Все больше розничных магазинов принимают к оплате банковские карты, очень популярными стали покупки в Интернете, даже за коммунальные услуги можно сейчас заплатить, пользуясь картой, за несколько секунд, не выходя из дома или офиса. Да и в наше неспокойное время куда надежнее в день получения зарплаты идти домой не с полным кошельком наличности, а с переведенной на карточку суммой. А уж как удобны безналичные расчеты с работниками для работодателя - тут и говорить нечего!..
Тем не менее трудовое законодательство отдает предпочтение «традиционному» способу выплаты заработной платы, говоря о том, что ее перечисление на счет в банке возможно только по просьбе самого работника. Но как быть, если в организации выдавали зарплату «по старинке», а теперь руководитель распорядился перейти на безналичную форму оплаты труда? Наша пошаговая инструкция поможет вам все сделать правильно.
Использование зарплатных карточек, несомненно, выгодно и работодателю, и работникам. При этом Трудовой кодекс РФ устанавливает особый режим их использования. Частями 3 и 5 ст. 136 ТК РФ установлено:
1. Заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным или трудовым договором;
2. Заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается федеральным законом или трудовым договором.
Прежде чем переходить к порядку введения в организации зарплатных карточек, определим условия, при которых возможна выплата заработной платы работникам путем ее перечисления на их личные карточные счета.
Обратите внимание! При введении в организации безналичной формы оплаты труда нельзя пользоваться положениями ст. 74 ТК РФ
Условие 1. Есть согласие работников. Помните, что принудить работника получать заработную плату в безналичной форме нельзя. И если сотрудники по каким-либо причинам (например, отсутствие удобно расположенных банкоматов) не захотят получать зарплату на банковскую карту, работодатель обязан обеспечить выдачу им денег в кассе.
При этом некоторые работодатели ошибочно полагают, что могут обязать работников получить зарплатные карты, применив положения ст. 74 ТК РФ об изменении условий, определенных сторонами трудового договора по инициативе работодателя. Однако решение о переходе на безналичную форму оплаты труда не обусловлено причинами, названными в ч. 1 этой статьи.
Условие 2. Если порядок оплаты труда прописан в локальном нормативном акте работодателя и в его тексте предусмотрены только кассовые расчеты, то требуется внести изменения в этот документ.
Условие 3. Так как условия оплаты труда являются обязательными условиями трудового договора, то при переходе на безналичную систему оплаты необходимо внести изменения в трудовые договоры.
Итак, посмотрим, какие действия необходимо выполнить в том случае, если работодатель решает перейти на безналичную форму расчетов с работниками.
Этап 1Выбор зарплатного проекта
Переход на безналичную систему расчетов начинается с выбора банка, с которым работодатель намерен сотрудничать. Участниками зарплатного карточного проекта будут три стороны: организация, ее работники и банк. Каждый проект имеет свою специфику и уникален для конкретной организации.
При внедрении зарплатного проекта работодатель выбирает: банк, платежную систему, тип и вид пластиковых карт, валюту счета карт, тарифы по обслуживанию карточных счетов. На этом этапе работодатель совместно с представителями банка может решать и другие важные вопросы, например о размещении банкомата на территории организации.
Выбором зарплатного проекта и заключением договора с банком наверняка будет заниматься не кадровая служба. Скорее всего, вас уведомят о том, что необходимая работа проведена, зарплатный проект выбран и все готово для того, чтобы перейти к оформлению кадровой документации.
Кстати сказать
|
Помните, что, даже соблюдая все эти условия и пройдя процедуру перехода на зарплатные карты, работодатель не освобождается от обязанностей, возложенных на него ст. 136 ТК РФ:
|
Этап 2Издание приказа о введении безналичной формы оплаты труда
Решение работодателя о переходе на безналичную форму оплаты труда должно быть оформлено соответствующим приказом (распоряжением).
Шаг 1Составляем проект приказа
Приказ о введении безналичной формы оплаты труда - это приказ по основной деятельности.
В тексте приказа надо указать, какие изменения вносятся в локальный нормативный акт, устанавливающий систему оплаты труда, в той части, в которой говорится о способах расчетов с работниками.
Также в тексте этого приказа могут содержаться следующие распоряжения:
- кадровой службе - предложить работникам получать заработную плату в безналичной форме, подготовить изменения в должностные инструкции бухгалтеров;
- главному бухгалтеру - организовать работу бухгалтерии в соответствии с новым порядком расчетов по оплате труда и т.д.
Шаг 2Направляем проект приказа и обоснование по нему в представительный орган работников
Обратите внимание: процедура учета мнения представительного органа работников организации не проводится, если в организации нет такого органа.
Локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ч. 4 ст. 135 ТК РФ). Соответственно, при изменении такого локального нормативного акта мнение представительного органа работников необходимо учитывать в порядке, предусмотренном ст. 372 ТК РФ.
Часть 1 ст. 372 ТК РФ предусматривает, что работодатель перед принятием решения направляет проект документа и обоснование по нему в представительный орган работников. Под обоснованием следует понимать изложение работодателем доводов и аргументов, подтверждающих необходимость введения безналичной формы оплаты труда.
Направление проекта приказа в представительный орган работников организации целесообразно осуществлять с сопроводительным письмом.
Шаг 3Получаем мотивированное мнение представительного органа работников
Представительный орган работников в течение установленного ч. 2 ст. 372 ТК РФ срока (не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта приказа) направляет мотивированное мнение по проекту приказа о введении безналичной формы оплаты труда, предусматривающего внесение дополнений в локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы оплаты труда в организации.
Вариант 1. Мотивированное мнение отражает согласие с проектом приказа о внесении дополнений в локальный нормативный акт.
Далее см. Шаг 4.
Вариант 2. Мотивированное мнение не содержит согласия с проектом приказа. Работодатель согласен с внесенными в проект поправками.
Проект приказа дорабатывается по замечаниям и принимается в редакции, предложенной представительным органом работников.
Далее см. Шаг 4.
Вариант 3. Мотивированное мнение не содержит согласия с проектом приказа. Работодатель не согласен с внесенными в проект поправками.
В течение трех дней после получения мотивированного мнения работодатель должен провести дополнительные консультации. Для этого ему следует известить представительный орган работников о времени и месте консультаций.
Результаты консультаций оформляются протоколом.
Работодатель вправе издать приказ в редакции, которую он считает целесообразной.
Далее см. Шаг 4.
Вариант 4. Представительный орган работников организации в установленный срок не направил работодателю мотивированное мнение в письменной форме.
В этом случае работодатель имеет право внести дополнения в локальный нормативный акт без учета мнения представительного органа работников.
Далее см. Шаг 5.
Шаг 4Оформляем отметку об учете мнения представительного органа работников
После получения письменного мотивированного мнения представительного органа работников на приказе делается отметка о том, что это мнение учтено при принятии решения.
Шаг 5Подписываем приказ
Приказ о введении безналичной формы оплаты труда должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности подписавшего приказ, личная подпись и ее расшифровка.
Шаг 6Регистрируем приказ
Приказ о введении безналичной формы оплаты труда регистрируется в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов по основной деятельности.
Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.
Шаг 7Знакомим работников с приказом
Работники должны быть ознакомлены с содержанием приказа под роспись. При проведении такого ознакомления можно разъяснить сотрудникам преимущества безналичной формы оплаты труда, рассказать о банке, с которым заключен договор, и о выбранных картах, а также объяснить, что переход на такую форму оплаты будет возможен только с согласия на это самих сотрудников.
На практике обычно применяются следующие способы ознакомления работников.
Способ 1. Визы ознакомления оформляются в самом приказе.
Способ 2. Визы ознакомления оформляются в приложенном к приказу листе ознакомления.
Способ 3. Визы ознакомления оформляются в специально разработанных учетных формах.
Работники после ознакомления с содержанием приказа оформляют соответствующую визу не на самом документе и не в приложении к нему, а в отдельной форме, например в Журнале ознакомления работников с приказами по основной деятельности.
Шаг 8Направляем приказ в дело
Приказы по основной деятельности хранятся отдельно от приказов по личному составу. О направлении приказа в дело проставляется отметка в левом нижнем углу приказа.
Также отметка о направлении приказа в дело проставляется в регистрационной форме.
Этап 3Изменение должностных инструкций работников бухгалтерии
С переходом на новую форму оплаты труда изменится технология работы тех работников бухгалтерии, которые обеспечивают расчет и выдачу заработной платы. Изменение технологии в этом случае не является изменением определенных сторонами условий трудового договора, в том числе трудовой функции, поэтому соблюдения соответствующих процедур не требуется. Достаточно будет внести изменения в должностные инструкции работников бухгалтерии и ознакомить работников с такими изменениями.
Шаг 1Составляем проект приказа
Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию бухгалтера является приказом по основной деятельности.
Шаг 2Подписываем приказ
Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию бухгалтера должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом.
Шаг 3Регистрируем приказ
Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию бухгалтера регистрируется в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов по основной деятельности. Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.
Шаг 4Знакомим заинтересованных работников с приказом
С приказом о внесении изменений в должностную инструкцию бухгалтера должны быть ознакомлены под роспись заинтересованные работники.
Шаг 5Направляем приказ в дело
Приказы по основной деятельности хранятся отдельно от приказов по личному составу. О направлении приказа в дело проставляется отметка в левом нижнем углу приказа, а также в регистрационной форме.
Кстати сказать
|
В первом номере «Справочника кадровика» было размещено задание первого тура конкурса «Профзачет». Творческим заданием этого тура стало задание разработать пошаговую инструкцию перехода организации на зарплатные карты по распоряжению руководителя организации. Лучше всех с этим заданием справилась Гатауллина Ирина Ильгизовна (Москва), и мы предлагаем вам ознакомиться со следующими полезными рекомендациями победителя первого тура конкурса «Профзачет». Если организация заинтересована в том, чтобы подавляющее большинство работников приняло решение о переходе на безналичную форму оплаты труда, желательно провести разъяснительную работу среди работников. Шаг 1. Изучение мнения работников Возможные варианты способов изучения мнения работников:
1. Подготовить опрос: а) продумать форму опроса; б) подготовить вопросы, которые позволят изучить мнение работников по введению безналичной формы оплаты труда, а также определить, интересны ли работникам, например:
От ответов на эти вопросы будет зависеть, например, выбор банка и тип пластиковой карты. в) распечатать опросные листы (мини-анкеты) и/или разместить опросник на внутреннем электронном ресурсе организации. 2. Провести опрос. 3. Собрать результаты. 4. Проанализировать мнение, сделать выводы, использовать выводы для работы с сотрудниками и с банком. Шаг 2. Проведение разъяснительной работы среди работников 1. Разъясняем работникам преимущества безналичной формы оплаты труда.2. Знакомим работников с предложенными банком (или банками, в случае если организация будет работать с несколькими банками) правилами пользования банковскими карточками, дополнительными услугами. Возможные методы разъяснительной работы: 1) Проведение собраний. В зависимости от численности и структуры организации собрание может проводиться со всеми работниками организации или по структурным подразделениям. Примерный план проведения общего собрания. а) Вступительное слово руководителя или ответственного, назначенного руководителем. б) Выступление главного бухгалтера, юриста и других работников организации, разъясняющих преимущества безналичной формы оплаты труда. в) Выступление представителей банка, разъясняющих преимущества работы с их банком. г) Ответы на вопросы работников. 2) Распространение информации среди работников о безналичной форме оплаты труда:
3) Индивидуальные консультации. |
Этап 4Получение согласия работников на получение заработной платы в безналичной форме
Безналичный способ выплаты заработной платы с использованием банковских карт может применяться организацией только с согласия работника.
Для этого можно направить работникам индивидуальные предложения, на которых они поставят отметки о своем согласии или несогласии перейти на новый способ получения заработной платы.
Шаг 1Составляем проект предложения
Общепринятой формы предложения нет. Обычно оно составляется в письменном виде по форме, разработанной работодателем в двух экземплярах.
Шаг 2Подписываем предложение
Предложение должно быть подписано работодателем или иным уполномоченным лицом.
Шаг 3Регистрируем предложение
Подписанное предложение регистрируется в специальной учетной форме, например в Журнале регистрации предложений и уведомлений. При регистрации на предложении оформляются реквизиты «Дата регистрации» и «Регистрационный номер».
Шаг 4Вручаем экземпляр предложения работнику
Получение работником экземпляра уведомления целесообразно подтвердить отметкой на экземпляре, хранящемся у работодателя. Для этого необходимо, чтобы работник, получив предложение, проставил визу ознакомления на экземпляре, остающемся у работодателя.
Шаг 5Получаем согласие работника на безналичную форму оплаты труда
Отметку о своем согласии или несогласии перейти на безналичную форму оплаты труда работник может проставить на предложении.
Шаг 6Направляем экземпляр предложения в дело
Предложения подшиваются для хранения в отдельное дело. О направлении предложения в дело проставляются отметки в левом нижнем углу документа и в регистрационной форме.
Этап 5Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору
Те работники, которые откажутся от получения заработной платы в безналичной форме, будут продолжать получать ее в кассе организации.
С остальными же работниками работодатель должен заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Шаг 1Составляем текст ^^ соглашения
Общепринятой унифицированной формы дополнительного соглашения к трудовому договору нет. Оно составляется в письменном виде по форме, разработанной работодателем, в двух экземплярах.
Стоит обратить внимание на обязательное наличие в дополнительном соглашении к трудовому договору следующих реквизитов:
- вид документа - «СОГЛАШЕНИЕ»;
- место составления документа;
- реквизиты сторон - работодателя и работника, включая: наименование работодателя, адрес, телефон, ИНН/КПП; паспортные данные работника.
В соглашении следует перечислить те условия, о которых договорились стороны.
Шаг 2Подписываем соглашение
Дополнительное соглашение к трудовому договору должно быть подписано обеими сторонами трудовых отношений. Реквизит «Подпись» состоит: из должности, личной подписи представителя работодателя с расшифровкой и даты подписания им соглашения; подписи работника, ее расшифровки и даты подписания им соглашения. Проставление оттиска печати работодателя обязательным не является.
Шаг 3Регистрируем соглашение
Подписанное работником и работодателем дополнительное соглашение к трудовому договору регистрируется в специальной учетной форме, например в Журнале регистрации трудовых договоров и изменений к ним.
При регистрации на соглашении оформляются реквизиты «Дата регистрации» и «Регистрационный номер».
Шаг 4Передаем экземпляр соглашения работнику
По аналогии с оформлением трудового договора получение работником экземпляра дополнительного соглашения к нему подтверждается подписью работника на экземпляре соглашения, хранящемся у работодателя. Для этого необходимо, чтобы работник после подписания сторонами соглашения и его регистрации сделал отметку о том, что ему вручен экземпляр соглашения, расписался и проставил дату получения экземпляра соглашения.
Шаг 5Направляем экземпляр соглашения в дело
Экземпляр дополнительного соглашения к трудовому договору оформляется для хранения в отдельное дело или в случае ведения личных дел подшивается в личное дело работника.
Обратите внимание: с вновь принимаемыми на работу сотрудниками условие о безналичной форме оплаты труда может по соглашению сторон включаться в их трудовые договоры.
Журнал: Справочник кадровика, По состоянию на: 06.03.2012, Год: 2012, Номер: №4
Автор: Батура Анна Владимировна, Потапова Лидия Александровна