Кофе для босса, или Как ужиться с секретарем?

Профессиональная жизнь руководителя насыщенна и напряжена. Необходимо заниматься не только долгосрочными планами, но и оперативным управлением. В состоянии цейтнота возможно пропустить незначительную деталь, которая в будущем скажется весомым последствием. Как известно, в бизнесе нужно учитывать каждую деталь, второго шанса может не быть. В таком положении становится актуальным вопрос о поиске помощника. Настоящая удача — найти подходящего кандидата.

Взлетная полоса

Значимость помощника или секретаря переоценить сложно. Он становится тенью руководителя, отслеживая текущую работу, составляя план рабочего дня. Занимаясь организацией деятельности руководителя, секретарь освобождает рабочее время руководителя, предоставив ему возможность сосредоточиться над сутью проблемы. Начальник, который нашел «своего человека» в лице ассистента, может положиться на него.

И вот вы отыскали подходящего кандидата. Но не думайте, что сложный этап работы остался позади. Впереди относительно долгий период адаптации вновь прибывшего сотрудника, его обучение и выстраивание взаимоотношений с руководителем. В это время помощник знакомится со спецификой организации, особенностями своей работы. Тихая и не всегда уверенная профессиональная поступь постепенно набирает темп.

И вот уже систематизированы документы и прочие бумажные дела, отлажен механизм взаимодействия с руководителем, понятны нюансы деятельности. Отношения руководителя с подчиненным выстроены идеально, он понимает начальника с полуслова, нет необходимости объяснять распоряжения. Он буквально ловит каждое слово, точнее предугадывает намерение сказать. Теперь уже помощник напоминает руководителю о важном звонке, о запланированной встрече. Помните, в «Дьявол носит Prada» начальница Миранда могла обращаться к своим гостям, только если ее помощница подскажет имена собеседников.

Но не только рамками профессиональной деятельности ограничивается работа бойца невидимого фронта. Однажды, не успевая приобрести родственнику подарок, руководитель поручает это задание секретарю, который с радостью берется за выполнение задачи. Таким образом, он все больше приобретает вес и значимость в глазах вышестоящего начальства.

Ветер перемен

Все больше опираясь на своего помощника в организационных мероприятиях, руководитель тем самым вовлекает его в суть деловых проблем. Начальник замечает, что постепенно секретарь овладевает его пространством. Сначала поощряя его рвение к работе, руководитель радуется, что его, наконец, разгрузили от рутинных дел. Но влияние помощника с каждым днем начинает чувствоваться все сильнее и сильнее. Приближенность к руководителю предполагает привилегированность среди персонала. Помощник может «умело» пользоваться своим положением: при случае выступать от лица руководителя.

Так, одна начальница делилась своей проблемой: «Моя помощница часто действует от моего лица, не ставя меня в известность. Она действует от моего имени, не предупредив меня. Она мотивирована лучшими побуждениями, но в целом я чувствую, что меня отодвигают — я оказываюсь в глупом положении. Вовремя поздравить клиента со знаменательной датой — похвально, но прежде напомнив мне об этом. Потому что через несколько дней, вспомнив о празднике, я с извинениями и запоздалыми поздравлениями, обращаюсь к вышеуказанному лицу — оказывается я „салютовала“ уже вчера. Я чувствую себя неловко. И не могу понять причины своей амнезии. Пока сама „причина“ не выскочит у меня прямо перед носом, напомнив мне об очередном задании. У меня возникает ощущение, что я становишься заложницей своего сотрудника».

Бой с тенью

Чтобы не стать заложником инициативного помощника, необходимо вовремя принять меры для обезоруживания подчиненного. Помните, что вы являетесь, прежде всего, руководителем, вышестоящим лицом. Попробуйте корректно, но твердо поставить подчиненного на свое место. Строго ограничьте сферу деятельности, детально продумав должностную инструкцию.

Помните, не все помощники претендуют занять место руководителя. Поэтому не стоит видеть в каждом секретаре соперника. Удачи и взаимопонимания!

buildteam.ru

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1