В каждой компании руководители нуждаются в эффективной поддержке, которую обеспечивает персональный ассистент. От его четких и своевременных действий часто зависит работа начальника, поэтому подбор подходящего кандидата на эту должность - ключевая задача.
Поиск
Поиск идеального кандидата на должность персонального ассистента - непростой процесс, который требует комплексного подхода. Несмотря на кажущуюся простоту, рекрутинг часто затягивается, так как личностная совместимость руководителя и ассистента имеет решающее значение.
Рекомендуемые методы поиска:
- Интернет: эффективный ресурс, особенно для офисных сотрудников, к которым относятся персональные ассистенты.
- Агентства: обладают широкой базой данных по этой специальности, но требуют дополнительных финансовых вложений.
- Пресса: используйте специализированные журналы и газеты по поиску работы, а также англоязычные издания, если кандидат должен владеть английским языком.
- Рекомендации: следует относиться к ним с осторожностью, так как существует риск субъективизма.
- Собственная база данных: может быть использована, если компания уже имеет опыт подбора персональных ассистентов.
Оценка
Оценивая кандидатов на позицию персонального ассистента, важно учитывать как их личностные, так и профессиональные качества.
Общие компетенции:
- Коммуникативные навыки: умение ясно и четко излагать мысли, эффективно вести переговоры, находить общий язык с разными людьми.
- Организованность: способность планировать свой время, управлять задачами, эффективно решать проблемы, поддерживать порядок на рабочем месте.
- Ответственность: понимание важности своей работы, готовность брать на себя обязательства, соблюдать конфиденциальность информации.
- Стрессоустойчивость: умение сохранять спокойствие и концентрацию в сложных ситуациях, быстро адаптироваться к изменениям.
- Инициативность: готовность брать на себя новые задачи, предлагать идеи, проявлять креативность.
- Лояльность: преданность компании и руководителю, готовность отстаивать интересы организации.
Специальные компетенции:
- Знание делопроизводства: умение составлять документы, вести архивы, владеть основами канцелярской работы.
- Опыт работы с компьютером: уверенное владение программным обеспечением (Microsoft Office, специализированные программы), навыки работы в Интернете.
- Знание английского языка: необходимый уровень зависит от требований компании.
- Опыт работы с VIP-персонами: умение правильно строить отношения с высокопоставленными клиентами, соблюдать деловой этикет.
- Организационные навыки: умение планировать мероприятия, координировать работу подчиненных.
Адаптация
Адаптация нового персонального ассистента - важный этап. Следует уделить внимание пониманию традиций, стиля общения, корпоративной культуры и делового этикета компании.
Мотивация
Мотивация персонального ассистента - сложная задача. В отличие от других должностей, успех зависит от субъективной оценки руководителя. Чаще всего ключевыми факторами мотивации являются:
- Позитивная обратная связь: регулярная похвала, выражение благодарности за качественную работу.
- Внимательность руководителя: проявление интереса к работе и личности ассистента.
- Премии по результатам работы: не являются ключевым фактором, но могут стать приятным бонусом.
- Улучшение условий труда: обеспечение комфортного рабочего места, современной техники, возможность профессионального развития.
- Стабильность и психологический комфорт: гарантированная вежливость и корректность в общении со стороны руководителя.
Показатели результативности
Главным показателем результативности работы персонального ассистента является удовлетворенность руководителя. Другими важными критериями являются:
- Качество выполнения основных обязанностей: организация рабочего графика руководителя, эффективное взаимодействие с внешним миром, координация работы секретарей, делопроизводство, организация деловых поездок и мероприятий.
- Соблюдение сроков и дедлайнов.
- Качество документации и отчетов.
- Уровень компетентности в решении проблем.
- Степень взаимодействия с партнерами и клиентами.
Развитие, обучение, перспективы карьерного роста
Для профессионального развития персональные ассистенты могут проходить тренинги по эффективным коммуникациям, психологии общения, делопроизводству, основам бухгалтерского учета, менеджменту.
Типичные ошибки
Неправильная организация работы персонального ассистента может привести к демотивации, снижению эффективности и конфликтам.
Частые ошибки:
- Неправильная мотивация: отсутствие позитивной обратной связи, недостаточное внимание к работе ассистента.
- Слишком сильная зависимость от настроения руководителя: ассистент может стать жертвой хамства или некорректного отношения.
- Передача ассистенту слишком широких полномочий: может привести к неуправляемому влиянию ассистента на отношения в коллективе.
Заключение
Эффективная работа руководителя зависит от качества работы его помощника. Правильный подбор кандидата, правильная организация его труда и мотивация являются ключевыми факторами успеха.
Поделиться
