Как подготовиться к автоматизации HR-процесса

На какие вопросы ответить до начала автоматизации и какие 5 шагов сделать на старте проекта

Автоматизировать сегодня не только модно, но часто необходимо: у компаний всё меньше возможностей управлять процессами в аналоговом режиме и всё больше потребностей автоматизировать рутину, чтобы находить время на стратегические задачи в процессах оценки персонала и управления талантами. Рассказываем, какие вопросы задать, если вы готовитесь к проекту автоматизации.

Зачем начинать проект и каких результатов ждать от автоматизации

Видение результата — это главный вопрос. Сформулируйте индикаторы успеха — в каком случае проект будет успешным для вас как HR и для его спонсора. К примеру, вы планируете внедрить систему постановки целей. Критериями успеха могут стать сокращение срока целеполагания, увеличение количества целеполагаемых, повышение измеримости поставленных целей. Важно, чтобы критерии успеха проекта понимал и ваш провайдер — это поможет ему правильно расставить приоритеты в реализации.

Что и к какому сроку должна делать система

После того как вы сформулировали чёткие результаты, пропишите, когда именно они должны быть достигнуты. Если вы внедряете систему постановки целей, назначьте дату, с которой в системе можно будет ставить цели. Если планируете проводить оценку в системе — определите, к какому сроку она должна быть полностью готова для этого.

С какими системами будет интегрироваться решение

Ещё до встречи с провайдером продумайте интеграционные потоки: с какими уже имеющимися системами и процессами вы будете интегрировать решение, которое внедряете? Например, вы планируете внедрить систему обучения персонала и интегрировать её с уже работающей в компании системой дистанционной оценки: определите, на каком этапе, в каком объёме и формате вы будете брать данные по сотрудникам из системы дистанционной оценки для вашего проекта. Если вы параллельно внедряете core HR-систему, продумайте, что вы будете делать, если она не запустится вовремя, какие фактические бизнес-данные из учётных систем вам будут нужны, в каком объёме и формате.

Какой тип решения выбрать: в облаке или на внутреннем сервере

Есть два типа решений по автоматизации HR-процесса: оn-premise решение разворачивается на внутреннем сервере компании, on-demand — это облачное решение, все данные хранятся в облаке. Чтобы выбрать, какое решение внедрять, ориентируйтесь на эти критерии:

Сроки проекта. Облачное решение разворачивается быстрее. Если вам нужно внедрить систему за несколько месяцев — подойдёт только система on-demand. У нас был опыт внедрения облачной системы KPI за 3 месяца. Решение оn-premise потребует намного больше времени: от 9 до 18 месяцев.

Помодульное внедрение. Если вы планируете внедрять несколько модулей HR-системы, к примеру, системы управления талантами, то легче сделать это в облаке: модули облачного решения собираются как пазл, легко синхронизируются между собой и внедряются в любой последовательности. В системе оn-premise это возможно только с сильным функциональным архитектором, который продумает, в какой последовательности внедрять модули и какими данными они будут обмениваться. Если не продумать заранее архитектуру данных в решении оn-premise, может оказаться, что при внедрении разных модулей модели данных не совпадут.

Независимость от IT. Решение оn-premise полностью зависит от IT-функции компании, так как разворачивается на сервере компании и поддерживается внутренней службой IT. Решение on-demand менее зависимо от IT: в нашей практике были случаи, когда HR-функция компании за свой бюджет самостоятельно выбирала и внедряла облачную систему управления талантами без участия IT.

Скорость адаптации новых практик. По этому параметру решение оn-premise однозначно уступает on-demand: компании-поставщики облачных решений выпускают обновления регулярно.

К примеру, в системе SAP SuccessFactors обновления выходят раз в квартал. Как только в HR-сообществе появилась тенденция к непрерывному управлению результативностью сотрудников, SAP SuccessFactors выпустило обновление Сontinuous performance management в модуле Performance&Goals. Благодаря этому руководители и сотрудники выстраивают постоянный диалог и обратную связь, а HR отслеживает весь процесс и даёт менеджерам советы по организации наставничества.

Установка обновления практически не требует участия провайдера и дополнительных затрат. Если вы захотите внедрить Сontinuous performance management в системе оn-premise, вам нужно написать ТЗ, найти компанию-провайдера и начать проект внедрения, то есть потратить на это не меньше полугода.

Стоимость поддержки. Облачное решение содержать дешевле: провайдер практически не берёт денег за поддержку системы. Система на внутреннем сервере требует непрерывной поддержки IT-функции компании.

Гибкость. On-premise создаётся и разворачивается только для вашей компании. Это долгий и затратный процесс, но вы сами определяете, как будет выглядеть HR-система, в каком формате будут храниться данные. Облачное решение — это лучшие практики, однако не факт, что они подойдут именно вашей компании и ситуации.

Если вы выбрали облачное решение, изучить его возможности в условиях вашей компании поможет предпроект. В предпроектном исследовании мы рекомендуем посмотреть, насколько автономны и географически распределены ваши филиалы, чтобы понять, подойдёт ли вам унификация процессов.

Информационная безопасность — речь о внутренней службе безопасности компании.

Если вы внедряете решение on-premise, вы не столкнётесь с препятствиями со стороны подразделения информационной безопасности, поскольку все данные будут храниться на сервере компании.

В случае с облачным решением ещё до начала проекта проясните, какие требования к облачной системе предъявит служба безопасности: какие протоколы, разрешения и лицензии потребует, какие данные компания будет готова отдать в облако, а какие — нет, какие этапы согласования нужно будет пройти. Эти вопросы служба безопасности обсуждает непосредственно с провайдером программного обеспечения, а не с HR, главное — чтобы это было сделано до начала проекта.

Цели, сроки, интеграционные потоки и тип решения — главные вопросы, на которые стоит ответить, если вы задумываетесь об автоматизации HR-процессов. Перейдём к конкретным шагам:

1. Выделите владельца бизнес-процесса с полномочиями менять его по своему усмотрению. В процессе внедрения и настройки системы в любом случае будут возникать спорные моменты по маршрутам согласования, его участникам и выходным формам. Особенно, если в компании есть дочерние организации: скорее всего, видение процесса будет отличаться у разных участников. Поэтому обязательно должен быть владелец процесса, который примет конечное решение. Иначе сроки проекта сорвутся.

Владелец бизнес-процесса будет принимать окончательное решение
и не позволит сорвать сроки

2. Выделите администратора решения. Мы убеждены, что это необходимо сделать до начала проекта, более того — администратор решения должен участвовать во внедрении. Если администратор назначается после запуска системы, у него нет полной картины: как решение настраивалось, как выглядит архитектура данных, как разворачивался процесс. Без этого понимания он может столкнуться с трудностями при загрузке и выгрузке данных, взаимодействии с другими системами и сопровождении настроенных процессов.

Администратор должен участвовать во внедрении,
чтобы понимать все настройки системы

3. Выберите подход к обучению: кто и как будет пользоваться системой. Если это сто топов, скорее всего, их нужно будет обучить персонально. Если это тысяча сотрудников, индивидуальное обучение не подойдёт. В этом случае лучше провести тренинг для тренеров: вы обучите 20 ключевых пользователей внутри компании, которые затем обучат остальных сотрудников.

Способ обучения зависит и от системы, которую вы внедряете. К примеру, для системы постановки целей лучше всего работает видеоинструкция: этот процесс пользователь запускает не регулярно, а раз в три месяца, полгода или год. Даже если менеджер первоначально разобрался, как ставить цели в системе, через год он может это забыть, а читать текстовую инструкцию, скорее всего, не будет. В этом случае самым удобным способом будет двухминутный ролик, который покажет, куда зайти и на что нажать, чтобы поставить цели в системе. 

Чем больше сотрудников нужно обучить, тем доступнее должна быть система

4. Продумайте формат отчётности — что вы хотите получать от системы и в каком виде? Формат отчётов и выходных данных зависит от того, для чего вы их используете и какие решения примете на их основе.

Задачи системы и формат выходных данных должны быть связаны

5. Определите, кто будет тестировать систему. После проектирования и реализации проекта наступает этап тестирования заказчиком настроенной системы. Тестировать систему должны те, кто её проектировал.

В нашей практике был случай, когда в проектировании решения участвовала сотрудница, которая ушла в декрет после этапа реализации. Сменивший её сотрудник начал тестировать систему и резюмировал: «Это всё не то». Мы были на грани повторного проекта внедрения. Нам удалось его избежать, и лишь в незначительных правках мы пошли навстречу и изменили настройки системы, а в тех моментах, где нужно было менять логику кардинально, привлекли спонсора проекта и отстояли свою позицию. На это ушло много времени и сил. Поэтому рекомендуем заранее планировать, кто будет тестировать систему: этот сотрудник должен согласовывать детали и на этапе проектирования.

Тестировать систему должен сотрудник, который участвовал в её проектировании

Эти основные шаги помогут вам чётко обозначить задачу провайдеру, согласовать проект внутри компании и автоматизировать HR-процесс без срыва сроков и с максимальным результатом.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1