Перевести сотрудников на удаленку были вынуждены почти все работодатели. Для многих это была временная мера, а значит и вопрос документооборота не стоял так остро. В конце концов, получить подписи можно, когда люди вернутся в офис. Другое дело – дистанционный труд.
Приведу пример из практики. Компания оформляет в штат около 200 дистанционных сотрудников в регионах, и пытается определить, как лучше всего подписывать трудовые договоры, знакомить с ЛНА, высылать трудовые книжки и другие документы.
В такой ситуации единственный способ – использование электронной подписи. E-документ, подписанный ей, равнозначен классической бумажной версии. И основные задачи цифровой подписи идентичны обычной: определить авторство и подтвердить целостность документа.
Отмечу, что ТК РФ разрешает использовать ЭП при подписании любых документов дистанционных работников – трудовые договоры, приказы о приеме, перевод, увольнение и т.д. Но несмотря на это, надо учитывать и другое. Хотя Кодекс разрешает отправлять электронные документы, работодатель все равно обязан в течение 3 дней отправить сотруднику по почте бумажный оригинал договора.
С другой стороны, закон не уточняет, нужна ли электронная подпись для внесения записей в трудовую книжку. Хотя для дистанционных работников этот документ не обязателен Информация о стаже синхронизируется в системе ПФР. Кроме того, сегодня работники могут оформлять уже электронные трудовые книжки. То есть отпадает и необходимость в бумажной версии. Аналогичная история и с другими документами. Например, зафиксировать проведенный инструктаж по охране труда (если вы это делали) можно электронными документами.
Но чтобы электронную подпись приравнять к обычной, это нужно легализовать в компании. Для этого потребуется соглашение с сотрудником, а в трудовом договоре – нужно указать, что взаимодействие осуществляется электронными документами, подписанными усиленной ЭЦП.
А что же делать, если мы говорим об обычных офисных сотрудниках? Например, одна из компаний решила разместить «в облаке» некоторые свои локальные акты, чтобы знакомить с ними в электронном виде действующих и новых работников. Законной ли будет такая схема?
По умолчанию такой вариант возможен. Ст. 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи» напоминает, что информация в цифровой форме с простой или неквалифицированной электронной подписью признается электронным документом, равнозначным бумажной версии. Для этого необходимо оформить соглашение с сотрудником об электронном взаимодействии. В нем надо указать, что подразумевается под такой подписью и что ей является, что считать ключом подписи и т.д.
Если для идентификации подписи придется использовать личные данные потребуется еще и согласие на обработку персональных данных. Кстати, эту тему сегодня развивает эксперимент по электронному документообороту, запущенный государством до 2021 года. В его рамках компании могут определить сотрудников и виды документов, которые будут подписываться удаленно. По итогам этого проекта законодатели, видимо, предложат поправки в законодательство.
Но пока это «не панацея». Во-первых, участие в эксперименте не отменяет бумажных документов, особенно при приеме и увольнении, где требуется «живая» подпись. Во-вторых, ТК РФ не регулирует обмен цифровыми документами и e-подпись для офлайн-сотрудников.
Если у человека уже есть усиленная ЭЦП, можно попробовать настроить процесс. А если нет – вы готовы оплачивать ее создание и нести риски? Нивелировать их можно, если каждую деталь прописать в локальных актах и соглашении с сотрудниками.