Аутсорсинг обслуживания персонала: каким компаниям нужен, а каким компаниям навредит

Инструмент аутсорсинга – далеко не новое понятие на российском рынке, в традиционном его понимании - это взаимовыгодное сотрудничество с внешним поставщиком бизнес – услуг, которому передается один или несколько бизнес – процессов.

Инструмент аутсорсинга – далеко не новое понятие на российском рынке, в традиционном его понимании -  это взаимовыгодное сотрудничество с внешним поставщиком бизнес – услуг, которому передается один или несколько бизнес – процессов. Но каждому ли предприятию подойдет модель аутсорсинга, рассказывает Екатерина Чернышина, руководитель практики HR проектного офиса Северсталь – Центр единого сервиса.

В нашей статье сосредоточимся прежде всего на аутсорсинге транзакционного функционала.

Про передачу таких функций, в том числе кадрового учета и расчета заработной платы, написано и сказано немало, а каждая компания - провайдер наверняка перечислит вам материальные и нематериальные выгоды передачи транзакционных процессов на аутсорсинг, среди которых:

  • Аутсорсинг – это современный инструмент повышения эффективности компании, позволяющий вывести неприоритетные процессы за пределы организации
  • Клиент переводит капитальные затраты в операционные, т.к. провайдер заботится о своих капитальных затратах самостоятельно
  • Провайдер всегда ориентирован на удовлетворение потребностей клиента
  • У клиента всегда есть возможность управления сроками, объемами и стоимостью услуг
  • Клиент получает возможность использования экспертизы и лучших практик в разных областях бизнеса, т.к. как правило портфель клиентов компаний – провайдеров разнообразен
  • Есть возможность привлечения дополнительных ресурсов провайдера, на временные/разовые работы, что не всегда возможно внутри
  • У клиента есть возможность передачи материальной ответственности в случае возникновения штрафов, пеней.

Всё ли так очевидно и гладко, как кажется на первый взгляд? Наши потенциальные клиенты, понимая вышеизложенное, при первых переговорах высказывают разные опасения при переводе, например, «Вы находитесь не рядом со мной, а мои специалисты сидят со мной на одном этаже, я всегда могу обратиться к ним», «Наши сотрудники работают в компании уже много лет и всё знают», «Я не смогу контролировать вас», «У нас не будет с вами «химии», «Возможна утечка персональных данных и конфиденциальной информации», «У нас уникальные процессы, вы не разберетесь в них», «Если мне понадобится что-то не указанное в договоре, вы не будете этого делать, а у меня дополнительных рук нет».

Опасения понятны, и для таких клиентов, которые сомневаются, нужен ли аутсорсинг, и готова ли функция к переводу процессов внешнему провайдеру, мы используем экспресс – диагностику бизнес-процессов. Этот инструмент состоит из нескольких компонентов: интервью с владельцами и участниками процессов, которые предполагается передать нам на обслуживание, экспресс – обследование существующей ИТ – инфраструктуры и уровня автоматизации, анализ производительности текущих сотрудников, анализ текущей стоимости функции.  Также иногда мы включаем краткий SWOT - анализ текущего состояния функции и оценку ее зрелости.

В зависимости от численности организации экспресс – диагностика функции обслуживания персонала обычно занимает 2-4 недели.

В качестве выводов экспресс – диагностики на выходе клиент получает следующие результаты:

  •  Анализ актуального состояния выбранной функции и ее готовность к передаче внешним поставщикам
  •  Рекомендации к улучшениям процессов – области развития и совершенствования
  •  Варианты обслуживания функции после перевода и оценку финансовых выгод
  •  Дорожную карту проекта перевода выбранной функции.

Эти результаты смогут подтолкнуть к принятию решения о выводе функции в аутсорсинг или, наоборот, отказа от него. По нашей практике не каждая экспресс – диагностика заканчивается переводом на аутсорсинг. Среди самых часто встречающиеся причин можем назвать экономические - вывод функционала во внешнюю организацию будет для клиента экономически невыгоден. Кроме этого нередко перед передачей процессов внешнему провайдеру необходимо провести качественный реинжиниринг процессов, а в ряде случаев требуется восстановление кадрового учета и потерянных данных, а результаты диагностики поспособствуют приоритезировать такие мероприятия.

В качестве верхнеуровневого анализа предлагаем прямо сейчас проверить, нужен ли вашей компании аутсорсинг и поможет ли он в решении поставленных перед вами задач. Если один или несколько пунктов верны для вашей организации, то с большей долей вероятности, аутсорсинг не будет выгоден:

  • Ваши бизнес – процессы непрозрачны, не выровнены между подразделениями, и вы не готовы на данном этапе развития компании уделять время перестройке процессов
  • Вы являетесь небольшой организацией, где функция кадрового учета и расчета заработной платы не является основной у сотрудников, которые ее выполняют
  • У вас малые объемы документооборота
  • Ваша компания ведет серый учет
  • Вы находитесь в регионе с относительно невысоким уровнем заработных плат.

Вашей компании стоит задуматься о выгодах аутсорсинга, если:

  • Вы хотите сэкономить расходы и заказать аутсорсинг по цене ниже, чем содержание штата сотрудников
  • Вы готовы сосредоточиться на управлении бизнесом, а не на транзакционных процессах
  • Вы уже успешно используете аутсорсинг для иных функций или процессов, и опыт передачи функции для вас не будет новым
  • Штат ваших сотрудников постоянно растет, и управлять им становится сложнее.
  • Сотрудники, выполняющие функцию обслуживания персонала не клиентоориентированы и выполняют свои функции так, «потому что всегда так делали»
  • Наблюдается текучка кадров, возникают конфликты
  • Специалист, который занимался кадровым делопроизводством, уволился или ушел в декретный отпуск
  • Текущая функция обслуживания персонала не справляется со сроками и объемами в пиковые периоды, у вас не хватает ресурсов на дополнительные задачи

Таким образом, прежде чем принимать решение о переводе функций на аутсорсинг, главное, необходимо ответить себе на вопрос «Для чего?» и «Что мы сможем достичь благодаря аутсорсингу», и затем приступать к переговорам с потенциальными провайдерами услуг, полезными будут также референс-визиты к провайдерам, обмен опытом с похожими на вашу компаниями, применяющими аутсорсинг бизнес – процессов.

Рубрика: 
Ключевые слова: 

Поделиться