В повседневной работе руководителя задача постановки задач сотрудникам кажется простой. Но часто оказывается, что подчиненный не понял задание, не услышал важных деталей, неправильно истолковал инструкции, и в результате – задача выполнена не так, как планировалось.
Эта статья поможет вам избежать подобных ситуаций, предлагая пошаговый алгоритм постановки задачи, который повышает вероятность её качественного и своевременного выполнения.
Протестируйте себя:
Попробуйте сформулировать задачу, например, оформить папку с кадровыми документами за прошлый год, но представьте, что она адресована неопытному сотруднику, работающему в отделе всего две недели.
Анализ типичной ситуации:
Часто руководители формулируют задание приблизительно так:
- Мария, тебе нужно… Ну, я понимаю, что это не очень важно, но руководство сказало… Оформить всю кадровую документацию за прошлый год. Она у нас лежит в папочке, просто подшей её аккуратно. Просмотри, рассортируй по датам и фамилиям, продыроколь и вставь в эту папку. Потом зайди ко мне, расскажи, что получилось. Если у тебя другие дела, то можешь сделать это позже. Поручаю это тебе, так как ты у нас самый новый сотрудник… Вопросы есть? Нет? Тогда работай. Если появятся вопросы – подходи.
В этом примере видно множество ошибок, которые могут привести к некачественному выполнению задачи.
Пошаговый алгоритм постановки задачи:
-
Выбор ситуации.
- Идеальный вариант – уединение, отключение телефонов и устранение помех.
- Неидеальный – привлечение внимания, просьба отложить дела на несколько минут, проверка концентрации внимания.
- Нежелательно ставить задачу во время обеда, тренинга или в спешке.
-
Обозначение общей цели.
- Цель должна быть актуальна и понятна для сотрудника.
- Она должна затрагивать результативность как отдела, так и всей организации.
- В примере с Марией цель не обозначена, что делает задачу бессмысленной.
-
Постановка самой задачи.
- Задача должна быть выполнима, учитывая время, личные особенности, профессиональные знания и навыки сотрудника.
- В примере с Марией квалификация сотрудника низка, а задача проста, но есть проблемы с занятостью.
-
Задание алгоритмов действия и/или стандартов качества.
- Стандарты должны быть измеримы, чтобы сотрудник понимал, насколько он близок к желаемому результату.
- В примере с Марией отсутствуют конкретные инструкции по сортировке документов, что делает задание неконкретным.
-
Адресация ресурсов.
- Необходимо обеспечить сотруднику доступность всех необходимых ресурсов, включая материальные, информационные и человеческие.
- В примере с Марией не ясно, где находится дырокол, а доступность руководителя ограничена.
-
Алгоритм контроля.
- Контроль должен быть конкретным и измеримым, с четкими сроками, формой и ответственным лицом.
- В примере с Марией нет конкретных сроков отчёта, а форма контроля не определена.
-
Личная мотивация сотрудника.
- Важно затронуть личные мотивы сотрудника, чтобы повысить его желание выполнить задачу.
- В примере с Марией вместо мотивации использована обидная фраза о её новичка.
-
Проверка понимания.
- Необходимо получить от сотрудника развернутый ответ о том, как он понял задачу, чтобы убедиться в её понимании.
- В примере с Марией используется закрытый вопрос, который не даёт информации о её понимании задачи.
Пример переформулированной задачи:
Выбор ситуации: Мария, мне нужно дать тебе важное задание, отложи всё и выслушай меня внимательно.
Цель: Ты ведь знаешь, насколько важно компании хранить в порядке кадровую документацию прошлых периодов для успешного прохождения проверок и лёгкого поиска нужных документов.
Задача: Поэтому тебе нужно оформить папку с кадровыми документами за прошлый год.
Стандарты: Сначала отбери все документы по сотруднику А и сложи их по датам, чтобы самые последние, декабрьские, оказались наверху. После этого то же самое сделай с сотрудниками В, С и т.д. по алфавиту. Проверь, что все документы разложены так, чтобы их можно было листать (сколоты только в левом верхнем углу, не оказались вверх ногами) и только после этого дыроколь. Когда будешь вкладывать документы в папку, вставь между документами на разных сотрудников цветные разделители и подпиши на них фамилии. Название для самой папки распечатай 80 жирным шрифтом, вырежи и приклей на нее.
Ресурсы: Папка с кадровыми документами стоит в стеллаже за твоим рабочим столом, она подписана. Папку, в которую ты будешь раскладывать документы, цветные разделители и дырокол возьми у секретаря, я ее предупредил. Если у тебя возникнут вопросы, ты можешь задать их мне с 15.00 до 15.30, я буду на месте.
Контроль: В 17.00 подойди ко мне в кабинет вместе с готовой папкой, чтобы я мог проверить, как выполнено задание.
Личная мотивация: Это задание для тебя новое, и это хорошая тренировка таких важных для сотрудника службы персонала качеств, как внимательность и аккуратность. Кроме этого, ты сможешь ознакомиться с кадровыми документами, которые оформляются в нашей компании, и в дальнейшем использовать свои знания в более серьезных задачах. Ты успела показать себя как старательный сотрудник, поэтому уверен – у тебя получится.
Проверка понимания: Мария, повтори мне, пожалуйста, что тебе нужно сделать.
Результат:
Подобный подход требует времени на подготовку, но в итоге он экономит время и силы как руководителя, так и сотрудника, снижает риск ошибок, повышает эффективность работы и укрепляет доверие.
Ключевые моменты:
- Цель: чёткое и понятное обозначение цели – залог мотивации и правильного понимания задачи.
- Проверка понимания: позволяет убедиться, что сотрудник верно понял задачу и исключить ошибки в её выполнении.
- Контроль: определение чётких критериев и сроков контроля обеспечивает своевременное выполнение задачи и её качество.
Следуя этому алгоритму, вы сможете ставить задачи сотрудникам так, чтобы они были выполнены качественно и в срок, что положительно скажется на эффективности работы и взаимоотношениях в коллективе.
Поделиться
