Как обнаружить и победить прокрастинацию в коллективе

Самостоятельно выявить сотрудников, которые любят откладывать дела на потом, сложно.

Как правило о том, что что-то пошло не так управленцы узнают уже постфактум: недовольные клиенты, горящие дедлайны, несделанные задачи. Последствия могут быть как просто неприятны, так и фатальны.

Самостоятельно выявить сотрудников, которые любят откладывать дела на потом, сложно. По опыту работы скажу, что многие умудряются красиво имитировать бурную деятельность, а по факту никакого выхлопа не происходит.

Не пойман — не прокрастинатор

Если говорить в целом, то прокрастинатором можно назвать тех сотрудников, которые не любят выполнять задачи в срок, откладывая их на «потом». В большинстве своем, такие специалисты не хотят нанести вред компании, они просто не могут делать что-то вовремя и либо потом наводят суету, либо просто разводят руками «Так получилось/Много задач/Мало времени». В любом случае, это все негативно влияет на работу компании, коммуникации внутри коллектива и общее развитие бизнеса. 

Обнаружить прокрастинацию можно. Для этого необязательно за плечо каждому сотруднику или вызывать персонал на бесконечные планерки. Существуют несколько распространенных способов выявления прокрастинаторов. Среди них:

  • задавайте строгие и четкие регламенты протекания бизнес-процессов;
  • уделите внимание планированию – как стратегическому, так и тактическому и оперативному;
  • расставляйте приоритеты по задачам. Всегда уточняйте, понял ли вас сотрудник, чтобы избежать малейших недопониманий;
  • мотивируйте. Хвалите. Доверяйте. Пусть сотрудник знает, что вы на него рассчитываете;
  • будьте объективны, не бойтесь использовать различные системы, программы и сервисы.

О последнем чуть детальнее. К специализированному программному обеспечения – от систем учета рабочего времени до тайм-трекеров – часто отношение двоякое. Их боятся или не воспринимают. Наш опыт говорит, что при обращении к подобным программам компании не стремятся найти прокрастинирующих сотрудников, их цели более масштабны:

  • перераспределить задачи;
  • выявить резервы времени;
  • оценить необходимость расширения штата;
  • оптимизировать бизнес-процессы
  • и т.д.

Выявление прокрастинирующих сотрудников идет параллельно. Например, система покажет, что раньше сотрудник делал задачу А за 4 часа, сейчас – за 8. И такая тенденция сохраняется уже несколько недель, если не месяцев. В чем причина? Что случилось?

Ок. Вы нашли прокрастинатора. Что делать? Рубить с плеча под грифом «уволить всех» точно не стоит. Сначала нужно понять, в чем причина. У человека могут быть проблемы со здоровьем или в семье, недостаток компетенций или вообще сотрудник близок к выгоранию. В нашей компании был кейс, когда во время пандемии мы заметили, что один из frontend-разработчиков стал инертным в рабочих чатах, перестал подключаться с видео на общие коллы. Тимлид изучил его статистику работы и увидел, что количество отработанного времени увеличилось, но решенных задач стало намного меньше, забил тревогу. Обстоятельный разговор тет-а-тет. Выяснилось, что программист практически выгорел на удаленке, чувствовал себя «оторванным от мира» и не мог найти мотивацию к работе, а простой в выполнении задач заставлял его ощущать себя виноватым и неспособным принести компании пользу. Мы в срочном порядке вывели его в офис с полным соблюдением всех рекомендаций РПН и какое-то время привлекали к небольшим бытовым вопросам. Человек ожил практически на глазах, вернулся к прежнему уровню продуктивности и до сих пор остается важной частью нашей команды.

У наших клиентов был случай, когда у человека «съехало» выполнение задач из-за того, что во время его отпуска компания перешла на новую систему. Человек вышел в офис только через три недели после этого и не получил никаких объяснений или обучения по работе в системе. И бОльшую часть своего рабочего времени он пытался освоить сложное ПО «методом тыка». Здесь виноваты оба: и работник, который, постеснявшись, не сказал о своих проблемах, постеснявшись, и руководитель, забывший и не принявший во внимание тот факт, что сотрудник не в курсе важных изменений.

100% продуктивность – миф

Работать продуктивно весь день – нереально. Во-первых, не отвлекаться невозможно, а, во-вторых, это прямая дорога к выгоранию. Это невыгодно никому.

Поэтому отвлечения должны быть, поскольку они позволяют на некоторое время сконцентрироваться на другой деятельности. Утрированный пример: сидит юрист, четвертый час изучает важный и очень сложный договор. Глаза устают, взгляд «замываливается», слова перестают укладываться в значимые предложения. И здесь нужно отвлечься: сходить выпить кофе, сыграть партию в настольный теннис или просто полюбоваться красивым видом в окно. Главное – не зависать в соцсетях.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1