Основные документы трудовых отношений: договор, соглашения – всегда подписываются в двух экземплярах, один из которых хранит сотрудник. А вот трудовая книжка – только одна, и находится она в компании. А значит, работодатель и несет за нее ответственность. Что и как делать, если ее вдруг потеряли или испортили? Об этом расскажем на примере одного кейса.
В мае 2021г. FMCG-компания приняла в штат сотрудницу в филиал в Нижнем Новгороде. Через 2 месяца ее перевели в Подмосковье, а трудовую книжку отправили фургоном. К сожалению, грузовик попал в ДТП и сгорел, а пожар уничтожил все документы, в т.ч. книжку работницы. Сейчас она собирает справки для подтверждения прошлого стажа. Но должна ли она это делать?
Увы, в действующем законодательстве нет ни одного пункта, который бы регулировал порядок оформления книжки, если она потеряна по вине работодателя. Ссылаться можно лишь на п.31 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Но там сказано немного: лицо, утратившее документ, обязано немедленно сообщить об этом работодателю по последнему месту работу. После этого компания должна оформить дубликат.
Соответственно, компания должна оформить и выдать дубликат трудовой книжки, сначала получив соответствующее заявление от сотрудницы. Не забудьте сообщить ей об этом, когда она обратится за дубликатом. Причем у компании есть всего лишь 15 дней на его изготовление.
Но для его оформления работнику нужно предоставить документы, подтверждающие периоды работы на предыдущих местах. Это должны быть оригиналы документов, подтверждающих стаж. После этого вы снимаете копии, заверяете их и возвращаете оригиналы человеку. Другими словами, восстановление данных – это забота самого работника. Но если он не может собрать оригиналы документов, компания обязана помочь ему. Самый простой и реальный способ – отправить запросы прежним работодателям. Кстати, именно об этом говорит п.7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
Однако ТК РФ не уточняет, какие документы могут подтвердить стаж и на основании чего можно выдать дубликат. Главное – что эти «подтверждения» должны исходить от прошлых организаций и оформлены на бланке с печатью и подписью должностных лиц. Например:
- справки с предыдущих мест, подтверждающие стаж работы в конкретной компании, выписки из приказов о приеме, переводе, увольнении, их копии, заверенные надлежащим образом;
- экземпляры трудовых договоров;
- если работодатель ликвидирован - справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие работу в прошлых местах.
Другими словами, компании нужно попросить работника предоставить оригиналы документов с предыдущих мест. Если работник не желает предоставлять документы или попросит у вас содействия, мы рекомендуем уже вам связаться с этими компаниями и запросить справки. А если организация уже ликвидирована, придется обратиться в архивные фонды. Увы, но в случае невозможности собрать справки, в дубликат трудовой книжки прошлые места не вносятся, т.к. стаж работы нельзя подтвердить документально.
И несмотря на кажущуюся незначительность ситуации, риск ошибки в этом вопросе немаленький. За нарушения компанию могут привлечь к ответственности за утерю трудовой книжки по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Тогда директору грозит штраф до 5 тыс. рублей, а самой компании – до 50 тыс. рублей. Более того, если работник не сможет трудоустроиться на новом месте из-за отсутствия у него книжки, которую вы потеряли, но не сделали и не выдали ему, суд может потребовать от вас возместить сотруднику утраченный заработок и моральный вред.
Поделиться
