Отчет сотрудника о выполненной работе: учимся составлять

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2013, N 3

ОТЧЕТ СОТРУДНИКА О ВЫПОЛНЕННОЙ РАБОТЕ: УЧИМСЯ СОСТАВЛЯТЬ

Все чаще работодатели требуют у своих сотрудников отчеты о выполненной работе, причем не важно, какую именно они выполняют работу, какие должности занимают, как долго работают в компании. И, как правило, такое право работодателя не прописывается ни в каких внутренних документах компании. Несмотря на это, работники безоговорочно составляют отчеты за месяц, за квартал, за год - в зависимости от цели их подготовки (ведь возразить работодателю крайне сложно). В статье мы поговорим о том, для чего нужен отчет о выполненной работе, кто и при каких условиях может требовать его представить, что он должен содержать, нужно ли утверждать его форму и хранить по всем правилам.

Для чего нужен отчет?

Известно, что необходимость привлечения персонала должна быть экономически обоснованной, ведь оплата труда наемных работников для организации является статьей расходов, причем довольно существенной. Практически каждый руководитель структурного подразделения организации, подбирая через кадровую службу работников, должен обосновать перед руководством следующие важные моменты:

- штатную численность подразделения;

- фонд оплаты труда подразделения;

- организационную структуру подразделения;

- функционал работников подразделения;

- требования к кандидатам (образование, квалификацию, опыт работы, профессиональные навыки и т. п.).

Только после того как мотивированное предложение руководителя структурного подразделения о найме работников будет одобрено руководством, можно будет открывать вакансии и искать кандидатов. Однако обоснование необходимости "содержания" того или иного работника не заканчивается после его приема на работу. А, наоборот, только начинается. Так, ему нужно будет выполнять определенный непосредственным руководителем объем работы.

Надо сказать, что в редкой организации рассчитываются нормы выработки (осуществляется это обычно силами экономистов и финансистов, у которых, если они и трудятся в компании, всегда есть работа поважнее). На практике задача распределения объема работы между сотрудниками структурного подразделения, как правило, лежит на плечах руководителя подразделения, который должен действовать по принципу "каждый работник должен быть при деле". В то же время руководитель подразделения должен планировать работу своих подопечных. В свою очередь, работник, чтобы трудиться более эффективно, должен и сам планировать свое рабочее время. После того как план будет составлен и утвержден руководителем структурного подразделения в установленном в организации порядке, его необходимо придерживаться и руководителю структурного подразделения, и подчиненным работникам. Безусловно, для учета проделанной работы как подразделения в целом, так и отдельных его работников, при сопоставлении ее с утвержденным планом возникает потребность в отчете.

Таким образом, отчет работника необходим для:

- обоснования расходов на оплату труда работников структурного подразделения;

- использования его в качестве основы с целью представления отчетов контрагентам по гражданско-правовым договорам об оказании услуг/выполнении работ силами своего персонала (в том числе договоров аутсорсинга и аутстаффинга);

- создания своего рода порядка и соблюдения дисциплины в подразделении;

- быстрого установления связи: кто из работников, когда и какую работу выполнил (например, при возникновении конфликтных ситуаций, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением работником своих трудовых обязанностей).

Когда отчет обязателен?

Важно отметить, что вопрос предоставления работниками отчетов о выполненной работе законодательством регламентируется лишь в случае отправления работника в командировку.

Примечание. О том как отозвать работника из командировки, читайте на с. 48 журнала N 2, 2013.

При направлении работника в командировку оформляется служебное задание (по форме N Т-10а) <1>, подписываемое руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждаемое руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Оформленное служебное задание передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Работник, прибывший из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе за период командировки, согласовывает его с руководителем структурного подразделения и представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом. Приведем пример заполнения отчета о выполненной работе в командировке (пример 1).

--------------------------------

<1> В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Однако с 01.01.2013 организация может использовать и утвержденные ею формы.

Пример 1. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

┌────────┐

│ Код │

├────────┤

Форма по ОКУД │ 0301025│

Общество с ограниченной ответственностью "Русь" ├────────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │25612573│

наименование организации └────────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 13/к │ 13.03.2013│

СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ └─────────┴───────────┘

для направления в командировку и отчет о его выполнении

┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Иванов Иван Иванович │ 008 │

---------------------------------------------------------------┴───────────────┘

фамилия, имя, отчество

Структурное

подразделе-

ние

Должность

(специаль -

ность, про -

фессия)

Командировка

Основание

 

место назначения

дата

срок (кален-

дарные дни)

органи-

зация-

пла -

тельщик

 

страна,

город

органи -

зация

начала

окончания

все-

го

не счи-

тая

времени

нахож-

дения в

пути

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

 

Отдел

закупок

Менеджер по

закупкам

Россия,

г. Кострома

ООО

"Рогалик"

13.03.2013

19.03.2013

7

5

ООО

"Русь"

Договор

поставки с

ООО

"Рогалик"

от

25.02.2013

N 48-п/к

 

Содержание задания (цель)

Краткий отчет о выполнении задания

11

12

Ознакомление с продукцией ООО

"Рогалик" и отбор образцов для оценки

ее качества

Ознакомился с продукцией ООО "Рогалик"

и отобрал образцы для оценки ее

качества

Начальник

Руководитель отдела

структурного закупок Розов А. М. Розов Иванов

подразделения --------- ------- ----------- Работник ---------

должность личная расшифровка личная

подпись подписи подпись

Были

Заключение о выполнении задания -----------

отобраны образцы продукции ООО "Рогалик",

-------------------------------------------

позволяющие оценить ее качество в целях

-------------------------------------------

поставки в ООО "Русь"

-------------------------------------------

Начальник

Генеральный Руководитель отдела

Руководитель директор Земцов С. И. Земцов структурного закупок Розов А. М. Розов

организации --------- ------- ------------- подразделения --------- ------- -----------

должность личная расшифровка должность личная расшифровка

подпись подписи подпись подписи

19 марта 13

"--" ------------ 20-- г.

Что касается остальных случаев, то очевидно, что следует представлять отчеты о проделанной работе в обязательном порядке лишь тем сотрудникам, в чьи трудовые обязанности это входит, т. е. у кого это прописано в трудовом договоре и/или должностной инструкции. Приведем в качестве примера выдержки из указанных документов.

Пример 2. Фрагмент должностной инструкции работника.

1. Должностные обязанности работника:

<...>

1.7. Еженедельное представление отчетов о выполненной работе непосредственному руководителю.

1.8. Выполнение иных родственных по содержанию обязанностей, не перечисленных в настоящей должностной инструкции, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения наименования должности.

Пример 3. Фрагмент трудового договора.

1.2. Работник обязуется:

<...>

1.2.10. Представлять по требованию работодателя отчеты о выполненной работе в порядке, установленном локальными нормативными актами работодателя.

В большинстве случаев, конечно, ни трудовые договоры, ни должностные инструкции не содержат никаких упоминаний о представлении отчетов работниками. Но следует заметить: если данные документы содержат обязанность работника выполнять иные поручения или отдельные поручения работодателя, то составление отчета о выполненной работе под эти формулировки подпадает.

Кто может требовать отчета?

Возникает вопрос: перед кем именно работник должен отчитаться? Для ответа на него важно понимать, кому непосредственно работник подчиняется. Как правило, в трудовом договоре, а также должностной инструкции (при ее наличии) эта информация указывается. Следовательно, этот непосредственный руководитель работника и имеет право требовать у него отчет. Причем он имеет право требовать отчет не только о выполнении запланированной работы, но и любой другой.

Обратите внимание: отчет работника о выполненной работе может быть положен в основу системы премирования, т. е. поощрения работников организации. Тогда его содержание может указывать на следующие показатели для назначения и выплаты премий:

- выполнение норматива;

- выполнение дополнительного объема работ в рамках должностных обязанностей работника;

- качественное и оперативное выполнение особо важных заданий и особо срочных работ, разовых заданий руководства в рамках должностных обязанностей работника и др.

И наоборот: если работнику было поручено выполнить определенную работу, а он по каким-то причинам ее не выполнил, отчет поможет непосредственному руководителю выявить причины (точнее, вы сами должны ему продемонстрировать их в отчете).

Если отчет отсутствует

"А что, если работник откажется представить отчет о выполненной работе, - спрашивают порой руководители, - можно ли его за это наказать?" Теоретически можно. Статья 192 Трудового кодекса РФ предусматривает дисциплинарную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. Соответственно, если представление отчета о выполненной работе является обязанностью работника (т. е. она закреплена в трудовом договоре и/или должностной инструкции), то за неисполнение или ненадлежащее исполнение этой обязанности работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание или выговор (в зависимости от серьезности дисциплинарного проступка).

Конечно, вряд ли кто-то из работодателей на практике будет таким образом наказывать работника за то, что тот не представил к нужному времени отчет о работе. Тем более что работодателю, скорее, нужен не сам отчет, а выполнение работы. И обычно у работника, который не представил отчет по требованию работодателя, имеются проблемы не с самим отчетом, а с выполнением порученной работы. Потому работодателю корректнее применить дисциплинарное взыскание именно за невыполнение или ненадлежащее выполнение работником своих прямых трудовых обязанностей, нежели за непредставление отчета.

Что входит в содержание отчета?

Отчет работника может содержать:

- Ф. И. О. и должность работника;

- структурное подразделение, где трудится работник;

- выполненную работу (может перечисляться в количественном или процентном выражении с указанием времени выполнения работы и без такового и т. п.):

- плановую работу;

- внеплановую работу;

- Ф. И. О. и должность лица, являющегося заказчиком работы (либо наименование организации-заказчика);

- статус работы (выполнена полностью или только какая-то часть);

- результат выполнения работы (подготовлен документ, проведена встреча и т. п.);

- кому был передан результат работы;

- с кем работник взаимодействовал при выполнении работы;

- соответствует ли выполненная работа утвержденному плану;

- дату составления отчета, а также период, по итогам которого составлен отчет.

Безусловно, это лишь приблизительные составляющие отчета. Он может не быть столь подробным. Упрощенный вариант отчета уместен в случаях, когда в организации или конкретном структурном подразделении установлена система представления работниками ежедневных отчетов. В упрощенном варианте отчет в основном содержит следующие элементы:

- Ф. И. О. и должность работника;

- структурное подразделение, где трудится работник;

- выполненная работа (плановая и внеплановая);

- дата составления отчета, а также период, по итогам которого составлен отчет.

Обратите внимание: отчет должен быть подписан работником и передан непосредственному руководителю.

Образец отчета о выполненной работе приведен в примере 4.

Пример 4. Отчет работника о выполненной работе.

Отчет о работе менеджера по закупкам Иванова Ивана Ивановича

за период с 01.02.2013 по 28.02.2013

N

п/п

Выполненная

работа

Заказчик

работы

Взаимодействие

с

подразделениями

Период выполнения

работы

%

выполнения

работы

Соответствие

плану

Результат

выполнения

работы

Кому

передан

результат

выполнения

работы

дата

начала

дата

окончания

1

Ведение

переговоров

с

поставщиком

ООО

"Рогалик"

Начальник

отдела

закупок

А. М. Розов

Бухгалтерия

01.02.2013

в 15:00

01.02.2013

в 18:00

100

Плановая

работа

Протокол

Начальник

отдела

закупок

А. М. Розов

2

Согласование

условий

поставки с

поставщиком

ООО "ГРМ"

Коммерческий

директор

Р. Т. Токарев

Юридический

отдел,

бухгалтерия

04.02.2013

в 10:00

08.02.2013

в 18:00

80

Внеплановая

работа

Переписка с

поставщиком

Начальник

отдела

закупок

А. М. Розов

<...>

28.02.2013

Менеджер по закупкам Иванов И. И. Иванов

Нужно ли утверждать форму отчета?

Унифицированной формы отчета работника о выполненной работе, как известно, не существует. Во-первых, потому что законодательство не обязывает работников делать такие отчеты. Во-вторых, у каждой организации есть свои специфика деятельности и стиль руководства. А значит, утвердить единую для всех форму отчета в принципе не представляется возможным. Однако если в организации налажен документооборот, должным образом учитываются и хранятся документы, то вполне адекватным будет и утверждение формы отчетов работников о выполненной работе. Утвердить ее можно одним из следующих способов:

- в составе локального нормативного акта, например, инструкции по делопроизводству или положения о персонале (если работники централизованно отчитываются о проделанной работе);

- приказом (если работники только отдельных структурных подразделений занимаются этим).

Приведем пример приказа об утверждении формы такого отчета (пример 5).

Пример 5. Приказ об утверждении формы отчета работников о выполненной работе.

Общество с ограниченной ответственностью "Русь"

(ООО "Русь")

ПРИКАЗ

11.03.2013 N 16-О

Москва

Об утверждении формы

отчета о выполненной работе

В связи с введением системы измерения эффективной нагрузки персонала и в целях оптимизации использования трудовых ресурсов в организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить форму отчета о выполненной работе (прилагается) и ввести ее в действие с 18.03.2013.

2. Начальнику отдела кадров Носову П. Н.:

2.1. Организовать ознакомление всех работников с приказом. Срок исполнения - 18.03.2013.

2.2. Обеспечить предоставление в отдел кадров отчетов о выполненной работе по утвержденной форме всеми работниками организации ежемесячно начиная с марта 2013 г. до 5-го числа следующего за отчетным месяца.

2.3. Использовать представленные работниками организации отчеты о выполненной работе в информационной системе для измерения эффективной нагрузки персонала и нормирования труда с марта 2013 г.

3. Секретарю Рыковой Л. В. довести настоящий приказ до сведения начальника отдела кадров Носова П. Н. под личную подпись. Срок исполнения - 12.03.2013.

Генеральный директор Земцов С. И. Земцов

Нужно ли хранить отчет?

Независимо от того, утверждена форма отчета сотрудника о выполненной работе в организации или нет, подобные отчеты подлежат хранению. Возникает вопрос, сколько времени их нужно хранить? Нормативными правовыми актами не предусмотрены правила хранения отчетов о выполненной работе, составление которых не является обязательным. Тем не менее приведем некоторые выдержки из Перечня типовых управленческих архивных документов 2010 г.

Фрагменты документа. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры от 25.08.2010 N 558).

N

статьи

Вид документа

Срок хранения

документов

Примечание

3.1. Финансирование, кредитование

327

Отчеты (аналитические таблицы) о

выполнении планов (исполнения

бюджетов) организации:

- финансового;

- финансирования и кредитования;

- валютного;

- материальных балансов;

- капитальных вложений;

- по труду и заработной плате;

- прибыли;

- образования, распределения и

использования фондов организации;

- накопления и расходования

оборотных средств и др.:

а) сводные годовые

б) годовые

в) квартальные

г) месячные

Пост. (1)

Пост. (1)

5 л. (2)

1 г. (3)

(1) В других

организациях -

до минования

надобности

(2) При

отсутствии

годовых - пост.

(3) При

отсутствии

годовых,

квартальных -

пост.

4.2. Статистический учет и отчетность

475

Годовые отчеты о работе

структурных подразделений

организации

5 л. (1)

(1) При

отсутствии

годовых,

квартальных

отчетов о работе

организации -

пост.

476

Индивидуальные отчеты работников

1 г.

7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

595

Документы (справки, докладные

записки, акты, отчеты, протоколы)

о контроле за соблюдением правил

нормирования труда, расходовании

фонда заработной платы

5 л. ЭПК

669

Документы (служебные задания,

отчеты, переписка) о

командировании работников

5 л. ЭПК (1)

(1) Для

долгосрочных

зарубежных

командировок -

10 л. ЭПК

Рекомендуем, опираясь на приведенные выше пункты Перечня, придерживаться следующих сроков хранения отчетов:

- отчета работника о выполненной им работе (кроме "командировочного") - в течение 1 года;

- сводного отчета о работе структурного подразделения - в течение 5 лет.

И. Куролес

Ведущий юрисконсульт

ЗАО "СПАР РИТЭЙЛ"

Подписано в печать 13.02.2013

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1