Офис считается одним из самых напряженных мест, с которыми доводится сталкиваться человеку. Персонал вынужден мириться с постоянными дедлайнами, строгими офисными правилами и внезапными капризами коллег. Вдобавок некоторые сотрудники сомневаются в себе и панически боятся неудач. Неудивительно, что стресс на работе считается основной причиной возникновения болезней сердечнососудистой системы и других серьезных заболеваний, к примеру, диабета 2 типа, что подтверждено исследованиями Британского Медицинского Журнала.
К счастью, руководитель компании имеет возможность снизить уровень напряжения в коллективе. Главный редактор Inc.com Николь Мари Ричардсон побеседовала с Элизабет Скотт, специалистом по валеологии и экспертом About.com. С ее помощью вы сможете создать свой собственный дзэн-офис без привлечения инструкторов по йоге.
Несколько слов о значимости интерьера
Темный офис, в котором царит вечный беспорядок, отнюдь не способствует поддержанию хорошего настроения. Аналогичное воздействие оказывает резкое верхнее освещение и однотипные, лишенные своеобразия кабинеты со строгой мебелью. По словам Скотт, голые стены хорошо отражают звуки, а шумовое загрязнение – значительный фактор стресса на рабочем месте. Изменяя освещение, температуру воздуха и уровень шума, вы сможете управлять настроением сотрудников. «Мои слова могут показаться невероятными, но советы специалиста по фэн-шуй могут доставить массу положительных эмоций», - говорит Скотт. Если вы все же считаете, что фэн-шуй – это чересчур, вы можете просто расставить в офисе живые растения, которые очистят воздух и сделают офис похожим на уютный дом.
Беспорядок в офисе - к примеру, горы коробок с бумагами или папками, подпирающие потолок - может также влиять на настроение и производительность труда. Возможно, для организации работы в офисе, вам потребуется приобрести дополнительные шкафы и убедить сотрудников поддерживать в порядке свои рабочие столы. Позаботьтесь о чистоте уборных и приятном запахе в помещениях – немного ароматерапии вам не повредит. «Исследования доказывают, что запах мяты стимулирует умственную деятельность»,- отмечает Скотт. – «Это превосходный естественный способ пробудить в сотрудниках желание работать».
Светлая идея
Многие сотрудники в страхе перед дедлайном могут невольно пропустить обед или даже отложить посещение уборной, чтобы выполнить все вовремя. Разумеется, это повышает производительность их труда, однако в действительности подобное поведение способствует скорейшему профессиональному выгоранию и ухудшению состояния здоровья сотрудников. Руководству компании следует прилагать максимум усилий для того, чтобы этого избежать. «Организуйте доставку обедов для сотрудников или обеспечьте их легкими закусками. Это поможет им справиться со стрессом», - говорит Скотт.
Вы также можете использовать перерывы с пользой и проводить семинары эффективному общению, тайм-менеджменту или управлению стрессом. «Подобные мероприятия пропагандируют здоровый образ жизни, а следовательно, улучшают самочувствие сотрудников», - утверждает Скотт. «Убедите персонал в пользе перерывов и пеших прогулок. Вы можете включить эту информацию в информационный бюллетень компании, поместив ее рядом с советами по управлению стрессом», - советует Скотт.
Улыбайтесь!
Исследования показывают, что неблагоприятная атмосфера в коллективе является одним из важнейших факторов эмоционального выгорания. Руководитель может думать, что его поступки не затрагивают персонал напрямую, однако в действительности сотрудники придают настроению босса огромное значение. Вы можете морально поддержать персонал, быть с ним более открытым, чаще улыбаться, разговаривать об отвлеченных вещах, смеяться над их шутками или шутить самому. «Эти простые действия помогут вам создать дружелюбную атмосферу и избежать конфликтов», - сообщает Скотт.
Однако не стоит брать пример с персонажа Стива Карелла из сериала «Офис». Избегайте шуток о поведении коллег, их привычках и манере говорить. «Такие реплики часто граничат с оскорблениями и могут создавать напряженные ситуации», - утверждает Кристофер Легроу, преподаватель психологии в Университете Маршалла (Хантингтон, Западная Вирджиния). В его исследовании указано, что около 70% шуток на рабочем месте касались возраста сотрудников, их сексуальной ориентации или веса. 40% опрашиваемых признались, что сами шутили над коллегами подобным образом. "Старайтесь обходиться незначительными, но забавными репликами», - советует Скотт.
Не пренебрегайте мелочами
"Руководителю не следует поощрять перфекционизм на рабочем месте", - говорит Скотт, ссылаясь на распространенное заблуждение о том, что совершенство может и должно быть достигнуто. Сотрудники должны знать, что им позволено совершать ошибки, каким бы противоречивым ни казалось это высказывание. Так, на About.com вы можете пройти простой тест для проверки уровня перфекционизма. «Когда персонал изо всех сил пытается соответствовать требованиям руководителя и держать заданный им темп, это приводит к быстрому эмоциональному выгоранию", - говорит Скотт. Раздавая задания, убедитесь, что вы изложили проблему максимально четко, а сотрудник понял свои задачи.
"Убедитесь, что рабочие ресурсы используются рационально", - советует Скотт. Она предлагает назначить менеджеров, которые будут проводить тесты на определение положительных и отрицательных качеств характера сотрудников. Полученные результаты могут быть использованы руководством для подбора сферы деятельности, в которой каждый отдельно взятый специалист принесет максимум пользы. К примеру, общительному и обаятельному человеку будет проще проявить себя в сфере торговли.
Слушайте и реагируйте
Скотт считает, что личные встречи больше подходят для решения проблем и обсуждения конфликтов, чем переписка по электронной почте. «Выделив время для разговора, вы покажете, что вам небезразличны вопросы, которые волнуют ваших сотрудников", - говорит Скотт. - «Важно, чтобы собеседник видел, что вы слушаете его и понимаете то, что он говорит. Убедитесь, что правильно поняли его слова, даже если вы не в силах принять решение незамедлительно. В некоторых случаях вы можете спросить сотрудника о его видении проблемы и предложить ему описать одно из возможных решений».
Руководителям крупных компаний будет сложно лично выслушать жалобы и проблемы каждого сотрудника. В таком случае Скотт предлагает делегировать свои полномочия управленцам более низкого ранга – к примеру, представителям отдела кадров. "В крайнем случае, вы всегда сможете поставить ящик для предложений. Это лучше, чем ничего", - утверждает Скотт.
Принципы эффективного тайм-менеджмента
Сотрудники, которые не умеют правильно распределять свое время, не только постоянно нервничают сами, но и заставляют нервничать своих коллег, нарушая сроки сдачи проектов. Скотт предлагает организационный метод с кодовым названием «Все вовремя», разработанный Дэвидом Алленом. "Использование этого метода может повысить производительность труда, но что более важно, снизить уровень напряженности в коллективе", - сообщает Скотт.
Не забывайте о мероприятиях, проводимых во время обеденного перерыва. Пригласите эксперта, который подскажет вам, как можно улучшить атмосферу в коллективе. «Универсальных решений не существует. У различных компаний могут быть различные потребности, и эксперт обязательно учтет их при составлении рекомендации», - утверждает Скотт. «Он определит, когда ваши сотрудники работают с максимальной производительностью, с учетом такого расписания вы сможете планировать решение важных и второстепенных задач». Скотт советует установить приложение Toodledo для iPhone или iPad, которое позволяет создавать простые списки дел, а также устанавливать приоритет задач и напоминаний. С помощью этого приложения вы сможете обмениваться данными с коллегами в ходе работы над общим проектом.
Минимизируйте издержки
Каждый, кому хоть раз приходилось работать с компьютером, знает, насколько раздражительными бывают сбои, которые уничтожают плоды кропотливой работы и сильно снижают продуктивность труда. Однако этого легко избежать, организовав своевременное обслуживание офисных компьютеров, включая установку необходимых программ и антивирусов, настройку системы восстановления и резервного копирования данных. В таком случае сотрудники не будут испытывать затруднения при работе с компьютерами. Представители техподдержки в любой организации - за исключением, быть может, самых маленьких технических стартапов - должны работать максимально быстро и эффективно.
Обеспечьте достойный отпуск
Просто предоставить персоналу время для отдыха недостаточно. Вам следует убедить их проводить свое свободное время с пользой. «Некоторые сотрудники думают, что они помогают компании, отказываясь от отпуска, но фактически они наносят ей вред», - утверждает Скотт. Исследования доказывают, что сотрудники, которые регулярно отдыхают, гораздо здоровее коллег, предпочитающих работать без устали. «Если кто-то уходит в отпуск и берет работу с собой, это не может считаться полноценным отдыхом», - говорит Скотт. Она считает недопустимым звонить отдыхающим по телефону или отправлять им электронные письма с поручениями. С развитием технологий становится все труднее заставить себя не думать о работе за пределами офиса, однако это жизненно необходимо для того, чтобы сохранять душевное равновесие.
Сотрудникам, которые во время отдыха не могут уехать из города, Скотт предлагает спланировать так называемый «домашний отпуск», то есть провести время с семьей или друзьями и как следует расслабиться, посетить культурные мероприятия или устроить пикник на свежем воздухе. Кроме того, вы можете организовать работу по гибкому графику, чтобы сотрудники могли приходить в офис в любое время, проводя в нем положенное количество часов. «Практика показывает, что людям нравится самостоятельно определять свое расписание», - говорит Скотт.
Проанализируйте результаты
Возможно, вы уже знаете, что публичное признание успехов и достижений способно существенно повысить мотивацию рабочего коллектива. Сотрудникам наверняка понравится слышать похвалы в свой адрес в присутствии коллег и делить с ними свой успех. По словам Скотт, отличным решением станет еженедельная или ежемесячная новостная рассылка, в которой содержатся самые свежие идеи и последние достижения сотрудников. «Информационный бюллетень – это лучший способ наладить общение и сплотить коллектив», - утверждает Скотт.
Веселитесь!
Не забывайте, что совместные развлечения могут сослужить вам хорошую службу. Корпоративные вечеринки, бесплатные обеды, спортивные состязания – все это поможет справиться с ежедневной рутиной, а мероприятия вроде заседаний книжного клуба способствуют созданию дружественной и непринужденной атмосферы. Вы можете также сообща поучаствовать в волонтерских программах, проводимых раз в квартал.
Скотт предлагает изредка вносить в рабочий план небольшие приятные сюрпризы для сотрудников – к примеру, бесплатные обеды или дополнительные выходные дни, чтобы сотрудники с нетерпением ждали назначенного времени. «Я предлагаю проводить такие мероприятия по понедельникам», - говорит она. – «Потому что в каждом понедельнике должна быть порция пятничного веселья».
Первая публикация: 2013-09-29
- Inc.com
Поделиться
