Внутренний корпоративный портал - это система, которая позволяет выстраивать коммуникационные потоки в компании, автоматизировать рутинные процессы, структурировать и хранить данные, защищая их от несанкционированного доступа, утечки, потери.
Корпоративный портал для любой компании выполняет большое количество функций, но на ум прежде всего приходит информирование и общение. Вести переписку с коллегами вполне удобно и в мессенджерах, пока чатов не станет 10 или 100. К тому же среди огромного количества рабочих и личных переписок трудно найти важное сообщение, написанное три дня назад.
Требования к корпоративным порталам у небольших организаций и корпораций могут колоссально отличаться, но есть и общие потребности:
Упрощение адаптации сотрудника. Первые дни для нового работника - самые трудные. Он еще не знает коллег, расположение офиса, принципы работы компании. Адаптироваться на новом месте поможет портал. Здесь новый сотрудник сможет пройти образовательные курсы и сдать тесты, изучить материалы, хранящиеся в базе знаний компании. Последовательные задачи от руководителя помогут постепенно включиться в работу, не запутавшись в информационном потоке.
Создание рабочих заявок для комфортной работы в компании. Например, закончилась бумага в принтере, не работает компьютер, нужна справка 2-НДФЛ, срочный вызов курьера. Все эти рутинные вопросы закрываются через портал. Сотрудники заводят заявку, она приходит в формате задачи ответственному коллеге, который ее решает.
Сохранение корпоративной информации - база знаний компании. Здесь могут храниться не только шаблоны документов, но и все материалы, которые могут пригодиться сотрудникам: обучающие видео, ТЗ, айдентика организации и т.д.
Автоматизация документооборота. Представьте, сколько действий нужно совершить сотруднику, чтобы согласовать одно заявление на отпуск с руководителем отдела, департамента и HR-менеджером. На портале нужно лишь несколько кликов мышкой, чтобы согласовать документ. Не нужно постоянно напоминать коллегам о вашем заявлении - портал пришлет им уведомления самостоятельно. Это же касается и иных рабочих документов.
«Перед внедрением корпоративного портала в работу компании рекомендую ответить на несколько вопросов, — рассказывает Олег Елманов, генеральный директор ИТ-интегратора Fusion.
-
Как работают ваши сотрудники? В офисе, за компьютером, или находятся в постоянных разъездах, или их день проходит на предприятии за станком?
-
Какой уровень соблюдения конфиденциальности информации у вас в организации?
-
Какой масштаб компании? Выстроены ли внутренние процессы? Эффективно ли они работают?
-
Каков уровень текущей автоматизации и компьютерной грамотности персонала?
Ответы на эти вопросы помогут спроектировать подходящее решение для вашей компании».
Какие шаги следует предпринять, чтобы безболезненно внедрить портал в работу сотрудников?
«В идеале начать с пилотного проекта корпоративного портала, - советует Олег Елманов. Необходимо проделать следующие шаги:
1. Найти в вашей компании активистов, которым интересно принять участие в пилотном внедрении портала.
2. Выписать основные боли сотрудников, которые мешают им комфортно работать в компании. Выбрать из них одну-две, которые можно оперативно решить, не привлекая большие ресурсы.
3. Разобраться в проблеме административно: выстроить процесс, описать его, запустить хотя бы документально, на бумаге.
4. Посмотреть решения на рынке, которые вам могут подойти. Отобрать 1-2 финалистов и запустить их в работу».
В чем преимущества пилотного проекта? Компания не потратит много средств на демо-версию решения, но сможет посмотреть систему: ощутить плюсы и минусы при работе с ней.
Далее не забудьте посчитать эффективность от внедрения корпоративного портала. В этом вам помогут ответы на следующие вопросы:
- Насколько улучшились, ускорились процессы?
- Сколько стоит внедрение и сопровождение портала на периоде 3-5 лет?
- Что привнес портал? Какие качественные изменения?
Поделиться
