Вполне возможно, что вы можете столкнуться с трудностями, связанными с профессионалами, с которыми вы работаете на протяжении всей своей карьеры. Научившись решать эти ситуации в спокойной и вежливой манере, вы сможете улучшить свое рабочее место, сохранив при этом свои деловые отношения. Если вы недавно столкнулись со сложной ситуацией на рабочем месте, то вам, возможно, интересно, как написать письмо, в котором вы сможете решить свои проблемы, сохранив при этом профессиональный тон.
В этой статье мы приводим пошаговое руководство о том, как профессионально написать гневное письмо, делимся шаблонами, которые помогут вам начать работу, и приводим примеры, на которые вы можете ссылаться при составлении собственного сообщения.
Как профессионально написать гневное письмо
Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы написать профессиональное электронное письмо, в котором будут рассмотрены ваши проблемы:
1. Дайте себе время успокоиться
Прежде чем начать писать письмо, дайте себе время успокоиться. Ожидание в течение нескольких часов или до следующего дня может помочь вам обработать ситуацию. Это также может дать вам возможность переосмыслить произошедшее и рассмотреть другие точки зрения. Подумайте о том, чтобы обсудить ситуацию с членом семьи или другом, который не работает в той же компании, что и вы.
Вербализация своих мыслей может помочь вам определить, почему вы расстроены и есть ли у вас веские причины для беспокойства. Вы также можете попробовать заняться расслабляющим занятием, например, прогуляться или почитать книгу, чтобы перенаправить свое внимание.
2. Создайте черновой вариант
Если после того, как вы дали себе время успокоиться, вы все еще чувствуете необходимость разобраться в ситуации, начните с написания чернового варианта, в котором изложите свои основные тезисы. Подумайте о том, что сделал другой человек, чтобы расстроить вас, как он заставил вас чувствовать себя и как вы и он могли бы лучше справиться с подобной ситуацией в будущем.
Обязательно напишите черновой вариант в укромном месте, например, в мобильном блокноте или на листе бумаги дома. Это может помочь вам обработать то, что вы хотите сказать, без риска того, что коллега найдет и прочитает ваш черновик.
3. Четко сформулируйте основную мысль
Когда вы садитесь набирать текст письма, начните с профессионального приветствия, например, Dear Mr. Смит или Здравствуйте мистер. Smith. Затем четко укажите основную причину, по которой вы отправляете письмо. Делайте этот раздел кратким, чтобы гарантировать, что получатель поймет тему, которую вы хотите обсудить.
Например, если один из членов вашей команды пропустил важный срок сдачи проекта, просто скажите, что вы отправляете ему электронное письмо, чтобы обсудить, почему он не смог своевременно выполнить свою часть проекта. Старайтесь использовать нейтральный язык, чтобы повысить вероятность того, что получатель вашего сообщения будет восприимчив.
4. Сосредоточьтесь на фактах
Вместо того чтобы строить предположения о ситуации, сосредоточьтесь на соответствующих фактах. Это поможет вам оставаться объективным и профессиональным на протяжении всей переписки. Указывайте только те детали, в правдивости которых вы уверены. Если вы планируете включить в письмо конструктивную критику, убедитесь, что вы сосредоточились на действии, поведении или результате, а не критикуете конкретного человека.
Например, если один из членов вашей команды завершает некачественный проект, вы можете сообщить, что выполненная им работа не соответствует ожиданиям компании. Хотя этот комментарий является четким и прямым, он фокусируется на работе, которую выполнил человек, а не на нем самом. Это может сделать получателя более открытым к принятию вашего отзыва.
5. Проявите сочувствие
Подумайте о том, как получатель вашего письма может относиться к ситуации. Попытка понять, почему они повели себя определенным образом или приняли конкретное решение, может помочь вам установить с ними более значимую связь.
Вы также можете предложить им позитивное подкрепление, чтобы дать им понять, что, хотя вы обеспокоены этой конкретной ситуацией, они по-прежнему являются ценным членом вашей команды. Подход к разговору с сочувствием и уважением может побудить получателя сделать лучший выбор в будущем.
6. Выскажите предложение
Подумайте, есть ли какие-либо действия, которые получатель может предпринять, чтобы исправить или улучшить ситуацию. Если таковые имеются, укажите их в своем письме, чтобы они поняли, какие шаги они могут предпринять для исправления ситуации.
Например, если получатель пропустил важный тренинг по HR, вы можете предложить ему связаться с вашим менеджером по персоналу, чтобы получить копию презентации и заполнить все необходимые документы. Если вы хотите предотвратить подобное действие в будущем, вы можете дать получателю вашего письма рекомендации о том, как вести себя в подобной ситуации.
Например, если они открыто критиковали важное рабочее решение, которое вы приняли, обсудив его с коллегами, вы можете попросить их связаться с вами напрямую, если у них возникнут вопросы о процессе принятия решений в будущем, чтобы вы могли провести профессиональный разговор.
7. Будьте открыты для разговора
Дайте адресату понять, что вы готовы к разговору о ситуации, если он хочет обсудить ее подробнее. Будьте готовы встретиться с ними лично, назначить видеозвонок или поговорить по телефону. Во время разговора активно слушайте, что они говорят, и ищите возможности для совместной работы над решением. Это может помочь вам развить взаимопонимание и более сильное чувство уважения друг к другу.
8. Используйте любезное и профессиональное завершение
Наконец, сообщите получателю письма, что вы надеетесь вместе разобраться в ситуации. Сохраняйте позитивный тон, чтобы у адресата была мотивация найти решение. Затем используйте профессиональное завершение, например, Искренне или Спасибо с последующим указанием вашего имени. Соблюдение этикета во всем письме поможет вам выглядеть более профессиональным и располагающим к себе человеком. Это также может облегчить получателю возможность вести с вами открытые и честные разговоры в будущем.
Шаблоны электронной почты
Использование шаблона электронного письма для решения ваших проблем поможет вам оставаться объективным и профессиональным. Ниже приведены два шаблона, которые вы можете изменить в зависимости от вашей ситуации:
Шаблон 1
Вот шаблон, который вы можете использовать, чтобы выразить свою озабоченность по электронной почте после того, как коллега допустил ошибку:
Уважаемый [имя получателя],
Я пишу вам, чтобы обсудить [кратко опишите ситуацию]. Хотя я признаю, что [указать потенциальную причину или фактор, который мог повлиять на ситуацию], [указать конкретное поведение или действие] неприемлемо на рабочем месте. В будущем я был бы признателен, если бы вы могли [предложить решение]. Надеюсь, вы понимаете мою точку зрения, и мы сможем профессионально продвигаться вперед.
Спасибо,
[Ваше имя]
Шаблон 2
Вот шаблон, который вы можете использовать для профессионального обсуждения ситуации, которая вас расстроила, по электронной почте:
Уважаемый [имя получателя],
Я пишу вам письмо, чтобы обсудить [кратко опишите ситуацию]. Когда это произошло, это удивило меня, потому что [спокойно укажите, почему это событие удивило вас]. Хотя я признаю, что [укажите потенциальную причину или фактор, который мог повлиять на решение другого человека], я надеюсь, что вы можете предоставить больше деталей, чтобы помочь мне понять ваше решение и какие шаги я могу предпринять, чтобы [укажите желаемый результат или то, чего вы хотели бы достичь] в будущем. Я ценю, что вы нашли время, чтобы обсудить это со мной.
Спасибо,
[Ваше имя]
Примеры электронных писем
Ниже приведены два примера электронных писем, которые решают проблемы отправителя, оставаясь при этом профессиональными:
Пример 1
Вот пример, на который вы можете сослаться, если вам нужно исправить ошибку, допущенную одним из ваших коллег:
Уважаемая Донна,
Я пишу вам письмо, чтобы обсудить ваше отсутствие на утренней ознакомительной встрече с нашим новым клиентом, компанией Circle Group. Хотя я понимаю, что в последнее время вы работали над несколькими крупными проектами, и знаю, что вы не пропустили встречу специально, отсутствие на встречах с клиентами плохо отражается на нашей компании.
В будущем я буду признателен, если вы ответите на приглашения, которые я рассылаю, чтобы я знал, можем ли мы рассчитывать на ваше участие. Это также поможет мне определить, какие материалы мне нужно принести на встречу с клиентом и не нужно ли нам перенести встречу. Надеюсь, вы понимаете мою точку зрения, и мы сможем профессионально продвигаться вперед.
Спасибо,
Дженнифер
Пример 2
Вот пример, на который вы можете сослаться, чтобы попросить больше информации после разочаровывающей ситуации на рабочем месте:
Уважаемый Ричард,
Я пишу вам письмо, чтобы обсудить задания по проекту, которые мы получили во время сегодняшнего собрания команды. Когда вы сказали, что я работаю ассистентом в проекте Notre Dame, а не ведущим, это меня удивило, потому что в наших предыдущих беседах вы говорили о том, что хотите повысить мою роль в этом задании.
Хотя я признаю, что планы меняются и вы несете ответственность за назначение каждому члену команды роли, в которой он может преуспеть, я надеюсь, что вы можете предоставить более подробную информацию, чтобы помочь мне понять ваше решение и какие шаги я могу предпринять, чтобы работать в качестве ведущего над проектами в будущем. Я ценю, что вы нашли время, чтобы обсудить это со мной.
Благодарность,
Максвелл
- indeed.com
Поделиться
