Дистанционный режим работы: как правильно оформить документы

Переход на удаленный формат работы сейчас как никогда актуален. Всё это большинство работодателей уже практиковали это весной. Однако вопросы, увы, не исчерпаны. Давайте разберем все детали.

Итак, Указом мэра Москвы от 25.09.2020г. №92-УМ были даны рекомендации работодателям г. Москвы минимизировать очное присутствие работников на рабочих местах. А уже 01 октября 2020г. вышел Указ мэра Москвы (№96-УМ), в соответствии с которым работодателям было указано на обязанность перевести (помимо работников в возрасте 65+, лиц с хроническими заболеваниями и беременных женщин) не менее 30% работников на дистанционный режим работы.

Так что в Москве перевод персонала на «удаленку» — это реалии нашей жизни. Кроме того, в других городах России, полагаю, подобные действия, увы, «не за горами».

Что делать работодателю? Последовательность проста:

  1. Определить, кто из персонала будет переведен на дистанционный режим работы, и составить списки.
  2.  Заключить с обозначенными работниками дополнительные соглашения к трудовому договору.

Данные дополнительные соглашения должны содержать информацию о внесении изменений в те пункты трудового договора работника, где говорится о:

      1. Режиме работы: указать, что устанавливается дистанционный режим работы и период, с какого времени действует новый режим. В этом случае надо зафиксировать дату перехода работника на «удаленку».

Стоит ли указывать дату окончания данного режима, решать работодателю. Возможно указать конкретный период (например, с 05.10.2020 по 28.10.2020), а возможно дату окончания не указывать вообще. Ведь если у вас зафиксирована конечная дата дистанционного режима работы, придется по окончании указанного периода либо выводить людей в офис, либо заключать новые дополнительные соглашения.

      1. Месте выполнения работы: указать, где работник будет выполнять свои трудовые функции (это место фактического пребывания/ жительства работника);
      2. Обеспечении работника всеми необходимыми для выполнения трудовых функций ресурсами (оборудованием и специальными техническими средствами, программным обеспечением и пр.)

В случае если работник использует свое личное оборудование, несет затраты на интернет или мобильную связь, необходимые ему для нормального выполнения своих рабочих обязанностей, работодатель обязан зафиксировать в дополнительном соглашении порядок, сроки и размеры компенсаций.

Если работодатель хочет жестче контролировать результаты труда работников, переведённых на дистанционный режим работы, ему следует в дополнительном соглашении также отразить порядок и формы представляемых работником планов и отчетов о проделанной работе. Формы планов и отчетов можно сделать приложением к дополнительному соглашению, являющимся его неотъемлемой частью.

Дополнительное соглашение подписывается двумя сторонами трудовых отношений – работников и уполномоченным представителем работодателя (который действует на основе Устава или доверенности).

После этого работодатель должен издать приказ, в котором указать, что с определенной (дополнительными соглашениями даты) работники (согласно прилагаемого списка) переводятся на дистанционный режим работы. Основанием к данному приказу будут как раз дополнительные соглашения к трудовому договору. А в преамбуле приказа я рекомендую описать мотивацию перевода работников на «удаленку» (сослаться на Указ мэра Москвы (с указанием всех реквизитов документа) и коротко описать неблагоприятную эпидемиологическую обстановку).

Например,

В целях предупреждения неблагоприятной эпидемиологической обстановки и во исполнения пп. 2.2. Указа мэра Москвы от 01.10.2020 №96-УМ (либо можете указать первоначальный Указ мэра, главное, чтобы вы верно написали реквизиты документа) приказываю:

….. (указать период перевода и список работников).

Список я рекомендую делать приложением к приказу. Это гораздо удобнее, поверьте.

Вот такой нехитрый алгоритм следует соблюсти, чтобы перевести работников на дистанционный режим работы.

                И в заключении блиц «Вопрос – ответ» по этой теме:

В: Можно ли перевести больше, чем 30%, работников на «удаленку»?

О: Больше можно. Меньше нельзя.

В: Можно ли зафиксировать бОльший период работы в дистанционном формате?

О: Больше можно. Меньше (т.е. вывести раньше 29.10.2020) нельзя.

В: Можно ли не оформлять дополнительные соглашения к трудовым договорам работников, ограничиваясь только изданием приказа?

О: Не рекомендую. В Плане антикризисных мер Правительства РФ, действительно, есть такая мера – осуществлять перевод на дистанционный формат работы по приказу без оформления дополнительных соглашений к трудовому договору. Однако данный Законопроект пока не принят. Ожидается. Что это будет сделано до конца года, чтобы вступить в силу он смогу уже с 01 января 2021. 

Удачи всем!

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1