Гарантии и выплаты в командировках

Гарантии и выплаты работнику в связи с направлением в служебную командировку определяются Трудовым Кодексом РФ и Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки". Какие форматы компенсации положены работнику в период командировки рассказала Элина Хачатурова, юрисконсульт, LANTA Talent Solutions.

При направлении в служебную командировку работодатель обязан сохранить за работником:

1. место работы (должность);
2. средний заработок;
3. возместить расходы, связанные с командировкой (ч. 1 ст. 167 ТК РФ).

Указанные гарантии в полном объеме распространяются и на работников-совместителей (ч. 2 ст. 287 ТК РФ).

Порядок, размеры и сроки возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (например, положением о служебных командировках), если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами. По мнению Минтруда, эти сроки должны быть аналогичны срокам выплаты заработной платы, предусмотренным ст. 136 ТК РФ.

Для некоторой категории работников законодательством предусмотрено специальное регулирование.  Так, например, порядок и размеры возмещения командировочных расходов работникам федеральных госорганов, государственных внебюджетных фондов и федеральных госучреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов работникам госорганов субъектов РФ, территориальных фондов обязательного медицинского страхования, госучреждений субъектов РФ, органов местного самоуправления, а также работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов госвласти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (ч. 3 ст. 168 ТК РФ).

Как оплачивается труд работника в период командировки

За дни нахождения в командировке работнику выплачивается средний заработок.

Средний заработок за период нахождения работника в командировке (включая дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути) сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Роструд отметил, что работа в выходные или нерабочие праздничные дни в период командировки оплачивается по правилам ст. 153 ТК РФ , то есть не менее чем в двойном размере.

Что входит в состав командировочных расходов

1. расходы на проезд:

• к месту командировки (как на территории РФ, так и на территории иностранных государств) и обратно;
• из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах.

Указанные расходы включают (п. 12 Положения о служебных командировках):

• оплату проезда транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти затраты;
• оплату услуг по оформлению проездных документов;
• оплату услуг по предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Если командированный работник потратит на проезд большую сумму, чем та, которая ему была выдана до отъезда, по окончании командировки работодатель должен будет возместить работнику перерасход на основании подтверждающих документов

2. расходы на наем жилого помещения:

• на территории РФ, за исключением случаев, когда работнику предоставляется бесплатное жилое помещение (п. 14 Положения о служебных командировках);
• на территории иностранных государств (п. 21 Положения о служебных командировках).

Кроме того, такие расходы возмещаются в случае вынужденной остановки в пути.

3. суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства):

• за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки;
• за период нетрудоспособности, наступившей в командировке.

Размер суточных может быть любым, но должен быть определен в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16 Положения о служебных командировках).

Для расчета суточных необходимо определить продолжительность командировки. При этом законодательством предусмотрена некая оговорка. Если работник направлен в командировку в местность, откуда он исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения о служебных командировках). Целесообразность такого возвращения определяет руководитель организации в каждом конкретном случае с учетом различных факторов - дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха.

Выплаты при заграничной командировке

При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства помимо общих правил выплаты суточных необходимо учитывать некоторые особенности.

За время нахождения в пути работнику, направленному в заграничную командировку, выплачиваются суточные:

- при проезде по территории РФ - в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок по России, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, нормативными правовыми актами

- при проезде по территории иностранного государства - в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок за пределы РФ, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, нормативными правовыми актами.

Порядок определения валюты, в которой выплачиваются суточные

При выезде из России за день пересечения государственной границы суточные выплачиваются в иностранной валюте, как за дни нахождения за рубежом. При въезде в Россию за день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в рублях, как за дни нахождения на территории РФ

4. иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Помимо расходов на проезд, наем жилого помещения, суточных у работника могут возникнуть и иные расходы, например, на оплату услуг связи, получение заграничного паспорта, получение визы.

Данные расходы возмещаются работнику только в том случае, если они производились с разрешения или ведома работодателя

Также возможно возмещение затрат при использовании в командировке личного автомобиля. В этом случае с работником необходимо заключить соглашение об этом в письменной форме. В нем нужно зафиксировать размер компенсации за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, условия ее выплаты, а также размер иных расходов, связанных с его использованием (ст. 188 ТК РФ). Такое соглашение можно оформить как отдельный документ или дополнительное соглашение к трудовому договору (ч. 4, 5 ст. 57, ст. 72 ТК РФ).

При заграничной командировке в числе иных расходов работодатель обязан возместить работнику (п. 23 Положения о служебных командировках):

• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

Для оплаты проезда, найма жилья и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), перед отъездом в командировку работодатель обязан выдать работнику аванс (п. 10 Положения о служебных командировках).

Отчетность о командировках

По возвращении из командировки работник в течение трех рабочих дней обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о служебных командировках).

К авансовому отчету работник должен приложить документы о расходах, связанных с командировкой:

1. документы, подтверждающие расходы на проезд (проездные документы, например, железнодорожный или авиабилет, чек об оплате проезда на такси; документы об оплате услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей)
2. документы, подтверждающие расходы на найм жилого помещения (кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности, которые выдаются при осуществлении расчетов за проживание)
3. документы, подтверждающие иные командировочные расходы

На основании полученных от работника документов после его возвращения из служебной командировки работодатель обязан возместить ему все расходы, понесенные в связи с поездкой.

Если по итогам проверки представленных работником подтверждающих документов выяснится, что израсходована большая сумма, чем было выдано работнику, ему должен быть возвращен перерасход. Если израсходованная сумма была меньше начисленной, работник обязан вернуть оставшуюся сумму в кассу работодателя. Если работник не вернул в кассу остаток неиспользованных денежных средств в срок, установленный работодателем, последний вправе удержать эту сумму из будущей заработной платы.