- Вероника Гилрейн, менеджер Google’s People Innovation Lab, хотела узнать больше о продуктивности и эффективности модели распределённых команд Google.
- В течение двух лет Гилрейн опросила 5600 сотрудников Google и руководила фокус-группами в 100 человек. Результаты она опубликовала в блоге Google.
- Многие её рекомендации сводятся к созданию культур, поощряющих виртуальную коммуникацию.
10000 сотрудников Google распределены в 150 городах мира. Офисы компании Google расположены в более чем 50 странах. Две из пяти команд Google включают в себя сотрудников, работающих в разных локациях.
Это приводит к тому, что проведение совещаний по видеосвязи требует недюжинных координационных и логистических усилий. Вероника Гилрейн, менеджер Google’s People Innovation Lab, хотела узнать больше о продуктивности и эффективности модели распределённых команд Google.
В течение двух лет Гилрейн опросила 5600 сотрудников Google и руководила фокус-группами в 100 человек. Свои открытия она опубликовала в блоге Google.
Многие её рекомендации сводятся к созданию культур, поощряющих виртуальную коммуникацию.
1. Позволяйте (и поощряйте) бессмысленные разговорчики
Если вы не работаете со своими коллегами в одном офисе, у вас становится намного меньше импровизированных диалогов. Вы не сталкиваетесь с ними в коридорах или во время походов за кофе. Это означает, что число возможностей для того, чтобы вы могли получше узнать своих коллег и выстроить межличностные взаимоотношения, сокращается.
Удалённые и распределённые работники могут пытаться выстраивать такие связи во время совещаний.
В начале совещания у вас может возникнуть соблазн сразу же перейти к повестке дня, чтобы вы могли быть максимально продуктивными. Google рекомендует начинать совещания с открытых вопросов в стиле: «Чем вы занимались на этих выходных?».
Эти несколько минут, казалось бы, бессмысленных разговорчиков далеко не бесцельны. Они помогают сотрудникам в разных локациях выстроить друг с другом связи. Если вы являетесь менеджером команды, возьмите этот процесс под своё крыло. «Мы обнаружили, что менеджеры, которые становятся примерами для подражания и прикладывают дополнительные усилия для того, чтобы получше узнать своих коллег по распределённой команде, могут добиться дополнительной эффективности», - рассказывает Гилрейн.
А вот, как можно сделать этот процесс ещё лучше: постарайтесь явиться на совещание на несколько минут раньше, чтобы вы могли пообщаться с другими участниками совещания, которые тоже пришли пораньше, на разные темы, не связанные с рабочими вопросами.
2. Меняйте время повторяющихся совещаний
В Google 30% совещаний включают в себя сотрудников, находящихся в двух или более разных часовых поясах. Очень часто временная разница является колоссальной. Например, человек в Азии может встать с кровати в возмутительное время лишь для того, чтобы почувствовать в переговорах со своими коллегами из США. Или кто-то, живущий по тихоокеанскому времени в Сан-Франциско, может оставаться на работе допоздна.
В зависимости от размеров вашей команды и от того, где находятся ваши работники, бывает невозможно найти время для совещаний, которое было бы оптимальным для каждого участника. Если такой команде необходимо проводить совещания с регулярной частотой, меняйте время проведения совещаний каждую неделю. Таким образом, вы сможете эффективно сменять людей, которые будут поставлены в неудобное положение. А значит один и тот же человек не будет постоянно просыпаться раньше времени или оставаться на работе допоздна.
3. Используйте свои слова – и своё лицо
Программы для проведения видеоконференций прошли долгий путь. За это время успел образоваться своеобразный этикет для видео-совещаний. Например, сегодня большинство людей знает, что необходимо выключать свой микрофон, когда они ничего не говорят, чтобы минимизировать число посторонних шумов. Если вы едите или за вашей спиной происходит что-то отвлекающее, хорошим тоном будет выключить вашу камеру.
Но если ваша камера или ваш микрофон всегда выключены, люди не могут увидеть или услышать, вовлечены ли вы в совещание. Гилрейн рекомендует приложить немного дополнительных усилий для того, чтобы доказать, что вы слушаете своих собеседников.
Например, вы можете включить свой микрофон обратно, чтобы одобрить чью-то идею («Хмм» или «Это звучит, как хорошая идея»). Кроме того, подумайте над тем, как язык вашего тела отражает ваше участие в разговоре. Кивайте головой, если вы соглашаетесь с тем, что слышите. Не скрещивайте руки и не сутультесь. Сидите прямо и демонстрируйте, что вы слушаете.
Когда вы принимаете участие в видео-совещании в конференц-зале с отдалённой камерой, вам необходимо приблизить картинку настолько, чтобы другие участники совещания могли видеть выражения вашего лица. Закройте свой ноутбук и уделите всё внимание разговору. Если вы постоянно что-то печатаете на своём ноутбуке (при этом вы не стенографист), довольно очевидно, что вы просто не уделяете внимание происходящему.
В «Distributed Work Playbook» от компании Google есть ещё несколько советов подобного стиля для удалённых сотрудников и их менеджеров. И хотя некоторые выводы могут казаться очевидными, может быть полезно лишний раз прочитать о том, как сделать видеоконференции более приятными и продуктивными.
inc.com, перевод: Артемий Кайдаш