"Отдел кадров коммерческой организации", 2009, N 7
Заполняем личную карточку работника
Кадровая служба любой организации должна документировать трудовые отношения. Для удобства Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1) были утверждены необходимые для этого образцы. Как ни странно, некоторые работодатели очень халатно относятся к заполнению первичных учетных документов, хотя контролирующие органы прежде всего проверяют именно их. Особого внимания требует личная карточка работника - форма Т-2. О ее правильном заполнении и пойдет речь в данной статье.
Общие положения
В соответствии с п. 2 Постановления N 1 унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 Постановления N 1, в том числе личная карточка, распространяются на организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности, а формы, указанные в п. 1.2, - на организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений.
Пункт 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек <1> подтверждает обязательность личной карточки: с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
--------------------------------
<1> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".
При оформлении личной карточки рекомендуем использовать тонкий картон или так называемую обложечную бумагу, поскольку срок хранения карточки составляет 75 лет <2>. Если личные карточки будут оформлены на обыкновенной офисной бумаге, они достаточно скоро придут в негодность. Иногда кадровики переоформляют пришедшие в негодность карточки. Если сделать это необходимо, рекомендуем издать приказ по организации о таком переоформлении и ознакомить с ним работников, чьи карточки будут переоформляться. По окончании переоформления работники должны засвидетельствовать своими подписями, что информация внесена без изменения.
--------------------------------
<2> Пункт 339 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000.
Личные карточки заполняются работником кадровой службы на всех работников (постоянных, временных, совместителей) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а) и документов, представленных работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ:
- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- других документов, необходимость предъявления которых предусмотрена федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
Дополнительные сведения для заполнения личной карточки, например о составе семьи или номере телефона, работник сообщает самостоятельно.
Вносить сведения нужно от руки (желательно печатными буквами) или с помощью средств вычислительной техники.
Унифицированная форма N Т-2
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0301002│
ООО "Белый клык" ├───────┤
--------------------------------------------------------- по ОКПО │ │
наименование организации └───────┘
|
Дата |
Табель- |
Идентифи - |
Номер страхо - |
Ал- |
Характер |
Вид ра - |
Пол |
|
01.06.2008 |
124 |
525604062391 |
402-256-658-04 |
Г |
постоянно |
основная |
М |
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
┌───────┬────────────┐
Трудовой договор │ номер │ 57 │
├───────┼────────────┤
│ дата │ 01.06.2008 │
└───────┴────────────┘
Горюнов Леонид Иванович
1. Фамилия ---------------- Имя ---------------- Отчество -----------------
┌──────────┐
│ Код │
15 ноября 1973 г. ├──────────┤
2. Дата рождения ----------------------------------------------------------- │ │
день, месяц, год ├──────────┤
с. Топориха Калининского р-на Пензенской области │ │
3. Место рождения ------------------------------------------------- по ОКАТО │ │
РФ ├──────────┤
4. Гражданство ---------------------------------------------------- по ОКИН │ │
читает и переводит │ │
английский со словарем ├──────────┤
5. Знание иностранного языка ------------ ------------------------ по ОКИН │ │
наименование степень знания │ │
├──────────┤
____________ ________________________ по ОКИН │ │
высшее ├──────────┤
6. Образование -----------------------------------------------------по ОКИН │ │
среднее (полное) общее, └──────────┘
начальное профессиональное, среднее
профессиональное, высшее профессиональное
|
Наименование |
Документ об образовании, о |
Год |
|
||
|
МНЭПУ |
наименование |
серия |
номер |
1999 |
|
|
диплом |
АВ |
256123 |
|
||
|
Квалификация по доку - |
Направление или специальность |
|
|||
|
бакалавр юриспруденции |
Юриспруденция Код по ОКСО |
||||
┌───────────────────────┬─────────────────────────────┬─────┐
│ Наименование │ Документ об образовании, о │Год │
│ образовательного │ квалификации или наличии │окон-│
│ учреждения │ специальных знаний │чания│
├───────────────────────┼─────────────┬───────┬───────┼─────┤
│ НТК │наименование │ серия │ номер │ │
├───────────────────────┼─────────────┼───────┼───────┤ 1994│
│ │ диплом │ ХХ │ 235641│ │
├───────────────────────┼─────────────┴───────┴───────┴─────┤
│Квалификация по доку - │ Направление или специальность │
│менту об образовании │ по документу │
├───────────────────────┼───────────────────────────────────┼────┐
│ техник │Вычислительные машины, │ │
├───────────────────────┤системы, комплексы Код по ОКСО │ │
│ │и сети │ │
└───────────────────────┴───────────────────────────────────┼────┤
Послевузовское профессиональное │ │
образование ___________________________________ Код по ОКИН │ │
аспирантура, адъюнктура, └────┘
докторантура
┌────────────────────┬────────────────┬──────────────┐
│Наименование обра - │Документ об │Год окончания │
│зовательного, │образовании, но-│ │
│научного учреждения │мер, дата выдачи│ │
├────────────────────┼────────────────┼──────────────┤
│ │ │ │
├────────────────────┼────────────────┼──────────────┤
│ │ │ │
├────────────────────┼────────────────┴──────────────┤
│ │Направление или специальность │
│ │по документу │
├────────────────────┼───────────────────────────────┤
│ │ │
├────────────────────┼───────────────────────────────┼───────────┐
│ │ Код по ОКСО │ │
└────────────────────┴───────────────────────────────┼───────────┤
│ Код │
юрисконсульт ├───────────┤
7. Профессия ----------------------------- по ОКПДТР │ │
основная ├───────────┤
_____________________________ по ОКПДТР │ │
другая └───────────┘
2-я страница формы N Т-2
1 июня 08
8. Стаж работы (по состоянию на "---" ------ 20-- г.):
11 7 10
Общий ------ дней ------- месяцев ----- лет
Непрерывный ______ дней _______ месяцев _____ лет
Дающий право на
надбавку за
выслугу лет ______ дней _______ месяцев _____ лет
______ дней _______ месяцев _____ лет
состоит в зарегистрированном браке ┌────────┐
9. Состояние в браке ---------------------------------- Код по ОКИН │ │
└────────┘
10. Состав семьи:
|
Степень родства |
Фамилия, имя, отчество |
Год рождения |
|
1 |
2 |
3 |
|
Жена |
Горюнова Наталья Сергеевна |
1980 |
|
Дочь |
Горюнова Анна Леонидовна |
2000 |
|
Сын |
Горюнов Сергей Леонидович |
2003 |
2202 562348 10 февраля 2000
11. Паспорт: N ------------Дата выдачи "----" ------------ ----- г.
УВД Автозаводского района г. Нижнего Новгорода
Выдан --------------------------------------------------------
наименование органа, выдавшего паспорт
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
12. Адрес места жительства:
┌────────────────┐
│Почтовый индекс │
├────────────────┤
По паспорту │ 603148 │ г. Нижний Новгород,
└────────────────┘----------------------------------
ул. Коминтерна, д. 148, кв. 256
----------------------------------------------------
┌────────────────┐
│Почтовый индекс │
├────────────────┤
Фактический │ 603064 │ г. Нижний Новгород,
└────────────────┘----------------------------------
ул. Лесная, д. 27
----------------------------------------------------
Дата регистрации по
24 ноября 1997
месту жительства "--" ---------- ---- г.
235-48-92, 8-920-256-21-44
Номер телефона --------------------------
II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ
3
1. Категория запаса ----------- │6. Наименование военного
подполковник │комиссариата по месту жительства
2. Воинское звание ------------ │ Нижегородский ГВК
командный │----------------------------------
3. Состав (профиль) ----------- │ 52
4. Полное кодовое обозначение │7. Состоит на воинском учете: ----
101902 │ а) общем (номер команды, партии)
ВУС ------------------------ │ ________________________________
5. Категория годности к В │ б) специальном _________________
военной службе ------------- │8. _______________________________
│ отметка о снятии с воинского
учета
инспектор ОК Горшкова О.Д. Горшкова
Работник кадровой службы ------------ --------- -------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись
Горюнов
Работник --------------------
личная подпись
01 июня 08
"--" -------- 20-- г.
3-я страница формы N Т-2
III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
|
Дата |
Структурное |
Должность |
Тарифная ставка |
Основание |
Личная |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
01.06.2008 |
Юридический |
Заместитель |
25 000 |
Приказ от |
Горюнов |
|
05.01.2009 |
Юридический |
Начальник |
35 000 |
Приказ от |
Горюнов |
IV. АТТЕСТАЦИЯ
|
Дата |
Решение комиссии |
Документ (протокол) |
Основание |
|
|
номер |
дата |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ
|
Дата |
Вид повышения |
Наименование |
Документ |
Основание |
|||
|
начала |
окончания |
||||||
|
наименование |
серия, |
дата |
|||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
02.09.2008 |
21.12.2008 |
Краткосрочные |
Волго-Вятская |
удостоверение |
IV |
21.12.2008 |
Приказ от |
VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА
|
Дата |
Специальность |
Документ (диплом, |
Основание |
|||
|
начала |
окончания |
|||||
|
наиме - |
номер |
дата |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
05.01.2009 |
19.06.2009 |
Управление |
диплом |
АБ |
19.06.2009 |
Приказ от |
4-я страница формы N Т-2
VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ
|
Наименование награды |
Документ |
||
|
наименование |
номер |
дата |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Почетная грамота |
приказ |
14 |
19.02.2009 |
VIII. ОТПУСК
|
Вид отпуска |
Период работы |
Количество |
Дата |
Основание |
||
|
с |
по |
начала |
окончания |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
ежегодный |
01.06.2008 |
31.05.2009 |
21 |
06.04.2009 |
26.04.2009 |
Приказ от |
|
отпуск без |
01.06.2008 |
31.05.2009 |
2 |
10.06.2009 |
11.06.2009 |
Приказ от |
IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,
на которые работник имеет право в соответствии
с законодательством
|
Наименование льготы |
Документ |
Основание |
|
|
номер |
дата выдачи |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Предоставление |
Удостоверение |
13.04.2004 |
Закон РФ от |
|
Первоочередное |
|||
X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
Водительское удостоверение 52 ОХ 101235 выдано 11.02.2002 ГИБДД
------------------------------------------------------------------
Нижегородской области
------------------------------------------------------------------
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
XI. Основание прекращения п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ
трудового договора (увольнения) --------------------------------------
28 июля 09
Дата увольнения "--" ----------- 20-- г.
28-к 28 июля 09
Приказ (распоряжение) N ----- от "--" ---------- 20-- г.
инспектор ОК Горшкова О.Д. Горшкова
Работник кадровой службы ------------ --------- -------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись
Горюнов
Работник ----------------
личная подпись
Порядок заполнения
При первом взгляде на форму карточки видны поля для кодов. В связи с этим у кадровиков возникает вопрос: а нужно ли кодировать информацию? Разъясним ситуацию. Ранее кодирование информации использовалось при статистическом учете для подсчета численности работников, разделения их на группы и других операций. В настоящее время это нигде не делается, и заполнение полей кодов необязательно.
Если все же на предприятии кодировка необходима, то рекомендуем обратиться к классификаторам:
- ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 412;
- ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 N 276-ст;
- ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367;
- ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 413.
Кроме указанных Классификаторов в помощь кадровику можно предложить программный продукт, тогда коды будут проставляться в карточке автоматически.
Внимание! Если поля для кодировки вам не нужны, удалять их нельзя. В соответствии с Постановлением Госкомстата России N 20 <3> допускается лишь внесение дополнительных строк, граф и реквизитов.
--------------------------------
<3> Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации".
Итак, в шапке формы необходимо заполнить:
- наименование организации - указывается в соответствии с учредительными документами (при наличии сокращенного наименования можно привести его);
- дату составления - указывается в формате "чч.мм.гггг" (может не совпадать с датой приема работника). В силу п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек все записи вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Рекомендуем придерживаться данного срока и при заполнении личной карточки, так как с записями в ней работника тоже необходимо знакомить;
- табельный номер - присваивается работнику при приеме на работу;
- графы "Индивидуальный номер налогоплательщика" и "Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования" - заполняются на основании представленных работником документов;
- графу "Алфавит" - проставляется первая буква фамилии работника, заполняется для систематизации личных карточек;
- характер работы - должен соответствовать условиям трудового договора, указывается "постоянно" (трудовой договор на неопределенный срок) или "временно" (срочный трудовой договор);
- вид работы - основная или по совместительству;
- графу "Пол" - указывается мужской или женский; можно вписать лишь первую букву, а можно назвать полностью.
Раздел I "Общие сведения"
В графе "Трудовой договор" проставляются дата и номер трудового договора, заключенного с работником.
На основании паспортных данных заполняются графы с первой по четвертую:
- фамилия, имя и отчество приводятся в именительном падеже полностью;
- дата рождения указывается словесно-цифровым способом;
- место рождения указывают с учетом общепринятых сокращений (например, г. - город, р-н - район, р.п. - рабочий поселок и т.д.), при этом районы и области записывают в родительном падеже;
- в графу "Гражданство" могут быть внесены следующие записи:
а) гражданин Российской Федерации (код 1);
б) гражданин Российской Федерации и иностранного государства (код 2);
в) иностранный гражданин (код 3) - с указанием названия государства, например: иностранный гражданин (Республика Таджикистан);
г) лицо без гражданства (код 4) - указывается при предъявлении вида на жительства.
При заполнении графы "Знание иностранного языка" необходимо назвать язык и указать степень владения им:
- читает и переводит со словарем (код 1);
- читает и может объясняться (код 2);
- владеет свободно (код 3).
Графа "Образование" заполняется на основании документов об образовании. Как правило, заносят только сведения о законченном образовании, но при наличии у работника справки о неполном высшем образовании это также можно отразить в личной карточке. В этой графе может стоять следующее:
- начальное (общее) образование (код 2) - не менее 4 классов;
- основное общее образование (код 3) - не менее 9 классов при наличии свидетельства;
- среднее (полное) общее образование (код 4) - не менее 11 классов при наличии свидетельства;
- начальное профессиональное образование (код 5) - профессиональное училище или лицей;
- среднее профессиональное образование (код 6) - техникум или колледж;
- неполное высшее образование (код 7) - три и более курса вуза;
- высшее образование (код 8) - университет, академия, институт;
- послевузовское образование (код 9) - аспирантура (адъюнктура), ординатура, интернатура, докторантура.
В том случае, если граф для занесения сведений об образовании недостаточно, можно оформить вкладной лист А4, на котором и записать все необходимые данные.
В графу "Профессия" нужно занести сведения об имеющейся профессии, которая получена работником после окончания учебного заведения или по которой он приобрел наибольший опыт, - это основная профессия. А в качестве дополнительной можно назвать наиболее интересующую организацию профессию работника - для формирования кадрового резерва.
Заполняя графу "Стаж работы", надо учитывать, что в настоящее время нет понятия общего и непрерывного стажа, поэтому в соответствующем месте нужно записать страховой стаж, на основании которого впоследствии будет рассчитываться пособие по временной нетрудоспособности.
Стаж работы исчисляется на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих стаж документов. Для определения методики подсчета можно обратиться к Инструкции по заполнению форм индивидуального персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования <4>, согласно которой продолжительность трудового стажа рассчитывается как разница суммы дат конца и суммы дат начала указанных периодов. Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к продолжительности общего трудового стажа по каждому случаю увольнения добавить один день.
--------------------------------
<4> Утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192П.
Графу "Состояние в браке" нужно заполнять в соответствии с Классификатором (ОКИН), не допуская формулировок типа "холост" или "женат":
- никогда не состоял (не состояла) в браке (код 1);
- состоит в зарегистрированном браке (код 1);
- состоит в незарегистрированном браке (код 1);
- вдовец (вдова) (код 1);
- разведен (разведена) (код 1);
- разошелся (разошлась) (код 1).
В графе "Состав семьи" необходимо указать только ближайших родственников, с которыми работник проживает. Это могут быть мать, отец, брат, муж, дочь и т.п.
При заполнении графы "Паспорт" в личную карточку переносятся реквизиты документа, удостоверяющего личность. При изменении паспортных данных нужно сделать отметку в личной карточке, внеся новые реквизиты.
В графе "Место жительства" указывается адрес в соответствии со штампом регистрации в паспорте. Место фактического проживания может отличаться от места регистрации - тогда информация заносится со слов работника.
Раздел II "Сведения о воинском учете"
Основными документами, на основании которых заполняется данный раздел, являются:
- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - для граждан, пребывающих в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - для граждан, подлежащих призыву на военную службу.
Если гражданин пребывает в запасе, то:
- п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;
- п. 3 "Состав (профиль)" заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);
- в п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);
- п. 5 "Категория годности к военной службе" заполняется буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно негодные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";
- в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом) строка "а" - в случае наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний, строка "б" - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
Если гражданин подлежит призыву на военную службу, то:
- п. п. 1 "Категория запаса", 3 "Состав (профиль)", 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;
- в п. 2 "Воинское звание" делается запись "подлежит призыву";
- в п. 5 "Категория годности к военной службе" ставится буква: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно негодные к военной службе) или Д (негодные к военной службе) - на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Постановлении N 1, производится на основании информации из перечисленных документов.
В п. 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного негодным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".
В конце второй страницы формы кадровик и работник, на которого заполнялась карточка, ставят свои подписи, подтверждая правильность внесенных сведений.
Раздел III "Прием на работу, переводы на другую работу"
Первая запись в данном разделе - запись о приеме работника, сделанная на основании приказа (распоряжения) о приеме (форма Т-1 или Т-1а). В дальнейшем сюда будут вноситься записи о всех переводах работника на другую работу (на основании приказа о переводе по форме Т-5). Учтите, что запись о перемещении не производится.
Очень распространенной ошибкой кадровиков при заполнении данного раздела является внесение записи об изменении оклада или тарифной ставки. Этого делать не нужно, так как в соответствии со ст. 72.1 ТК РФ под переводом понимается изменение трудовой функции работника или структурного подразделения, в котором работает работник, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем; изменение же условий оплаты труда переводом на другую работу не считается.
С каждой записью, вносимой в данный раздел, отдел кадров должен ознакомить работника под роспись.
Раздел IV "Аттестация"
Записи в этот раздел вносятся при проведении в организации аттестации работников. После утверждения итогов аттестации работник кадровой службы должен указать дату аттестации, решение аттестационной комиссии, дату и номер протокола. Кроме такой информации, в графу "Решение комиссии" можно занести рекомендации аттестационной комиссии (при их наличии в протоколе). В графе "Основание" делается ссылка на приказ о проведении аттестации.
Раздел V "Повышение квалификации"
При прохождении работником краткосрочного (не менее 72 часов) или длительного (свыше 100 часов) обучения в образовательном учреждении повышения квалификации заполняется этот раздел. Запись вносится на основании выданных по окончании обучения документов: удостоверения о повышении квалификации или свидетельства. Обязательно нужно указать основание повышения квалификации работника, например: приказ о направлении работника на обучение.
Раздел VI "Профессиональная переподготовка"
При освоении работником новой профессии заполняется раздел "Профессиональная переподготовка". После завершения обучения по программе свыше 500 часов работнику выдается диплом о профессиональной переподготовке, согласно которому и вносится запись. Основанием внесения записи будет приказ о направлении работника на переподготовку; не будет ошибкой указать и договор с образовательным учреждением. В том случае, если работник самостоятельно прошел переподготовку и представил только диплом, графа "Основание" останется незаполненной.
Раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания"
Сведения о поощрении организацией работника за добросовестный труд заносят в этот раздел. Работодателем может быть объявлена благодарность, выдана премия. Кроме того, работников награждают ценным подарком, почетной грамотой и поощряют иным образом, определенным коллективным договором (ст. 191 ТК РФ). Пункт 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек конкретизирует, какие награждения и поощрения указываются в трудовой книжке, а значит, по аналогии и в личной карточке. Обратите внимание: сведения о премии, предусмотренной системой оплаты труда или выплачиваемой на регулярной основе, в личную карточку не заносятся.
В графе "Документ" фиксируются дата и номер приказа (форма Т-11) или иного наградного документа.
Раздел VIII "Отпуск"
В данном разделе учитываются все отпуска, предоставленные работнику за период работы в организации. При заполнении необходимо указать вид отпуска (например, ежегодный оплачиваемый или дополнительный оплачиваемый и т.д.), дату начала и окончания, количество календарных дней, период, за который он предоставляется, и основание (приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6).
Во избежание изменений и исправлений, которые могут понадобиться ввиду продления отпуска, отзыва из него и по другим причинам, рекомендуем заполнять этот раздел уже по выходе работника из отпуска.
Раздел IX "Социальные льготы"
Заполнение раздела позволит работнику кадровой службы отслеживать предоставление определенных законодательством льгот и гарантий. Сведения вносятся на основании поданного работником документа - например удостоверения почетного донора РФ или справки об инвалидности и др. В графе "Основание" рекомендуем указывать федеральный закон или иной нормативный акт, в котором предусмотрена льгота или гарантия.
Раздел X "Дополнительные сведения"
Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полного учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов, наличии документов, необходимых для исполнения трудовых обязанностей (например, водительского удостоверения).
Раздел XI "Основание прекращения
трудового договора (увольнения)"
Этот раздел заполняется только в случае увольнения работника. Обязательно нужно внести реквизиты документа (номер и дату), на основании которого прекращаются трудовые отношения, указать дату увольнения и причину. Запись заверяют своими подписями работник и кадровик.
Внесение исправлений
В процессе трудовой деятельности у работника может измениться фамилия, паспортные данные и другие сведения. Поскольку законодательством не регламентировано внесение исправлений, рекомендуем использовать порядок, установленный Инструкцией по заполнению трудовых книжек <5>: одной чертой зачеркивается прежняя информация, а затем (над зачеркнутым или при наличии свободного места рядом) записываются новые данные. На полях напротив соответствующей строки работник кадровой службы пишет: "Исправлено" - и ставит дату внесения изменений.
--------------------------------
<5> Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
Н.И.Бородина
Эксперт журнала
"Отдел кадров
коммерческой организации"
Подписано в печать
29.06.2009
заполнение личной карточки работниказаполнение личной карточки работникаинструкция по заполнению личной карточкизаполнение личной карточкиличная карточка работника форма т 2 пример заполнениякарточка сотрудникаличные карточки работниковкарточка работника
