Как HR-аналитика сокращает расходы компании

HR-аналитика — мощный инструмент, с помощью которого можно не только повысить продуктивность сотрудников, но и значительно увеличить прибыль компании. Разобраться во всех тонкостях рекрутингового ремесла поможет директор по аналитике сервиса Работа.ру и преподаватель курса «HR-аналитика и автоматизация» в Нетологии Алёна Артемьева. 

Незаменимый инструмент работы с персоналом

В последнее время HR-аналитика переживает качественное изменение. Работодатели постепенно осознают, что сотрудники компании — такие же внутренние клиенты, как и внешние: на их привлечение тоже тратится определенный бюджет, компания прикладывает усилия, чтобы повысить эффективность кадров, создать подходящие условия труда и удержать ценных работников от ухода к конкурентам. Именно поэтому, в рамках корпоративной философии, люди оцениваются как ресурс, которым нужно грамотно управлять, иначе, кроме впустую растраченного бюджета, компания ничего не получит.

Однако, масштаб и объемы данных, тренд на удаленную работу и регулярную смену карьерной траектории у современного поколения значительно усложняют понимание HR-процессов, поэтому все чаще компании обращаются к современным инструментам работы с данными. С помощью HR-аналитики можно не только выяснить, что потенциально не устраивает сотрудников на рабочем месте, но и найти дополнительные ресурсы для развития компании и обнаружить неожиданные способы экономии денег и увеличения прибыли. Кроме того, применение HR-аналитики поможет решить проблему неэффективного распределения ресурсов, даст понимание, насколько эффективно работает текущий штат и что можно сделать, чтобы его оптимизировать.

От некачественного рекрутинга до нежелания инвестировать в персонал: проблемы, которые решает HR-аналитика

Представьте себе компанию N с филиалами по всей стране, у каждого отдельного филиала (и у компании в целом) есть свой план продаж. На первый взгляд, кажется, что дела идут хорошо, пока в один прекрасный момент генеральный директор не замечает, что продажи компании перестали расти, а теперь и вовсе снижаются. 

Чтобы разобраться в проблеме, сразу же подключаются аналитики, которые выясняют, что один из региональных филиалов отдела продаж больше всего отстает от плана. Они пытаются понять, в какой момент что-то пошло не так, почему при прочих равных в одном регионе продажи идут хорошо, а в другом — не очень. Кажется, что HR-аналитика здесь пока не при чем. Но оказывается, что в отстающем филиале огромная текучесть нового персонала и только два человека работают уже давно, а остальные — приходят и уходят через каждые две недели. С точки зрения компании — не выполняется план продаж из-за постоянного недокомплекта сотрудников. HR-специалисты постоянно тратят ресурсы на поиск новых людей, которых не так просто найти в регионах, приходится даже привлекать кадровое агентство и вкладывать дополнительный бюджет в поиск сотрудников. Выручка филиала падает, затраты растут, следовательно, прибыль падает еще быстрее.

Проанализировав бизнес-процессы HR-отдела, аналитики узнают, что в регионах, где показатели отдела продаж хорошие, зарплату сотрудникам предлагают немного выше, сотрудников без опыта работы не набирают, а в первые недели у новичков есть отличный онбординг, который помогает быстро влиться в компанию. Тем временем, в проблемном регионе предпочитают экономить на ФОТе, набирают новичков без опыта работы, которым ничего не объясняют, говоря им только: «У тебя есть план, ты должен его выполнить». Естественно, в таких условиях никто не захочет работать, ведь это постоянный стресс.

Выясняется, что основная проблема в непонимании портрета оптимального кандидата, отсутствии обучения и вообще хоть какого-то велком-тренинга, благодаря которому люди могли бы нормально работать дальше. Вот тут-то напрямую и подключается HR-аналитика: полностью меняется процесс подбора кандидатов, пересматривается портрет идеального соискателя, повышается зарплата сотрудников. Это тот самый случай, когда прибавив условные 10 тысяч к зарплате сотрудника и повысив требования, вы получаете значительно больше прибыли по сравнению с тем, что было раньше.

Высокая текучесть кадров — далеко не единственная проблема, которую способна решить HR-аналитика. Подключив аналитику, бизнес сможет забыть о таких проблемах, как:

• Некачественный рекрутинг. Например, набор новых работников будет происходить быстрее и эффективнее, если проанализировать среднюю зарплату по рынку, четко обозначить обязанности сотрудника и оптимизировать составленную вакансию. Соответственно откликаться на вакансию будет большее число специалистов, а их опыт работы и навыки с большей вероятностью будут соответствовать требуемой должности.
• Разрывы в талантах. Данные HR-аналитики помогут выявить производственные пробелы организации, другими словами — нехватку квалифицированного персонала в конкретном отделе или организации в целом. Из-за постоянного разрыва в талантах, сотрудники могут чувствовать себя демотивированными, ведь в компании нет человека, который постоянно ищет новые подходы для эффективной работы, поддерживает сотрудников советами и т.д. Недостаток талантов препятствует росту и развитию организации.
• Низкая эффективность продаж. С HR-аналитикой можно быстро сориентироваться, как повысить показатели продаж. Если мы видим, что эффективность отдела продаж упала, то с помощью аналитики, мы можем понять причины этого простоя. Например, может оказаться, что проблема в плохой организации процесса продаж, отсутствии онбординга, токсичности руководителя или недостатке знаний специалистов. Устранить причины низкой эффективности тоже можно по-разному: направить более опытного специалиста для поддержки отдела, оценить целесообразность проведения тренинга по тимбилдингу и т.д.
• Нежелание руководства инвестировать в персонал. Руководители бренда редко соглашаются вкладывать бюджет в персонал, так как в основном мыслят категориями прибыли. Начальству не понятно, зачем сотрудникам нужно обучение, социальное обеспечение или другие поощрения, если бизнес и так хорошо работает. Если не показать им потенциальный доход от обученного и замотивированного работника, вопрос вложений в сотрудников будет еще долго оставаться открытым.

Одним словом, HR-аналитика даст бизнесу ясное понимание, в каком направлении нужно двигаться, чтобы сотрудники приносили компании больший доход.

Основные HR-метрики для оптимизации расходов компании

Основная метрика в HR-аналитике — это ROI. Ведь для того чтобы что-то получить, для начала нужно что-нибудь инвестировать (время, ресурсы, деньги и т.д.). Например, с такой логикой и готовыми данными можно обращаться к руководству, говоря о том, что если вложиться в персонал, компанию ждет высокий ROI.

• Повысив производительность труда и снизив коэффициент текучести, можно сократить рабочий штат, но при этом не упасть в выручке, и тем самым сэкономить деньги на ФОТ.
• Улучшив условия труда, например, инвестировав в спорт для сотрудников, мы сократим количество оплаченных больничных и отпусков, что еще больше снизит затраты компании.
• Вложившись в обучение персонала, мы получим работников, которые будут лучше продавать, управлять своим временем и т.д., что повысит доход компании.

Еще одна важная метрика для HR-аналитики — ФОТ. Эта величина напрямую влияет на расходы компании, ведь чем больше у нее работает сотрудников, тем выше будет средний показатель зарплаты, премий и других обязательных выплат. К сожалению, очень часто на этой метрике и заканчивается вся аналитика. Многие руководители, видя слишком большой процент по ФОТ, не задумываются о том, как больше заработать с помощью текущего персонала, а прибегают к секвестированию затрат — то есть сокращению зарплат сотрудникам или сокращению штата. Как правило, подобное решение приводит к дополнительным увольнениям (остальные сотрудники начинают уходить сами) и еще большим потерям выручки компании. В таком случае HR-аналитик может вовремя остановить руководителя от деструктивного решения, ведь скорее всего источник проблемы не в ФОТе.

Перед тем, как принимать поспешные решения, лучше ответить на несколько вопросов, например:

• Какие зарплаты по рынку — может быть, компания переплачивает сотрудникам?
• Не пора ли пересмотреть систему мотивации для сотрудников и ежегодные бонусы?
• Если есть подозрение в некачественной работе — возможно, нужно изучить производительность труда, ее динамику, бенчмарки и пересмотреть планы на квартал?

Также с помощью HR-аналитики можно рассчитать отношение ФОТ к EBITDA и узнать насколько эффективно планировался бюджет, какие работники приносят компании меньше всего прибыли, разобраться с резервами повышения производительности труда и т.д. 

Например, если HR-аналитика показала, что в компании работает слишком много юристов и бухгалтеров — часть работ, которыми они занимаются, можно автоматизировать через специальное ПО, после чего сократить несколько рабочих мест и тем самым сэкономить на ФОТе приличную сумму, а это, в свою очередь, тоже повлияет на ROI.

Помимо этих метрик в HR-аналитике учитываются:

• доход на одного сотрудника;
• выручка за FTE (эквивалент полной занятости);
• стоимость труда на одного работника;
• расходы на обучение одного сотрудника и т.д.

Каким компаниям необходима HR-аналитика?

Как правило, в HR-аналитике нуждаются компании с высокой текучестью кадров — здесь затраты на персонал могут быть очень высокими, а значит и контроль за наймом людей должен быть соответствующим. В зону риска входят такие бизнес-ниши, как:

• розничная торговля;
• ритейл;
• гостиничный бизнес;
• рестораны быстрого питания;
• сфера услуг и т.д.

У крупных IT-компаний, к примеру, есть и другие проблемы с персоналом. Главные вопросы для них: как наиболее эффективно привлекать работников и где их вообще искать? Дело в том, что такие IT-специалисты, как аналитики, разработчики, ML-инженеры, датасайентисты и т.д. — это люди, которых очень тяжело найти и легко потерять, а значит и здесь требуется грамотный HR-анализ.

Многие компании по-прежнему не хотят связываться с HR-аналитикой, поскольку считают, что для этого нужен отдельный специалист с продвинутыми навыками и умением составлять сложные прогнозы, но на деле все немного проще. Конечно, иногда требуется выделить HR-аналитику в отдельную функцию и нанять специального человека под эти задачи или даже целое подразделение. Но это необходимо только в том случае, если речь идет о крупном бренде или о стремительно растущей компании, в штате которой несколько сотен или тысяч людей.

Если размер компании небольшой, то вовсе не обязательно искусственно выделять должность HR-аналитика, так как с его обязанностями вполне могут справиться:

• hr-менеджер на своем направлении. Например, чтобы понять, почему одни вакансии закрываются быстро и эффективно, а другие — не очень;
• hr-директор. Например, чтобы разобраться со стабильным ростом бюджета на ФОТ при стабильно низком КПД штата;
• Руководитель отдела подбора и другие подобные сотрудники, которые работают с цифрами, связанными с персоналом, и задаются вопросами, как можно их улучшить.

Для базового HR-анализа достаточно начать вести дополнительные метрики к тем, с которыми компания и так работает каждый день, ограничиваясь, как правило, следующими:

• коэффициенты текучести кадров;

• среднее время работы в компании; 

• средний возраст людей, которые работают в компании;

• средний стаж и т.д.

Какие навыки нужны HR-аналитику и где их получить?

Даже с помощью обычного Excel и Google Sheets можно анализировать данные, строить базовые прогнозы, рассчитывать простые метрики, создавать воронки и многое другое. Но, чтобы по-настоящему раскрыть весь потенциал HR-аналитики, сотруднику необходимы: 

• навыки работы с BI-системами визуализации;
• умение писать запросы на SQL;
• умение автоматизировать HR-процессы;
• знания продвинутой аналитики HR (в том числе talent analytics, people analytics и т.п.); 
• знание основ статистики и теории вероятностей;
• наличие хотя бы базовых знаний в сфере метода анализа больших данных.

Кроме hard skills, хорошему hr-аналитику точно пригодятся: 

• знания методов управления персоналом и основ психологии;
• умение бюджетировать работников;
• понимание основ менеджмента и экономики;
• понимание бизнес-процессов HR-департамента.

В наше время найти материалы и открытые уроки по HR-аналитике не так уж и сложно — практически все они находятся в общем доступе в интернете. Однако большая часть самых интересных технических материалов предназначена для англоязычных пользователей, поэтому число практических кейсов и экспертизы в рунете не так велико.

Тем, кто хочет освоить профессию HR-аналитика с нуля или подтянуть свои знания в области аналитики, быстрее всего разобраться в теме помогут онлайн-курсы. Например, сервис по поиску работы и подбору персонала Работа.ру и образовательная платформа Нетология запустили совместный курс «HR-аналитика и автоматизация». Образовательная программа будет полезна не только рекрутерам, C&B, T&D и специалистам по кадровому делопроизводству, но и тем, кто хочет сменить свою сферу деятельности и освоить профессию HR-аналитика, а также начинающим аналитикам. Занятия построены от простого к сложному: вы научитесь собирать данные из различных источников, строить и проверять гипотезы, использовать статистические методы для анализа HR-показателей, проводить количественный и качественный анализ, работать с SQL и писать запросы, визуализировать данные, создавать интерактивные отчеты и многое другое.