Иногда необходимо связаться с вашим HR-представителем по поводу проблемы или возможности трудоустройства. Как и в большинстве случаев делового общения, это обычно происходит по электронной почте, поэтому вам придется хорошо подумать над составлением подходящего и информативного письма для представителя отдела кадров.
В этой статье мы обсудим, как написать письмо в Отдел персонала с помощью шаблона и примеров.
Ситуации, в которых необходимо написать письмо в Отдел персонала
Существует множество ситуаций, которые могут потребовать, чтобы вы отправили электронное письмо своему HR-представителю или HR-менеджеру. В некоторых случаях вы можете отправить менеджеру по персоналу свое резюме на вакансию, на которую вы претендуете. Некоторые объявления о вакансиях требуют, чтобы вы отправили свое резюме и сопроводительное письмо на рассмотрение менеджеру по персоналу. Вы также можете обратиться к HR-менеджеру после подачи заявки через сайт компании или при личной встрече.
Возможно, вам также понадобится написать представителю отдела кадров на вашей нынешней работе, чтобы обсудить вопрос, связанный с работой. Это может быть подача официальной жалобы, просьба об отгуле, просьба о предоставлении условий труда и целый ряд других причин. Независимо от того, о чем вы пишете HR, вы можете следовать одному и тому же основному формату письма.
Как написать письмо в Отдел персонала
Следуйте этим шагам, чтобы составить профессиональное электронное письмо представителю отдела кадров:
1. Правильное оформление адреса электронной почты
Если вы работаете в крупной компании, возможно, вы еще не знаете своего представителя отдела кадров, поэтому важно узнать эту информацию. Вам понадобится правильный адрес электронной почты для отправки письма, и вы также должны начать свое письмо с обращения к представителю HR по имени и фамилии.
2. Напишите конкретную тему письма
При написании любого профессионального письма важно использовать тему письма, чтобы указать, о чем идет речь. Например, если вы пишете, чтобы подать жалобу, то в теме письма должно быть кратко указано следующее. Если вы спрашиваете о проблеме начисления заработной платы, то укажите эту информацию в теме письма. Тема вашего письма должна быть лаконичной, но достаточно информативной, чтобы представитель отдела кадров знал, о чем вообще идет речь, еще до того, как откроет письмо.
Представители отдела кадров часто получают много электронных писем, поэтому важно помочь им отследить, о чем ваше письмо. Это также поможет им определить, является ли это срочным делом, чтобы они могли убедиться, что вам оперативно ответят.
3. Объясните ситуацию
После приветствия начните свое письмо, как можно более четко объяснив, о чем вы пишете. Предоставьте любую информацию, которая может понадобиться для понимания или разрешения ситуации. Дать больше деталей, чем нужно, лучше, чем дать недостаточно деталей, потому что это уменьшает количество электронных писем, которые вам нужно отправлять туда и обратно. Если ситуация слишком сложна для обсуждения по электронной почте, вы можете просто сказать об этом и попросить договориться о встрече лично или по телефону.
4. Уточните, какие шаги вы хотите предпринять
После того как вы объясните ситуацию, вы должны четко сформулировать, что бы вы хотели сделать для решения проблемы. Если вы уже предпринимали попытки решить проблему, объясните эти попытки, чтобы ваш представитель по персоналу знал, что эти решения не сработали. Это не позволит им предложить вам сделать то, что вы уже сделали, и покажет им, что вы пытались решить вопрос самостоятельно, прежде чем поднимать его перед ними.
Если вы не уточните, какого решения вы ожидаете, представитель HR может не понять, что именно вам нужно в данной ситуации. В некоторых случаях вы можете предложить решение, которое вам кажется подходящим. В других случаях вы можете написать им письмо, чтобы спросить, что можно сделать для исправления ситуации.
5. Закройте письмо
После того, как вы все четко объяснили, подпишите письмо профессионально. Вы должны поблагодарить представителя отдела кадров и попросить его проследить за вами, если это необходимо. Затем напишите внизу письма свое полное имя и профессиональную подпись, например наилучшие пожелания или искренне. Также не забудьте указать свои контактные данные и любую другую необходимую информацию под вашим именем, например, идентификатор работы, номер телефона или номер отдела, если это необходимо.
6. Проверьте наличие ошибок
Прежде чем нажать кнопку Отправить , просмотрите свое письмо, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Исправьте все орфографические и грамматические ошибки и убедитесь, что ваше письмо понятно и легко воспринимается. Это важный шаг, поскольку он гарантирует, что ваше письмо будет профессиональным и отшлифованным.
Шаблон электронного письма в Отдел персонала
Вот стандартный шаблон, который вы можете использовать при написании электронного письма представителю отдела кадров:
To: [Их профессиональный адрес электронной почты]
Тема: [Основная тема вашего письма в нескольких словах]
Уважаемый [имя и фамилия представителя отдела кадров],
[Вежливое приветствие.] Я пишу это письмо по поводу [вопроса, который вам необходимо решить]. [Объяснение проблемы с соответствующими деталями]. [Что бы вы хотели сделать по этому вопросу]. [Поблагодарите их за уделенное время].
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя и фамилия]
[При необходимости укажите контактную информацию]
Примеры электронных писем в Отдел персонала
Вот несколько примеров различных типов писем, которые вы можете отправить в Отдел персонала, используя этот шаблон:
Пример 1
Кому: Линда.WilliamsHR@email.com
Тема: Рабочие условия
Уважаемая Линда Уильямс,
Добрый день. Я пишу это письмо по поводу моей просьбы о предоставлении рабочего места. Я подал свое заявление 10 января, но пока не получил ответа от своего руководителя по поводу предоставления этих условий. Как я указала в форме запроса, я буду ухаживать за членом семьи после операции 5 февраля. Я хотел бы получить разрешение на работу из дома в течение этой недели, чтобы присутствовать на них. Я могу работать в прежние часы, но прошу сделать это удаленно на эту неделю. Пожалуйста, сообщите мне, если это возможно. Поблагодарите за уделенное вам время.
С наилучшими пожеланиями,
Брайан Рид
ID сотрудника: 55673
Пример 2
Тема: Заявление на должность бухгалтера
Уважаемый Пол Коннер,
Доброе утро, Пол. Я пишу это письмо по поводу моего заявления на должность бухгалтера в Levels Inc. Я подал заявку через Интернет и приложил к этому письму свое резюме и сопроводительное письмо. Пожалуйста, свяжитесь с нами, если у вас есть вопросы по поводу моего заявления или вы хотите назначить собеседование. Спасибо за ваше время, и я надеюсь, что вы рассмотрите мою кандидатуру на эту должность.
Искренне,
Синди Самуэль
Электронная почта: Синди.Samuel@email.com
Телефон: 555-821-1120
Пример 3
Кому: DanielRaymondHR@email.com
Тема: Официальная жалоба
Уважаемый Дэниел Рэймонд,
Здравствуйте, Даниил. Я пишу это письмо, чтобы подать официальную жалобу на одного из моих коллег. Я пережил несколько негативных взаимодействий с Ли Уолтерсом, сотрудником отдела маркетинга. Он неоднократно делал мне и другим сотрудникам замечания, которые просто не уместны и которые, по моему мнению, нарушают политику компании в отношении домогательств. Я напрямую разговаривал с ним по этому вопросу, но он продолжает вести себя невежливо по отношению ко всем членам нашей команды. Я бы хотел, чтобы такое поведение прекратилось, и считаю, что для этого необходимо подать официальную жалобу. Если вы хотите назначить встречу для дальнейшего обсуждения деталей моей жалобы, пожалуйста, дайте мне знать. Поблагодарить за уделенное время.
Искренне,
Эндрю По
Эндрю.Poe@email.com
- indeed.com
Поделиться
