В небольших компаниях система приказов часто ограничивается двумя видами: по основной деятельности и по личному составу. В крупных же организациях подобная схема становится недостаточной, так как спектр задач значительно шире. Кроме того, отдельные подразделения могут иметь свои собственные формы приказов, что приводит к путанице и спорным ситуациям о компетенции в отнесении новых вопросов к той или иной категории.
Чтобы решить эту проблему, необходимо ввести четкую систему классификации приказов.
Зачем нужна систематизация?
Количество издаваемых распорядительных документов, в основном приказов, в крупных компаниях значительно выше, чем в небольших. Экспертиза ценности таких документов становится сложнее из-за специфики работы крупной организации.
Как навести порядок?
Разделение приказов по видам и поручение их оформления отдельным специалистам или подразделениям решает проблему, но приводит к разделению ответственности между делопроизводственной службой и отделом кадров.
Дополнительные сложности:
- Разделение на приказы по основной деятельности и по личному составу не удовлетворяет нужды крупных организаций с широким кругом задач.
- Количество видов приказов растет (приказы по административно-хозяйственным вопросам, о командировках и др.).
- Подготовка приказов по отдельным вопросам может быть поручена разным специалистам или подразделениям как разово, так и на постоянной основе, что усложняет процесс.
Решение:
Разработка локального акта, классифицирующего приказы.
Этапы классификации:
- Определение количества видов приказов. Разделение приказов по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы упрощает справочную работу и позволяет специализировать деятельность сотрудников, отвечающих за оформление приказов.
- Фиксация выделенных групп в табеле унифицированных форм документов.
- Создание отдельного классификатора или внесение информации о классификации в инструкцию по делопроизводству.
- Утверждение классификатора приказом и приложение его к номенклатуре дел.
Содержание классификатора:
- Индивидуально для каждой организации.
- Руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
- Использовать «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» для классификации приказов по срокам хранения.
Пример классификации:
1. Основная деятельность (ОД) – срок хранения постоянно.
2. Личный состав (ЛС) – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды могут храниться 5 лет.
3. Административно-хозяйственные вопросы (АХ) – 5 лет.
Деление каждой группы на подгруппы:
- Облегчает справочную работу.
- Разделение оформления разных групп (разновидностей) приказов между отделами или сотрудниками службы кадров.
Примеры подгрупп:
- Приказы о поощрении и материальной помощи (МП) – специфический контроль руководства.
- Приказы об отпусках (ОК), дежурствах, взысканиях, о направлении работников в командировку (КМ/КС) – срок хранения 5 лет.
Индексация:
- Двухбуквенный индекс для каждой разновидности приказа.
- Ассоциативные буквы для простого запоминания.
Пример индексации:
- ОД — Основная Деятельность
- ЛС — Личный Состав
- МП — Материальная Помощь / Материальное Поощрение
- ОК — О`К — все хорошо, отпуск
- КМ — КоМандировка (обычная)
- КС — Командировка на Север (или Командировка Серьезная)
- АХ — Административно-Хозяйственые вопросы и т.д.
Классификатор в виде таблицы:
- Графа с указанием руководителя, подписывающего приказ определенного вида.
- Графа с типовыми заголовками для приказов.
Преимущества классификации:
- Повышение эффективности работы с документами.
- Упрощение справочной работы.
- Снижение риска ошибок при оформлении приказов.
- Удобство ввода информации в информационно-поисковые системы.
- Упрощение экспертизы ценности документов.
Заключение:
Внедрение четкой классификации приказов в крупной организации позволяет устранить путаницу, повысить эффективность работы с документами и упростить процесс их хранения и использования.
Поделиться
