Эффективная коммуникация на рабочем месте может помочь компании достичь своих целей. Существуют физические барьеры, которые могут повлиять на то, как сотрудники взаимодействуют друг с другом, но их можно выявить и устранить. Изучение естественных и искусственных препятствий в общении может позволить вам предотвратить недопонимание среди членов вашей команды и вести успешное взаимодействие, которое повышает производительность труда сотрудников.
В этой статье мы рассмотрим определение физических барьеров в общении, приведем восемь примеров и объясним, как преодолеть их в рабочей среде.
Что такое физические барьеры в общении?
Физические барьеры в общении - это факторы, мешающие разговору. Они могут возникать из естественной среды или быть продуктом человеческого творчества. Элементы могут помешать отправителю донести сообщение до получателя, или же они могут привести к тому, что получатель неправильно истолкует сообщение.
На рабочем месте физические барьеры могут влиять на эффективность общения между коллегами. Их также легко идентифицировать, что может облегчить сотрудникам задачу по снижению воздействия барьеров, отправке четких сообщений своим коллегам и рассмотрению сообщений в правильных контекстах.
8 физических барьеров для общения
Вот восемь примеров физических барьеров в общении, которые могут проявляться на рабочем месте:
1. Шум
Шум - это звук или сбой, который прерывает отправку и прием сообщений во время разговора. Это может повлиять на то, как контекст звучит для слушателя, что может повлиять на интерпретацию, которую он сделает. Например, когда два сотрудника разговаривают за чашкой кофе в офисе, шум стройки за окном может привести к тому, что один из них будет плохо слышать устную речь своего коллеги.
Шум также может мешать работе техники. Если во время конференц-связи не прекращается гул неисправного компьютера, то специалисты могут не понять друг друга.
Письменная коммуникация может столкнуться с шумом как препятствием. Неправильно написанное слово или отсутствие деталей в электронном письме или документе может вызвать недопонимание у читателя. Если вы хотите уменьшить влияние шума на общение, вы можете это сделать:
-
При личных встречах разговаривайте в спокойной обстановке.
-
Наберитесь терпения при повторении объяснений, чтобы убедиться, что ваши коллеги услышали и поняли правильный контекст.
-
Остановить технологический шум, устранив источник неисправностей.
-
Составляйте безошибочные сообщения, которые отвечают интересам читателя и включают только уместные детали.
2. Искажение сообщений
Искажение сообщения происходит, когда получатель придает сообщению иной смысл, чем предполагал отправитель. Это может произойти на всех этапах процесса коммуникации.
Когда отправитель создает сообщение, он может опустить важную деталь, что потребует от получателя обратиться за разъяснениями. Канал, по которому передается сообщение, может дать сбой, в результате чего контекст разговора будет выглядеть для получателя иначе, чем в исходном формате. Когда получатель изучает сообщение, он может неправильно прочитать слова и сделать неверный вывод.
Отправители могут устранить искажение сообщений, вычитывая свои сообщения перед тем, как передать их другой стороне. Например, сотрудник может убедиться, что его слова передают срочность рабочей ситуации или имеют правильный тон для установления позитивных отношений с клиентом. Они могут выбрать правильный носитель для передачи сообщения, что может уменьшить количество шумовых помех. Получатели могут внимательно изучать сообщения, чтобы убедиться, что у них есть вся информация, и они могут попросить разъяснений, прежде чем разрабатывать интерпретацию.
3. Архитектура
Планировка физической рабочей среды может влиять на то, насколько хорошо сотрудники общаются между собой. Примеры препятствий включают:
-
Расстояние между офисами
-
Отсутствие конференц-зала или комнаты отдыха
-
Закрытые двери рабочего места руководителя
Например, если специалисты отдела маркетинга хотят сотрудничать с отделом продаж для проведения кампании, но их отдел находится в другом конце здания. Они используют электронную почту и телефонные звонки, чтобы компенсировать расстояние, но зависимость от технологий позволяет формировать другие коммуникационные барьеры. Сотрудники могут взаимодействовать не так часто из-за недоступности архитектуры рабочего места.
При обустройстве офиса специалисты могут учесть, насколько часто их работа требует контактов с коллегами, и организовать столы и канцелярские принадлежности так, чтобы облегчить общение.
Например, компания может внедрить политику открытых дверей, которая позволяет сотрудникам начального уровня заходить в кабинеты своих руководителей, когда у них возникают вопросы. Партнеры могут также построить открытый план этажа, который позволит им сотрудничать друг с другом лицом к лицу без стен и дверей, блокирующих доступ. Доступная архитектура может снизить уровень шума и упростить отправку и получение важных сообщений.
4. Технические трудности
Технические трудности - это неполадки в инструментах, которые сотрудники используют для взаимодействия друг с другом. Например, если во время виртуального видеозвонка нарушается интернет-соединение, то расшифровка звука может быть затруднена, а четкость видео на экране может снизиться. Специалисты могут быть не в состоянии понять, о чем говорят другие стороны.
Другой пример - сбой в программе, которую отдел использует для отправки мгновенных групповых сообщений, что задерживает прием сообщений и вызывает изменения в рабочем процессе компании.
Сотрудники могут решить технические трудности, выполнив техническое обслуживание своих средств связи. Например, они могут проверить качество аудио- и видеосигнала перед началом конференц-связи и устранить неполадки в программном обеспечении перед началом важных переговоров в режиме онлайн.
Они также могут подготовиться к использованию альтернативных способов отправки сообщений, не испытывающих технических проблем. При общении с коллегами может быть важно выбрать средство коммуникации с наименьшим количеством шума.
5. Время
Время может повлиять на оперативность и четкость коммуникации. Бывает трудно передать срочность рабочей ситуации, когда получатель читает и интерпретирует сообщение позже, чем предполагал отправитель. Временные барьеры могут возникать, когда сотрудники работают в разных часовых поясах. Например, менеджер, работающий на западном побережье, назначает конференц-связь, но его коллега, работающий на восточном побережье, неправильно понимает повестку дня, потому что не перевел время на свое местоположение.
Сотрудники, которые общаются с коллегами, живущими в разных странах, также могут столкнуться с этой проблемой. Они могут стремиться найти подходящий момент для выступления, чтобы поговорить со всеми. Чтобы преодолеть временные конфликты, вы можете:
-
Включать в себя несколько копий маршрута, в котором точно указаны все события в разных часовых поясах.
-
Установите последовательный график, позволяющий коллегам взаимодействовать друг с другом, независимо от того, где они работают.
-
Записывать разговоры и отправлять их недоступным сторонам, что позволит им понять контекст сообщения.
6. Расстояние
Расстояние между коллегами может повлиять на поток общения. Сотрудники, которые добираются до своего рабочего места дистанционно, могут столкнуться с этой проблемой. Они могут не работать в одном физическом помещении с членами своей команды, поэтому многие из их взаимодействий происходят по телефону или в виртуальной среде, такой как электронная почта и программы мгновенного чата. Поскольку они не видят язык тела и мимику своих коллег, им может быть сложно понять их сообщения.
Использование программ для видеозвонков может минимизировать влияние расстояния. Специалисты могут включить веб-камеру на своих компьютерах или камеры на смартфонах, чтобы показать свое лицо, когда они разговаривают с коллегами виртуально. Они также могут видеть лица своих коллег, что может служить альтернативой личному общению. Частое участие в видеочатах может помочь наладить товарищеские отношения между удаленными сотрудниками. Они также могут попросить прояснить ситуацию после услышанных сообщений и использовать письменную коммуникацию для подтверждения деталей устных разговоров.
7. Избыток информации
Слишком много информации в одном разговоре может привести к тому, что получатель неправильно поймет контекст. Когда отправитель передает сразу несколько сообщений, получатель может сосредоточиться на одной части, не уделяя достаточного внимания другим частям. Они могут упустить важные детали или потребовать уточнения того, что имел в виду отправитель, что может затянуть разговор и время, которое может потребоваться для достижения решения.
Например, если менеджер отправляет одно за другим электронные письма о подготовке к специальному мероприятию, сотрудник может ответить на два из них, а остальные затеряются в почтовом ящике.
Чтобы избежать избытка информации, вы можете:
-
Определите части сообщения, которые наиболее важно знать вашим коллегам.
-
Убедитесь, что ваш коллега понял предыдущий разговор, прежде чем переходить к новой теме.
-
Делайте свои сообщения конкретными и краткими, это поможет избежать потока ненужных деталей, которые могут отвлечь сотрудника от основной идеи.
Например, менеджер может создать контрольный список, который позволит сотруднику выполнять задачи через определенные промежутки времени, что не даст ему чувствовать себя перегруженным.
8. Окружающая среда
Окружающая среда - пример естественного физического барьера для общения. Звуки ненастной погоды могут повлиять на разговор, независимо от того, взаимодействуют ли сотрудники лично или в виртуальном пространстве.
Например, в офисе гром от продолжающегося дождя может быть достаточно сильным, чтобы заглушить устное общение, происходящее в помещении. Непрекращающийся дождь также может привести к потере электричества, что может нарушить интернет-соединение, необходимое для отправки и получения электронной почты или отправки сообщений онлайн. Сотрудникам может понадобиться сигнал, чтобы связаться с коллегой по телефону, что может быть непросто, поскольку сильный ветер влияет на вышки сотовой связи.
Другие типы погоды, такие как палящая жара и обжигающий холод, могут влиять на безопасность рабочей среды. Специалисты также могут подготовиться к ликвидации последствий стихийных бедствий, которые характерны для определенного времени года.
Хотя природные стихии могут быть вне контроля работодателей, сотрудники могут разработать планы действий в чрезвычайных ситуациях, чтобы связаться друг с другом, если их обычные методы недоступны. Они могут отправлять срочные сообщения членам своей команды, когда чувствуют ненастную погоду, что может перенести важные рабочие разговоры на более позднее время. Они также могут разработать систему реагирования на чрезвычайные ситуации, которая обеспечивает связь с сотрудниками.
- indeed.com
Поделиться
