Заполняем личную карточку работника

"Отдел кадров коммерческой организации", 2009, N 7

Заполняем личную карточку работника

Кадровая служба любой организации должна документировать трудовые отношения. Для удобства Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1) были утверждены необходимые для этого образцы. Как ни странно, некоторые работодатели очень халатно относятся к заполнению первичных учетных документов, хотя контролирующие органы прежде всего проверяют именно их. Особого внимания требует личная карточка работника - форма Т-2. О ее правильном заполнении и пойдет речь в данной статье.

Общие положения

В соответствии с п. 2 Постановления N 1 унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 Постановления N 1, в том числе личная карточка, распространяются на организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности, а формы, указанные в п. 1.2, - на организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений.

Пункт 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек <1> подтверждает обязательность личной карточки: с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

--------------------------------

<1> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

При оформлении личной карточки рекомендуем использовать тонкий картон или так называемую обложечную бумагу, поскольку срок хранения карточки составляет 75 лет <2>. Если личные карточки будут оформлены на обыкновенной офисной бумаге, они достаточно скоро придут в негодность. Иногда кадровики переоформляют пришедшие в негодность карточки. Если сделать это необходимо, рекомендуем издать приказ по организации о таком переоформлении и ознакомить с ним работников, чьи карточки будут переоформляться. По окончании переоформления работники должны засвидетельствовать своими подписями, что информация внесена без изменения.

--------------------------------

<2> Пункт 339 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000.

Личные карточки заполняются работником кадровой службы на всех работников (постоянных, временных, совместителей) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а) и документов, представленных работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ:

- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- других документов, необходимость предъявления которых предусмотрена федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Дополнительные сведения для заполнения личной карточки, например о составе семьи или номере телефона, работник сообщает самостоятельно.

Вносить сведения нужно от руки (желательно печатными буквами) или с помощью средств вычислительной техники.

Унифицированная форма N Т-2

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301002│

ООО "Белый клык" ├───────┤

--------------------------------------------------------- по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘

Дата
состав -
ления

Табель-
ный но-
мер

Идентифи -
кационный
номер нало -
гоплатель -
щика

Номер страхо -
вого свиде -
тельства го -
сударственного
пенсионного
страхования

Ал-
фа-
вит

Характер
работы

Вид ра -
боты
(основ -
ная, по
совмес -
титель -
ству)

Пол
(муж -
ской,
жен -
ский)

01.06.2008

124

525604062391

402-256-658-04

Г

постоянно

основная

М

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА

работника

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

┌───────┬────────────┐

Трудовой договор │ номер │ 57 │

├───────┼────────────┤

│ дата │ 01.06.2008 │

└───────┴────────────┘

Горюнов Леонид Иванович

1. Фамилия ---------------- Имя ---------------- Отчество -----------------

┌──────────┐

│ Код │

15 ноября 1973 г. ├──────────┤

2. Дата рождения ----------------------------------------------------------- │ │

день, месяц, год ├──────────┤

с. Топориха Калининского р-на Пензенской области │ │

3. Место рождения ------------------------------------------------- по ОКАТО │ │

РФ ├──────────┤

4. Гражданство ---------------------------------------------------- по ОКИН │ │

читает и переводит │ │

английский со словарем ├──────────┤

5. Знание иностранного языка ------------ ------------------------ по ОКИН │ │

наименование степень знания │ │

├──────────┤

____________ ________________________ по ОКИН │ │

высшее ├──────────┤

6. Образование -----------------------------------------------------по ОКИН │ │

среднее (полное) общее, └──────────┘

начальное профессиональное, среднее

профессиональное, высшее профессиональное

Наименование
образовательного
учреждения

Документ об образовании, о
квалификации или наличии
специальных знаний

Год
окон-
чания

 

МНЭПУ

наименование

серия

номер

1999

 

диплом

АВ

256123

 

Квалификация по доку -
менту об образовании

Направление или специальность
по документу

 

бакалавр юриспруденции

Юриспруденция Код по ОКСО

┌───────────────────────┬─────────────────────────────┬─────┐

│ Наименование │ Документ об образовании, о │Год │

│ образовательного │ квалификации или наличии │окон-│

│ учреждения │ специальных знаний │чания│

├───────────────────────┼─────────────┬───────┬───────┼─────┤

│ НТК │наименование │ серия │ номер │ │

├───────────────────────┼─────────────┼───────┼───────┤ 1994│

│ │ диплом │ ХХ │ 235641│ │

├───────────────────────┼─────────────┴───────┴───────┴─────┤

│Квалификация по доку - │ Направление или специальность │

│менту об образовании │ по документу │

├───────────────────────┼───────────────────────────────────┼────┐

│ техник │Вычислительные машины, │ │

├───────────────────────┤системы, комплексы Код по ОКСО │ │

│ │и сети │ │

└───────────────────────┴───────────────────────────────────┼────┤

Послевузовское профессиональное │ │

образование ___________________________________ Код по ОКИН │ │

аспирантура, адъюнктура, └────┘

докторантура

┌────────────────────┬────────────────┬──────────────┐

│Наименование обра - │Документ об │Год окончания │

│зовательного, │образовании, но-│ │

│научного учреждения │мер, дата выдачи│ │

├────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│ │ │ │

├────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│ │ │ │

├────────────────────┼────────────────┴──────────────┤

│ │Направление или специальность │

│ │по документу │

├────────────────────┼───────────────────────────────┤

│ │ │

├────────────────────┼───────────────────────────────┼───────────┐

│ │ Код по ОКСО │ │

└────────────────────┴───────────────────────────────┼───────────┤

│ Код │

юрисконсульт ├───────────┤

7. Профессия ----------------------------- по ОКПДТР │ │

основная ├───────────┤

_____________________________ по ОКПДТР │ │

другая └───────────┘

2-я страница формы N Т-2

1 июня 08

8. Стаж работы (по состоянию на "---" ------ 20-- г.):

11 7 10

Общий ------ дней ------- месяцев ----- лет

Непрерывный ______ дней _______ месяцев _____ лет

Дающий право на

надбавку за

выслугу лет ______ дней _______ месяцев _____ лет

______ дней _______ месяцев _____ лет

состоит в зарегистрированном браке ┌────────┐

9. Состояние в браке ---------------------------------- Код по ОКИН │ │

└────────┘

10. Состав семьи:

Степень родства
(ближайшие род -
ственники)

Фамилия, имя, отчество

Год рождения

1

2

3

Жена

Горюнова Наталья Сергеевна

1980

Дочь

Горюнова Анна Леонидовна

2000

Сын

Горюнов Сергей Леонидович

2003

2202 562348 10 февраля 2000

11. Паспорт: N ------------Дата выдачи "----" ------------ ----- г.

УВД Автозаводского района г. Нижнего Новгорода

Выдан --------------------------------------------------------

наименование органа, выдавшего паспорт

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

12. Адрес места жительства:

┌────────────────┐

│Почтовый индекс │

├────────────────┤

По паспорту │ 603148 │ г. Нижний Новгород,

└────────────────┘----------------------------------

ул. Коминтерна, д. 148, кв. 256

----------------------------------------------------

┌────────────────┐

│Почтовый индекс │

├────────────────┤

Фактический │ 603064 │ г. Нижний Новгород,

└────────────────┘----------------------------------

ул. Лесная, д. 27

----------------------------------------------------

Дата регистрации по

24 ноября 1997

месту жительства "--" ---------- ---- г.

235-48-92, 8-920-256-21-44

Номер телефона --------------------------

II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ

3

1. Категория запаса ----------- │6. Наименование военного

подполковник │комиссариата по месту жительства

2. Воинское звание ------------ │ Нижегородский ГВК

командный │----------------------------------

3. Состав (профиль) ----------- │ 52

4. Полное кодовое обозначение │7. Состоит на воинском учете: ----

101902 │ а) общем (номер команды, партии)

ВУС ------------------------ │ ________________________________

5. Категория годности к В │ б) специальном _________________

военной службе ------------- │8. _______________________________

│ отметка о снятии с воинского

учета

инспектор ОК Горшкова О.Д. Горшкова

Работник кадровой службы ------------ --------- -------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись

Горюнов

Работник --------------------

личная подпись

01 июня 08

"--" -------- 20-- г.

3-я страница формы N Т-2

III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Дата

Структурное
подразделение

Должность
(специаль -
ность, про -
фессия),
разряд,
класс (кате-
гория) ква -
лификации

Тарифная ставка
(оклад), надбав-
ка, руб.

Основание

Личная
подпись
владельца
трудовой
книжки

1

2

3

4

5

6

01.06.2008

Юридический
отдел

Заместитель
начальника
отдела

25 000

Приказ от
01.06.2008
N 27-K

Горюнов

05.01.2009

Юридический
отдел

Начальник
отдела

35 000

Приказ от
28.12.2008
N 59-K

Горюнов

IV. АТТЕСТАЦИЯ

Дата
аттес-
тации

Решение комиссии

Документ (протокол)

Основание

номер

дата

1

2

3

4

5

V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Дата

Вид повышения
квалификации

Наименование
образователь -
ного учрежде -
ния, место его
нахождения

Документ
(удостоверение,
свидетельство)

Основание

начала
обучения

окончания
обучения

наименование

серия,
номер

дата

1

2

3

4

5

6

7

8

02.09.2008

21.12.2008

Краткосрочные
курсы

Волго-Вятская
академия
государственной
службы,
г. Н. Новгород

удостоверение

IV
544862

21.12.2008

Приказ от
01.09.2008
N 167

VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА

Дата

Специальность
(направление,
профессия)

Документ (диплом,
свидетельство)

Основание

начала
перепод -
готовки

окончания
перепод -
готовки

наиме -
нование

номер

дата

1

2

3

4

5

6

7

05.01.2009

19.06.2009

Управление
персоналом

диплом

АБ
125462

19.06.2009

Приказ от
29.12.2008
N 172

4-я страница формы N Т-2

VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ

Наименование награды
(поощрения)

Документ

наименование

номер

дата

1

2

3

4

Почетная грамота
ООО "Белый клык"

приказ

14

19.02.2009

VIII. ОТПУСК

Вид отпуска
(ежегодный,
учебный, без
сохранения
заработной
платы и др.)

Период работы

Количество
календарных
дней отпуска

Дата

Основание

с

по

начала

окончания

1

2

3

4

5

6

7

ежегодный

01.06.2008

31.05.2009

21

06.04.2009

26.04.2009

Приказ от
01.04.2009
N 34

отпуск без
сохранения
заработной платы

01.06.2008

31.05.2009

2

10.06.2009

11.06.2009

Приказ от
08.06.2009
N 51

IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,

на которые работник имеет право в соответствии

с законодательством

Наименование льготы

Документ

Основание

номер

дата выдачи

1

2

3

4

Предоставление
ежегодного
оплачиваемого отпуска
в удобное время

Удостоверение
N 235144

13.04.2004

Закон РФ от
09.06.1993 N 5142-1
"О донорстве крови и
ее компонентов"

Первоочередное
предоставление
льготных путевок для
санаторно-курортного
лечения

X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

Водительское удостоверение 52 ОХ 101235 выдано 11.02.2002 ГИБДД

------------------------------------------------------------------

Нижегородской области

------------------------------------------------------------------

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

XI. Основание прекращения п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ

трудового договора (увольнения) --------------------------------------

28 июля 09

Дата увольнения "--" ----------- 20-- г.

28-к 28 июля 09

Приказ (распоряжение) N ----- от "--" ---------- 20-- г.

инспектор ОК Горшкова О.Д. Горшкова

Работник кадровой службы ------------ --------- -------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись

Горюнов

Работник ----------------

личная подпись

Порядок заполнения

При первом взгляде на форму карточки видны поля для кодов. В связи с этим у кадровиков возникает вопрос: а нужно ли кодировать информацию? Разъясним ситуацию. Ранее кодирование информации использовалось при статистическом учете для подсчета численности работников, разделения их на группы и других операций. В настоящее время это нигде не делается, и заполнение полей кодов необязательно.

Если все же на предприятии кодировка необходима, то рекомендуем обратиться к классификаторам:

- ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 412;

- ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 N 276-ст;

- ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367;

- ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 413.

Кроме указанных Классификаторов в помощь кадровику можно предложить программный продукт, тогда коды будут проставляться в карточке автоматически.

Внимание! Если поля для кодировки вам не нужны, удалять их нельзя. В соответствии с Постановлением Госкомстата России N 20 <3> допускается лишь внесение дополнительных строк, граф и реквизитов.

--------------------------------

<3> Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации".

Итак, в шапке формы необходимо заполнить:

- наименование организации - указывается в соответствии с учредительными документами (при наличии сокращенного наименования можно привести его);

- дату составления - указывается в формате "чч.мм.гггг" (может не совпадать с датой приема работника). В силу п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек все записи вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Рекомендуем придерживаться данного срока и при заполнении личной карточки, так как с записями в ней работника тоже необходимо знакомить;

- табельный номер - присваивается работнику при приеме на работу;

- графы "Индивидуальный номер налогоплательщика" и "Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования" - заполняются на основании представленных работником документов;

- графу "Алфавит" - проставляется первая буква фамилии работника, заполняется для систематизации личных карточек;

- характер работы - должен соответствовать условиям трудового договора, указывается "постоянно" (трудовой договор на неопределенный срок) или "временно" (срочный трудовой договор);

- вид работы - основная или по совместительству;

- графу "Пол" - указывается мужской или женский; можно вписать лишь первую букву, а можно назвать полностью.

Раздел I "Общие сведения"

В графе "Трудовой договор" проставляются дата и номер трудового договора, заключенного с работником.

На основании паспортных данных заполняются графы с первой по четвертую:

- фамилия, имя и отчество приводятся в именительном падеже полностью;

- дата рождения указывается словесно-цифровым способом;

- место рождения указывают с учетом общепринятых сокращений (например, г. - город, р-н - район, р.п. - рабочий поселок и т.д.), при этом районы и области записывают в родительном падеже;

- в графу "Гражданство" могут быть внесены следующие записи:

а) гражданин Российской Федерации (код 1);

б) гражданин Российской Федерации и иностранного государства (код 2);

в) иностранный гражданин (код 3) - с указанием названия государства, например: иностранный гражданин (Республика Таджикистан);

г) лицо без гражданства (код 4) - указывается при предъявлении вида на жительства.

При заполнении графы "Знание иностранного языка" необходимо назвать язык и указать степень владения им:

- читает и переводит со словарем (код 1);

- читает и может объясняться (код 2);

- владеет свободно (код 3).

Графа "Образование" заполняется на основании документов об образовании. Как правило, заносят только сведения о законченном образовании, но при наличии у работника справки о неполном высшем образовании это также можно отразить в личной карточке. В этой графе может стоять следующее:

- начальное (общее) образование (код 2) - не менее 4 классов;

- основное общее образование (код 3) - не менее 9 классов при наличии свидетельства;

- среднее (полное) общее образование (код 4) - не менее 11 классов при наличии свидетельства;

- начальное профессиональное образование (код 5) - профессиональное училище или лицей;

- среднее профессиональное образование (код 6) - техникум или колледж;

- неполное высшее образование (код 7) - три и более курса вуза;

- высшее образование (код 8) - университет, академия, институт;

- послевузовское образование (код 9) - аспирантура (адъюнктура), ординатура, интернатура, докторантура.

В том случае, если граф для занесения сведений об образовании недостаточно, можно оформить вкладной лист А4, на котором и записать все необходимые данные.

В графу "Профессия" нужно занести сведения об имеющейся профессии, которая получена работником после окончания учебного заведения или по которой он приобрел наибольший опыт, - это основная профессия. А в качестве дополнительной можно назвать наиболее интересующую организацию профессию работника - для формирования кадрового резерва.

Заполняя графу "Стаж работы", надо учитывать, что в настоящее время нет понятия общего и непрерывного стажа, поэтому в соответствующем месте нужно записать страховой стаж, на основании которого впоследствии будет рассчитываться пособие по временной нетрудоспособности.

Стаж работы исчисляется на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих стаж документов. Для определения методики подсчета можно обратиться к Инструкции по заполнению форм индивидуального персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования <4>, согласно которой продолжительность трудового стажа рассчитывается как разница суммы дат конца и суммы дат начала указанных периодов. Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к продолжительности общего трудового стажа по каждому случаю увольнения добавить один день.

--------------------------------

<4> Утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192П.

Графу "Состояние в браке" нужно заполнять в соответствии с Классификатором (ОКИН), не допуская формулировок типа "холост" или "женат":

- никогда не состоял (не состояла) в браке (код 1);

- состоит в зарегистрированном браке (код 1);

- состоит в незарегистрированном браке (код 1);

- вдовец (вдова) (код 1);

- разведен (разведена) (код 1);

- разошелся (разошлась) (код 1).

В графе "Состав семьи" необходимо указать только ближайших родственников, с которыми работник проживает. Это могут быть мать, отец, брат, муж, дочь и т.п.

При заполнении графы "Паспорт" в личную карточку переносятся реквизиты документа, удостоверяющего личность. При изменении паспортных данных нужно сделать отметку в личной карточке, внеся новые реквизиты.

В графе "Место жительства" указывается адрес в соответствии со штампом регистрации в паспорте. Место фактического проживания может отличаться от места регистрации - тогда информация заносится со слов работника.

Раздел II "Сведения о воинском учете"

Основными документами, на основании которых заполняется данный раздел, являются:

- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - для граждан, пребывающих в запасе;

- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - для граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Если гражданин пребывает в запасе, то:

- п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;

- п. 3 "Состав (профиль)" заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);

- в п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);

- п. 5 "Категория годности к военной службе" заполняется буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно негодные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";

- в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом) строка "а" - в случае наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний, строка "б" - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

Если гражданин подлежит призыву на военную службу, то:

- п. п. 1 "Категория запаса", 3 "Состав (профиль)", 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;

- в п. 2 "Воинское звание" делается запись "подлежит призыву";

- в п. 5 "Категория годности к военной службе" ставится буква: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно негодные к военной службе) или Д (негодные к военной службе) - на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Постановлении N 1, производится на основании информации из перечисленных документов.

В п. 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного негодным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В конце второй страницы формы кадровик и работник, на которого заполнялась карточка, ставят свои подписи, подтверждая правильность внесенных сведений.

Раздел III "Прием на работу, переводы на другую работу"

Первая запись в данном разделе - запись о приеме работника, сделанная на основании приказа (распоряжения) о приеме (форма Т-1 или Т-1а). В дальнейшем сюда будут вноситься записи о всех переводах работника на другую работу (на основании приказа о переводе по форме Т-5). Учтите, что запись о перемещении не производится.

Очень распространенной ошибкой кадровиков при заполнении данного раздела является внесение записи об изменении оклада или тарифной ставки. Этого делать не нужно, так как в соответствии со ст. 72.1 ТК РФ под переводом понимается изменение трудовой функции работника или структурного подразделения, в котором работает работник, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем; изменение же условий оплаты труда переводом на другую работу не считается.

С каждой записью, вносимой в данный раздел, отдел кадров должен ознакомить работника под роспись.

Раздел IV "Аттестация"

Записи в этот раздел вносятся при проведении в организации аттестации работников. После утверждения итогов аттестации работник кадровой службы должен указать дату аттестации, решение аттестационной комиссии, дату и номер протокола. Кроме такой информации, в графу "Решение комиссии" можно занести рекомендации аттестационной комиссии (при их наличии в протоколе). В графе "Основание" делается ссылка на приказ о проведении аттестации.

Раздел V "Повышение квалификации"

При прохождении работником краткосрочного (не менее 72 часов) или длительного (свыше 100 часов) обучения в образовательном учреждении повышения квалификации заполняется этот раздел. Запись вносится на основании выданных по окончании обучения документов: удостоверения о повышении квалификации или свидетельства. Обязательно нужно указать основание повышения квалификации работника, например: приказ о направлении работника на обучение.

Раздел VI "Профессиональная переподготовка"

При освоении работником новой профессии заполняется раздел "Профессиональная переподготовка". После завершения обучения по программе свыше 500 часов работнику выдается диплом о профессиональной переподготовке, согласно которому и вносится запись. Основанием внесения записи будет приказ о направлении работника на переподготовку; не будет ошибкой указать и договор с образовательным учреждением. В том случае, если работник самостоятельно прошел переподготовку и представил только диплом, графа "Основание" останется незаполненной.

Раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания"

Сведения о поощрении организацией работника за добросовестный труд заносят в этот раздел. Работодателем может быть объявлена благодарность, выдана премия. Кроме того, работников награждают ценным подарком, почетной грамотой и поощряют иным образом, определенным коллективным договором (ст. 191 ТК РФ). Пункт 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек конкретизирует, какие награждения и поощрения указываются в трудовой книжке, а значит, по аналогии и в личной карточке. Обратите внимание: сведения о премии, предусмотренной системой оплаты труда или выплачиваемой на регулярной основе, в личную карточку не заносятся.

В графе "Документ" фиксируются дата и номер приказа (форма Т-11) или иного наградного документа.

Раздел VIII "Отпуск"

В данном разделе учитываются все отпуска, предоставленные работнику за период работы в организации. При заполнении необходимо указать вид отпуска (например, ежегодный оплачиваемый или дополнительный оплачиваемый и т.д.), дату начала и окончания, количество календарных дней, период, за который он предоставляется, и основание (приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6).

Во избежание изменений и исправлений, которые могут понадобиться ввиду продления отпуска, отзыва из него и по другим причинам, рекомендуем заполнять этот раздел уже по выходе работника из отпуска.

Раздел IX "Социальные льготы"

Заполнение раздела позволит работнику кадровой службы отслеживать предоставление определенных законодательством льгот и гарантий. Сведения вносятся на основании поданного работником документа - например удостоверения почетного донора РФ или справки об инвалидности и др. В графе "Основание" рекомендуем указывать федеральный закон или иной нормативный акт, в котором предусмотрена льгота или гарантия.

Раздел X "Дополнительные сведения"

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полного учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов, наличии документов, необходимых для исполнения трудовых обязанностей (например, водительского удостоверения).

Раздел XI "Основание прекращения

трудового договора (увольнения)"

Этот раздел заполняется только в случае увольнения работника. Обязательно нужно внести реквизиты документа (номер и дату), на основании которого прекращаются трудовые отношения, указать дату увольнения и причину. Запись заверяют своими подписями работник и кадровик.

Внесение исправлений

В процессе трудовой деятельности у работника может измениться фамилия, паспортные данные и другие сведения. Поскольку законодательством не регламентировано внесение исправлений, рекомендуем использовать порядок, установленный Инструкцией по заполнению трудовых книжек <5>: одной чертой зачеркивается прежняя информация, а затем (над зачеркнутым или при наличии свободного места рядом) записываются новые данные. На полях напротив соответствующей строки работник кадровой службы пишет: "Исправлено" - и ставит дату внесения изменений.

--------------------------------

<5> Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Н.И.Бородина

Эксперт журнала

"Отдел кадров

коммерческой организации"

Подписано в печать

29.06.2009

заполнение личной карточки работниказаполнение личной карточки работникаинструкция по заполнению личной карточкизаполнение личной карточкиличная карточка работника форма т 2 пример заполнениякарточка сотрудникаличные карточки работниковкарточка работника

Ключевые слова: 
+1
0
-1