Методическое пособие

Давайте рассмотрим пример ранжирования и выбора приоритетных бизнес-процессов компании "Эврика". Этот пример описывают ситуацию, когда в компании отсутствует формализованная стратегия и соответственно перечень критических факторов успеха.

Что касается компании "Эврика", - с одной стороны это вымышленная компания, а с другой стороны это компания, которая воплотила в себя реальные кейсы из жизни реальных российских компаний.

Когда генерального директора компании "Эврика" спросили: "Есть ли у вас стратегия?", - он сказал, что нет. Потом его попросили сформулировать основные цели компании. Директор задумался и через пять минут ответил, что основная цель компании "Эврика" одна - зарабатывать деньги. Потом он подумал и добавил Ц зарабатывать деньги как сегодня, так и завтра. Под понятием "завтра" генеральный директор компании "Эврика" обозначил временную перспективу - 3 года.

Несмотря на то, что данная формулировка является одним из небольших элементов стратегии, на ее основе удалось подойти к решению задачи выделения наиболее важных бизнес-процессов, которые возможно наиболее реально и эффективно оптимизировать.

На основе сформулированной стратегической цели были разработаны следующие критерии оценки важности бизнес-процессов (см. рис. 6):

Следующим шагом выбора приоритетных бизнес-процессов является оценка степени их проблемности. Для этого нужно рассмотреть все бизнес-процессы с точки зрения их желаемого и текущего состояния, а также конкурентной ситуации в отрасли, и каждый бизнес-процесс оценить по шкале от 1 до 5.

Значение 1 присваивается самым "хорошим" процессам из рассматриваемой совокупности, в которых отсутствуют проблемы, и текущее состояние которых соответствует желаемому. Значение 5 присваивается самым "плохим" процессам, в которых имеется много проблем и разрыв между желаемым и текущим состоянием данных бизнес-процессов является наибольшим среди рассматриваемой совокупности. Значения 2, 3 и 4 присваиваются процессам, занимающим соответствующее промежуточное положение по степени проблемности между самыми "хорошими" и "плохими".

Для оценки степени проблемности бизнес-процессов рекомендуется использовать следующие критерии, приведенные в табл.1.

Таблица 1. Критерии оценки степени проблемности бизнес-процессов

Для оценки важности бизнес-процессов существует классический подход, согласно которому первым шагом определения важности является определение критических факторов успеха организации - КФУ. Что такое КФУ? При разработке стратегии, компания должна формулировать свою миссию, после чего произвести ее декомпозицию на стратегические цели. Из всех сформулированных целей нужно выбрать восемь наиболее важных, которые называют критическими факторами успеха (см. рис.2). Использование именно восьми наиболее важных стратегических задач следует из принципа существенности, или Парето, а также правила "7", которые были рассмотрены в предыдущих главах книги.

Рисунок 2. Критические факторы успеха организации - КФУ

Для более глубокого понимания того, что такое критические факторы успеха давайте рассмотрим их определение и примеры.

Несмотря на различие подходов к улучшению бизнес-процессов, они совместимы, и на практике при оптимизации деятельности компании применяют как эволюционные, так и революционные подходы. Данные подходы применяются на разных этапах жизненного цикла организации, либо одновременно, но для различных бизнес-процессов. Поэтому компании должны освоить как те, так и другие технологии, потому что по мере своего развития им придется не один раз проходить как через реинжиниринг, так и через постоянное совершенствование.

Почему это происходит? Дело в том, что мир устроен таким образом, что "количество" со временем переходит в "качество". Любая система не может совершенствоваться до бесконечности. Согласно Закону Парето 20 на 80 эволюционное совершенствование будет давать наибольший эффект на начальной стадии улучшений, а после осуществления 20% усилий рост эффективности будет ослабевать и выйдет на насыщение. Именно здесь "количество" нужно перевести в "качество", так как только качественный скачок позволит выйти системе на совершенно новый качественный уровень, что позволит ей развиваться дальше за счет эволюционного совершенствования.

Точка контроля, внедренная в бизнес-процесс, представляют одну из операций, находящуюся в цепочке процесса, которая может "заблокировать" дальнейшее протекание процесса, если результат соответствующей работы будет произведен не качественно и не будет удовлетворять требованиям. Примером внедренной точки контроля в бизнес-процесс подготовки договора является операция по проверки договора юридическим отделом (см. рис. 24). Если условия договора не соответствует утвержденным требованиям, то юридическая служба "блокирует" дальнейшее протекание процесса и организует обратную связь по информированию исполнителя договора об обнаруженных несоответствиях и необходимости его доработки.

Рисунок 24. Пример точки контроля внедренной в бизнес-процесс

Наиболее эффективно организовывать точки контроля на основе информационных и технических систем. Если при выставлении счета с использованием информационной системы заполнены не все обязательные поля, то система просто не позволит данный счет выставить или, другим словами, она не позволит "неправильному" бизнес-процессу двигаться дальше, о чем будет проинформирован исполнитель.