Компании, постоянно использующие KPI для получения информации и улучшений, используют показатели для правильного понимания ситуации, что необходимо для эффективного управления.
После сбора значимых данных их необходимо проанализировать.
Часто компании просто собирают и распространяют показатели без какого-либо содержательного анализа, в то же время именно аналитика трансформирует данные в релевантную информацию и знания. Без этого все мероприятия по управлению производительностью практически теряют ценность для компании.
Наконец, KPI используются при «контроле и управлении сверху вниз», чтобы направлять и контролировать деятельность сотрудников. Показатели используются для установки целей или правил, для объективной оценки достижения этих целей и получения обратной связи по любому нежелательному разрыву между планом и фактом. Главная цель -сократить этот разрыв и повысить согласованность.
В этом контексте, измерения очень тесно связаны с системой мотивации персонала.
В данном контексте KPI используют для того, чтобы информировать внешних стейкхолдеров, соответствовать внешним регламентам отчетности и требованиям к предоставляемой информации. Публикация данных может осуществляется либо на обязательной основе, как ежегодный финансовый отчет, бухгалтерский отчет или отчеты о производительности для контролирующего органа - или на добровольной основе, как, к примеру, экологические отчеты.
В этом случае KPI применяются для обеспечения сотрудников информацией, необходимой для обоснованного принятия решений, что вызовет повышение производительности. В этом контексте KPI применяются внутри компании как информация для принятия решений, проверки стратегических гипотез и для дальнейшего развития.
Если важно разделять стратегические и операционные KPI, то не менее важно, чтобы руководство компании понимало конечную цель сбора данных, являются ли они стратегическими, или нет.
Важно отметить, что инструменты измерения реализации стратегии отличаются от инструментов мониторинга операционной деятельности, хотя зачастую эти понятия смешиваются. При этом измерение операционной деятельности требует режима реального времени, чего не требуется для стратегических показателей.
Мониторинг реализации стратегии редко осуществляется ежедневно или ежечасно.
Чтобы увеличить вероятность того, что показатели будут одновременно и значимы, и релевантны, можно добавить дополнительный этап разработки: сформулировать ключевых вопросов эффективности. Такой этап добавляется между построением стратегической карты разработкой показателей.
Ключевые вопросы эффективности проясняют, какие важные данные и управленческую информацию нам нужно получить, чтобы ответить на приоритетные не проясненные вопросы. Если начать с формулировки ключевых вопросов эффективности, повышается вероятность релевантности разработанных показателей.
Ключевые показатели должны быть четко связаны со стратегией, то есть с тем, что особенно значимо. После определения, согласования стратегических целей и отображения их на стратегической карте можно приступать к разработке ключевых показателей эффективности для управления реализацией стратегии. Ключевые показатели должны давать ответ на наиболее важные вопросы.
Стратегической карта – конструкт компактно отображающей цели компании и причинно-следственные связи между ними. Это важный компонент системы управления деятельностью.
На практике термином KPI злоупотребляют, им описывают любую форму измерения данных и показателей деятельности, используемых для оценки эффективности бизнеса.
Вместо того, чтобы четко определить необходимую информацию и затем разрабатывать
наиболее подходящие показатели для оценки деятельности, мы часто наблюдаем примитивный подход.
