Проведение даже небольшого корпоратива требует серьёзного и продуманного подхода, и для этих целей желательно приглашать профессионалов из event-агентств. Однако эту точку зрения разделяют не все руководители или же компаниям банально не хватает финансов, чтобы заказать эту не самую дешёвую услугу. В таком случае заботы о подготовке мероприятия перекладываются на плечи отдела по работе с персоналом. HR-менеджеры начинают штудировать профессиональную литературу, но там, как правило, технология устройства праздников раскрывается поверхностно. А ведь именно event-мероприятия направлены на развитие корпоративной культуры, они — важная составляющая нематериальной мотивации персонала, которая, в свою очередь, формирует имидж компании как работодателя (внутренний и внешний PR).
Итак, что делать HR’ам, вынужденным выступать в роли массовиков-затейников?
Дмитрий Калантаров, генеральный директор «Рекламной группы «Сектор», член совета Национальной ассоциации организаторов мероприятий:
— Многие компании стремятся сэкономить и проводят корпоративные мероприятия собственными силами. Это вполне возможно, хотя надо понимать, что качество таких праздников будет иным, да и для сотрудников, участвующих в подготовке, такой корпоратив станет просто иной формой рабочего процесса. К тому же некоторые виды мероприятий предусматривают участие специалистов — например, корпоративные спектакли. Часто за подобные проекты берутся тренинг-менеджеры, которые не имеют театрального образования, что, на мой взгляд, является колоссальным пробелом. Но обычный однодневный выезд на природу — на пикник или спортивные соревнования — можно организовать силами коллектива. Есть несколько основных правил, на которые необходимо обратить внимание при самостоятельной подготовке мероприятия. Если грамотно реализовать каждое из них, корпоратив будет успешным.
1. Чётко сформулируйте цель и основные задачи вашего мероприятия.
2. Создайте рабочую группу из инициативных сотрудников. Число «героев» не должно превышать 5-6 человек (при условии, что участников около двухсот) — это оптимальное количество для распределения функционала в рабочей группе. Но не забывайте, что эти люди будут входить в состав организаторов мероприятия, и вам наверняка понадобится ещё кто-то на роль ведущих и аниматоров.
3. Разработайте календарный план работ с распределением функционала и сроками исполнения.
4. Распределите обязанности среди членов рабочей группы в соответствии со специализацией, возможностями и желаниями каждого:
- выберите или назначьте руководителя
- поручите креативщикам разработку концепции и плана мероприятия
- логисты могут заняться подбором места проведения, организацией трансфера
- техническое оснащение и закупки (питание, исходящий реквизит, подарки и т.д.) чаще всего достаются представителям административно-хозяйственного отдела
- финансисты могут взять на себя расчёт бюджета мероприятия.
Все эти функции могут выполнить любые сотрудники, которые чувствуют в себе возможность это сделать.
5. Определите, кто из сотрудников возьмёт на себя ведение и анимацию мероприятия (опыт показывает, что для неспециалиста это довольно сложная задача). На эту роль стоит привлечь артистичных и харизматичных людей, способных удерживать внимание зрителей и «вести» всех участников по сценарному плану.
6. Продумайте возможные форс-мажорные ситуации и пути выхода из них. Определите, кто из членов коллектива сможет правильно действовать в сложной ситуации. Профессиональные организаторы, зная о возможности возникновения подобных обстоятельств, заранее закладывают часть необходимых средств в смету.
7. Продумайте, какую роль отвести руководству. У некоторых сотрудников может существовать своё понимание субординации в неформальной обстановке — не забывайте про этот аспект с учётом принятых норм общения в вашей организации и требований руководства к ним, чтобы избежать неприятных казусов. Впрочем, если цель праздника — изменение корпоративной культуры в сторону демократизации, лучше продумать соответствующие ролевые функции для руководителей.
8. Не забудьте учесть гендерный и возрастной состав сотрудников — не все любят или могут бегать в мешках или участвовать в других активных конкурсах.
9. Возможно, ваш бюджет позволит арендовать уже готовую площадку для пикника, если планируется мероприятие на свежем воздухе.
В случае, когда «полянку» нужно искать самостоятельно, обратите внимание на следующие моменты:
• нужно договориться о проведении мероприятия с администрацией населённого пункта, к которому относится «полянка»
• организация питания — кто и из чего будет готовить?
• внешний вид площадки для праздника — аренда мебели, тентов и пр.
• обсудить способы уборки территории.
10. Сложности, с которыми можно столкнуться:
- для части коллектива (активной группы) это будет не отдых, а полноценная работа, что может расстроить некоторых сотрудников компании
- концепция «шоу-программа силами сотрудников» — не самая простая идея (фактически, одна из самых сложных в исполнении и реализации, требующая грандиозных временных и творческих затрат)
- в любом коллективе есть люди, которые всегда чем-то недовольны, — это естественно, и к этому надо относиться спокойно. Причины такого отношения могут быть самыми разными, и не исключено, что в процессе мероприятия оно изменится
- техническое обеспечение: звуковое и световое сопровождение, разведение костра, приготовление пищи и пр.
- безопасность — травмы при проведении выездных мероприятий случаются не так уж редко, поэтому многие организаторы включают в свой пакет страховку участников
- погодные условия, которые нельзя предугадать.
В целом проведение мероприятий своими силами всё же возможно — многое зависит от организованности и ответственности руководителя и «активной группы» конкретной компании.