Положение о начальнике отдела обеспечения операционной деятельности
1. Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим задачи, функции, полномочия и ответственность Начальника Отдела обеспечения операционной деятельности, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений ООО "ХХХ" и внешних Компаний.
1.1.2 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.3 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Устав ООО "ХХХ";
2. Правила внутреннего трудового распорядка для работников ООО "ХХХ" (Рег. N: ПРАВИЛА. HR-1.07 от 31.07.07).
3. Положение «Об Отделе обеспечения операционной деятельности ООО "ХХХ".
4. Положение о привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг (Рег. N П. ДS-517.07 от 10.01.07)
1.3 Сокращения
В настоящем Положении использованы следующие сокращения:
Компания – ООО "ХХХ";
ОООД – Отдел обеспечения операционной деятельности;
СК – Служба качества;
СОУ – Служба оперативного управления;
СРС – Служба региональных складов;
СТУ – Служба товарного учета;
ТС – Техническая служба.
2. Создание и ликвидация должности. Назначение и освобождение от должности
2.1 Создание, переименование и ликвидация должности Начальника Отдела обеспечения операционной деятельности осуществляется по приказу Генерального директора ООО "ХХХ".
2.2 Назначение на должность Начальника Отдела обеспечения операционной деятельности и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора ООО "ХХХ".
3. Место должности в организационной структуре
3.1 Начальник ОООД подчиняется непосредственно Заместителю генерального директора по логистике и операциям.
3.2 На время своего отсутствия Начальник ОООД замещается приказом Генерального директора Начальником ОСХ.
3.3 В непосредственном подчинении у Начальника ОООД находятся:
– Администрация;
– Служба оперативного управления;
– Техническая служба;
– Служба региональных складов;
– Служба качества;
– Служба товарного учета.
4. Задачи
Основной задачей Начальника ОООД является - обеспечение выполнения товарных операций на складах Компании в соответствии с установленными нормативами и регламентом, при оптимальном управлении производственными ресурсами и минимальных потерях товарного запаса.
5. Функции
Начальник ОООД выполняет следующие функции:
5.1. Регламентирует параметры товаропотока.
5.2. Формирует и контролирует выполнение «Сменного задания» по складским операциям грузопереработки товара.
5.3. Организует сбор и обработку информации о движении товаропотока, централизованный мониторинг отклонений от утвержденных нормативов и регламентов.
5.4. Организует оперативное информирование об отклонениях от плановых производственных показателей.
5.5. Организует процесс приема/передачи срочных и внеплановых заявок от сбытовых подразделений и Отдела логистики.
5.6. Организует управление "пиковой" нагрузкой на склады в соответствии с планируемым ресурсом персонала.
5.7. Контролирует выполнение установленных нормативов, стандартов и регламентов деятельности складов филиалов (включая параметры базового уровня сервиса).
5.8. Организует планирование ключевых показателей деятельности складов филиалов.
5.9. Организует работу по повышению эффективности деятельности складов филиалов.
5.10. Организует контроль технического состояния, обеспечение своевременного и качественного технического обслуживания и ремонта производственного оборудования и производственного транспорта.
5.11. Организует планирование, закупку запасных частей и расходных материалов для производственного оборудования.
5.12. Обеспечивает техническую поддержку при эксплуатации конвейерной системы филиала "ООО "ХХХ"-3".
5.13. Организует и участвует в проведении мероприятий для минимизации расхождений в товарном учете и потерь товарного запаса на складах Компании.
5.14. Развивает и повышает качество товарного учета в филиалах под управлением OEBS.
5.15. Организует разработку отчетности, технических заданий и нормативных документов для реализации функций подразделения.
5.16. Обеспечивает качество обслуживания клиентов сбытовых подразделений в части послепродажного обслуживания и предоставления клиентам товарно-сопроводительной документации.
5.17. Обеспечивает технолого-аналитическую поддержку процессов обслуживания клиентов сбытовых подразделений и развитие сервисного обслуживания.
5.18. Обеспечивает заданный сервис обслуживания региональных клиентов ГП и клиентов филиалов.
5.19. Организует процесс отработки рекламаций клиентов и филиалов.
5.20. Организует работу с некачественным товаром.
6. Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
Начальник Отдела обеспечения операционной деятельности, выполняя свои функции, осуществляет регламентированное информационное взаимодействие с функциональными директорами, Начальниками Департаментов, отделов, проектных групп в соответствии с положениями, внутренними нормативными документами, приказами и распоряжениями, утверждаемыми Генеральным директором ООО "ХХХ" и Советом Директоров «ООО "ХХХ"» по вопросам сферы деятельности Начальника ОООД.
6.2 Взаимодействие с внешними компаниями
Взаимодействие Начальника Отдела обеспечения операционной деятельности с внешними Компаниями осуществляется на договорной основе и в соответствии с п.6.2.1.
6.2.1. При выполнении задач и функций, указанных в разделах 4 и 5 настоящего Положения, связанных с вопросами следующего характера:
1. Стратегические вопросы.
2. Вопросы методологического характера.
3. Вопросы межфирменного характера (т. е. затрагивающие интересы разных компаний группы).
4. Существенные вопросы по сумме (цена вопроса – более 5 млн. руб.).
5. Вопросы долгосрочного влияния на деятельность Компании;
6. Вопросы, с которыми сотрудники подразделения в своей практике встречается впервые.
7. Другие вопросы, которые сотрудники подразделения не могут решить по причине нехватки рабочего и временного ресурса, или указанные вопросы не могут быть эффективно решены сотрудниками Отдела обеспечения операционной деятельности, Начальник Отдела обеспечения операционной деятельности имеет право инициировать перед Генеральным директором ООО "ХХХ" привлечение специалистов – внешних консультантов для консультаций по данным вопросам, в соответствии с Положением ООО "ХХХ" «О привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг».
В компетенцию Начальника Отдела обеспечения операционной деятельности входит принятие управленческих решений по рекомендациям, представленным внешними консультантами, а также внедрение их в практику деятельности подразделения.
7. Показатели оценки деятельности
Деятельность Начальника ОООД оценивается на основе следующих показателей:
7.1 Доля совершенных заказов.
7.2 Выполнение плана по валовому доходу.
7.3 Сокращение издержек на товарные операции.
7.4 Повышение производительности труда.
8. Полномочия
Начальник ОООД наделяется всеми полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций:
8.1. Принимает решения о взысканиях и поощрениях сотрудников линейно и функционально подчиненных подразделений в рамках внутренних корпоративных стандартов и правил;
8.2. Получает информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц ООО "ХХХ" в пределах своей компетенции;
8.3. Вносит вышестоящему руководству ООО "ХХХ" предложения по вопросам, касающимся своей компетенции;
8.4. Принимает решения по вопросам обслуживания клиентов;
8.5. Инициирует открытие и принимает участие в проектах и временных рабочих групп;
8.6. Осуществляет другие полномочия в соответствии с настоящим Положением и другими внутренними нормативными документами ООО "ХХХ".
9. Права
Начальник ОООД имеет право:
9.1. Давать обязательные для подразделений, являющихся субъектами его управления, распоряжения и указания. Поручать сотрудникам этих подразделений выполнение отдельных заданий и поручений по вопросам их основной деятельности.
9.2. По вопросам, перечисленным в разделе 5 настоящего Положения, действовать от имени Компании, представлять ее в других учреждениях и организациях.
9.3. Контролировать и координировать деятельность функционально подчиненных подразделений и сотрудников.
9.4. Заслушивать отчеты руководителей структурных подразделений Компании по вопросам их участия в выполнении планов и заданий согласно сфере деятельности Начальника ОООД
9.5. Требовать от руководителей структурных подразделений представления сведений и материалов, необходимых для работы Начальника ОООД.
9.6. Издавать за личной подписью документы по вопросам своей сферы деятельности.
9.7. Согласовывать концепции, планы, внутренние нормативные документы, а также другие организационные и технологические документы в области своей сферы деятельности.
9.8. Участвовать в заседаниях, совещаниях по вопросам сферы ответственности Начальника ОООД.
9.9. Инициировать привлечение к ответственности сотрудников фирмы до уровня начальник отдела включительно, не выполняющих или срывающих сроки выполнения распоряжений и поручений.
9.10. Участвовать в подборе персонала на должности своего непосредственного подчинения.
9.11. Осуществлять согласование расходования денежных средств ОООД в рамках утвержденного бюджета ООО "ХХХ".
9.12. Получать информацию, касающуюся сбытовой деятельности Компании и любую другую информацию, необходимую для полноценного выполнения своих обязанностей;
9.13. Быть обеспеченным необходимыми для работы товарно-материальными ресурсами;
9.14. Делегировать по предварительному согласованию Заместителем генерального директора по логистике и операциям часть своих прав и функций другим должностным лицам, осуществлять деятельность в рамках делегированных Генеральным директором ООО "ХХХ" полномочий;
9.15. Исполнять другие функции, необходимые для достижения целей деятельности Компании и обеспечения ее нормальной работы.
10. Ответственность
Начальник Отдела обеспечения операционной деятельности несет персональную ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ", за выполнение своих функциональных обязанностей и решение закрепленных задач в соответствии с условиями заключенного с ним Трудового договора и законодательством РФ.
Поделиться
