Трудовой кодекс РФ устанавливает материальную ответственность сотрудника за прямой ущерб, причиненный работодателю, т.е. реальное уменьшение имущества компании. А как быть в конкретной ситуации, скажем, сотрудник потерял предоставленный ему ноутбук или телефон, испортил предоставленный ему компьютер для удаленной работы?
Компания вправе привлечь работника к материальной ответственности, но она ограничена – в пределах среднего месячного заработка. Полная ответственность возлагается только в случаях, предусмотренных ТК РФ и другими законами, на основании ст. 241 ТК РФ. В соответствии с ч. 1 ст. 243 ТК РФ работника можно привлечь к полной ответственности при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального договора или полученных им по разовому документу.
Разовый документ – это доверенность на получение определенных ценностей. Она нужна, если сотрудника привлекают для получения или передачи ценностей в отсутствие работника, который должен быть их взять. Такое поручение носит срочный и разовый характер. Это отмечает и судебная практика: полная материальная ответственность за недостачу ценностей по разовым документам, например, Апелляционное определение Саратовского областного суда от 10.09.2015 по делу N 33-5840/2015. Если же имущество выдается для исполнения трудовых обязанностей, полная ответственность применяться не может. Закон же устанавливает определенную процедуру взыскания суммы ущерба. Она состоит из нескольких этапов.
1. Надо зафиксировать обнаружение ущерба, об этом составляется акт.
2. До решения о взыскании нужно провести проверку, чтобы установить размер и причины ущерба. Как правило, для этого создается комиссия (ст. 247 ТК РФ). Ущерб определяется по фактическим потерям, исходя из рыночных цен на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухучета с учетом степени износа. Размер ущерба можно установить при инвентаризации, выявив расхождение между наличием имущества и данными бухучета. Акт о результатах инвентаризации организация разрабатывает самостоятельно.
3. До решения об удержании средств у работника надо потребовать объяснение о причине ущерба. Для этого вручите под роспись такое требование. При его отказе составляется акт.
4. Получив объяснение, нужно установить, была ли вина работника в причинении ущерба.
5. Если вина подтвердилась и установлена причинно-следственная связь, а сумма не превышает месячный заработок, взыскать деньги можно на основании приказа по основной деятельности.
Приказ издается не позднее одного месяца со дня окончательного установления ущерба (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Таким образом при соблюдении процедуры, вы вправе взыскать с работника сумму ущерба без его согласия, если сумма ущерба не превышает среднего месячного заработка. Размер удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20 процентов (ст. 138 ТК РФ).
6. Когда ущерб превышает средний месячный заработок, но сотрудник согласен сам возместить сумму штрафа, удержать деньги можно тоже по приказу работодателя, но при наличии письменного согласия работника на удержание средств.
7. Если месячный срок истек или он не готов добровольно возместить ущерб, а сумма взыскания превышает доход за месяц, придется обращаться в суд. Об этом в частности говорит ч. 2 ст. 248 ТК РФ. При этом работодатель имеет право обратится в суд в течение 1 года со дня обнаружения причиненного ущерба.
Оценивая временные затраты для принятия решения, с учетом необходимости определить размер ущерба, получить объяснения и оформить приказ – «на все про все» уйдет 3-5 рабочих дней. Если компьютер или телефон вы давали сотруднику для работы, у него может возникнуть ситуация простоя. Значит, надо временно дать ему другую технику или вызвать в офис, чтобы он мог полноценно трудиться и выполнять свои обязанности. Но если ущерб обнаружен только в день увольнения, привлечь к материальной ответственности вы просто не успеете, тогда возмещать ущерб придется только через суд.