Подготовка и проведение тендера на предоставление услуг в сфере управления персоналом

ПОЛОЖЕНИЕ
о проведении тендера на предоставление услуг
в сфере управления персоналом

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение регулирует отношения, возникающие в ходе проведения тендера между Компанией N (далее — Организатор) и Участниками тендера; определяет общий порядок организации и процедуру проведения тендера на право предоставления консалтинговых (тренинговых, рекрутинговых и т. д.) услуг Организатору; основные условия участия в тендере заинтересованных компаний; порядок рассмотрения тендерных предложений, порядок принятия решений, а также порядок утверждения и оформления результатов тендера.

1.2. Цели проведения тендера:

— привлечение лучших специалистов и компаний, способных оказать Организатору консалтинговые (тренинговые, рекрутинговые и т. д.) услуги на высоком профессиональном уровне;
— выбор наилучшего предложения по предоставлению консалтинговых (тренинговых, рекрутинговых и т. д.) услуг.

1.3. Предметом тендера является право предоставления консалтинговых (тренинговых, рекрутинговых и т. д.) услуг Организатору. Объем услуг определяется договором.

1.4. Требования к тендерному предложению формулируются тендерной комиссией и доводятся до участников в сообщении об объявлении тендера.

2. Условия участия в тендере

2.1. Участником тендера (далее — Участник) может стать организация, имеющая успешный опыт реализации проектов в сфере предоставления консалтинговых (тренинговых, рекрутинговых и т. д.) услуг, положительную репутацию, необходимые финансовые средства и материальные возможности; располагающая трудовыми ресурсами (с соответствующими профессиональными знаниями и квалификацией) для выполнения условий договора. Участие в тендере могут принимать как отечественные, так и зарубежные компании разных форм собственности.

2.2. Участники самостоятельно несут все расходы, связанные с участием в тендере.

2.3. Все материалы, представленные Участниками для рассмотрения в рамках проведения тендера являются их собственностью. Использование Организатором материалов, переданных для участия в тендере, без согласия Участника не допускается.

2.4. Не допускаются недобросовестные действия Участников:

— прямое или косвенное предложение, передача либо согласие передать любому должностному лицу Организатора (в том числе члену тендерной комиссии) или привлеченному эксперту вознаграждения в любой форме (предложение о найме на работу, оказание услуги, деньги, ценные бумаги и т. д.) в целях оказания воздействия на проведение процедур тендера и принятие решений тендерной комиссией;
— представление Участником недостоверных сведений.

В случае установления недобросовестных действий Участника тендерная комиссия вправе как отклонить от рассмотрения его тендерное предложение и отстранить его от участия в тендере, так и расторгнуть уже заключенный с победителем тендера договор.

3. Тендерная комиссия и независимые эксперты

3.1. Для подготовки и проведения тендера, принятия решений о победителях формируется тендерная комиссия (далее — Комиссия) в количестве не менее пяти человек. Персональный состав Комиссии, во главе с ее председателем, утверждается приказом руководителя Компании N. В состав Комиссии входят: председатель Комиссии, секретарь Комиссии, члены Комиссии. Председатель руководит деятельностью Комиссии, утверждает регламент ее работы, определяет даты и повестку дня заседаний, ведет заседания Комиссии, организует работу Комиссии в соответствии с настоящим Положением, объявляет победителей торгов и совместно с ними подписывает Протокол проведения тендера. (Типовая форма Протокола результатов проведения тендера приводится в Приложении 1 к Положению о тендере.)

3.2. Заседание Комиссии является правомочным при участии в нем не менее двух третей от общего числа ее членов. Комиссия самостоятельно разрабатывает и утверждает регламент своей работы. Решения Комиссии принимаются простым большинством голосов. Каждый член Комиссии голосует один раз. При равенстве голосов голос председателя является решающим.

3.3. Члены Комиссии обязаны отвечать на любой запрос Участников касательно разъяснения порядка и процедур проведения тендера, подготовки тендерных предложений. Если ответ на запрос представляет интерес для других Участников, он доводится до сведения всех Участников. В случае необходимости Комиссия в установленном ею порядке организует доступ Участников к дополнительной информации.

3.4. Комиссия на своем первом заседании детализирует требования настоящего Положения, устанавливает состав и последовательность основных тендерных мероприятий, сроки их проведения и ответственных исполнителей.

3.5. Комиссия определяет критерии оценки тендерных предложений, рассматривает представленные тендерные предложения участников и осуществляет выбор победителя тендера.

3.6. Комиссия вправе привлекать к оценке тендерных предложений независимых экспертов и использовать их заключения при определении победителей тендера. Эксперты подписывают Добровольную декларацию (См. Приложение 2 к Положению о тендере).

При привлечении Экспертов к оценке тендерных предложений Комиссия обязана обеспечить анонимность материалов, передаваемых Экспертам для подготовки заключений. Анонимность обеспечивается путем передачи на экспертизу копий тендерных предложений, в которых информация о наименовании компании — Участника тендера и ее реквизитах, заменена номером Участника тендера.

Прямые переговоры Экспертов с Участниками не допускаются. В случае необходимости получения дополнительной информации, уточнения терминов или разъяснений Эксперт передает вопросы Комиссии.

3.7. После проведения экспертизы тендерных предложений, Эксперты представляют заключения (отчеты), которые передают под расписку председателю Комиссии (вся информация, представленная Экспертами, является конфиденциальной). Все члены Комиссии знакомятся с отчетами. Эксперты дают комментарии по рассмотренным материалам, а также отвечают на вопросы членов Комиссии. Все полученные для работы материалы Эксперты обязаны возвратить Комиссии в установленные сроки.

4. Условия участия в конкурсном отборе

4.1. Для участия в конкурсном отборе компания, претендующая на включение в список участников тендера (далее — Претендент), подает в Комиссию заявку на участие в тендере. К заявке прилагаются следующие документы:

— общая информация о компании;
— информация о выполненных компанией проектах с указанием предприятий, которым оказывались услуги в сфере управления персоналом;
— свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц;
— копии лицензий на право осуществления соответствующих видов деятельности;
— тендерное предложение, касающееся технических характеристик затребованных услуг (далее — Техническое предложение);
— тендерное предложение, касающееся стоимости затребованных услуг (далее — Финансовое предложение);
— описание механизма ответственности Претендента за качество методов и подходов, используемых при предоставлении затребованных услуг;
— описание методики расчета эффективности предложенных услуг;
— информация о штатных сотрудниках Претендента, которые непосредственно будут привлечены для предоставления услуг;
— образец отчета о предоставленных услугах;
— опись представленных документов.

Претендент имеет право приложить дополнительные материалы о своей компании.

4.2. Все перечисленные документы подаются в Комиссию в одном экземпляре в запечатанном конверте в срок, указанный в сообщении о проведении тендера.

4.3. Претендент несет ответственность за достоверность представленной информации.

4.4. К участию в конкурсном отборе допускаются компании, отвечающие установленным настоящим Положением требованиям.

4.5. Претендент не допускается к участию в конкурсном отборе, если им представлены не все документы, указанные в подпункте 4.1 настоящего Положения, или документы представлены позже срока, указанного в сообщении о проведении тендера.

4.6. С момента принятия Комиссией решения о включении Претендента в список Участников тендера, консалтинговая компания получает статус Участника тендера (далее — Участник).

4.7. Комиссия может отказать Претенденту во включении его в список Участников тендера в случае:

— несоответствия Претендента требованиям настоящего Положения;
— недостоверности представленной Претендентом информации;
— наличия фактов нарушения Претендентом принятых этических норм профессиональной деятельности и рекламаций.

5. Порядок проведения тендера

5.1. Организатор извещает о проведении тендера в Сообщении. Сообщение о проведении тендера может быть опубликовано в специализированных изданиях и интернет-ресурсах, на сайте Организатора, либо разослано непосредственно потенциальным Участникам тендера.

5.2. Извещение о тендере публикуется не менее чем за 60 дней до его проведения и включает:

— координаты Комиссии;
— дату и место проведения тендера;
— цели и задачи проведения тендера;
— требования, предъявляемые к Претендентам для участия в тендере;
— сроки приема заявок, перечень документов, представляемых Претендентами дл