Как за 4 недели нанять 400 человек - кейс "ОСГ Рекордз Менеджмент"

Дано: 4 недели до начала проекта Найти: 400 сотрудников в 19 городах

Массовый подбор персонала – это довольно легко контролируемый процесс в том случае, когда в компании есть план по найму сотрудников, составленный с учётом «текучки» кадров и планом развития организации на год. В этом случае отдел подбора может распределить свои процессы, обеспечивая закрытие штатных единиц согласно плану, сформировать серьёзный резерв кадров и подготовиться к массовому подбору и трудоустройству персонала в запланированное время.

Запланированный массовый подбор – это часть стратегического плана компании, который в том числе является статьёй затрата P&L, составленной на год с необходимыми корректировками ежемесячно или ежеквартально.

Однако, в случае непрогнозируемого на рынке события или возникновения форс-мажорной ситуации, приходится не просто корректировать план, а планировать отдельный проект по подбору персонала и перераспределять либо защищать новый бюджет.

С надобностью массового подбора персонала столкнулась архивная компания "ОСГ Рекордз Менеджмент" прошлым летом, когда на проект по обработке документов понадобилось нанять почти 400 человек по всей России, а срок на закрытие вакансий был 4 недели.

Марина Ярцева, директор департамента по управлению персоналом ОСГ Рекордз Менеджмент: ОСГ Рекордз Менеджмент – крупнейшая архивная компания, у нас на постоянной основе работает около 1300 сотрудников, из которых почти 300 – сотрудники, занятые в обработке и оцифровке документов. Проект предполагал увеличение объёма работы, для исполнения которой нам понадобились дополнительные сотрудники, подбором которых мы и занялись.

Среди рекрутеров бытует мнение, что работать на массовом подборе «не престижно». Однако, если говорить о сложности задачи, то закрыть ТОП-овую позицию чаще проще, чем осуществить массовый подбор, т.к. ТОП-менеджеры в каждой индустрии известны, они часто мотивированы на профессиональные достижения и деньги, их можно «схантить», пригласив на чашечку кофе. При осуществлении массового подбора такой метод не работает, и нужно разрабатывать стратегию.

Марина Ярцева: Первая неделя у нас ушла на подготовку – мониторинг локального рынка труда, подготовку текстов для размещений, определение методов подбора, составление скриптов рекрутерам и регулирование документных процессов. На проект мы взяли 2-х дополнительных рекрутеров по договору, которые удаленно закрывали вакансии. Также, активно взаимодействовали с отделом маркетинга. Оставалось 3 недели на подбор, оформление, вывод на работу и обучение новых сотрудников. В общем на всё то, на что в запланированном режиме уходит не менее 3 месяцев.

Оценка локального рынка труда

Перед запуском подбора в интересующем вас регионе следует провести мониторинг кандидатов, предлагаемых вакансий других компаний (которые в массовом подборе являются вашими конкурентами), зарплатные ожидания соискателей, ожидаемые и преимущественные условия работы – характерные конкретно для данного региона. Мониторинг рынка труда – один из важнейших этапов при планировании массового подбора. Вакансии и их описание будут составляться на основании 2х источников: внутренних (требования и возможности компании) и внешних (состоянии рынка труда в конкретном регионе). По результатам изучения рынка труда следует пересмотреть, и, возможно, скорректировать зарплату и систему оплаты труда, название вакансии и даже описание компании в вакансии. Источники для мониторинга могут быть как классические – поиск информации в открытых источниках, так и более тщательные (и дорогие) – проведение маркетинговых исследований самостоятельно или с привлечением сторонних компаний.

Составление аватара кандидата

Несмотря на то, что речь идёт о массовом подборе, ОСГ Рекордз Менеджмент работает с документами и тщательно выбирает сотрудников к себе в команду. Исходя из жестких сроков и серьезных требований к качеству персонала, сперва были написаны аватары идеальных сотрудников, которые использовались как образ целевой аудитории при последующем подборе, составлении медиаплана и рекламы. Т.е. изначально нужно сгенерировать поток подходящих кандидатов, и выбирать сотрудников из них, а не выбирать подходящих сотрудников из «разношёрстного» потока резюме.

В аватар кандидата (не стоит его путать с профилем должности!) должны войти требования и пожелания к квалификации и качествам идеального кандидата, а также должна быть описана его мотивация и жизненные интересы.

Марина Ярцева: Проект, под который осуществлялся массовый подбор в архивной компании ОСГ был временным. Сотрудников нанимали на 6 месяцев, с возможностью перейти на постоянную работу по индивидуальным результатам. Поэтому, в ОСГ было прописано 3 разных аватара. Конечно, мы рассматривали кандидатов и не соответсвующие описанию, но всю рекламу направляли на привлечение именно описанных кандидатов, что позволило компании сформировать качественный поток.

  1. Аватар №1: Люди с ВО, безработные, предпенсионного возраста, физически активные, здоровые. 
  2. Аватар №2: Студенты очных отделений, с высоким уровнем ответственности, нуждающиеся в заработке – подходило для регионов, где предлагался график 2/2
  3. Аватар №3: планирующие выход из декрета/вышедшие из декрета матери, желающие адаптироваться к рабочему темпу и проявить себя с тем, чтобы получить постоянное место работы – подходило для вакансий с графиков 9:00 – 18:00, т.к. вечером им необходимо забирать детей из сада.

! В идеале, аватар кандидата следует описывать с уже работающего на той же должности, на которую осуществляется подбор, сотрудника компании. Аватар кандидата пришёл в HR из маркетингового аватара клиента. Если вы никогда не писали аватар кандидата, попросите вашего маркетолога вас проконсультировать.

Составление медиаплана

К этому моменту у вас уже есть аналитика по региону и аватары кандидатов, на основании чего вы можете составить цепляющие, конкурентоспособные текстовые и графические объявления. На этом этапе следует привлечь отдел маркетинга, который изучит местные периодические издания, подберёт релевантные площадки для размещения объявлений и подбора нужных вам кандидатов.

В медиаплан могут войти:

  • Периодические печатные издания (газеты, журналы, каталоги)
  • Локальное ТВ (реклама, заставка, бегущая строка)
  • Баннеры на остановках
  • Световые короба вдоль центральных улиц
  • Реклама внутри транспорта, подголовники сидений
  • Наклеивание объявления на досках объявлений у подъездов
  • Оклейка лифтов Раздача листовок
  • Доставка объявлений в п/я
  • Продвижение через городской центр занятости
  • Участие в городских ярмарках вакансий Объявления на локальных городских сайтах
  • Объявления в локальных городских сообществах соцсетей
  • Сюда же можно включить внутренний подбор – когда сотрудники приводят на работу знакомых.

Всё это лучше отдать на откуп маркетинга для просчёта затрат и конверсии.

При составлении медиаплана также следует учитывать региональные особенности. Например, Воронеж разделён рекой на 2 берега. Люди с левого берега не хотят добираться на работу на правый берег и наоборот. Поэтому в ОСГ сразу искали кандидатов, проживающих на левом берегу. Распространение объявлений на правом берегу было бы просто сливом бюджета, хотя Центральный район расположен именно на правом берегу, и на правом берегу больше жилых районов.

Массовый подбор в ОСГ Рекордз Менеджмент включал следующие каналы продвижения:

  1. реклама в соцсетях в 13 выбранных из 19 городов проекта; 
  2. реклама в периодических изданиях Лобни, Самары, Минеральных Вод и Воронежа. Макеты объявлений были составлены с учётом аватаров, а также с редакциями газет были согласованы нестандартные места размещения – не на страницах объявлений, процент просмотра которых ниже, а на прочих разворотах газеты.
  3. распространение листовок в п/я в Самаре. Для листовок были выбраны конкретные адреса, т.к. время в пути до работы – одна из ценностей для людей с низким и средним уровнем дохода.

Телефонный скриннинг

Это самый популярный участок подбора кандидатов. Каждый рекрутер осуществляет срез кандидатов до собеседования по телефонному звонку. Однако и этот участок следует проработать – напишите скрипт рекрутеру. В скрипте укажите обязательные вопросы, которые помогут вам отсечь тех кандидатов, которые категорически вам не подходят. Расставьте вопросы в том порядке, в котором будет затрачено наименьшее время на разговор. Добейтесь того, чтобы на собеседование кандидат приходил уже с полным пакетом документов и с результатами необходимого тестирования.

Например, в ОСГ Рекордз Менеджмент рекрутер первым делом уточняет наличие всех необходимых документов для трудоустройства и отправляет кандидатов пройти тест на скорость печати. Если тест соответствовал min требованиям, кандидата направляли на следующий шаг – собеседование, куда они приходили уже с полным пакетом документов для трудоустройства. Если собеседование на месте проходило успешно, сразу после него происходило оформление кандидата. В результате кандидат уходил домой с уверенностью, что работу он получил и останавливал свои поиски.

Марина Ярцева: Классический процесс запланированного массового подбора тем и хорош, что у нас есть возможность его планировать. Особенность нашего проекта состояла в том, что у нас было в 3 раза меньше времени на достижение результата. Поэтому мы были вынуждены пересмотреть процесс и сократить время каждого из них.

ОСГ Рекордз Менеджмент работает на рынке Архивного бизнеса уже 21 год. ОСГ – единственная федеральная архивная компания, Архивы которой расположены в 29 городах России. Поэтому часть данных уже была накоплена на начало проекта, оставалось только перепроверить и актуализировать информацию.

Например, отдел подбора уже знал рынок кандидатов в каждом интересующем регионе и в компании уже были аватары кандидатов, которые были немного скорректированы с учётом того, что в этот раз сотрудники нужны были на временный проект.

Марина Ярцева: на каждом этапе мы сократили количество касаний с кандидатом. Например, мы сразу запрашивали результат теста на скорость печати, если кандидат не проходил его, то отправляли пройти прямо сейчас и созванивались с ним через 15 минут. Мы понимали, что задержка на любом этапе – риск потери кандидата. Отправляя кандидата на собеседование рекрутер сразу «снаряжала» кандидата инструкцией какие документы нужно взять с собой, чтобы после успешного прохождения мы сразу занялись оформлением трудового договора.

Планирование и размещение рекламы заняло больше всего времени в процессе генерации лидов, т.к. у региональных СМИ часто нет никаких данных для просчёта статистики, кроме тиража печати. Поэтому отдел маркетинга ОСГ изучил релевантные СМИ в самых сложных для подбора регионов, и самостоятельно просчитал вероятную статистику. Также около 2-х дней ушло на подготовку и согласование макетов для всех регионов и соцсетей.

Марина Ярцева: Конечно, в ОСГ в коммуникации с регионами сильно помогает е-Архив (электронный архив документов). Услугу по созданию электронного архива документов мы предлагаем нашим клиентам и используем в собственных процессах. Отдел кадров (в Москве), после успешного собеседования кандидата, видит поступившую через е-Архив заявку на оформление сотрудника и сразу формирует договор. Как правило этот процесс занимает меньше 1 часа. Таким образом, от 1го звонка до оформления прошло 2-3 дня. Это быстрый процесс, который даёт кандидату уверенность в том, что он получил работу, и нет надобности продолжать поиски, а мы быстро закрываем вакансии.

Отлаженный процесс оформления новых сотрудников через е-Архив ускорял процесс трудоустройства в разы. Важно было сгенерировать поток входящих лидов.

ОСГ обеспечила высокий поток входящих заявок – через сайт, соцсети, рекламу, сарафанное радио, и успела закрыть проект в срок. Конверсия закрытых заявок оказалась немного ниже обычных проектов, и основным препятствием к закрытию вакансий быстрее оказалось условие временного трудоустройства. Однако, по результатам работы 50 человек из проекта получили постоянную работу в разных городах присутствия ОСГ.

Марина Ярцева: Ввиду сжатых сроков мы запросили стоимость закрытия вакансий через кадровой агентство, и минимальная цена, которую мне удалось получить – 10 000р. за одного трудоустроенного кандидата и агентства готовы были браться за проект только при условии, что всех кандидатов закрывали они. С помощью агентств проект бы стоил нам почти 4 млн. По окончании подбора мы посчитали фактические затраты и оказалось, что своей сложной работой мы добились цены закрытия позиции 1350р/человека. Это хороший показатель даже для запланированного проекта.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1