Сокращение штата, пожалуй, самый очевидный и самый неприятный путь оптимизации бизнеса. Ситуацию, когда из штата должны уйти 10 и более человек, как правило, тяжело переживает коллектив. Резкое сокращение может отразиться и на бизнесе, ведь в период «перестройки» может пострадать качество услуг компании. Каковы же признаки того, что мер по сокращению штата уже не избежать и собственнику, скорее всего, ничего не остается, кроме как «резать» кадры.
Признак первый: производство с «социалистическим» наследством
Как правило, если история компании уходит в далекое социалистическое прошлое, — это признак того, что эффективному управленцу так или иначе придется заниматься сокращением персонала. За долгие годы в такой компании, скорее всего, накопилось много непрофильных активов и штат откровенно раздут. Как правило, старые компании, работающие со времен СССР, по привычке тянут за собой советское наследие: дома культуры, базы отдыха и т.д. Чаще всего, в таких случаях режется социальная часть: все ДК, пансионаты, теплицы… Все, что не связано с основной деятельностью компании, становится дочерним предприятием или продается. Затем ведется работа со вспомогательными структурами: а нужен ли компании свой штат юристов или можно оставить одного, а остальное отдать на аутсорсинг? Многие вспомогательные службы выгоднее привлекать со стороны. Все это ведет к значительному сокращению штата. Когда я пришел работать на Красноярский алюминиевый завод, который только вошел в состав «Русского алюминия», штат предприятия состоял примерно из 16 тысяч человек. Через несколько лет его численность была сокращена до 6 тысяч человек в первую очередь за счет социально ориентированных непрофильных активов. Целью реорганизации было не только сокращение затрат, но фокусировка на основном производстве, повышение показателя выработки продукции на одного работающего. И хотя перемены иногда были болезненными, они привели к положительным результатам.
.Признак второй: дисбаланс между доходами компании и затратами на персонал
Перспективы роста компании могут быть переоценены. Получив инвестиции, компания набирает штат, однако впоследствии затраты на персонал превышают прибыль от его работы. В 2011 году в компанию «Мегаплан» пришел инвестор. Мы активно развивались и к осени 2012 года набрали аж 150 человек работников. Рост штата привел к росту выручки, но при этом он не покрывал расходы на персонал. За несколько месяцев с половиной работников пришлось расстаться. Этот болезненный период нужно было пережить. С тех пор «Мегаплан» — прибыльная растущая компания.
Признак третий: людей все больше заменяют машины
Когда-то Московская городская телефонная сеть занимала четыре этажа здания, в котором располагается офис нашей компании в Москве. Но оборудование становилось все более компактным и все более «самостоятельным», кроме того, все чаще люди стали предпочитать мобильную связь. Теперь МГТС хватает одного этажа, и штат сократился в разы. Руководство компании в несколько этапов освобождается от тех, кто становится не нужен.
Признак четвертый: резкое снижение объемов остатков средств на счете к концу месяца
Мы в компании «Мегаплан» внимательно следим за количеством остатков средств на конец и начало месяца. Если сумма остатков денежных средств в эти периоды снижается, это говорит о том, что в скором времени может нарушиться баланс между выручкой и прибылью. В нашей стране 20–25 числа каждого месяца работники обычно получают аванс, а примерно 5–10 числа — основную часть зарплаты. Соответственно, на начало месяца приходятся самые большие затраты. В ситуации, когда остатков средств на начало месяца не хватает, компании обычно стараются минимизировать расходы (уменьшают количество платежей, переносят их с начала на середину месяца) и увеличить доходы. Но еще до того, как остатки средств в начале и конце месяца уменьшатся до критической суммы, руководство должно задуматься об оптимизации: на массовое увольнение может потребоваться до шести месяцев, и все это время придется делать выплаты увольняемым.
Признак пятый: текущих расходов не хватает на необходимые закупки
Один из тревожных звоночков о том, что скоро, возможно, придется резать кадры, — это отсутствие средств на необходимые закупки (например, оргтехники) или обязательные платежи (например, гаражу, клининговой службе и т.п.). Задержка оплаты счетов тоже должна заставить задуматься. Разумеется, первый шаг, который стоит сделать в этой ситуации, — это пересмотреть платежи или поискать более дешевых аутсорсеров. Но в целом недостаток средств на текущие расходы сигнализирует о том, что бизнесу в скором времени может потребоваться глобальная оптимизация расходов. В том числе и за счет сокращения штата.
Признак шестой: портфель заказов ниже оптимального
Портфель заказов у нас — это сумма выставленных счетов за две недели. На своем опыте я убедился, что, к сожалению, не все компании оперируют этим понятием, а напрасно. Анализ портфеля заказов дает возможность предвидеть финансовые спады и подъемы. Каждое производство должно определить свой лимит портфеля заказов. В «Мегаплане» это 3 млн рублей. Если мы понимаем, что сумма выставленных за две недели счетов больше этой суммы, то все хорошо, нас ждет отличный заработок. Если же сумма получается меньше 3 млн, то это сигнал к тому, чтобы проанализировать ситуацию и понять, что произошло.
Не всегда уменьшение суммы в портфеле заказов говорит о необходимости сокращать штат. Иногда оно может быть связано с временными внешними обстоятельствами (сезонностью бизнеса, к примеру). Но это не отменяет необходимости «держать руку на пульсе» и быть готовым к крайним мерам.
Признак седьмой: неэффективная работы команды
Еще один показатель, который нуждается в регулярном мониторинге, — это расчет эффективности выработки команды. Берем количество работников и общую сумму годовой заработной платы. Рассчитываем среднее арифметическое по годовой зарплате. Затем сумму общей прибыли делим на количество работников. Если результат получается больше, чем средняя зарплата, это говорит о том, что штат работает эффективно. Если меньше — это прямое показание к сокращению штата.
Бывает так, что сокращать приходится и тех работников, которые заняты непосредственно производством продукта. В тяжелые времена «под нож» идут топ-5 или топ-10 самых высокооплачиваемых специалистов. Уникальных кадров единицы, но в тяжелые моменты приходится выбирать. Часто двое-трое рядовых работников вполне смогут заменить одного высокооплачиваемого, и при этом еще можно сэкономить. Во время кризиса важны хорошие работящие исполнители. Выявить таких среди тех, кто просто делает вид и рассказывает об «огромном количестве работы», для нас всегда было несложно. Так, например, наши клиенты, работая с CRM, всегда видят, кто из работников чем занимается, насколько быстро справляется с задачей, кто успевает, а кто срывает дедлайны.
В кризис работники, чья зарплата привязана к курсу валют, становятся непозволительной роскошью. Указанная в договоре на момент подписания контракта сумма из-за скачков валют увеличилась в переводе на рубли — и вот компания несет дополнительные расходы. Проверить контракты своих работников в кризис, чтобы узнать, которые из них привязаны к доллару или евро, — одна из первых задач менеджера по персоналу.
С валютными специалистами нужно вести диалог о сокращении зарплаты или избавляться от них. Обычно валютные контракты подписываются с удаленными специалистами, которые работают за рубежом, но бывают и штатные работники со специальными условиями. Как правило, они входят в те самые топ-5 или топ-10 высокооплачиваемых работников, которых сокращают в первых рядах.
Как бы ни было тяжело расставаться с частью команды, к сожалению, иногда приходится идти на такие меры, ведь если бизнес станет глубоко убыточным, увольнять придется всех.
Первая публикация: 2017-01-24
Поделиться
