Образец политики проверки биографических данных сотрудников

Этот шаблон политики проверки биографических данных сотрудников готов к адаптации к потребностям вашей компании и должен рассматриваться как отправная точка для создания политики трудоустройства.

Краткое описание политики & цель

Наша политика проверки биографий сотрудников относится к нашим руководящим принципам по изучению биографий наших кандидатов на работу в рамках процесса найма. Проверка биографических данных:

• Получение информации о биографии кандидатов.
• Обеспечить прием на работу надежных сотрудников.
• Проверять информацию кандидатов на правдивость и точность.
• Отсеивать кандидатов, осужденных за серьезные уголовные преступления.

Сфера деятельности

Данная политика проверки биографии сотрудников распространяется на кандидатов, которые проходят через процесс найма в нашей компании. Это также может применяться к внутренним кандидатам, которые рассматриваются на повышение или перевод на другую должность.

Элементы политики

Проверка биографических данных может включать:

• Криминальное прошлое.
• Кредитные отчеты.
• Тестирование на наркотики.
• отчеты о проверке (e.g. личность, предыдущее место работы, образование, SSN)
• Водительские документы.
• Проверка анкетных данных.

Все кандидаты не обязаны проходить все виды проверки биографических данных, которые мы предлагаем, прежде чем наша компания примет их на работу. Каждая должность имеет свои требования. Например, водительские документы могут быть важны для надежных продавцов и таксистов, но не для офис-менеджеров. Базовая проверка биографических данных включает [отчеты о проверке и проверка анкетных данных.]

Местные законы могут запрещать или ограничивать определенные виды проверок биографических данных. Мы всегда будем соблюдать законодательные нормы.

Проверка на наличие судимости необходима, если кандидаты проходят собеседование на должности, где им предстоит работать:

• Представлять нашу компанию и иметь дело с нашими клиентами или заинтересованными сторонами. [Пример: Юрисконсульт.]
• Имеют доступ к чувствительной и конфиденциальной информации [Пример: вице-президент по персоналу.]
• Обращение с деньгами и финансами [Пример: Бухгалтер.]
• Иметь любой контакт с детьми или пожилыми людьми [Пример: Воспитатель детского сада, медсестра.]

Когда следует проводить проверку биографии сотрудника?

В большинстве случаев проверка биографических данных требует затрат времени и денег. Мы советуем менеджерам по найму и сотрудникам кадровых служб проводить проверки в редких случаях: предпочтительно на последнем этапе отбора кандидатов в шорт-лист в процессе найма или на кандидате, которого они решили нанять. Местные законы могут потребовать, чтобы кандидат получил предложение, прежде чем мы запросим разрешение на проверку биографических данных. Мы соблюдаем все законы.

Проверка биографических данных не должна использоваться как способ отсеять кого-либо или сократить число претендентов на должность. Проверка биографических данных призвана подкрепить решение о приеме на работу и убедиться, что кандидаты, отобранные для работы, соответствуют требованиям.

Обязанности нашей компании

Менеджеры по найму и сотрудники отдела кадров должны:

• Информировать кандидатов о необходимости проверки анкетных данных в объявлении о вакансии.

• Попросите кандидатов дать письменное разрешение перед проведением проверки биографических данных и сообщите им, сколько времени займет этот процесс.

• Нанимайте авторитетного и надежного поставщика услуг по проверке биографических данных. При выборе поставщика услуг следует учитывать следующие критерии: стоимость, законность, соблюдение конфиденциальности и время выполнения заказа. Если наш текущий поставщик не отвечает нашим требованиям по этим критериям, HR должен найти нового поставщика.

• Информирование кандидатов о результатах проверки их биографических данных и о том, что мы планируем делать (отклонять или переводить кандидатов на следующий этап найма).) Поставщики услуг по проверке биографических данных должны предоставлять кандидатам копии результатов проверки.

• Проводите проверку биографических данных всех кандидатов, которые проходят через [этап собеседования] для конкретной должности, не дискриминируя определенных людей.

• Предоставление кандидатам информации, необходимой для оспаривания отчета или решения любых вопросов, выявленных в ходе проверки биографических данных.

Менеджеры по найму/отдел кадров должны сообщить кандидатам, что чистая проверка биографии не гарантирует трудоустройства, если только они не получили устное предложение о работе.

Что делать с негативными выводами

Наличие судимостей не является автоматическим отстранением кандидатов от процесса найма, если только они не были осуждены за серьезные уголовные преступления (e.g. сексуальное насилие.) Мы будем оценивать серьезность судимостей в соответствии с этими критериями:

• Количество судимостей за одно и то же преступление.
• Время, прошедшее с момента последней судимости.
• Как судимость связана с занимаемой должностью.

Обратите внимание, что менеджеры по персоналу/набору персонала при проверке биографических данных кандидата будут учитывать обвинительные приговоры, а не аресты.

Менеджеры по персоналу и менеджеры по найму должны учитывать интересы компании при оценке серьезности любых вопросов, выявленных в ходе проверки биографических данных. Например, кандидаты, рассматриваемые на должность, предполагающую вождение автомобиля компании, должны иметь как минимум двухлетний стаж чистого вождения. Менеджеры по персоналу и менеджеры по найму должны отклонять кандидатов, осужденных за вождение в состоянии алкогольного опьянения в течение последних двух лет.

Как правило, если менеджеры по найму и HR решают, что конкретный кандидат будет представлять высокий или неоправданный риск для нашей компании, они должны отказать кандидату.

HR и менеджеры по подбору персонала могут позвонить кандидатам, чтобы обсудить результаты проверки биографических данных в случае незначительных расхождений (например.g. приостановленная лицензия.) Если кандидаты ответят удовлетворительно, они могут быть приняты на работу в нашу компанию.

Процедура

Мы стремимся к прозрачному процессу найма, уважающему права кандидатов. Мы рекомендуем менеджерам по найму и сотрудникам отдела кадров следовать этой процедуре проверки биографических данных:

1. Менеджеры по найму и отдел кадров обсуждают, нужна ли проверка биографических данных для данной должности и что она будет включать в себя.
2. Менеджеры по найму отмечают в объявлении о вакансии, что перед приемом на работу требуется проверка биографических данных.
3. Когда отбираются окончательные кандидаты (один или несколько финалистов), менеджеры по найму или HR связываются с кандидатами, чтобы получить письменное разрешение на проверку биографических данных и объяснить процесс. Это можно сделать с помощью системы отслеживания кандидатов (ATS).)
4. Если кандидаты отказываются пройти проверку биографических данных, отдел кадров сообщает им, что они не будут рассматриваться на должность. Если кандидаты дают письменное разрешение, провайдеры услуг по проверке биографических данных могут инициировать проверку.
5. После получения результатов проверки биографических данных сотрудники отдела кадров обсуждают их с менеджерами по найму, чтобы определить дальнейшие действия в отношении кандидатов и должности.
6. Менеджеры по найму информируют кандидатов о своих решениях и обеспечивают получение ими копий отчетов о проверке их личных биографических данных. В случае отрицательных результатов, HR/менеджеры по найму должны сообщить кандидатам, как оспорить отчет.

Наша политика конфиденциальности и защиты данных всегда применяется к раскрытию информации при проверке биографических данных.

Дополнительное чтение

• Что работодатели должны знать о проверках биографических данных - Комиссия по обеспечению равных возможностей при трудоустройстве (EEOC)
• Предварительный отбор при приеме на работу: советы по ведению неловких бесед
• 8 основных правил для работодателей по проверке биографических данных при приеме на работу
• Советы по выбору лучшего сервиса для проверки биографических данных