Как ускорить в три раза закрытие вакансий и контролировать работу рекрутера

Как мы написали HRM на коленке, увеличили штат в два раза и перестали тратить кучу времени на HR-процессы. Григорий Коган директор «Пиком»

Привет! Я Григорий Коган, директор и основатель компании «Пиком». Мы занимаемся разработкой и поддержкой сайтов, автоматизацией бизнес-процессов и интернет-рекламой. Как любой нормальный руководитель, я хочу, чтобы вакансии закрывались быстро, а мое время не тратилось на выяснение туманных обстоятельств и собеседования с неподходящими кандидатами. Расскажу о том, как мы решали эту задачу, и чего получилось добиться.

IT-компании бьются за кадры не на жизнь, а на смерть, и каждая ошибка рекрутера может обойтись очень дорого. Рано или поздно этот тренд дойдет до всех без исключения отраслей, поэтому наш опыт будет полезным для любого руководителя.

Задачи

Полтора года назад у нас возникла бизнес-задача масштабироваться в два раза. Резко увеличилось количество вакансий. Закрывать их в ручном режиме, как это делали раньше, стало нереально. Цикл найма (время от появления вакансии до выхода специалиста на работу) составлял в среднем полтора месяца. Для IT это очень долго: толковый разработчик обычно рассматривает несколько предложений и не будет ждать. Фактически из 10-15 вакансий в месяц мы закрывали максимум 2-3 – и то при удачном стечении обстоятельств.

Стало понятно: надо что-то менять.

Мы начали с составления списка первоочередных задач:

  • Уменьшить длительность цикла работы с соискателем
  • Увеличить производственную мощность HR-департамента: обрабатывать больше резюме, проводить больше собеседований
  • Ускорить принятие решений и закрытие вакансий

Ситуацию осложняло отсутствие единого центра хранения и обработки информации. Резюме собирались в базе на сервере. Просмотреть их с телефона или с компьютера вне офиса было нельзя. Информация о соискателях заносилась в CRM, но не систематически, к тому же карточка кандидата в системе никак не связывалась с резюме из базы.

Основным источником информации был блокнот рекрутера. В нем хранились все тайны вселенной: контакты соискателей, рекомендации, результаты собеседований, впечатления рекрутера от кандидата… Только без владельца блокнота получить эти сведения и тем более разобраться в них было практически невозможно. Если рекрутер болел, уходил в отпуск, отсутствовал по другой причине, поиск персонала останавливался. Меня такая ситуация не устраивала.

Идея

Мы подключили к процессу наших аналитиков. Те составили список этапов, через которые проходит соискатель в цикле найма:

  • Валидация – оценка соответствия кандидата первичным требованиям и готовности к дальнейшему общению
  • Проверка рекомендаций
  • Первое собеседование или собеседование-знакомство
  • Выполнение тестового задания и/или предоставление портфолио
  • Техническое собеседование (проверка профессионального уровня соискателя с участием технического специалиста)
  • Решение и подготовка предложения
  • Итоговое собеседование
  • Вводный период и адаптация

https://lh6.googleusercontent.com/kU88tsrZ7JVs0GFtqjvLcRDjfNAtvHx7Zl_SDCeqhjqj7Lx5ALPAnZ8MfNGE-NbhOAELj5hzujodUUEkXy1NPahpZu6SapulgZQFPfxk7kPpDnZOoHTIWVBCjKMO0RE81Zxw2PCM

По большому счету, взаимодействие с соискателем ничем не отличается от процесса продажи. То есть это обычная сделка, в которой участвует две стороны: компания и кандидат.

Решение

Мы оптимизировали обе составляющие HR-процессов: и техническую (разработали HRM-модуль), и операционную (внедрили в HR-процессы элементы SCRUM).

Разработка HRM-модуля для корпоративной CRM- и ERP-системы Битрикс24

По сути, мы просто взяли базовый функционал Битрикс24 и перенастроили его под себя, добавив в процессе несколько полезных фич.

Все кандидаты теперь заносятся в CRM. Это позволило нам создать базу данных кандидатов с подробной информацией о каждом из них.

Чтобы наглядно видеть весь процесс, настроили вот такие сущности:

Контакт. Для каждого соискателя создается карточка с подробной информацией: ФИО, дата рождения, фотография, место проживания, контакты, ссылки на резюме и профили в соцсетях. https://lh4.googleusercontent.com/jJvYptU-VueK4LqXwLgIa7Gy5hBqQcRbn6Ps8fGMGh0b-wVcNnFNATB3LZVH4IRLEpWNpvxaL_dSUsbGHbrmUyguOTZ5wvNdTHeL3dnWSionMgsJV2Mz3oPpr3Xz5l-qaeso4JAIОтдельно указываем канал привлечения кандидата и уточняющую информацию (например: рекомендация сотрудника или мероприятие). Это позволяет анализировать источники лидов и эффективно управлять бюджетами на рекрутинг. https://lh3.googleusercontent.com/mOR4NkTln8vKrwUXuBEAYmiwNNcn2wWPIv4dviyl5R1Eg4B-4zizDRL0jXzjcr95jmWxfBs5FCww0CLfXaL2GnX3trdJ_ertK8NxnPqB2afVUoCpTVGxazeP3U0WxQ2_NYAXYSX7Каждый кандидат проходит последовательно через все стадии и доходит до этапа “Прием на работу”, либо на какой-то из стадий сделка закрывается с указанием причины.

https://lh3.googleusercontent.com/cSPy0qhwV6yO2kZqMhnnNKLYl_CGbmFA8ZLEBd_KjzY3pOfxCUJiSzhJMIQk6sFrYGe0N6gkUzgVQ7Cl3EuARIV-sNMjFnrjsfNKY_bJIeTP33QFqMFIiKMRlc3cU9dED3DxLenG

https://lh6.googleusercontent.com/59w4pH8SHaGj5FkFm48tUVEO2wVflgHGoYO1mqixI3dGIxJLo6xRkPt067tifCWBy6M4FGDouvRJFLWvH5pXsqMNEbArdAY1_XPu7s0a_O_oMaOA1GaGYwa0k5a6NWVxGkMfnNA4

https://lh3.googleusercontent.com/8y04JrMJcwiBTC3Wyg9Rd5tAWFV30YP3JcjcMDjArgpBdKK4Yg4mh91UHplCfZ-1snxn7HBmDnbwz2PyScqpKCe5CkUZEBM469gyWD9fJqxJyQKxN6dwg9VwTKwGw-3NdNAmSenb

Сделка. Поля кастомизированы под нас: можно указать грейд, команду, специализацию. В сделку добавляется руководитель подразделения, куда нужен новый сотрудник, и наблюдатели – менеджеры и специалисты, участвующие в процессе рекрутинга. Все, что происходит с кандидатом, отражается в сделке: даты и результаты собеседований, запись телефонных переговоров, переписка, результаты проверки тестовых заданий. Этапы работы с соискателями из списка выше оформляются в виде канбан-доски, по которой двигаются сделки с соискателями. Сразу видно, сколько кандидатов мы сейчас рассматриваем и на каком этапе находится каждый из них.

https://lh5.googleusercontent.com/xhgq9Q-t9fNse8q361cB0ZIUPwfxQF8f5sxZm4OtDH8dRIjAitcwqUoUS3ih4NJ4zqEMRUvd8LM45lQSXYKjqRwBMG7pCwrKfugX7kIWNYsrmZHb5GnVlsZ7Ri6owu3unRTkQMEO

Все сделки можно отфильтровать по специализации: разработчики, верстальщики, дизайнеры, интернет-маркетологи, руководители проекта и так далее.

https://lh3.googleusercontent.com/1_83gog8W0x2fGztiIGeo6Aw9MEMV8vviDaqSnt9EmEgoeCLG02RYzyuAWKG1FcXcw03RyCEWHpBZ__tzKlaP7g8re23BW11jdgSwzHIqDYhGCKfC7w522xl5vtELxBgQI5pMTTf

Портрет. В базовом функционале Битрикс24 сейчас появился инструмент с таким же названием, но у нас был инструмент «Портрет» еще до того, как это стало мейнстримом. Это простая форма, заполненные поля выводятся в виде таблицы.

Заполняют «Портрет» все участники процесса рекрутинга. В качестве штрихов к портрету можно добавить резюме, портфолио, рекомендации, навыки и опыт, причины поиска работы, мотиваторы и интересы, возможный срок выхода на работу, ожидания по зарплате и условиям труда, перспективы и многое другое.https://lh5.googleusercontent.com/g3NX3dP4ZTz5JuZLjA_QnXLqnsOAOeQIDftRl-3yW_CRMGJ4nqva7h1WD06yF3ZlaXLNWrSd4oXEAcHwKQSlpd4sa1Xt66Vs5gZs2rUHS-of-JjWO8hIZzkMV4mQSHFJ1KP27qjS Это позволяет хранить всю информацию о соискателе в одном месте (и это место – не блокнот рекрутера). Доступ к портрету есть у всех участников процесса в любое время суток из любой точки земного шара. А еще им удобно пользоваться как шпаргалкой при собеседовании.

https://lh5.googleusercontent.com/jealiQ85zejOAKU1UaYtU3v6BMoUfPc1HqGJrBtc4bG5L3Gdl4xnWl961PCsPlQRTyVcZcgRmkbz7iTo2LVPSvZP6uOS1OamPuoHvGiIQY40jIUeharGHWxRKyywBYuvOHHQgHkW

Что мы автоматизировали и чем это нам помогло

Мы успешно автоматизировали четыре этапа работы с соискателями:

  1. Автоматическое добавление в календарь Битрикс24 события (собеседование). Простое решение, которое экономит время рекрутера.
  2. Автоматическое создание задачи по проверке тестового задания, выполненного кандидатом. Когда сделка переходит на соответствующую стадию, создается задача с нужным исполнителем и информацией из сделки. Выполненное тестовое задание сохраняется на диске, а не в личных папках.

https://lh5.googleusercontent.com/cs9D76lEM6TMw2opLVqwKg35_TV8swyWxWfq7lW1L19-g8y3dqv2xy0h8eEGtdNO-agFDk1wnsq9YDzrnVKXf76BYr_Hco3duA2gv7yufj1wo8xqDmPR0dowD9Pf7HQ9TRzmDgS6

https://lh6.googleusercontent.com/I0Bi1yWTkexQ2pRjNLN7DMkl1-6vVIF191cGMiMOryH9zzawY0I4_37QDbLl555cI2YInd11gwGllZYq7JVpUvIuJveejH9wA85UeYAiq7cXY_ELIPiKRbeMAN2rA1RN47zivFh_

В той же задаче фиксируется оценка специалиста, которую рекрутер потом переносит в «Портрет».

  1. Автоматическое создание задачи по подготовке предложения для соискателя. Задача создается автоматически, но сейчас мы отказались от этого функционала и заносим все в «Портрет»: так быстрее и удобнее.
  2. Автоматическое создание задачи по приему на работу (подготовка рабочего места, аккаунты в корпоративных системах, оформление документов). Позволяет координировать работу всех исполнителей.

https://lh5.googleusercontent.com/4o9OuOMSSENcNyCKgWH2ERsb4qKznaaMPdOOWahLEaRHpgs5f0b8jyNLI_y5TyNEMV4tuJd36qCmSeK9emLqNZUwVqRKuexoNl00hZFFRDkro0LKeZFIAo7X8aUSi-Oz3OmSAF2z

https://lh6.googleusercontent.com/e1tBZ_HTsM29V41hhEK7mlEEmIxVUggC18SpqyEBGxrBr6zjBCSiHX7Qnb0oR8GxLR3DwNTx2hnuzQ8xqwoG-qDYpf5w-7nUKnoV5tqd0Dz1Tm4jP5Ozozxo_cuzaHUTQA1Rna9R

  • на доработку функционала CRM ушло около 20 часов. Решение выглядит простым, но экономит массу времени и сил. Понимаешь это только в сравнении, когда все идет по накатанной, без лихорадочных поисков информации, бесконечных переписок в чатах и выдергивания сотрудников из рабочих процессов для решения экстренных вопросов.

Перестроили управление процессом найма на недельные спринты с ретроспективой по вторникам

Раньше планерки с рекрутером проводились нерегулярно, растягивались на три часа и выглядели как допрос с пристрастием - особенно когда срочно требовалась информация по кандидатам. Данные часто терялись, вопросы не решались оперативно. Многие соискатели не дожидались нашего ответа и уходили в другие компании.

https://lh5.googleusercontent.com/QMzM0HT2Ky0Uoq1Ex0fTPG0TKsfthiCW6bWK8WTSKOXkM3nPj3FTPMqV7m-duruqpBNtXrz179ZNhI5vCyGsiZ3QiF5CiUb9QenZD_ovmUZYao_DRV5pRc9gDEjc5EBh7GV-dBJI

Было

Мы разбили процесс рекрутинга на недельные спринты. По вторникам проводим ретроспективы с руководителями команд и HR-менеджером. Он отчитывается о важных событиях прошедшей недели, мы актуализируем список вакансий и обсуждаем кандидатов. Продолжительность встречи ограничили двумя часами. Оперативные вопросы решаются онлайн, так как вся информация открыта в CRM для заинтересованных участников.

https://lh4.googleusercontent.com/0XRaj0B3-qYGjjZEjrdR26zSNqn8TlcOg80ciP460TYpZVESIIHCoL_R93txW33zpIIWlUIj3On5Bw97kF_IQrIa3n7uu_daDD2NlAN9TH0e7yeryblE4u8UdlABJzYloT6NPSBc

Стало

Такой подход сделал процесс рекрутинга более организованным и эффективным. Мы обсуждаем накопившиеся вопросы регулярно, а не тогда, когда уже все горит.

Результаты

  1. В 3-4 раза выросло число закрываемых за месяц вакансий. Пока наш рекорд – 14 соискателей за месяц.
  2. На треть (с 1,5 до 1 месяца) сократился цикл найма. Время рекрутера и всех остальных участников процесса тратится более рационально, решения принимаются быстрее.
  3. В 2 раза увеличилось количество сотрудников нашей компании за год, мы приняли на работу 64 отличных специалиста. Бизнес-задача по масштабированию выполнена.

Мы получили массу преимуществ после внедрения:

  • Процесс рекрутинга стал проще, быстрее и эффективнее. Мы больше не тратим кучу времени на выяснение разных страшно важных вопросов, а можем заниматься своими делами.
  • Все заинтересованные участники имеют доступ к информации о вакансиях и соискателях, могут ее просматривать и добавлять в любое время суток.
  • Четко видна история взаимодействия с каждым кандидатом и ее финал.
  • Рекрутинг ведется в режиме онлайн, без постоянных очных встреч участников процесса.
  • Информация собирается в одном месте и к ней можно обратиться в любое время. Например, при повторном отклике кандидата на другую вакансию мы быстро сможем вспомнить, когда его рассматривали и с какими результатами.

И главное – поиск и отбор персонала стал управляемым. Он больше не вносит хаос в процессы и не приводит к неконтролируемому расходу ресурсов. Вакансии закрываются в плановом режиме, а наши проекты обеспечены кадрами.

Наше решение подойдет вам, если:

  • Вы хотите быстро и безболезненно выстроить процесс рекрутинга
  • Вы хотите тратить на рекрутинг меньше времени и денег
  • Вы хотите контролировать работу рекрутера и быть в курсе происходящего 24\7
Рубрика: 
Ключевые слова: 
ВложениеРазмер
Image icon 5e26d7b647058.jpg78.3 КБ
+1
0
-1