создала людей такими, что они могут желать, чего угодно. Но не всегда могут этого добиться. Между двумя полюсами — желаемым и действительным — возникает опасное напряжение (неудовлетворенность), способное надломить человека, сделать его завистливым, коварным или жадным. При этом зависть порождает врагов, напористость — сторонников.

Неудовлетворенность — стимул к движению. Мы таковы, что отчасти хотим большего, чем имеем, отчасти боимся потерять уже приобретенное. Поэтому стимул к движению постепенно превращается в его тормоз: мы становимся врагами самим себе. Тогда-то и настает час оборотней: зло предстает в маске добра, а добро используется во зло. Во всем нужна мера.

Желание приобретать — свойство вполне естественное. Когда одни стремятся к этому в меру своих сил, другие будут не завидовать, а хвалить. Плохо, когда они не могут, но добиваются, не заслуживают, но получают.

Личность и безликость. Любимцев судьбы очень мало, честные и благородные составляют меньшинство. Их можно назвать личностями, большинство же — безликая толпа. Притворство и есть та маска, которую вынуждены носить неличности, чтобы скрыть обман и коварство. Поэтому о людях вообще можно сказать, что они притворщики. Чувство собственного достоинства выступает у них не абсолютным императивом, а лишь пассивной формой выражения честолюбия и страсти к приобретению.

Принцип относительности. Люди независимо от того, нравственны они или нет, стремятся к одной цели — славе и богатству. Хотя каждый выбирает к этой цели свой путь — одни поступают осмотрительно, другие берут смелостью, одни прибегают к хитрости, другие к насилию, — все они способны добиться успеха несмотря на то, что образ их действий противоположен. Такое возможно потому, что несмотря на противоположность и тот, и другой образ действий соответствует конкретным обстоятельствам, данной минуте. То, что хорошо в одно время, может быть дурно в другое. Также и выбор цели зависит от обстоятельств: нельзя стремиться установить демократию в развращенном обществе, или, напротив, монархию — в свободолюбивом. Цель следует сообразовывать со средствами, а средства — с обстоятельствами и результатами.

Относительность и принцип разграничения. Принцип относительности управления гласит: выбор средств соотносится с ситуацией, оценка результата — со средствами; наконец, все вместе — цель, средства, ситуация — должны соотноситься между собой. Политик не может руководствоваться нравственными нормами, ибо политика — сфера относительного, нравственность — область абсолютного. Стало быть, с принципом относительности тесно связан принцип разграничения политики и морали: политику нельзя судить с нравственных позиций. С этим связана идея разделения власти на политическую и религиозную.

Кругооборот форм правления. В основе его лежит концепция циклического развития государственных форм (демократия — олигархия — аристократия — монархия). Монархия легко превращается в тиранию, аристократия — в олигархию и т. д. Циклическое развитие форм правления напоминает идею кругооборота, взаимообращение добра и зла. В движении и кругообороте пребывает практически все — материальные объекты, формы правления, человеческие дела. Природа не позволяет вещам находиться в покое. Достигнув предела совершенства, дальше которого двигаться уже невозможно, государство вступает на обратную дорогу. Маятниковое движение «вверх-вниз-вверх» совершают государства, добро и зло, человеческие поступки. Кругооборот возможен именно в силу относительности противоположных состояний — добра и зла, низа и верха, упадка и подъема. Они легко превращаются друг в друга.

Существуют три хорошие, или основные, формы правления (монархия, аристократия и народное правление) и три плохие, или извращенные (тирания, олигархия и анархия). Вторые так похожи на первые, что легко переходят одна в другую. Основатель любой из трех хороших форм правления способен установить ее лишь на короткое время, ибо никакое средство не удержит ее от превращения в свою противоположность из-за подобия.

Принцип принятия решений. Кругооборот событий создает единую цепь взаимосвязи явлений в природе и обществе. Рассматривая человеческие дела, мы все больше убеждаемся в непререкаемости закона: никогда нельзя устранить одно неудобство, чтобы из этого не возникло другое. Если хочешь сделать народ сильным и великим, то придется воспитать в нем качества, благодаря которым уже нельзя будет управлять им по своему желанию. Если оставить слабым и малочисленным, дабы иметь возможность удобно править им, он станет столь ничтожным, что не сумеет сохранить свое благосостояние и власть. Принимая управленческие решения, лидер должен тщательно взвешивать, на стороне какого из них меньше неудобств. Его и следует брать за основу, ибо безупречных решений не бывает. Весьма сомнительным представляется другой путь: взвешивая альтернативы, выбирать ту, которая сулит больше выгод и удобств.

Резюме

1. Идеи итальянского политического деятеля и историка Н. Макиавелли способствовали развитию многих социально-философских и социологических учений, и прежде всего теории социального управления. Основные принципы его философии управления существенно повлияли на формирование современного менеджмента. Технология социального управления Н. Макиавелли основана на глубоком знании социально-психологических закономерностей поведения людей, но в отличие от концепции социального управления Конфуция и других мыслителей прошлого она отделяет политику от морали (идея разделения духовной и светской власти).

2. Стремление к власти объективно свойственно людям, но участие в борьбе за власть аморально. Поэтому Н. Макиавелли, описывая как социальный мыслитель эффективную технологию власти, оставляет за каждым читающим право использовать ее в своей практической деятельности и в отношениях с другими людьми.

3. Концепция циклического развития государственных форм правления представляет собой кругообразную и маятниковую форму: смена сословных форм правления (монархия — аристократия — демократия) происходит по кругообразному типу, а смена внутрисословных форм (превращение монархии в тиранию, аристократии — в олигархию, демократии — в анархию) — по маятниковому типу.

Автор - кандидат философских наук, доцент кафедры философии Московского педагогического государственного университета.

Поделиться

Как удержать из зарплаты неиспользованные командировочные



Источник:

В письме от 09.08.07 № 3044-6-0 Роструд России разъяснил, как удержать из зарплаты суммы, неиспользованные в период служебной командировки.

Чиновники отметили, что по возвращении из служебной командировки работник обязан:

- составить авансовый отчет по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55;

- сдать остаток неиспользованного аванса в кассу организации.

Поделиться

Ритуальное общение

Виталий Третьяков

Источник: Elitarium.ru

В реальной жизни существует огромное количество ритуалов, подчас очень разных ситуаций, в которых каждый участвует только как некоторая маска с заранее заданными свойствами, и которые требуют от участников только одного — знания правил игры. Целью ритуального общения является не изменение другого, не воздействие на него, а подтверждение себя — своих мнений, своих представлений. Если человек хорошо ориентируется в ситуации, если он компетентен в ритуалах, то эффективность общения будет для него высокой: он укрепит свою самооценку и представление о мире

Ритуальное общениеЛюбой человек в различные моменты жизни общается совершенно по-разному. Однако в общении практически каждого человека можно выделить некоторую общую составляющую — его стиль общения, т.е. наиболее предпочитаемые им способы понимания других людей, коммуникации и действия в общении. Индивидуальный стиль общения как бы извлекается из определенного рода ситуаций, где необходимо именно такое общение, и распространяется как основной способ подхода к любым другим ситуациям, становясь принадлежностью данного человека.

Выбор того или иного основного стиля общения определяется очень разными и сложными причинами — опытом его общения, его представлением о людях и о жизни вообще, его личностными особенностями. Но самое существенное, что сам этот выбор формирует затем и опыт человека, и его отношение к людям, и его ожидания в различных жизненных коллизиях, становится составляющей его личности.

Ритуальное общение — индивидуальный стиль общения, свойственный очень многим людям.

Этот стиль ведет свое происхождение от социальных, межгрупповых ситуаций общения, где главной задачей партнеров является поддержание связи с социумом, подкрепление представления о себе как о члене общества. При этом важно, что партнер в таком общении является как бы необходимым атрибутом выполнения ритуала. В реальной жизни существует огромное количество ритуалов, подчас очень разных ситуаций, в которых каждый участвует только как некоторая маска с заранее заданными свойствами и которые требуют от участников только одного — знания правил игры.

В подобном стиле осуществляются многие контакты, разговоры, которые со стороны, да иногда и изнутри, кажутся бессмысленными, бессодержательными, так как они на первый взгляд совершенно неинформативны, нецеленаправлены, не имеют и не могут иметь никакого результата. Ну, действительно, какой, казалось бы, смысл в общении, предположим, на некоем дне рождения. Все присутствующие знают друг друга лет двадцать, собираются вместе раза три-четыре в год, сидят по нескольку часов и говорят все об одном и том же. И мало того, что темы разговоров в сущности не меняются, так, кроме этого, каждый наверняка может предсказать точку зрения любого по любому вопросу. Казалось бы, абсолютно бессмысленная трата времени, которая должна вызывать только раздражение. Это иногда и случается, но редко — гораздо чаще мы получаем от такого рода заседаний удовольствие. Мало того, чем больше «отягчающих» обстоятельств — чем больше стаж знакомства, чем меньше новых людей (интересно, что в таких компаниях с трудом приживаются даже собственные дети), чем меньше неожиданных точек зрения — тем больше удовольствия. Зачем же это нам нужно?

Описанное общение — типичный случай ритуального общения, где главным делом является подкрепление своей связи со своей группой, подкрепление своих установок, ценностей, мнений и т.д., повышение самооценки и самоуважения. Отмеченные черты этого общения — ненаправленность, неинформативность, бессодержательность, невовлеченность или малая вовлеченность партнеров в общение — во многом характерные признаки ритуального общения.

Как воспринимается партнер в ритуальном общении? Да, в общем, никак. Так как партнер — всего лишь необходимый атрибут, в принципе не единственный и легко заменимый, то его конкретные индивидуальные особенности несущественны. Это верно и тогда, когда мы знаем человека «как облупленного», и когда мы его в первый раз видим. Важно только одно — его компетентность относительно конкретного ритуала. До тех пор пока человек находится в рамках ритуала, его восприятие и понимание как бы не нужны. Вспомним широко известное определение зануды — «это человек, который на вопрос "Как живешь?" начинает подробно рассказывать, как он живет». Иными словами, мы понимаем или воспринимаем человека как зануду (т.е. приписываем ему свойство «занудность») только тогда, когда он выходит за рамки ритуала. Если же он не выходит за них (например, на этот сакраментальный вопрос говорит «нормально»), то мы о нем ничего конкретного сказать не можем — да нам это и не нужно.

В ритуальном общении для нас существенно следование роли — социальной, профессиональной или межличностной. Скажем, на вопрос «Как живешь?» надо отвечать что-то вроде «Нормально», «Прекрасно», «Отлично» и т.д., а вот ответ «Отвратительно», предполагающий в дальнейшем вопрос «А что так?» и последующую беседу на эту тему, — это уже выход из ритуала приветствия и переход к другому общению. Человек, отвечающий «Отвратительно», в данном случае выходит из рамки своей ритуальной роли. Межличностные роли тоже существенны в ритуальном общении. Скажем, некто всегда в компании выполняет роль «Весельчака». Если в такой компании в ритуальном разговоре о спорте или о политике он вдруг начнет высказывать какие-нибудь скептические мысли, это нарушит ритуал и вызовет удивление.

С точки зрения атрибуции причин поведения, один из интереснейших фактов — это малая информативная ценность для атрибуции строгого ролевого поведения и, наоборот, большая ценность выходящего из роли поведения. Но в ритуальном общении партнеры обычно строго выполняют свои роли и потому воспринимают друг друга, мягко говоря, схематично.

Гораздо большее значение для ритуального поведения играют восприятие ситуаций общения и та самая коммуникативная компетентность, о которой мы уже говорили. Действительно, для ритуального общения чрезвычайно важно правильно опознать ситуацию общения, с одной стороны, и представлять себе, как в ней себя вести, — с другой. Например, кто-то уходит из гостей. Он уже одет, уже стоит в дверях, но все не уходит, что-то говорит, говорит — десять минут, полчаса, час. Человек не опознает ситуации, в которой должен быть ритуал прощания, а продолжает существовать в ситуации «застольная беседа». Для хозяев же это именно ритуал прощания, который происходит явно неправильно, гость не выполняет ролевые ожидания, и его начинают воспринимать как надоедливого, назойливого и т.п. человека.

Роль коммуникативной компетентности в ритуальном общении хорошо видна по многим известным примерам.

Если кто-нибудь, разговаривая с вами, положит вдруг ноги на стол, то, это, скорее всего, будет расценено как неуважение, хотя хорошо известно, что, например, в США — это обычный стиль поведения в определенных кругах. На вопрос «Как поживаете?» в англоязычных странах принято отвечать «прекрасно». И если в соответствии с нашими нормами сказать «так себе» — это выбьется из ритуала и вызовет тревогу у собеседника. В некоторых культурах в гостях принято отрыгивать, показывая, что обед понравился. Однако в нашей культуре громкая отрыжка после еды вряд ли произведет должное впечатление; скорее всего, гостя больше никогда не пригласят в дом. Таких примеров можно привести огромное количество. Важно понять, что ритуалы детерминируются культурными нормами, знание которых необходимо для их успешного выполнения.

Точно так же, как и перцептивная сторона ритуального общения, коммуникативная сторона диктуется особенностями конкретного ритуала. Им определено и содержание сообщения, и конкретные приемы, используемые в коммуникации. В сущности, безразлично, что именно будет обсуждаться за праздничным столом — политика или последние моды, главной характеристикой здесь будет не тема, а ее приемлемость в данном ритуале данной группы. Скажем, за столом принято говорить о том, что видели по телевизору, а на лестнице во время курения — о политике. И тогда, скорее всего, приходя с лестницы в комнату «политики» превращаются, скажем, в «искусствоведов», и наоборот.

Приемы коммуникации также будут целиком зависеть от конкретного ритуала. Тут важно отметить, что в ритуальном общении никогда или почти никогда реально не стоит задача изменения точки зрения или мнения, установки партнера. Более того, в этих случаях вообще не предполагается какое-либо изменение, оно с начала и до конца заданное, неизменяемое соотношение сил и мнений, с которым все знакомы, и которого необходимо придерживаться. Даже если есть разница мнений — это такая же часть ритуального общения, как и единство мнений.

Итак, если нет задачи изменения мнений, воздействия на другого, то, следовательно, нет и задачи убеждения, а значит, и нет нужды использовать какие-то специальные приемы. Выяснив, например, разницу во взглядах, ее принимают во внимание и тщательно обходят этот пункт. А если все-таки есть какие-то приемы, направленные на повышение эффективности воздействия, то чаще всего эти приемы — тоже часть ритуала. Например, межличностная роль «эрудит» предполагает ссылки на источники, авторитеты, принятая роль в компании «я человек простой» предполагает... и т. д.

С другой стороны, существуют сложные ритуалы, в которых в обязательном порядке включены определенные приемы воздействия. Например, ритуал защиты диссертации. Обычно все происходящее, включая, кто и что скажет, а также и результат голосования, известно заранее. Однако диссертант должен убеждать, оппонент спорить и т.д. Важным показателем необязательности убеждения и реакции на нее в ритуальном общении — это отсутствие, как правило, эмоциональной реакции на те приемы, которые в другом случае ее бы вызвали.

Целью ритуального общения является не изменение другого, не воздействие на него, а подтверждение себя — своих мнений, своих представлений. Поэтому естественно, что участники такого общения стараются избежать всякого столкновения мнений. Если человек хорошо ориентируется в ситуации, если он компетентен в ритуалах, то эффективность общения будет для него высокой — он укрепит свою самооценку и представление о мире. Если же произойдет какой-то сбой, например, возникнет непредусмотренный ритуалом спор, то общение перестает быть ритуальным, и эффективность будет оцениваться по-другому. Эффективность же собственно ритуального общения в данном случае будет низкой. Это сразу чувствуется, так как у присутствующих портится настроение: вместо того, чтобы «хорошо посидеть, поговорить в теплой компании», вдруг выясняется, что наши давнишние друзья думают совсем не так, как мы, и даже не так, как предполагалось.

Интерактивная сторона ритуального общения определяется тем, что ситуация воспринимается как межгрупповая; это означает, что и действия партнера, и свои понимаются в соответствии с ритуалами, принятыми в данной группе или между группами. Таковы описанные Эриком Берном «Развлечения» — развернутые ритуальные беседы, принятые в определенных группах. Например, развлечение «Что почем?», «Дженерал моторс» (о сравнительных достоинствах разных марок автомобилей), «А наутро» (кто как себя чувствует после выпивки).

Когда любая ситуация общения воспринимается или превращается человеком в ритуал, можно говорить о ритуальном стиле общения. Этот стиль хорошо узнаваем — он всегда предполагает большое, даже преувеличенное внимание к форме общения, к соблюдению правил и, в общем, пренебрежение содержанием. Вероятно во многих случаях можно говорить, что корни ритуального стиля лежат в неудовлетворенности человека своим положением среди людей, в реальной невключенности в значимые человеческие отношения, т.е. ритуальный стиль почти всегда является свидетельством психологического неблагополучия.

Следует подчеркнуть, что личностно человек невовлечен в ритуальное общение, оно проходит как бы стороной, «по касательной» к важнейшим проблемам и интересам человека. Хотя во многих случаях мы с удовольствием принимаем участие в таком общении, в еще большем количестве случаев мы участвуем в нем просто автоматически, выполняя требования ситуации, практически не осознавая, не отдавая себе отчета в том, что мы делаем. Мы много раз здороваемся и раскланиваемся со знакомыми и незнакомыми людьми в родном учреждении, на лестничной площадке, на улице, спрашиваем их «как дела?», узнаем, что «нормально», говорим о погоде, ругаем общественный транспорт, который «плохо ходит», рассказываем и выслушиваем анекдоты, смеемся, и все это происходит походя, совершенно нас не затрагивая. И такое общение человеку тоже необходимо — представьте себе, какая была бы реакция, если бы все вдруг перестали с вами здороваться. Понятно, что реакция была бы далеко не оптимистическая, ведь лишение человека этого ритуала прямо свидетельствует и понимается как социальная изоляция. В этом примере хорошо видно значение для человека ритуального общения.

Но все-таки редко ритуальное общение преобладает в жизни. Часто оно бывает лишь прологом к другому общению, воротами в него. Когда ритуальность нарушается, тогда начинается другое общение. По сути, ритуальное общение — это лишь крайний полюс большого континуума переходящих друг в друга и иногда трудно разделимых видов общения, континуума между «чисто социальным» и «чисто психологическим» общением. Ритуальное общение — это чисто социальное общение, из которого «по правилам игры» изгоняются все «психологические», т.е. индивидуальные, личностные черты, где они не важны, не нужны, даже мешают, где главное — достижение слияния с социумом, выражение себя как члена общества и поддержание этого единства с ним.

Автор - доктор психологических наук, профессор Санкт-Петербургского государственного университета, вице-президент Санкт-Петербургского Фонда культуры.

Поделиться

Преодоление коммуникативных барьеров в управленческом общении

Игорь Кузнецов

Источник: Elitarium.ru

Анализируя процесс общения, мы на каждом шагу убеждаемся, что общение — это коммуникация, т.е. обмен мнениями, переживаниями, соображениями, настроениями, желаниями и др. Под этой стороной общения понимается, как правило, процесс обмена информацией. На самом деле информация не только передается, но и формируется, уточняется, развивается. Однако в процессе общения нередко возникают затруднения, непонимание. Причиной их могут быть коммуникативные барьеры, возникающие в процессе управленческого общения. В процессе делового общения возможно возникновение по крайней мере трех коммуникативных барьеров и их различных модификаций.

Анализируя процесс общения, мы на каждом шагу убеждаемся, что общение — это коммуникация, т.е. обмен мнениями, переживаниями, соображениями, настроениями, желаниями и др. Другими словами, под этой стороной общения понимается, как правило, процесс обмена информацией. Но такой подход будет несколько упрощенным, так как мы акцентируем внимание лишь на формальной стороне проблемы. На самом деле информация не только передается, но и формируется, уточняется, развивается.

Эта вторая сторона общения имеет свои особенности, а именно:

  • содержание конкретной коммуникации может быть чрезвычайно разнообразным: от разговора трехлетних малышей до беседы специалистов на научном симпозиуме;
  • эффективность общения связывается, прежде всего, с этой функцией;
  • коммуникация в общении всегда значима для его участников, потому что обмен информацией происходит не «просто так», а ради достижения каких-то целей, удовлетворения каких-то потребностей;
  • коммуникация в общении — это, прежде всего, влияние: в случае успеха коммуникации происходит изменение в представлениях о мире того, кому она адресована.

Преодоление коммуникативных барьеров в управленческом общенииФормы межличностного общения разнообразны. К ним можно отнести и мимолетный разговор накоротке, и обстоятельную беседу «по душам», и разъяснение своих требований, и спор по ряду вопросов, и попытку добиться согласия по какой-либо проблеме.

Однако в процессе общения нередко возникают затруднения, непонимание. Причиной их могут быть коммуникативные барьеры, возникающие в процессе управленческого общения.

Основные коммуникативные барьеры в общении

Речь, любого рода информация всегда была и является способом внушения чего-либо, или суггестии. Однако часто мы являемся свидетелями и встречной психологической активности, называемой противовнушением, т.е. человек как бы защищается от неумолимого действия речи другого человека.

Механизм противовнушения воздвигает потоку речи, информации многочисленные коммуникативные барьеры. Таким образом, коммуникативный барьер — это психологическое препятствие на пути адекватной информации между партнерами по общению. Какие же это барьеры и как их преодолевать?

В процессе делового общения возможно возникновение, по крайней мере, трех коммуникативных барьеров и их различных модификаций:

  1. «авторитет»;
  2. «избегание»;
  3. «непонимание».

Первые два обеспечивают защиту от источника информации, последний — защиту от самого сообщения.

1. Барьер «авторитет». Разделив всех людей на авторитетных и неавторитетных, человек доверяет только первым и отказывает в доверии другим. Таким образом, доверие и недоверие как бы персонифицируются и зависят не от особенностей передаваемой информации, а от того, кто говорит. Например, пожилые слабо прислушиваются к советам молодых.

Отнесение человека к авторитетным зависит от следующих факторов:

  • социального положения (статуса), от принадлежности к реальной «авторитетной» группе. Психолог П. Уилсон показывал студентам разных классов колледжа одного и того же мужчину. В одном классе психолог представлял этого мужчину как студента, во втором — как лаборанта, в третьем — как преподавателя, в четвертом — как доцента, в последнем — как профессора. После того как гость уходил, студентов просили максимально точно определить его рост и рост самого экспериментатора. Оказалось, что рост незнакомца неуклонно увеличивался по мере увеличения его социального статуса, в то время как рост психолога не менялся. Интересно, что разрыв в росте незнакомца от первого до последнего класса составлял 14—15 см;
  • привлекательного внешнего вида (аккуратная ли прическа, расчесан ли, выглажен ли, выбрит ли, застегнут ли на все пуговицы и др.);
  • доброжелательного отношения к адресату воздействия (улыбка, приветливость, простота в обращении и др.);
  • компетентности;
  • искренности, причем если слушающий доверяет говорящему, то он очень хорошо воспринимает и запоминает выводы и практически не обращает внимания на ход рассуждений. Если же доверия меньше, то к выводам он относится прохладнее, зато очень внимателен к аргументам и ходу рассуждений.

2. Барьер «избегание». Человек избегает источников воздействия, уклоняется от контакта с собеседником. Если уклониться невозможно, то он прилагает все усилия, чтобы не воспринимать сообщение (невнимателен, не слушает, не смотрит на собеседника, использует любой предлог для прекращения разговора). Иногда избегают не только источников информации, но и определенных ситуаций (например, стремление закрыть глаза при просмотре «страшных мест» из фильмов ужасов).

Как же преодолевать этот барьер? Установлено, что чаще всего барьер обусловлен той или иной степенью невнимания. Поэтому только управляя вниманием собеседника, аудиторией, можно преодолеть этот барьер. Главное при этом разрешить две взаимосвязанные проблемы:

  1. привлечь внимание;
  2. удержать внимание.

На наше внимание больше всего влияют следующие факторы: актуальность и важность информации, ее новизна, нестандартность подачи, неожиданность, интенсивность передачи информации, звучность голоса и его модуляция.

Привлечь внимание можно при использовании трех основных приемов. К ним относятся:

  • прием «нейтральной фразы». В начале выступления, беседы произносится фраза, прямо не связанная с основной темой, но зато наверняка по каким-либо причинам имеющая смысл, значение, ценность для собеседника или для всех присутствующих (откуда родом, последний просмотренный фильм, телевизионная передача, прочитанная книга, увлечения и др.);
  • прием «завлечения». Говорящий произносит нечто, что трудно воспринимается, например говорит очень тихо, монотонно или неразборчиво, а слушающему приходится прилагать специальные усилия, чтобы хоть что-то понять. Эти усилия и предполагают концентрацию внимания. В результате говорящий как бы «завлекает» слушающего в свои «сети». Другими словами, говорящий провоцирует слушателя самого применить способы концентрации внимания, а потом их использует;
  • прием «зрительного контакта». Говорящий обводит аудиторию взглядом, смотрит пристально на кого-нибудь, выбирает несколько человек в аудитории и кивает им и т.д.

Не менее важна и проблема поддержания внимания Она решается рядом приемов. Наиболее важные из них следующие.

  • прием «изоляции» (когда отводят собеседника в сторону, уединяются, закрывают двери и окна в лекционных аудиториях, делают замечания говорящим. Вот почему говорящий больше мешает лектору, чем спящий);
  • прием «навязывания ритма» (постоянное изменение характеристик голоса и речи, т.е. говоря то громче, то тише, то быстрее, то медленнее, то выразительно, «с нажимом», то скороговоркой, то нейтрально, говорящий как бы навязывает собеседнику свою последовательность переключения внимания). Этим приемом ликвидируется монотонность звучания;
  • прием «акцентировки» (употребление различных служебных фраз, призванных привлечь внимание, типа «Прошу обратить внимание», «Важно отметить, что...», «Необходимо подчеркнуть, что...» и др.).

3. Барьер «непонимание». Зачастую источник информации заслуживает доверия, авторитетен, однако информация «не доходит» (не слышим, не видим, не понимаем). Почему это происходит и как можно эти проблемы решить?

Обычно выделяют четыре барьера непонимания: фонетический (фонема — звук), семантический (семантика — смысловое значение слов), стилистический (стилистика — стиль изложения, соответствие формы и содержания), логический.

Фонетический барьер непонимания возникает в следующих случаях:

  • когда говорят на иностранном языке;
  • используют большое число иностранных слов или специальную терминологию;
  • когда говорят быстро, невнятно и с акцентом.

Преодолеть фонетический барьер вполне возможно, и для этого важны:

  • внятная, разборчивая и достаточно громкая речь, без скороговорки;
  • учет аудитории и индивидуальных особенностей людей (чем хуже знает человек предмет обсуждения, тем медленнее надо говорить, тем подробнее нужно разъяснять, люди разных национальностей говорят с различной скоростью: на севере и в средней полосе — медленнее, на юге — быстрее; маленькие дети и старики плохо воспринимают быструю речь и др.);
  • наличие обратной связи с собеседником, с аудиторией.

Семантический барьер непонимания возникает, когда фонетически язык «наш», но по передаваемому смыслу «чужой». Это возможно по следующим причинам:

  • любое слово имеет обычно не одно, а несколько значений;
  • «смысловые» поля у разных людей разные;
  • зачастую используются жаргонные слова, тайные языки, часто употребляемые в какой-либо группе образы, примеры (например, смысл слов «перо», «капуста» и др. на воровском жаргоне существенно отличается от истинного значения).

Возникновение барьера можно объяснить так: мы обычно исходим из того, что «все понимают, как я», а между тем правильнее было бы сказать обратное — «все понимают по-своему».

Для преодоления семантического барьера необходимо:

  • говорить максимально просто;
  • заранее договариваться об одинаковом понимании каких-то ключевых слов, понятий, терминов, если надо разъяснить их в начале разговора.

Стилистический барьер непонимания возникает, когда человек обязан понять и, следовательно, отразить в каком-то ответе или действии только то словесное обращение, которое подчинено установленной грамматической структуре. В противном случае, когда происходит несоответствие между формой и содержанием, возникает стилистический барьер.

Другими словами, если стиль изложения слишком тяжелый, излишне легковесный, в общем, не соответствует содержанию, то слушающий его не понимает или отказывается, не хочет понимать.

С определенными оговорками можно признать, что стиль — это отношение формы сообщения к его содержанию. Поэтому главное при преодолении стилистического барьера — правильно структурировать передаваемую информацию.

Существуют два основных правила структурирования информации в общении: правило рамки и правило цепи.

Правило рамки основывается на действии психологического закона работы памяти, открытого немецким психологом Г. Эббингаузом (этот закон часто называют еще «фактором ряда»). Суть его в том, что начало и конец любого информационного ряда, из чего бы он ни состоял, сохраняется в памяти человека лучше, чем середина.

Рамку в общении создают начало и конец разговора. Для эффективности общения, предстоящего разговора, беседы целесообразно вначале указать цель, перспективы и предполагаемые результаты общения, а в конце разговора — подвести итоги, показать ретроспективу и отметить степень достижения целей. Причем в первичном общении наиболее важной частью является начало, а при неоднократном деловом общении — конец разговора. Во втором случае людей не так интересует, как проходили переговоры, беседа, как то, чем они закончились.

Правило цепи основано на том предположении, что содержание общения не может быть бесформенной грудой разнообразных сведений, оно должно быть каким-то образом выстроено, соединено в цепь, «перечислено». Любая цепь, упорядочивая, связывая, организуя содержание, как и рамка, выполняет сразу две задачи: во-первых, позволяет улучшить запоминание, во-вторых, помогает структурировать информацию в соответствии с ожиданиями собеседника.

Возможны следующие варианты перечисления:

  • простое перечисление — «во-первых, во-вторых, в-третьих...»;
  • ранжирование — «сначала о главном, теперь о составных элементах, наконец, менее существенное...»;
  • логическая цепь — «если это — то, тогда можно предположить, что..., а следовательно...». Логическое построение сообщения должно вести собеседника от привлечения внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от основных положений к возражениям и вопросам, от возражений и вопросов к заключению, а от заключения к призыву действовать.

Барьер логического непонимания возникает, если человек, с нашей точки зрения, говорит или делает что-то в противоречии с правилами логики; тогда мы не только отказываемся его понимать, но и эмоционально воспринимаем его слова отрицательно. При этом неявно предполагаем, что логика есть только одна — правильная, т.е. наша.

Однако ни для кого не секрет, что существуют разные логики: женская, детская, возрастная и т.д. Каждый человек думает, живет и действует по своей логике, но вот в общении, если только эти логики не соотнесены или если у человека нет ясного представления о логике партнера, возникает барьер логического непонимания.

Преодоление логического барьера возможно при соблюдении следующих условий:

  • учет логики и жизненной позиции собеседника. Для этого необходимо примерно представлять себе позицию партнера, собеседника (кто он, на каких позициях стоит и др.), а также индивидуальные и социально-ролевые особенности, так как приемлемость или неприемлемость той или иной логики для партнера в основном зависит от его исходной направленности;
  • правильная аргументация.

Существуют различные виды аргументации:

  • возрастающая (когда сила аргументов к концу общения возрастает). К ней целесообразно обращаться при высокой заинтересованности в разговоре собеседника и при его высоком образовательном уровне;
  • убывающая (когда сила аргументов к концу сообщения ослабевает). К ней целесообразно обращаться при необходимости пробудить внимание и интерес и при низком образовательном уровне;
  • односторонняя (когда следуют аргументы только положительные или только отрицательные). К ней целесообразно обращаться, когда надо укрепить уже имеющиеся у людей взгляды, представления, когда позиции сторон сходны, когда у объекта воздействия низкий образовательный уровень;
  • двусторонняя (когда используются различные — как положительные, так и отрицательные — аргументы). К ней целесообразно обращаться, когда слушатель, собеседник безразлично или негативно настроен на восприятие данной информации, т.е. когда аргументы противоречат его сложившимся представлениям, установкам, когда у собеседника высокий образовательный уровень.

Таким образом, барьеры в общении не являются результатом сознательной, произвольной и направленной защиты от воздействия информации. Их действие противоречиво.

Система барьеров есть своего рода автоматизированная охрана — при своеобразном срабатывании охранной сигнализации автоматически перекрываются подступы к человеку. В противном случае мозг и психика человека просто не выдержали бы обвала информации. Однако иногда барьеры играют и отрицательную роль.

Например, тяжело изложенная, но нужная информация не воспринимается или воспринимается с искажениями, неполно. Человек, знающий решение, но не имеющий авторитета, может быть не услышан. Разрешить это противоречие позволяет знание социально-психологических особенностей перечисленных барьеров и способов их преодоления.

Автор - эксперт  имидж-консультант, автор учебных программ по деловому общению и корпоративной культуре.

Поделиться

Страницы
XLS