На электронный учет поставлены и сведения о трудовой деятельности граждан. С 1 января 2020 года начался переход с бумажных трудовых книжек на электронные, и работодатели все сведения о трудовой деятельности своих работников должны подавать в СФР в цифровом виде. О нюансах ведения ЭТК рассказывают специалисты бухгалтерского консалтингового агентства «Простые решения».
Принцип работы ЭТК
Специального определения для цифровых трудовых книжек – нет. То, что мы называем электронной трудовой книжкой (ЭТК) – это скорее процесс, когда работодатель передает в СФР данные о работниках, которые фиксируются и сохраняются в системе фонда. При таком функционале, работодатель освобожден от ведения учета в ЭТК – он должен отчитываться в СФР только за кадровые мероприятия, а Фонд берет на себя учет и хранение сведений о страховом стаже работников.
Принципиальных отличий бумажной книжки отэлектронной – нет. Как и традиционная, ЭТК содержит основные идентификационные данные работника: ФИО, дату рождения, необходимую для идентификации и определения возраста работника. Эти сведения формируют базу, на которой строится вся остальная информация в трудовой книжке: место работы, должность, профессия, специальность, код трудовой функции и др. В ЭТК, как и в бумажной трудовой книжке, отмечаются: дата приема на работу, переводы внутри организации, получение новой квалификации или профессии, и увольнение. Все это подтверждается реквизитами приказов. В электронную трудовую книжку также вносятся сведения о мобилизации сотрудника и временном приостановлении трудового договора в связи с этим. Если сотрудник демобилизовался и продолжил работу в организации, в электронную книжку вносится информация об этом.
Новое в цифровой трудовой книжке – СНИЛС, или «зеленая карточка», как называют этот документ в народе. А вот информации о награждениях в новой книжке вы не найдете. Она там – лишняя, поскольку льготы, связанные с наградами, назначаются не по сведениям из трудовой книжки, а после того как человек в соответствующую организацию предъявит самунаграду и документы к ней.
Не предусмотрено внесение в ЭТК и некоторых сведений, имеющих для сотрудников решающее значение в определенных ситуациях. Например, человек проработал вахтовым методом в одном из районов Крайнего Севера и рассчитывал досрочно выйти на заслуженный отдых. Но при назначении пенсии выяснилось, что работодатель передал в СФР сведения только о факте его работы на Крайнем Севере, не упомянув о самом методе. В этом случае работнику придется самостоятельно собирать доказательства работы именно вахтовым методом. В бумажном варианте трудовой книжки все эти сведения есть и проблем, как правило, не возникает.
Как работодателю перейти на ЭТК
Для тех, кто впервые начал работать после 1 января 2024 года, ведение трудовой книжки безальтернативное – только в электронном формате. Сотрудников, имеющих традиционный документ, следует письменно уведомить, что организация переходит на цифровой вариант и указать, что сохраняется их право и на бумажную версию ТК. При разработке локальных актов эти факторы следует обязательно учесть. Ну и, конечно, нужно зарегистрироваться на сервисах, через которые будут подаваться в СФР сведения о персонале. Это может быть как электронный кабинет страхователя в СФР, так и СЭД, если отчеты работодатель подает через подобную систему.
В процессе перехода может возникнуть ситуация, когда работник хочет оставить исключительно трудовую книжку старого формата– право на это он имеет. Правда, для работодателя такое желание несколько усложняет процесс, так как сведения в СФР он будет обязан передавать и в новой форме, и еще заполнять бумажную книжку. И такая двойная отчетность потребует больших затрат времени.
Принимая на работу человека с бумажной ТК, работодатель видит все прежние места работы кандидата. В ЭТК этого нет, и, чтобы иметь представление о том, чем занимался человек, он должен запросить у него эту информацию. Несколько более сложный путь – с согласия кандидата посмотреть сведения о нем на электронных ресурсах ПФР.
Важно помнить, если сотрудник согласился перейти на ЭТК без сохранения старого варианта,вернуть традиционную, бумажную трудовую книжку он уже не сможет.
Ведение ЭТК
Для каждого сотрудника, работающего по трудовому договору, формируются сведения о его трудовой деятельности (СЗВ-ТД). В их число входят и совместители – внешние и внутренние. На сотрудников, находящихся в отпуске без сохранения з/платы, по беременности и родам или по уходу за ребенком до трех лет также аккумулируются информация, поскольку на этот период действие трудового договора не прекращается. Не подаются в СФР сведения о работниках, оформленных по договорам ГПХ.
Введение ЭТК ничего не изменило с порядком подачи отчетности в СФР – как и прежде, это нужно делать до 15 числа каждого месяца. Информацию о приеме и увольнении работодатель обязан передать на следующий день после подписания трудового договора или издания приказа. Данные о смене должности, оформлении электронной ТК, переименовании компании и других моментах подаются до 25 числа, следующего за событием, месяца.
Электронная трудовая книжка – это не просто новшество, а шаг к более современному, эффективному и безопасному управлению человеческими ресурсами. Она приносит значительные выгоды для работодателей, позволяет оптимизировать процессы, снизить затраты и повысить уровень безопасности данных.
Поделиться
