Как наладить внутренние коммуникации на дистанционке

В период всеобщей удаленки особенно острым для компаний стал вопрос коммуникаций. В Ростелекоме работает 140 тыс человек. Как выстроить внутренние коммуникации на таком масштабе в стрессовый период? Как мы вовлекали, поддерживали и успокаивали коллег?

Наталия Вялкина, директор по внутренним коммуникациям «Ростелекома»

Как наладить внутренние коммуникации на дистанционке

Пандемия коронавируса испытала на прочность многих: компании, команды, людей. Мы перестроились, адаптировались и научились в новых условиях работать, взаимодействовать, договариваться и поддерживать друг друга. В период всеобщей удаленки особенно острым для крупных компаний стал вопрос коммуникаций. В группе «Ростелеком» работает порядка 140 тысяч человек. Как выстроить правильные внутренние коммуникации на таком масштабе в столь стрессовый период? Как мы справлялись с пандемией, как мы помогали, вовлекали, поддерживали и успокаивали коллег?

Ситуация пандемии и удаленки стала для нас и вызовом, и возможностью одновременно. Как и многие компании, в марте мы столкнулись с задачей организовать эффективную удаленную работу для сотрудников компании по всей стране. За первые две недели пандемии мы перевели на дистанционный режим работы порядка 50 тысяч сотрудников.

Техническая составляющая и процессы

Столь быстрый и безболезненный переход на новый формат работы стал возможным как за счет заранее развернутой инфраструктуры удаленного подключения к информационным ресурсам компании, так и за счет использования собственных программных продуктов, таких как Tionix Virtual Desktop (VDI). VDI базируется в центрах обработки данных «Ростелекома» и позволяет в любое время и в любом месте подключиться к своему рабочему месту дистанционно. Для совещаний в компании действует своя система для проведения аудио- и видеоконференций, чтобы коллеги из разных городов России могли проводить онлайн-встречи и решать рабочие задачи в командах.

Мы постарались минимизировать бюрократию и упростить сервисы для сотрудников, чтобы переход на удаленный режим работы был для них максимально комфортным и безболезненным. Весь документооборот стал на 100% электронным, без необходимости подписывать служебные записки и прочие внутренние документы.

Несмотря на то, что пандемия стала настоящим челленджем для бизнеса, мы не рассматривали сокращения или увольнения сотрудников, исправно выплачивали заработную плату и сохранили все существующие льготы, привилегии, соцпакет, а для некоторых ситуаций и категорий сорудников мы даже расширили льготы и выплаты. Сегодня быть стабильным работодателем хорошо, но недостаточно. Важно быть еще и надежным партнером, который видит в сотруднике не просто штатную единицу, а в первую очередь человека.

Безопасность прежде всего

В силу специфики своей деятельности компания должна обеспечить бесперебойную работу телекоммуникационной и ИТ-инфраструктуры, для этого необходим круглосуточный мониторинг и обслуживание объектов сети, поддержка клиентов техническими специалистами. Поэтому не все сотрудники могут перейти на дистанционный режим работы, но мы обязательно заботимся о безопасности их здоровья.

Наши сотрудники работают с соблюдением всех необходимых мер безопасности, компания в течение всего периода пандемии обеспечивает их средствами, необходимым для защиты от инфекции. Так, с начала пандемии компания закупила 10 млн одноразовых масок и более 1 млн многоразовых респираторов, около 300 тысяч антисептических средств, более 3 млн пар печаток, 9,5 млн спиртовых салфеток, около 4 тысяч термометров, более тысячи устройств для очистки воздуха, более 80 тысяч бахил, более 27 тысяч защитных костюмов и более 20 тысяч защитных очков.

Внутренние коммуникации и поддержка сотрудников

В «Ростелекоме» большое количество каналов коммуникаций. Основные − это корпоративный портал и мобильное приложение RT Life, там регулярно публикуются новости компании, проводятся опросы. При этом у нас есть группы в WhatsApp, Telegram-канал, профиль в Инстаграме, корпоративное телевидение и скринсейверы. В период пандемии в дополнение к базовым каналам мы запустили ряд проектов и мероприятий, чтобы поддержать коллег, упростить их жизнь на удаленке и предоставить новые инструменты для общения и взаимодействия.

В первые дни перехода на удаленку мы провели прямую линию с президентом компании: Михаил Осеевский ответил на вопросы сотрудников, волнующие их в столь непростой период. Это традиционное ежегодное мероприятие, но в 2020м мы решили провести ее раньше, адаптируясь к ситуации. Мы видели, что тревога нарастает, а возможность получить прямые ответы на самые важные вопросы из первых уст и вдохновляющее обращение от первого лица помогли снизить напряженность и снять панические настроения.

В первые две недели мы запустили портал по удаленке remote.rt.ru, где собрали всю информация по организации дистанционной работы, мерам профилактики коронавирусной инфекции, полезные обучающие курсы и многое другое. Сразу решили, что портал должен быть доступен даже во внешней сети – на тот случай, если сотрудники не могли быстро настроить удаленный доступ к корпоративным ресурсам, они все равно могли легко получить информацию с любого устройства. Кроме этого, мы создали телеграм-бот с веселым названием «Алёнка-удаленка», который помогает подключить удаленный доступ для работы из дома, навигирует по ресурсам компании, в т.ч. по разделам портала и полезным вебинарам.

Одновременно с этим мы запустили горячую линию для сотрудников по вопросам работы в режиме пандемии по телефону и электронной почте. Первые недели нагрузка на операторов была колоссальной, поскольку всех волновали вопросы зарплаты, возможных сокращений, оформления больничных и отпусков. Кроме того, мы регулярно выпускали инструкции, памятки, чек-листы – все, что помогало людям сориентироваться в меняющихся каждый день условиях.

Но в стрессовой ситуации, которая случилась с нами весной, и этого недостаточно. В этот сложный период сотрудникам, которые оказались в состоянии полной неизвестности, поддержка была нужна как никогда. Поэтому мы запустили бесплатный сервис консультаций сотрудников. Каждый из них может проконсультироваться по финансовым и юридическим вопросам, а также обратиться за помощью и поддержкой к психологу. Помимо поддержки специалистов, важно поддерживать друг друга. Для этого мы запустили марафон поддержки «Вместе справимся» – на специальном внутреннем портале сотрудники оставляли свои желания, а другие по мере возможности исполняли их. Даже такие простые, как отправка букета ромашек для коллеги или детской развивающей игры, повышали настроение и командный дух.

С учетом того, что сотрудников в офисах почти не осталось, оффлайн-каналы коммуникации стали не нужны. Так, печатные корпоративные издания, экраны и плакаты в офисе трансформировались в онлайн-дайджест, фокус фокуса внутренних коммуникаций сместился на соцсети, мессенджеры, внутренний портал и другие digital-каналы.

Обучение

Онлайн-университет «Ростелекома» сместил свой фокус в сторону в сторону поддерживающих коммуникаций и подготовил ряд новых курсов и вебинаров, полезных в новом формате работы. Например, «Как выстроить удаленную работу?», «Практики управления распределенной командой», «10 ошибок руководителя в управлении удаленной командой» и другие. Помимо этого, в онлайн-эфир приглашались разные специалисты: врачи рассказывали о мерах предосторожности против коронавируса, эксперты проводили вебинары на различные темы, например, «Как пандемия меняет искусство» или «Как развивать детей на удаленке».

Как мы развлекали сотрудников?

Когда удалёнка вошла в привычку, людей захлестнула рутина. Граница между домом и работой начала стираться, нарушился work-life balance и многие начали чувствовать выгорание. Нам потребовались инструменты, которые позволяют отвлечься, переключиться

За время пандемии мы провели три радиотрансляции в прямом эфире: обращения топ-менеджеров, звонки «радиослушателей», всевозможные советы и лайфхаки, игры, викторины, музыка – Люди настолько соскучились по общению с коллегами, что звонки в прямой эфир не смолкали. Кроме того, мы проводили онлайн-квизы, и они оказались такими востребованы, что стали уже нашей ежеквартальной традицией. Понимая, как сложно родителям находиться в самоизоляции вместе с детьми, летом 2020 мы запустили предпринимательский онлайн-лагерь для детей сотрудников, который посетили более 200 детей.

Еще один негативный фактор удаленной работы – отсутствие неформального общения, эмоций, чашечки чая у кулера и обсуждения рабоче-нерабочих вопросов. В общем, всего того, на чем мы не фокусироваись, работая в офисе, но чего стало так сильно не хватать при работе из дома. Чтобы восполнить этот пробел, в некоторых регионах и подразделениях мы запустили Random Coffee – инструмент неформального общения с коллегами из разных департаментов и регионов. Пилотные проекты прошли успешно, и теперь мы будем тиражировать этот инструмент шире.

Корпоративы на удаленке

В сентябре ежегодно мы отмечаем День рождения компании, и удаленка не повод отказываться от традиций. В 2020 году праздник состоялся в режиме онлайн: на внутрикорпоративном портале сотрудникам предложили ряд активностей: праздничный флешмоба в Instagram, онлайн-путешествие по виртуальному городу на игровом портале «Территория возможностей», конкурсы и многое другое.

В компании существует корпоративная премия «Признание» − каждый год мы награждаем лучших сотрудников. Обычно мы приглашаем коллег из разных регионов в Москву, делаем красивое мероприятие с вручением наград, гала-ужином. В режиме онлайн хотелось тоже сделать что-то интересное и приятное для коллег. Особенно важна предварительная подготовка: мы заранее отправили мужчинам бабочки, а девушкам – праздничные палантины, а также провели для них мастер-класс по макияжу, где профессионалы рассказали, как эффектно выглядеть в зуме. Кроме того, мы организовали доставку на дом подарочных наборов, вина и закусок победителям по всей России. Мероприятие прошло на «Ура», участники остались довольны, ведь благодаря таким маленьким деталям они смогли почувствовать себя практически на оффлайн-мероприятии.

Новогодний корпоратив у нас также прошел онлайн – с сюрпризами и подарками: мы организовали марафон желаний «Время чудес» и «Тайного Деда Мороза», запустили праздничный портал с поздравительными видеороликами, предновогодними лайфхаками, адвент-календарем.

Предварительные итоги

Весной мы проводили среди коллег пульс-опросы, чтобы понимать, насколько все предпринятые нами действия работают, хорошо ли чувствуют себя сотрудники и могут ли продуктивно работать в новых реалиях. Так, более 90% сотрудников говорили о том, что они чувствуют себя комфортно, работают эффективно, а информации от компании им достаточно. Позитивный тренд подтвердил и большой опрос вовлеченности, проведенный осенью, по итогам которого уровень вовлеченности в компании в 2020 году вырос до 81%. Все это значит, что все наши усилия не напрасны, сотрудники ценят заботу и все те возможности, которые предоставляет компания, стараются работать лучше и хотят продолжать свою карьеру в компании.

Оглядываясь назад, можно сделать вывод о том, что компания быстро сориентировалась в меняющихся условиях, проявила все свои ценности: «Технологичность», «Человечность», «Развитие» и «Простота» не на словах, а на деле. Многие уроки пандемии мы взяли с собой в 2021ый, и многие из инструментов, которые успешно сработали в 20 году, будем использовать в своей практике на постоянной основе.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1