Должностная инструкция руководителя группы документооборота и регламентации

1671 Общие положения

1671.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Руководителя группы, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

1671.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

1671.3 Переименование, ликвидация должности Руководителя группы, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

1671.4 Руководитель группы непосредственно подчиняется Начальнику АдмО.

1671.5 В непосредственном подчинении у Руководителя группы находятся все сотрудники группы.

1671.6 Руководитель группы может замещать Начальника АдмО на время его отсутствия.

1671.7 На время отсутствия Руководителя группы его замещает Ведущий специалист по регламентации.

1672 Цели и должностные обязанности

1672.1 Деятельность Руководителя группы направлена на достижение следующих целей:

1672.1.1 Документационное обеспечение процесса управления Компанией.

1672.1.2 Обеспечение информационного обмена с филиалами, ТСТ и внешними организа-циями.

1672.1.3 Координация работ по делопроизводству распорядительных и нормативных документов Компании.

1672.1.4 Своевременное и качественное выполнение всех закрепленных за группой функций.

1672.2 Для реализации установленных целей Руководитель группы исполняет следующие обязанности:

1672.2.1 Организует и совершенствует делопроизводство внешних входящих и исходящих документов Компании.

1672.2.2 Организует и совершенствует делопроизводство организационно-распорядительных документов по Компании, ГП, филиалам.

1672.2.3 Организует и совершенствует делопроизводство распорядительных документов по деятельности ВРГ Компании.

1672.2.4 Организует и совершенствует делопроизводство распорядительных документов по делегированию полномочий Компании.

1672.2.5 Организует и совершенствует делопроизводство внутренних нормативных (регламентирующих) документов Компании.

1672.2.6 Организует разработку и актуализацию нормативной документации по процессам документооборота и регламентации.

1672.2.7 Осуществляет общее руководство группой.

1672.2.8 Осуществляет планирование деятельности и развития группы, организацию и проведение оперативных совещаний группы.

1672.2.9 Осуществляет контроль выполнения должностных обязанностей сотрудниками группы, соблюдения ими требований соответствующих ВНД.

1672.2.10 Обеспечивает взаимодействие сотрудников группы с сотрудниками ГАО АдмО, с сотрудниками других подразделений в рамках выполнения функций группы.

1672.2.11 Готовит проекты СЗ, приказов и распоряжений по вопросам деятельности группы, визирует документы, исходящие из группы.

1672.2.12 Участвует в работе ВРГ, в проектных работах по вопросам, связанным с функциями группы, с их оптимизацией и автоматизацией. Участвует в работе по внедрению системы электронного документооборота в Компании.

1672.2.13 Оказывает консультационную поддержку сотрудникам Компании по вопросам, относящимся к функциям группы, проводит, в случае необходимости, их обучение.

1672.2.14 Выполняет задания, поручения Начальника АдмО, Заместителя генерального директора по персоналу в рамках деятельности группы.

1672.3 Для достижения установленных целей Руководитель группы осуществляет взаимодействие с иными организациями:

- с компаниями, специализирующимися по вопросам делопроизводства и электронного документооборота, регламентации деятельности;

- с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации, с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения внешней корреспонденции.

1673 Показатели оценки деятельности

Деятельность Руководителя группы оценивается на основе следующих показателей:

1673.1 Качественное выполнение функций, обозначенных в настоящей должностной инст-рукции.

1673.2 Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой внешней корреспонденции, доведения поступающей корреспонденции по назначению.

1673.3 Обеспечение своевременного проведения нормоконтроля проектов приказов и распоряжений, внутренних нормативных документов.

1673.4 Обеспечение своевременного проведения регистрации, доведения утвержденных распорядительных и нормативных документов.

3.5 Обеспечение своевременного предоставления доступа к утвержденным ВНД, приказам и распоряжениям, решениям, таблицам делегирования полномочий, предоставление копий этих документов, в том числе конфиденциальных.

3.6 Выполнение установленных ежегодных показателей работы группы.

3.7 Своевременное и качественное выполнение заданий и поручений Начальника АдмО в рамках своих должностных обязанностей.

1674 Общекорпоративные нормы

Деятельность Руководителя группы регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

4.33 Положение об Административном отделе XXX ;

4.34 Настоящая Должностная инструкция.

5 Права

Руководитель группы имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

5.1 Давать распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными ему работниками, давать методические указания и разъяснения сотрудникам XXX в рамках своих функциональных обязанностей.

5.2 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.

5.3 Направлять руководителям структурных подразделений Компании, по согласованию с Начальником АдмО, обязательные для исполнения уведомления об устранении нарушений требований ВНД по вопросам делопроизводства, регламентации и делегирования полномочий.

5.4 Участвовать в подборе и расстановке кадров по своей деятельности.

5.5 Ходатайствовать о применении поощрений или взысканий к непосредственным подчиненным по итогам проделанной работы.

5.6 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции. Выступать с инициативами, направленными на улучшение качества своей работы, работы группы, отдела в целом.

5.7 Принимать участие в работе совещаний и конференций, на которых рассматриваются вопросы, связанные с его работой.

6 Ответственность

Руководитель группы несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

- в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними норматив-ными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

- в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности ра-ботник несет материальную ответственность.

7 Требования к работнику при приеме на работу

8 Словарь специальных терминов и сокращений

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

9 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.