Если вы работаете на дому, вот как вы можете настроить сотрудничество между командами или выжать максимум из удаленных совещаний

• Удаленная работа становится новой нормой с заботами о здоровье и безопасности сотрудников.
• Согласно отчету компании FlexJobs, представляющей собой карьерный ресурс для обеспечения гибких рабочих мест, число удаленных работников увеличилось на 159% с 2005 по 2017 год.
• Мы побеседовали с руководителями и рабочими экспертами о том, как руководить командой во время совещаний, даже если вы работаете удаленно.

Сохранять концентрацию людей во время личных совещаний непросто. Еще сложнее делать это виртуально.

Согласно анализу 2020 года, проведенному компанией FlexJobs, компанией из сферы карьерных ресурсов, количество удаленных сотрудников увеличилось на 159% в период с 2005 по 2017 год. Сегодняшние обстоятельства означают, что все больше людей работают на дому, а компании используют технические инструменты и платформы для проведения онлайн-конференций, чтобы сделать встречи более быстрыми и лаконичными.

Тем не менее, удаленные совещания имеют отдельный набор проблем. Вы не можете следить за своими сотрудниками и убедиться, что они обращают внимание на то, что обсуждается во время удаленных встреч — 30-минутный звонок может легко превратиться в полную трату времени.

«Руководить онлайн-совещаниями, особенно если в них принимает участие много людей, очень непросто, ведь вы не можете видеть их лиц», - рассказал Спенсер Уолдрон, директор по глобальным коммуникациям на презентационной платформе Prezi. «Вот почему нам нужно установить ожидания и проявить творческий подход в том, как мы сохраняем концентрацию своих сотрудников».

Мы побеседовали с Уолдроном и Бри Вейлер Рейнольдс, экспертом по удаленной работе, о том, как вы можете руководить командой во время совещаний, даже если вы работаете удаленно.

Используйте функции видеочата и инструменты совместной работы, чтобы поддерживать контакт с другими участниками

В интервью Уолдрон сказал, что он работает удаленно из Амстердама в течение шести лет, и ему пришлось вести онлайн-встречи с самого начала. Он сказал, что у Prezi есть правило, что люди, которые не могут присоединиться к личной встрече, должны включить у себя аудио и видео, потому что возможность видеть лицо через экран увеличивает фокус. Видеочату отдается наиболее предпочтение, так как в аудио-конференциях отсутствует визуальный элемент.

«Таким образом, вы видите меня, а я вижу вас», - рассказал он. «Я вижу, как вы реагируете на то, о чем я говорю. Вы больше связаны с человеком, которого можете видеть».

Рейнольдс, менеджер по карьерному развитию в HR-компании Flexjobs, рекомендует лидерам искать креативные способы вовлечь сотрудников во время совещаний.

Например, вы можете воспользоваться функциями чата, встроенными в приложения для конференций, или вы можете поделиться своим экраном. Вы можете задать открытые вопросы, которые будут способствовать дальнейшему обсуждению, и вы можете провести опрос прямо посреди встречи, чтобы проверить, обращают ли люди внимание на то, о чем вы говорите.

Ожидается, что генеральные директора и руководители будут иметь плотный график в течение всего дня, поэтому им следует глубоко планировать свои совещания именно в то время, когда они наиболее продуктивны, заявил Уолдрон. Лидеры могут поделиться своими ожиданиями относительно лучшего времени и лучших практик, а также они должны регулярно сообщать об изменениях, чтобы избежать прерывания на встречах, добавил он.

Компании с международными офисами также могут использовать разницу часовых поясов в своих интересах. Уолдрон сказал, что команды часто назначают мозговые штурмы на 9 утра — время, когда он с наименьшей вероятностью придумает идеи, меняющие игру. Чтобы бороться с этим, он записывает свои основные тезисы заранее, отправляет их в команду для рассмотрения, а иногда и вовсе пропускает встречу. Это лучший способ дать ценный вклад, не теряя времени или своей производительности, сказал он.

Вы все еще можете создать корпоративную культуру удаленно

Офисы – это отличный способ создать корпоративную культуру, которая облегчает сотрудничество между командами. Это особенно верно для компаний с гибридными ситуациями, где у вас есть некоторые сотрудники, работающие в офисах, а другие работают удаленно, сказал Рейнольдс. Тем не менее, вы все еще можете создавать положительный опыт для удаленных сотрудников при помощи офисных мероприятий, которые будут внедрять их в культуру компании.

«Если рассматривать культуру в более широком масштабе, то это мышление о вещах, которые объединяют ваш офис воедино», - рассказала Рейнольдс изданию Business Insider. «Когда вы проводите вечеринки, чтобы отпраздновать дни рождения людей, рекламные акции или детские праздники, в общем, чтобы это ни было – как вы можете расширить это в виртуальном пространстве?».

Рейнольдс заявила, что в FlexJobs сотрудники часто проводят совместные виртуальные обеды. Все собираются вместе на видео и, хотя это не обязательно, это дает сотрудникам возможность провести перерывы вместе. Удаленно работающая компания также проводит сезонные вечеринки с пиццей, в которых пицца буквально доставляется каждому, чтобы воссоздать офисную вечеринку.

«Вы все еще можете праздновать свои успехи и важные вехи, даже если работаете удаленно», - заявила Рейнольдс.