Скоро лето. А для HR приход лета несёт в работу HR дополнительные вопросы связанные с отпусками сотрудниками. По хорошему HR должен держать вопросы предоставления отпусков под контролем, но к сожалению некоторые мои коллеги искренне не понимают каким образом HR связаны с отпусками. Им некогда этим заниматься, они заняты. Буду надеяться, что некоторых коллег удастся убедить в том, что HR имеют самое непосредственное отношение к отпускам.
Об отпусках в течение года вспоминают не очень часто: перед проверками; составляя график отпусков или перед анализом состояния дел в компании потенциальным инвестором. Пожалуй и всё. Но хотят HR или нет, но лето идёт, а значит пора всё-таки об отпусках задуматься. И поднимая этот вопрос сегодня, у некоторых моих коллег появится возможность подготовиться.
Итак какие возможные проблемы с отпусками могут быть. Я условно выделил 5 групп вопросов, которые должны быть под контролем HR. Вот они:
- Кадровая безопасность компании.
- Необходимость восстановления и отдыха для работников.
- Репутация компании.
- Дополнительные расходы компании.
- Вопросы оформления и предоставления.
По-моему уже не мало, чтобы просто говорить о том, что для HR это не важно. Но давайте обо всём по порядку.
- Кадровая безопасность компании. Я думаю вы догадались о чём я. Говоря о кадровой безопасности компании, я хочу сделать акцент на 2-х аспектах.
Во-первых, уход сотрудников в отпуск не должен привести компанию к закрытию или к остановке всех важных функций и процессов. Если работа компании может быть прервана на определенный период без ущерба для её клиентов и её будущего, то предоставление всем работникам одновременного отдыха представляется хорошим решением.
Но если это не возможно, то работа внутри компании и внутри её подразделений должна быть организована таким образом, чтобы одновременный уход нескольких сотрудников не превращал работу остальных в подвиг, после чего никакой отпуск не позволит достаточно восстановиться. Кто-то может возразить, что численность многих компаний далеко не оптимальна. Я абсолютно с этим согласен, но этот вопрос всё равно должен быть на контроле у HR, не нужно рассчитывать только на адекватность менеджеров. Поэтому важно, чтобы все отпуска планировались заранее и HR должен держать этот вопрос под контролем.
Возможно на период отпусков HR необходимо будет привлечь дополнительный или временный персонал, как вариант привлечение студентов на практику или другие решения, и всё это возможно если HR будет контролировать вопрос отпусков. Пускай это штамп, но компания должна работать как часы. И задача HR это обеспечить.
А во-вторых, кадровая безопасность, по-моему мнению, это также и необходимость следить за теми, кто по тем или иным причинам не уходит в отпуск годами (у вас таких нет?). Это важно и вот почему, любой даже самый крепкий организм нуждается в отдыхе. Далеко за примером ходить не нужно, спортсмены, чем не пример крепких организмов и характеров и те нуждаются в периодических паузах между соревнованиями, а то и вовсе делают перерыв в карьере. Ну а что говорить про офисных сотрудников, можно сравнивать? А тем более, если речь идёт о какой-то физически напряженной работе. Также повышенное внимание к сотрудникам, имеющим какие-то уникальные или редкие навыки.
Ну а кроме того, многолетний неуход сотрудника в отпуск может привести к злоупотреблениям, а то и к материальному ущербу компании, иногда значительному. Подобных примеров немало. Но, скажет кто-то из вас, вопрос предотвращения потерь компании это вопрос службы безопасности. Но HR могут быть также в этом полезны. Я не говорю, что нужно подозревать всех, но как говорится "ничего личного это всего лишь бизнес" HR должен быть полезен компании и это один из аспектов, в которых HR может быть действительно полезен компании.
- Необходимость восстановления и отдыха для работников. Вопрос несколько перекликается с первым, но сейчас мы поговорим об этом более подробно. Итак предоставление отпуска - это возможность предоставить сотруднику время необходимое для отдыха и восстановления сил. Это нужно делать обязательно. Это просто необходимо для развития компании. И даже, если вам кажется, что сотрудники в вашей компании не напрягаются, но даже в этом случае это необходимо делать. Как говорится видеть вас одно удовольствие, а не видеть - другое. И для этого тоже нужен отпуск.
Компании, которые регулярно находятся в числе лучших работодателей это поняли давно и у них существует много программ, которые направлены на контроль ухода сотрудников в отпуск (иногда на принудительный), некоторые из этих компаний разрабатывают для своих сотрудников чуть ли не индивидуальные рекомендации на время отпуска, чтобы провести отпуск с максимальной пользой для сотрудника и для... компании. Кому-то покажется это циничным, но таким образом компании заботятся не только о своих сотрудниках, но и о компании тоже.
А что у нас? А у нас сотрудники, которые в большинстве компаний не могут или не хотят идти в отпуск. Причём эта "невозможность" или "нежелание" уходить в отпуск практически полностью на совести компании, и на совести HR в том числе.
Почему руководителям многих компаний никак не придёт в голову, что отсутствие отпуска у её сотрудников это бомба замедленного действия под будущее компании, под её развитие. Нельзя день за днём показывать великие результаты, работая по 10-12 часов, с одним, а то и вовсе без выходных. Эта работа на износ и эта работа не имеет никаких перспектив. Такая организация работы не имеет ничего общего с рациональным и разумным управлением персоналом.
Но давайте рассмотрим всё-таки природу этой "невозможности" или "нежелания". "Невозможность" уйти в отпуск очень часто объясняется плохой организацией работы, а то и вовсе её отсутствием. Или теми случаями, когда семеро с ложкой, а один с сошкой. Причем, что парадоксально руководители в этом подразделении в отпуск уходят, иногда даже наперёд. А сотрудник об отпуске не может даже мечтать или ему отпуск только обещают. Такие ситуации сигнал для HR вмешаться и, приложив определенные усилия, ситуация может разрешиться с пользой для сотрудника и для компании. А если речь идёт о ценном для компании сотруднике, то цена вопроса может быть очень даже высокой. Повторюсь именно в этом я вижу реальную пользу HR для компании.
А что касается "нежелания" сотрудников уходить в отпуск, то очень часто нежелание объясняется условиями, в которые поставлен сотрудник. Уходя в отпуск сотрудник реально теряет деньги. Я думаю не для кого не секрет, что во многих компаниях день отпуска сотрудника стоит очень мало, а то и совсем ничего. Пока работаешь мы платим деньги, а в отпуске какая польза от сотрудника никакой, соответственно такая и оплата.
Я не знаю кто первым это придумал. Я не спорю экономия как будто есть, но ущерб от этого значительно больший - в состоянии здоровья сотрудников, в отношении сотрудников к компании, в репутации компании, в желании работать в ней потенциальных кандидатов и т.п. Наверное пора уже взвесить все плюсы и минусы и принять решение. Решение разумное.
- Репутация компании. Понятие которое, по-моему мнению, не нашло еще широкого распространения у нас. Говорим много и часто, но практически ничего не делаем и по-настоящему этот вопрос большинство компаний не беспокоит. Вопрос предоставления отпусков на эту репутацию также имеет своё влияние. И как бы компании не запрещали своим сотрудникам выносить этот вопрос во вне, очень многое выходит за её пределы и преподносит компанию не в лучшем свете. Информация распространяется с очень большой скоростью. И не важно, что говорит HR в интервью, можно легко и быстро найти о компании много разной "внутренней" информации.
Из всех этих «мелочей» и складывается репутация компании. Не очень хорошая репутация компании может стоить ей проблем как уже сегодня, так и в самом недалёком будущем. Вопрос предоставления отпусков это всего лишь маленький нюанс в работе компании, но как вы делаете одно, так вы делаете и всё остальное. И этот маленький нюанс может стоить компании дорого.
- Дополнительные расходы компании. Если кто-то подумал о том, что выплата отпускных это дополнительные расходы компании, то я сейчас не об этом. Хотя некоторые HR, к сожалению, думают именно так. Я скорее о том, к чему может привести нежелание и неумение управлять вопросами предоставления отпусков, а также о том, что "невозможность" предоставить отпуск и "нежелание" брать отпуск со временем может стоить компании дорого.
Каждый год неиспользованные отпуска сотрудников накапливаются и с каждым годом стоят компаниям всё дороже и дороже. Кто-то из вас скажет, а мы платим в конвертах. Но даже в этом случае неиспользованные дни отпуска стоят компании всё дороже с каждым годом. Растёт минимальная заработная плата, происходяткакие-то другие изменения. И всё накапливающиеся дни отпуска превращаются потихоньку в бомбу замедленного действия. Такое количество накопленных дней отпуска нельзя показать проверкам и стыдно показать потенциальным инвесторам (нужно каким-то образом объяснить как эти дни могли образоваться, если вы такие белые и пушистые).
Компания вынуждена каким-то образом договариваться или откупаться от сотрудников, а всё это дополнительные расходы для компании. HR, понимая всё это, должен поднимать этот вопрос и выносить его для решения, совместно с Финансовой службой. Этих не нужных расходов можно избежать.
- Вопросы оформления и предоставления. На мой взгляд самый простой вопрос, но требующий внимания и времени. Тут достаточно как минимум следовать "по приборам", т.е. соблюдать все требования законодательства. Порядок в отпусках это также и в ваших интересах. Не нужно волновать проверяющих. Да с ними можно решать вопросы, но зачем как говорится давать лишний повод для дополнительных проверок. Этот вопрос целиком и полностью на контроле HR.
Вот такой мой взгляд на этот вопрос. Прошу прощения, если кого-то отвлёк от великого: от найма, от обучения или каких-то еще "самых важных" вопросов в HR. Просто работа HR связана в том числе и с решением таких вот земных вопросов, и от решения таких вот земных вопросов в том числе и складывается польза HR для компании, а ради пользы для компании HR и следует работать.
Олег Барыш
www.hrrationalis.com
Поделиться
