Дистанционный режим работы: как правильно оформить документы

Итак, Указом мэра Москвы от 25.09.2020г. №92-УМ были даны рекомендации работодателям г. Москвы минимизировать очное присутствие работников на рабочих местах. А уже 01 октября 2020г. вышел Указ мэра Москвы (№96-УМ), в соответствии с которым работодателям было указано на обязанность перевести (помимо работников в возрасте 65+, лиц с хроническими заболеваниями и беременных женщин) не менее 30% работников на дистанционный режим работы.

Так что в Москве перевод персонала на «удаленку» — это реалии нашей жизни. Кроме того, в других городах России, полагаю, подобные действия, увы, «не за горами».

Что делать работодателю? Последовательность проста:

1. Определить, кто из персонала будет переведен на дистанционный режим работы, и составить списки.
2.  Заключить с обозначенными работниками дополнительные соглашения к трудовому договору.

Данные дополнительные соглашения должны содержать информацию о внесении изменений в те пункты трудового договора работника, где говорится о:

1. 1. 5. Режиме работы: указать, что устанавливается дистанционный режим работы и период, с какого времени действует новый режим. В этом случае надо зафиксировать дату перехода работника на «удаленку».

Стоит ли указывать дату окончания данного режима, решать работодателю. Возможно указать конкретный период (например, с 05.10.2020 по 28.10.2020), а возможно дату окончания не указывать вообще. Ведь если у вас зафиксирована конечная дата дистанционного режима работы, придется по окончании указанного периода либо выводить людей в офис, либо заключать новые дополнительные соглашения.

1. 1. 5. Месте выполнения работы: указать, где работник будет выполнять свои трудовые функции (это место фактического пребывания/ жительства работника);
      5. Обеспечении работника всеми необходимыми для выполнения трудовых функций ресурсами (оборудованием и специальными техническими средствами, программным обеспечением и пр.)

В случае если работник использует свое личное оборудование, несет затраты на интернет или мобильную связь, необходимые ему для нормального выполнения своих рабочих обязанностей, работодатель обязан зафиксировать в дополнительном соглашении порядок, сроки и размеры компенсаций.

Если работодатель хочет жестче контролировать результаты труда работников, переведённых на дистанционный режим работы, ему следует в дополнительном соглашении также отразить порядок и формы представляемых работником планов и отчетов о проделанной работе. Формы планов и отчетов можно сделать приложением к дополнительному соглашению, являющимся его неотъемлемой частью.

Дополнительное соглашение подписывается двумя сторонами трудовых отношений – работников и уполномоченным представителем работодателя (который действует на основе Устава или доверенности).

После этого работодатель должен издать приказ, в котором указать, что с определенной (дополнительными соглашениями даты) работники (согласно прилагаемого списка) переводятся на дистанционный режим работы. Основанием к данному приказу будут как раз дополнительные соглашения к трудовому договору. А в преамбуле приказа я рекомендую описать мотивацию перевода работников на «удаленку» (сослаться на Указ мэра Москвы (с указанием всех реквизитов документа) и коротко описать неблагоприятную эпидемиологическую обстановку).

Например,

В целях предупреждения неблагоприятной эпидемиологической обстановки и во исполнения пп. 2.2. Указа мэра Москвы от 01.10.2020 №96-УМ (либо можете указать первоначальный Указ мэра, главное, чтобы вы верно написали реквизиты документа) приказываю:

….. (указать период перевода и список работников).

Список я рекомендую делать приложением к приказу. Это гораздо удобнее, поверьте.

Вот такой нехитрый алгоритм следует соблюсти, чтобы перевести работников на дистанционный режим работы.

                И в заключении блиц «Вопрос – ответ» по этой теме:

В: Можно ли перевести больше, чем 30%, работников на «удаленку»?

О: Больше можно. Меньше нельзя.

В: Можно ли зафиксировать бОльший период работы в дистанционном формате?

О: Больше можно. Меньше (т.е. вывести раньше 29.10.2020) нельзя.

В: Можно ли не оформлять дополнительные соглашения к трудовым договорам работников, ограничиваясь только изданием приказа?

О: Не рекомендую. В Плане антикризисных мер Правительства РФ, действительно, есть такая мера – осуществлять перевод на дистанционный формат работы по приказу без оформления дополнительных соглашений к трудовому договору. Однако данный Законопроект пока не принят. Ожидается. Что это будет сделано до конца года, чтобы вступить в силу он смогу уже с 01 января 2021. 

Удачи всем!