Протокол (от франц. protocole - первый лист) - 1) документ, подписанный договаривающимися сторонами и фиксирующий результаты переговоров перед заключением договора; 2) запись происходившего на собрании с указанием участников и принятых решений.
Протокол - это документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и т. д.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию. Постоянная информация включает термины "председатель", "секретарь", "присутствовали". Переменная информация - это фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих. К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. В конце вводной части протокола указывают повестку дня. Вопросы располагают по степени важности и сложности.
Основная часть протокола строится по схеме "слушали - выступили - постановили (решили)", причем для каждого вопроса по отдельности. Слова "Слушали", "Выступили", "Постановили" ("Решили") пишут прописными буквами.
Вопросы и ответы фиксируют в разделе "Выступили". Слова "вопрос" и "ответ" не пишут. Записывают фамилию и инициалы выступающего, краткое содержание вопроса или ответа.
Завершает протокол постановление (решение). Эту часть обозначают словом "Постановили" или "Решили".
Постановляющая часть выглядит как "действие - исполнитель - срок". Исполнителем может быть предприятие, структурное подразделение или конкретное должностное лицо.
Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-то документа, в нем должна быть ссылка на дату и номер этого документа, а сам документ нужно приложить к протоколу. При подведении итогов выборов нужно указать результаты голосования по каждой кандидатуре.
Протокол подписывают председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Если протокол фиксирует итоги собрания, для ведения которого был избран президиум, подписать его должны председатель, секретарь и члены президиума.
Поделиться
