Положение о службе кадрового аудита
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность<Службы кадрового аудита > ООО "ХХХ", регламентирующим организацию ее деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ".[1]
1.1.2 <Служба кадрового аудита > является самостоятельным структурным подразделением в составе < Департамента персонала > ООО "ХХХ">, выполняющим в Компании функции по:
- Проведению региональных комплексных инспекций ГП, филиалов, представительств и фирм группы «Дистрибьюция», в части выявления нарушений и отклонений в области оплаты труда персонала, кадрового учета и делопроизводства, с целью снижения потенциальных рисков наложения внешними проверяющими органами штрафных санкций;
- Участию в процессе планирования и отчетности региональных комплексных инспекций филиалов, а также в иных отчетных мероприятиях;
- Ведению мониторинга за основными HR – показателями, в целях анализа и оценки эффективности работы с кадрами в ООО "ХХХ":
-мониторинг причин увольнения по ГП и филиалам;
-мониторинг динамики заполнения вакансий по ГП и филиалам;
-мониторинг текучести персонала по ГП и филиалам;
-мониторинг индекса уровня заработной платы по ГП и регионам;
- мониторинг удовлетворенности персонала по ГП и филиалам;
- мониторинг эффективности работы с персоналом в области обучения.
1.1.3 В своей деятельности <Служба кадрового аудита > руководствуется:
- Положением об организации системы внутреннего контроля в ООО "ХХХ" П. SL – 394 от 08.08.2003г.;
- Положением о Департаменте персонала ООО "ХХХ" ПП. HR –17 от 21.05.2004г.;
- Настоящим положением.
1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.5 Изменения в Положении утверждаются Генеральным Директором ООО "ХХХ" и заносятся в Лист изменений, являющийся неотъемлемой частью данного документа (Приложение А).[2]
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. - Положением об организации системы внутреннего контроля в ООО "ХХХ" П. SL – 394 от 08.08.2003г.;
2. Положение о Департаменте персонала ООО "ХХХ" ПП. HR –17 от 21.05.2004г.;
3. Положение о системе внутреннего кадрового аудита П-384 от 24.04.2003г.
4. Порядок проведения кадрового аудита и профилактики кадровых рисков Пр-609 от 24.04.2003г.
1.3 Термины, определения и сокращения
В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:
СКА - служба кадрового аудита;
ОШС - организационно-штатная структура;
ГП - головное предприятие ООО "ХХХ";
HR (англ. Human Resources) - человеческие ресурсы;
Фирма - ООО "ХХХ";
РКИ – регионально-комплексная инспекция;
ЗГДВК – заместитель Генерального директора по внутреннему контролю
2 Создание и ликвидация
2.1 <Служба кадрового аудита> создается и ликвидируется на основании приказа Генерального Директора ООО "ХХХ".
2.2 Организационная структура <Службы кадрового аудита> согласовывается с <Директором по персоналу >, Заместителем Генерального Директора по внутреннему контролю, и утверждается приказом Генерального Директора ООО "ХХХ".
2.3 Штатное расписание <Службы кадрового аудита > согласовывается с < Директором по персоналу > Заместителем Генерального Директора по внутреннему контролю, и утверждается приказом Генерального Директора ООО "ХХХ".
2.4 Изменения структуры и штатной численности <Службы кадрового аудита> согласовываются с <Директором по персоналу >, Заместителем Генерального Директора по внутреннему контролю, и утверждаются приказом Генерального Директора ООО "ХХХ".
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура <Службы кадрового аудита > построена на двойном контуре подчинения[3]:
- по проведению мероприятий в области контроля и аудита ГП, филиалов, представительств и фирм группы «Дистрибьюция» - непосредственно Заместителю Генерального директора по внутреннему контролю;
- по деятельности, связанной с осуществлением основополагающих и специфических бизнес-процессов и бизнес-функций Департамента персонала ООО "ХХХ" – непосредственно Директору по персоналу;
3.2 Руководит <Службой кадрового аудита> <Начальник службы кадрового аудита>, деятельность которого регламентируется Должностной инструкцией.
3.3 В непосредственном подчинении у < Начальника службы кадрового аудита > находятся:
- Специалист службы кадрового аудита;
- Кадровый аналитик.
3.4 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри < Службы кадрового аудита > определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Директором по персоналу ООО "ХХХ".
4 Цель и задачи
4.1 Главная цель < Службы кадрового аудита > - анализ и оценка эффективности работы с кадрами, путем проведения экспертно-аналитических, консультационных и аудиторских мероприятий, а также представление независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование управления персоналом компании.
4.2 Задачами < Службы кадрового аудита > являются:
4.2.1 Анализ и выработка рекомендаций по совершенствованию и оптимизации бизнес-процессов и бизнес-функций Департамента персонала;
4.2.2 Проведение аудиторских и контрольно-ревизионных проверок в области работы с кадрами в ГП, филиалах, представительствах и фирм группы «Дистрибьюция» - для предупреждения, выявления и устранения негативных событий;
4.2.3 Создание действующей системы кадрового мониторинга.
5 Функции
5.1 < Служба кадрового аудита > выполняет следующие функции:
- Проведение региональных комплексных инспекций ГП, филиалов, представительств и фирм группы «Дистрибьюция», в части выявления нарушений и отклонений в области оплаты труда, кадрового учета, делопроизводства, с целью снижения потенциальных рисков наложения внешними проверяющими органами штрафных санкций;
- Участие в процессе планирования и отчетности региональных комплексных инспекций филиалов, а также в иных отчетных мероприятиях;
- Ведение мониторинга по основным HR – показателям, в целях оценки эффективности работы с кадрами в ООО "ХХХ":
-мониторинг текучести персонала по ГП и филиалам;
-мониторинг причин увольнения по ГП и филиалам;
-мониторинг динамики заполнения вакансий по ГП и филиалам;
-мониторинг индекса уровня заработной платы по ГП и регионам;
- мониторинг удовлетворенности персонала по ГП и филиалам;
- мониторинг эффективности работы с персоналом в области обучения;
- Проведение аудиторских и консультационных мероприятий в области формирования и развития грамотной системы развития и оценки персонала;
- Проведение экспертиз и контрольных мероприятий о правильности оформления трудовых отношений с персоналом;
- Консультации по разработке единых нормативных кадровых стандартов для ГП и филиалов ООО "ХХХ";
- Оказание экспертно-аналитических консультаций и участие в работе с персоналом, при возможном проведении реорганизации, сокращений в ООО "ХХХ";
- Поддержание в актуальном состоянии системы кадрового аудита, и методик для осуществления ее контрольной деятельности, в соответствии с изменениями контрольной среды;
- Выявление отклонений от стандартов управления, в осуществляемых Департаментом персонала бизнес-процессах и бизнес-функциях.
6 Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
|
Взаимодействие с контрольно-аналитическим отделом (КАО) |
|
|
Начальник КАО предоставляет: |
- аналитическую информацию о выявленных по результатам РКИ филиалов нарушениях; - для согласования документы, раскрывающие управление в бизнес-функциях в области управления персоналом. |
|
Начальник КАО получает: |
- отчет о степени значимости выявленных нарушений, и предложения по принятию мер к должностным лицам допускающих выявленные нарушения; - сводный отчет о результате проведенной РКИ филиала. |
|
Взаимодействие с отделом внутреннего аудита (ОВА) |
|
|
Начальник ОВА предоставляет: |
- при проведении аудиторских мероприятий аналитику выявленных отклонений в бизнес-процессах и бизнес-функциях в области управления персоналом. |
|
Начальник ОВА получает: |
- для согласования документы, касающиеся управления в контрольных и аудиторских областях зоны ответственности; - ежемесячные планы оперативных мероприятий ПЛ-4; - отчеты по формам ОВА-1 и ОВА-2 |
|
Взаимодействие с отделом персонала |
|
|
Начальник Оперс предоставляет: |
- для проведения экспертно-аналитических процедур нормативные документы, требующие актуализации или срочной разработки; - распоряжения, касающиеся проведения контрольных мероприятий или иных аудиторских мероприятий. |
|
Начальник Оперс получает: |
- разработанные нормативные стандарты по управлению бизнес-процессами и бизнес-функциями; - информацию, касающуюся проведения контрольных мероприятий. |
|
Взаимодействие с Заместителем Генерального директора по ВК |
|
Взаимодействие с Заместителем Генерального директора по ВК строится на основе принципов планирования, отчетности и конфиденциальности. |
|
Взаимодействие с Директором по персоналу |
|
|
Директор по персоналу предоставляет: |
- указания на разработку соответствующих стандартов направленных на оптимизацию управления человеческим ресурсом Фирмы; - дополнительные задания для проведения аудиторских мероприятий. |
|
Директор по персоналу получает: |
- аналитическую информацию по всем финансово- экономическим показателям полученную в результате кадрового мониторинга; - отчеты и акты по результатам проверок о состоянии дел в ГП, филиалах, представительствах, фирм сегмента «Дистрибьюция». |
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1 Планирование деятельности Службы кадрового аудита осуществляется на основании Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов, календарных планов и Приказов и Распоряжений Генерального Директора ООО "ХХХ".
7.2 Стратегические цели <Службы кадрового аудита > на год устанавливаются<Директором по персоналу >, согласовываются с Заместителем Генерального Директора по ВК и утверждаются Генеральным Директором ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность <Службы кадрового аудита > ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00);
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана за год <Начальник службы кадрового аудита > представляет Заместителю Генерального Директора по ВК и Директору по персоналу Годовой отчет о деятельности <Службы кадрового аудита > и достижении стратегических целей;
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы <Директору по персоналу > предоставляет отчет <Начальник службы кадрового аудита >;
8.4 Ежеквартальную по управлению рисками в рамках СВК;
8.5 Полугодовую по управлению рисками в рамках СВК.
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности <Службы кадрового аудита >, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются:
9.1.1 Своевременность выполнения планов проведения аудиторских и контрольных мероприятий и подготовки отчетов по ним.
9.2.2 Динамика выявленного количества нарушений И иных негативных событий по итогам РКИ филиалов, а также по итогам аудитов ГП и фирм группы сегмента «Дистрибьюция».
9.2.3 Динамика выявленного количества нарушений И иных негативных событий по результатам мониторинга за основными HR - показателями.
9.2.4 Количество проведенных функциональных (кадровых) мероприятий по устранению выявленных нарушений и негативных событий.
9.2.5 Положительное изменение (уменьшение), обнаруженных нарушений и негативных событий, по итогам проведенных функциональных (кадровых) мероприятий.
9.2.6 Выявленные Суммы потенциального ущерба по результатам контрольных мероприятий.
9.2.7 Динамика повышения удовлетворенности трудом персонала.
9.2 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для <Службы кадрового аудита > в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
10 Права
< Служба кадрового аудита > наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия < Службы кадрового аудита > осуществляет <Начальник службы кадрового аудита >:
10.1 Вносит на рассмотрение Директору по персоналу и ЗГДВК предложения по совершенствованию деятельности Компании и ее структурных подразделений.
10.2 Участвует в подготовке перспективных планов развития Компании, составлении бюджета.
10.3 Знакомится с проектами решений руководства Компании, касающимися деятельности < Службы кадрового аудита >, а также оценкой эффективности работы <Службы кадрового аудита>.
10.4 Получает от руководства ООО "ХХХ" информацию, касающуюся < Службы кадрового аудита > и деятельности Компании, и любую другую информацию, необходимую для полноценной работы <Службы кадрового аудита. >.
10.5 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" методические рекомендации, дает указания и экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции <Службы кадрового аудита >.
10.6 Дает заключения, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование.
10.7 Запрашивает и получает из структурных подразделений ООО "ХХХ" необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач < Службы кадрового аудита >.
10.8 Вносит на рассмотрение Директору по персоналу и ЗГДВК предложения о поощрении отличившихся сотрудников, и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и других нормативных документов Компании.
11 Ответственность
11.1 <Начальник службы кадрового аудита > несет ответственность перед Генеральным Директором «ООО "ХХХ"» за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части <оценки эффективности работы с кадрами > в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 <Начальник службы кадрового аудита >. несет ответственность за риски <по управлению персоналам >, возникающие в сфере компетенции < службы кадрового аудита >
[1] Система позиционирования службы в рамках фирмы, и ее подчиненность, показаны схематично в Приложении Б.
[2] Требования данной Типовой формы не распространяются на действующие Положения о подразделениях, которые были утверждены до введения ее в действие. Их приведение в соответствие с требованиями настоящего документа осуществляют при очередном пересмотре указанных ВНД, при разработке изменений и дополнений к ним.
[3] Должностной функционал начальника службы и специалиста службы, указаны в приложении В.
Поделиться
