Как организовать переход офиса на удаленную работу

Чтобы быстро перевести офис на удаленную работу, необходимо уделить внимания нескольким важным аспектам: коммуникации, информационное поле, планирование и контроль.

Удаленная работа требует хорошей самоорганизации и высокой дисциплины от сотрудников и хороших управленческих навыков от руководителей.

Обеспечьте каналы коммуникаций и техподдержку

В офисах сотрудники обеспечены хорошей ИТ-инфраструктурой: мощный интернет, компьютеры, принтеры, видеокамеры, стационарная и мобильная телефонная связь.Все привыкли пользовать развитой инфраструктурой в офисе, это воспринимается, как само собой разумеющееся, но далеко не у всех подготовлен полноценный домашний офис. Но как только команда отправится «в удаленку», тут же выяснится, У кого-то слишком слабый интернет, у другого нет ноутбука, у третьего камера не работает. Задача руководителя обеспечить техническую поддержку сотрудников «на дому» и определить доступные всем каналы коммуникаций.

Определите форматы общения

Например: текущие рабочие вопросы обсуждается в общей группе What’s Up, для общения с клиентами используется Skype, документы пересылаются по электронной почте, мобильная связь для срочных сообщений, требующих оперативного обсуждения.

Введите регламенты.

Например: общие рабочие Skype-совещания проводятся ежедневно в 10.00 утра; обсуждения текущих дел в мессенджерах с 08.00 до 20.00, раньше или позже этого времени – только экстренные сообщения. Это позволит поддерживать дисциплину и организованность в команде, определить время, когда сотрудник должен быть доступен для коллег, а когда заниматься автономно своей работой, а также разделить личное и рабочее время,

Работа с информацией.

Когда люди работают в офисе, особенно в open space, они получают информацию из многих источников, в каком-то смысле, ловят из воздуха, информация постоянно передается от одного сотрудника к другому, обновляется, детализируется. Просто находясь в офисе в течение дня, люди знают обо всем, происходящем в компании благодаря общему информационному полю. Это мощный ресурс компании и важный рабочий инструмент, для удаленной команды – особенно.

Поддерживайте информационное поле.

Как только информационное поле слабеет, люди начинают проваливаться: «я не знал, не слышал, мне не сообщили». Вследствие этого возникает недопонимание и ошибки. Чтобы не допустить этого, руководителю необходимо постоянно следить за качеством информационного поля, поддерживать его и следить за актуализацией. Помогают простые приемы: ставить коллег в копию при переписке, создать файлы с общим доступом и реестры с обновляемым статусом, периодически высылать информационный дайджест, регулярно проводить рабочие совещания и информировать команду обо всех изменениях.

Планируйте меньшими интервалами

Учтите, не у всех в команде одинаково хорошо развиты навыки самоорганизации и дисциплины, поэтому потребуется уделить больше внимания планированию и контролю. Разбивайте задачи не только по месяцам, но и по неделям, по дням. Попробуйте двигаться «мелкими шагами»: утром постановка задачи, днем проверка промежуточных результатов, вечер – отчет по итогам. Это может быть сделано в мягкой форме, не обязательно заставлять сотрудников писать отчеты, но понимать кто и как продвинулся в работе за день необходимо.

Усильте контроль

Уютная домашняя обстановки, диван, плед и близость холодильника создают провокацию для людей на «удаленке», особенно для тех, кто не работал раньше в таком формате. У некоторых могут проснуться студенческие привычки откладывать все дела на последний день, у других любовь к сериалам, кого-то будут постоянно отвлекать домашние: «Мама, поиграй со мной, ты же дома!» или друзья: «Я к тебе забегу на чашку кофе, поболтаем?». Как показывает практика, удаленная команда требует усиленного контроля. Мягкого, не директивного, но все же контроля. Сотрудники должны чувствовать, что вы «рядом», виртуально, но рядом, всегда и с ними на связи, всегда в курсе их дел. Ваше присутствие должно ощущаться через информационный поток, письма, сообщения, вопросы, реакции и даже шутки. Команда должна чувствовать себя командой.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1