Личная карточка работника. поля, которые нужно заполнять

"Современный предприниматель", 2008, N 3

Личная карточка работника. поля, которые нужно заполнять

Личная карточка работника входит в состав кадровой документации. Ее унифицированная форма N Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 (далее - Постановление). Документ изначально предназначен для компаний. В самом бланке предусмотрена строка "наименование организации", упоминания о предпринимателях нет. Тем не менее коммерсантам оформить карточки сотрудникам стоит. В ходе проверок инспекторы вполне могут их запросить. Карточками чаще интересуются трудовые инспекторы, изучая сведения о стаже работников. Кроме того, Правила ведения трудовых книжек требуют знакомить сотрудника с каждой вносимой записью: о выполняемой работе, переводе, увольнении. Для чего подчиненный ставит свою подпись в личной карточке, где дублируется информация из трудовой книжки (п. 12 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225). Отсутствие карточек могут расценить нарушением трудового законодательства. Штраф для ИП составляет от 1 до 5 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

Примечание. Предпринимателям стоит оформить личные карточки сотрудников. Времени это много не займет, а контролеры, изучая стаж сотрудников, вполне могут их запросить.

Открываем бланк

Личная карточка оформляется на каждого сотрудника, принятого на постоянную или временную работу. Заводится карточка и на совместителя. Если совместительство внутреннее, то есть сотрудник занимает две должности у ИП, вторую карточку заводить не нужно. Информацию можно внести в раздел "Дополнительные сведения".

Примечание. Личная карточка оформляется на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу, в том числе совместителей.

Карточка составляется на основе приказа о приеме на работу (формы N N Т-1 или Т-1а, утвержденные Постановлением).

При заключении трудового договора работник представляет паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность), трудовую книжку, страховое свидетельство пенсионного страхования, документы воинского учета и об образовании, если для выполнения работы требуются специальные знания (ст. 65 ТК РФ). Из этих бумаг и берутся сведения для карточки. Правда, для заполнения всех пунктов карточки требуется больше информации, чем найдется в упомянутых бумагах. Например, на бланке указывается ИНН, а копия свидетельства в состав документации не входит. Кроме того, принимая совместителя, коммерсант вправе требовать от него лишь паспорт, диплом об образовании, справку о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ). То есть данных для заполнения бланка будет еще меньше.

Остальные сведения можно получить от самого работника. Если он откажется представлять данные, а такое право у него есть, то в бланке отдельные поля останутся незаполненными. Это не будет нарушением. Обязательно должны быть указаны данные, которые содержатся в упомянутых документах. В отношении остальных полей действует принцип: не указывать сведения, которые при всем желании получить невозможно.

Оформить карточку можно на компьютере или от руки. Учтите, вести ее полностью в электронном виде не удастся. Поэтому первоначально ее можно составить на компьютере, внеся паспортные данные, коды. А в дальнейшем продолжать заполнять ее от руки, по мере появления информации (предоставляемые отпуска, учеба, переводы на другую работу).

Примечание. Вести карточку полностью в электронном виде не удастся, поскольку в нее периодически вносятся записи, с которыми нужно ознакомить сотрудника под расписку.

Вступление и кодировка

В шапке карточки записывается имя предпринимателя, дата заполнения бланка, табельный номер работника. Он присваивается каждому сотруднику и не меняется вплоть до увольнения. Во избежание путаницы табельные номера повторно используются не раньше чем через 3 года после увольнения работника. Далее пишутся ИНН, номер пенсионного свидетельства. В графе "Алфавит" ставится первая буква фамилии сотрудника. Характер работы указывается так: постоянно, временно. Вид работы - основная или по совместительству - записывается полностью без сокращений.

Далее следуют 11 разделов карточки. В разделе "Общие сведения", помимо биографических данных, указываются номер и дата трудового договора, паспортные данные работника, сведения об образовании, профессии, стаже, составе семьи.

Ф.И.О. сотрудника записываются полностью, место и дата рождения приводятся на основании паспорта. При этом месяц в строке указывается прописью, а справа от него в поле "Код" дата рождения пишется цифрами через точку. При заполнении строки "Знание иностранного языка" название языка записывается полностью без сокращений, язык и степень знания (владею свободно, читаю и могу объясняться, читаю и перевожу со словарем).

Далее - сведения об образовании. Они заносятся на основании диплома. В карточке предусмотрено несколько полей, если работник окончил несколько учреждений высшего или среднего профессионального образования. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке. В составе семьи записываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с ним. Паспортные данные пишутся в строке 11. Номер телефона записывается со слов работника. Здесь же предусмотрено поле для указания места жительства по паспорту и фактического, но последнее указывается только при согласии сотрудника.

Обратите внимание: в разд. I по правому краю идут поля с кодами. Они берутся из классификаторов.

При указании места рождения проставляется код Общероссийского классификатора объектов административно-территориального деления (ОКАТО), утвержденного Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. N 413. Учтите, этот Классификатор - только для российской территории, поэтому в карточке лиц, рожденных за пределами РФ, будет стоять прочерк. Биографические сведения кодируются по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. N 412. Некоторые из этих кодов приведены в таблице 1. При кодировке строки "Знание иностранного языка" пишутся 2 кода: первый обозначает язык, второй - степень владения им. Образование записывается и кодируется согласно Классификатору ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО), введенным Постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. N 276-ст. Профессия (основная и дополнительная) пишется полностью, на основании штатного расписания и приказа о приеме на работу. Код для нее берется из Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), принятого Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 367.

Таблица 1. Некоторые коды ОКИН

Общая часть

Раздел II предназначен для воинского учета. На граждан, пребывающих в запасе, он заполняется на основании военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета). На тех, кто подлежит призыву, - удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу. В разд. III "Прием на работу, переводы на другую работу" вносятся записи на основании приказов о приеме на работу, переводах (формы N N Т-1, Т-1а, Т-5). Здесь указываются дата и номер приказа, присвоенная должность, тариф. С каждой записью в данной таблице нужно ознакомить работника под роспись в графе 6.

Таблица 2. Заполнение раздела II

"Сведения о воинском учете"

Разделы с IV по VII заполняются при проведении аттестации, повышения квалификации, профпереподготовки сотрудников. Соответственно заносятся сроки учебы, документ, полученный по окончании.

В разд. VIII "Отпуск" записываются все предоставляемые работнику отпуска. Пишется вид отдыха (ежегодный, учебный, без сохранения зарплаты и др.), период, число календарных дней, дата начала и окончания и приказ о предоставлении отпуска. Раздел IX заполняется при наличии социальных льгот. Указывается вид и документ, на основании которого льгота предоставляется. Последний разд. X - для дополнительных данных. Сюда могут вноситься самые разные сведения (об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и проч.).

Примечание. В личной карточке сотрудника отражается информация обо всех предоставляемых ему отпусках, прохождении подготовки, аттестации, обучения.

Н.Черкасова

Эксперт журнала

Подписано в печать

03.03.2008

заполнение личной карточки работниказаполнение личной карточки работникакак заполнить личную карточку работникакак заполнять личную карточку работниказаполнение личной карточкикарточка сотрудникаличные карточки работниковкарточка работника